Wie Kleinunternehmen ihr wertvollstes Kapital schützen – ihre Daten

Unternehmer auf der ganzen Welt stehen vor der Herausforderung, talentierte Mitarbeiter in einem angespannten Arbeitsmarkt zu gewinnen und zu halten und sich auf neue Arbeitsbedingungen einzustellen. Da ist es unverzichtbar, auf jedem Gerät die neuesten Tools zur Hand zu haben. Durch mehr Effizienz können Sie sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können, und sich ganz ihren Kunden und Mitarbeitern widmen – vorausgesetzt, Sie verfügen über die passenden Tools und Technologien. Um sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren, die neuesten Tools zu nutzen und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, müssen Unternehmen ihre Daten jedoch auf innovative Weise vor ständig wachsenden Bedrohungen schützen.

Der Support für Windows 7 läuft zum 14. Januar 2020 aus, unmittelbar gefolgt vom Supportende für Office 2010. Deshalb benötigen Unternehmen neben einer hochproduktiven auch eine hochsichere Arbeitsumgebung. Microsoft 365 Business stellt Office 365, Windows 10 und die neuesten Sicherheitsfunktionen auf Ihrem modernen Gerät bereit, damit Ihre Daten auch unterwegs immer geschützt sind.

Mit der diesjährigen National Small Business Week würdigen wir kleine Unternehmen, die mit Microsoft 365 Business wachsen, wettbewerbsfähiger werden und eine großartige Kundenerfahrung bieten – ohne Kompromisse bei Teamarbeit und Sicherheit. Heute stellen wir Ihnen drei inspirierende Kundenbeispiele und ein Startangebot für Ihre eigene Transformation vor: 15 % Rabatt auf ein Jahresabonnement von Office 365 Business Premium. Das Angebot steht Kunden in Nordamerika vom 5. bis zum 11. Mai 2019 zur Verfügung.

The PUR Company

Abbildung von kulinarischen Produkten in einem PUR-Einzelhandelsaufsteller

In Jahr 2010 rannte Jay Klein, Gründer und CEO von The PUR Company, förmlich Türen ein, um die Welt wissen zu lassen, dass PUR das erste Aspartam-freie Kaugummi entwickelt hatte. Dies waren die bescheidenen Anfänge eines Unternehmens, das seine Produkte heute in mehr als 50 Ländern und mehr als 50.000 Geschäften anbietet. Trotz der weltweiten Erfolgsgeschichte will das Unternehmen, das heute 65 Mitarbeiter in Kanada, den USA und Europa beschäftigt, kräftig weiter wachsen.

Mit dem Erfolg des Unternehmens wuchsen aber auch die Bedenken in Sachen Datensicherheit, dezentrale Zusammenarbeit und Verwaltung mobiler Geräte. PUR entschied sich für Microsoft 365, um mit dem schnellen Wachstum und dem Erfolg seiner Lebensmittelsparte Schritt zu halten.

Mit dem Wachstum stellte sich auch die Frage, wie das Unternehmen Personal am einfachsten einarbeiten und halten kann. Und auch Sicherheitsbedrohungen wie Phishing und andere böswillige Angriffe wurden zu einem immer wichtigeren Thema. Mitarbeiter von verschiedenen Kontinenten benötigten Kanäle für die sichere, prompte und zuverlässige Zusammenarbeit und Kommunikation. Am besten mit einer Lösung, die ohne Vor-Ort-Service auskommt, die mit dem Unternehmen mitwächst und die von Anfang an alle Anforderungen in puncto Teamarbeit, Mobilität und Sicherheit erfüllt. Microsoft 365 bietet alles, worauf es PUR im Geschäftsalltag ankommt.

Heute arbeiten die Mitarbeiter dank Chatrooms und Dokumentfreigabe in Teams noch reibungsloser zusammen. Aber auch die stärkere Nutzung mobiler Geräte und flexible Funktionen für die Geräte- und Anwendungsverwaltung spielen eine immer wichtigere Rolle. Mit Intune gewährt oder verweigert PUR mobilen Geräten Zugriff auf Unternehmensdaten, sorgt auf diesen Geräten für die Einhaltung von Sicherheitsprotokollen und verwaltet die von Mitarbeitern genutzten mobilen Apps. Durch die Einführung von Intune konnte PUR außerdem den Aufwand für die Einrichtung neuer Mitarbeitergeräte von einem Arbeitstag auf weniger als eine Stunde reduzieren.

Trotz weitreichender Verbesserungen im Bereich Kommunikation, Sicherheit, Mobilität und Business Intelligence sieht Cerys Cook, Vice President of People and Culture bei PUR, im menschlichen Faktor einen der größten Erfolge. „Betrachtet man die Work-Life-Balance und die aus Unternehmenssicht wichtige Bindung der Mitarbeiter, fällt sofort der stärkere Teamgeist auf. Wir sind alle Teil einer großen Familie“, so Cook, „und das bedeutet uns sehr viel“.

Meals on Wheels

Ein Mann, der eine Lieferung von Meals on Wheels entgegennimmt

Eingeschränkte Mobilität – ob bei Ihnen persönlich oder einer Ihnen nahe stehenden Person – ist immer eine große Herausforderung. Meals on Wheels ist eine gemeinnützige Organisation, die neben Menülieferungen auch für die menschliche Betreuung der schwächsten Mitglieder unserer Gesellschaft sorgt.

„Bringservice für warme Mahlzeiten“ klingt zunächst einfach, täuscht jedoch über die eigentlichen Anforderungen von Meals on Wheels hinweg: tägliche Fluktuation der freiwilligen Helfer, ständig wechselnde Kunden und die schier ungebrochene Nachfrage.

Neben der Verwaltung eines Dienstplans mit 2.000 Freiwilligen pflegt Meals on Wheels of Greenville County regelmäßig vertrauliche Daten aus verschiedenen Quellen ein, um die Effizienz zu maximieren. Damit gelangen auch Zahlungsinformationen von Spendern sowie medizinische Patientendaten ins System. Um so wichtiger ist es, dass reibungsloser Zugriff auf diese Daten und der Schutz personenbezogener Informationen gewährleistet ist.

Um den Kunden einen reibungslosen Bringservice zu bieten, entschied sich Meals on Wheels für Microsoft Teams und für Microsoft SharePoint. Teams bietet Freiwilligen und Mitarbeitern die Möglichkeit, von praktisch überall per Sprache, Video oder Chat zu kommunizieren. Last-Minute-Änderungen in der Routenplanung lassen sich nun einfach durchführen, und Routenprotokolle helfen weiter, wenn ein Freiwilliger einmal eine Lieferung verwechselt oder vergisst.

Nach der Evaluierung der neuen Teamfunktionen konzentrierte sich Meals on Wheels of Greenville County auf das nicht minder wichtige Thema Sicherheit. Besonderes Augenmerk legte das Unternehmen auf die Verwaltung mobiler Geräte. Für einen reibungslosen Lieferservice benötigt jeder Freiwillige, der für Meals on Wheels arbeitet, Zugriff auf vertrauliche Kundendaten. Da reicht schon ein einziges verlorenes oder verlegtes Endgerät aus, um personenbezogene Daten von Hunderten ans Haus gebundenen, betreuten Personen offenzulegen.

Microsoft 365 bietet jedoch leistungsfähige Funktionen für die Verwaltung mobiler Geräte einschließlich der Option, einem Nutzer Zugriff auf vertrauliche Daten zu verweigern, solange sein Gerät nicht auffindbar ist. So bleiben vertrauliche Daten optimal geschützt, ganz gleich, wo das Gerät am Ende wieder auftaucht.

John’s Crazy Socks

Ein Mann vor einem Sortiment Socken der Marke John's Crazy Socks

Ob Sie niedliche Hunde, Wortspiele oder Edgar Allen Poe lieben, in dem breiten Sortiment von John’s Crazy Socks findet jeder das passende Angebot. Bereits im ersten Jahr hat das kleine Unternehmen 43.000 Lieferungen in 44 Länder verschickt. Suchen Sie Socken, die im Dunkeln leuchten, die mit kämmbarem Koboldhaar Blicke auf sich ziehen oder über Handicaps wie Autismus oder das Down-Syndrom aufklären? Wenn Sie bis 15:00 Uhr bestellen, wird die Ware am selben Tag von „Sock Wranglers“ verschickt.

Starke Umsatzschwankungen und Sonderaktionen wie der Verkauf von „Monday Madness Mystery Bags“ mit eher ungewöhnlichen Motiven sind nicht die einzigen Herausforderungen. Das Unternehmen benötigte auch neue Tools für die Verarbeitung von Geschäftsdaten und die Vernetzung des immer größeren Teams (in nur 10 Monaten wuchs die Belegschaft von John’s Crazy Socks von 4 aus 35 Mitarbeiter). Viele Mitarbeiter arbeiten in Teilzeit, um keine Senkung staatlicher Leistungen zu riskieren. Außerdem fehlte außerhalb der Arbeitszeiten Zugang zu einem Computer, und die meisten besaßen noch nie zuvor eine E-Mail-Adresse. Daher erfolgte die Koordination der Dienstpläne und der Informationsaustausch mit Angehörigen oder Betreuern per Telefon oder in Papierform.

Einige Mitarbeiter nutzen heute Standardfunktionen wie E-Mail sowie Dateispeicherung und -freigabe, während andere Skype for Business und Teams für die Zusammenarbeit entdeckt haben. Für diese Anwender sind Produktivität und Zusammenarbeit genauso wichtig wie Sicherheit. Ein Vorteil: Die Mitarbeiter müssen sich keine unterschiedlichen Benutzernamen und Kennwörter merken, um sich bei ihren täglich genutzten Anwendungen anzumelden. „OneDrive arbeitet nahtlos mit unseren vertrauten Office-Anwendungen zusammen und ist Teil unseres Abonnements. Das ist einfacher und kostengünstiger als der Zukauf einer Lösung von einem anderen Anbieter“, erklärt Mitbegründer Mark Cronin.

Der Arbeitsalltag in einem kleinen Unternehmen

Diese Beispiele zeigen auf anschauliche Weise, was wir mit hochproduktiven und sicheren Tools alles erreichen können. Interessieren Sie sich für weitere Trends, oder möchten Sie leistungsfähige neue Geräte für Kleinunternehmen kennenlernen? Weitere Informationen zum Thema National Small Business Week finden Sie in aktuellen Beiträgen des TV-Magazins Coffee Across America.

Die in diesen Blogartikeln beschriebenen Merkmale und Funktionen können je nach Markt unterschiedlich sein. Ausführliche Informationen zu den Produktangeboten für Ihren Markt finden Sie unter Microsoft 365, Office 365, Windows 10 oder Enterprise Mobility + Security.
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