Business Email – Fünf Methoden für mehr Professionalität

Täglich landen über eine Milliarde E-Mails in unseren Postfächern. Kleinere Unternehmen tun sich häufig schwer, sich in einer E-Mail optimal zu präsentieren und von der Konkurrenz abzusetzen. Es ist einfacher, als Sie denken.

Diese fünf wichtigen Strategien für den Einsatz von Business-E-Mails sollen kleineren Unternehmen helfen, ihr professionelles Image zu stärken, Vertrauen aufzubauen und ihrer Marke zum Erfolg zu verhelfen.

1. E-Mail-Adresse mit Wiedererkennungswert – Zeigen Sie Ihre Professionalität, und sorgen Sie mit einer durchdachten E-Mail-Adresse dafür, dass Sie ernst genommen werden. Ihre persönliche Adresse ist nicht für geschäftliche E-Mails geeignet, eine professionelle Adresse schon. Verwenden Sie eine Adresse im Format “Benutzername@IhreFirma.com”.
2. 
   “An”, “Cc” und “Bcc” strategisch einsetzen – So vermeiden Sie unnötige Antworten oder überfüllte Postfächer. Fragen Sie sich beispielsweise, ob sie wirklich eine Kopie (Cc) oder Blindkopie (Bcc) senden möchten. Kennen sich die Empfänger (oder sollten sie sich kennen)? Muss jeder Empfänger jede Antwort lesen? Respektieren Sie die Privatsphäre anderer, indem Sie Empfänger in die Bcc-Zeile einfügen. So laufen Sie nicht Gefahr, eine E-Mail-Flut auszulösen, wenn Sie versehentlich auf “Allen antworten” klicken. Es kann sinnvoll sein, “An”, “Cc” und “Bcc” erst auszufüllen, nachdem Sie Ihre E-Mail formuliert und korrigiert haben. So vermeiden Sie, dass Sie eine “unfertige” Nachricht senden und können das Geschriebene noch einmal überdenken.

3. Sinnvollen Betreff formulieren – Eine eingängige oder motivierende Betreffzeile erhöht die Chancen, dass Ihre E-Mail gelesen wird. Kommen Sie im Betreff auf den Punkt, formulieren Sie ihn so persönlich wie nötig, und vermitteln Sie die Relevanz oder Dringlichkeit der Nachricht. Überzeugende Betreffzeilen bestehen aus aktions- und themenbezogenen Begriffen und bewegen den Empfänger zum Öffnen der E-Mail.
4. Die nächsten Schritte aufzeigen – Fordern Sie zum Handeln auf, und vermitteln Sie Ihre Erwartungen. Ob Leser einem Link folgen, eine Telefonnummer anrufen oder Ihre E-Mail beantworten sollen – geben Sie klare Anweisungen, die leicht befolgt werden können. Sie haben eine Frage? Kommen Sie direkt auf den Punkt. Stellen Sie zu Beginn Ihre Frage, und bitten Sie die Empfänger abschließend um eine Antwort.
5. Korrekturlesen – Die Rechtschreibprüfung ist nur ein Teil. Prüfen Sie den Text nicht nur auf die richtige Schreibung und Grammatik. Auch Ihr Ton muss angemessen sein. Halten Sie sich mit witzigen oder sarkastischen Bemerkungen zurück. Sie könnten missverstanden werden. Und vermeiden Sie einen der häufigsten E-Mail-Fehler: eine Anlage anzukündigen, sie aber nicht anzuhängen.

Ein paar einfache E-Mail-Strategien können viel bewirken. Wenn Sie diese bei Ihrer E-Mail-Kommunikation beachten, werden Sie auf positive Resonanz stoßen. Nachdem Sie diese Strategien befolgt (und die E-Mail ein letztes Mal gelesen haben), können Sie sie abschicken.

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