Fünf Tipps für die optimale Produktivität Ihrer Teams im Homeoffice

Als Eigentümerin des Kleinunternehmens Create &Cultivate, einer Onlineplattform und einer Offlineveranstaltungsreihe für Frauen, mit dem Wunsch, die eigene Karriere nach individuellen Wünschen zu gestalten, bin ich stolz auf den Zusammenhalt in unserem Büro. Wir sind ein kleines Team. Bedingt durch unsere Arbeit sind wir oft gemeinsam auf Reisen gewesen, haben an Wochenenden gearbeitet und große Events veranstaltet. 

Als wir angefangen haben, Vollzeit im Homeoffice zu arbeiten, musste unser Team wirklich umdenken. Wir brauchten neue Wege, um die Kommunikation über das gesamte Unternehmen hinweg am Laufen und die Moral der Mitarbeiter aufrecht zu erhalten. Selbst in den besten Zeiten, ist es eine Herausforderung, immer produktiv zu sein, und in der aktuellen Situation mehr denn je. 

In den letzten Monaten bin ich auf einige Tipps und Tricks gestoßen, die wir in unserem Team umsetzen konnten, um unsere Geschäftsproduktivität zu steigern.  

Holen Sie das Beste aus Ihrer „Arbeitszeit“ heraus. Legen Sie dafür regelmäßig Pausen ein und reduzieren Ablenkungen.

Als das gesamte Team angefangen hat, von zu Hause aus zu arbeiten, haben wir anfangs einfach die Arbeitsweise aus dem Büroalltag übernommen. Der Unterschied bestand aber darin, dass wir nicht mehr mal eben fünf Minuten im Flur über ein Thema sprechen konnten, sondern stattdessen eine richtige Videokonferenz abgehalten haben, die dann etwa 30 Minuten dauerte. Oder wir schickten zahlreiche Chatnachrichten hin und her. Diese umfangreichen Sitzungen führten unweigerlich zu einem massiven Anstieg der Kommunikation zusätzlich zu den Besprechungen, die praktisch den ganzen Tag aufeinander folgten. 

Ich erkannte schnell, dass so keine Zeit mehr blieb, sich wirklich Gedanken zu machen oder einfach „zu arbeiten“. Meine Produktivität begann, zu leiden. Es wurde klar, dass ich meinen Tag neu organisieren musste – bis hin zum Mittagessen. Ansonsten wäre ich einfach von 7 bis 19 Uhr ohne Pause am Computer gesessen. 

Für uns Kleinunternehmer ist unser Geschäft unsere Existenzgrundlage. Und heute mehr denn je besteht ein extremer Druck, mit normaler Geschwindigkeit zu arbeiten. Aber als Erstes müssen Sie für sich selbst einstehen.  

  • Richten Sie in Ihrem Kalender Zeitfenster für sich selbst ein. Als wir nicht mehr im Büro gearbeitet haben, war es, als ob Zeit nichts mehr bedeutete und Grenzen verschwanden. Zeit hat dann wieder eine Bedeutung bekommen, als wir Zeitfenster in unsere Kalender eingetragen haben. Während dieser Zeit konnte ich spazieren gehen, zu Mittag essen und mir einen Moment für mich nehmen. Das war entscheidend, um meine Gedanken zu sortieren, bevor ich mich wieder in die Arbeit stürzte. Durch die Festlegung von STÖRUNGSFREIEN Zeiten konnte ich meine Familie, mein Leben und meine Arbeit effektiver in Einklang bringen. Wenn ich diese Zeitfenster nicht gezielt geplant und eingehalten hätte, wäre meine Motivation verloren gegangen und Aufgaben hätten länger gedauert, als sie sollten. Durch diese geplanten Einheiten behält das Team den Blick fürs Wesentliche und hat die Möglichkeit, sich eine Pause fernab des Computers zu gönnen. Damit können wir erholt und einsatzbereit an den Schreibtisch zurückkehren. 
  • Minimieren Sie Ablenkungen während der Arbeit. Ich ermuntere mein Team, den Chat-Status auf “Nicht stören” zu setzen, um sich Zeit für produktive Arbeit zu nehmen. Durch die vielen Videoanrufe und Chatnachrichten wird der Tag von Kommunikation und nicht mehr von Arbeit dominiert. Im Büro sehen andere, dass Ihre Tür geschlossen ist. Im Homeoffice aber gibt es keine virtuelle Tür, die Sie schließen könnten. Wenn ich an wichtigen Projekten oder Angeboten arbeite, setze ich meinen Status auf „Nicht stören“. So erhalte ich keine störenden Benachrichtigungen oder Ad-hoc-Anfragen, die mich ablenken, während ich versuche, mich zu konzentrieren. Ich habe festgestellt, dass mit das hilft, Aufgaben schneller zu erledigen und konzentriert und motiviert zu bleiben. 

Holen Sie das Beste aus der Cloud heraus

Konzeption ist ein wichtiger Bestandteil von Create & Cultivate. Wir entwickeln täglich neue kreative Elemente. Erforderlich dafür ist viel Feedback und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Ich erinnere mich noch an die Anfänge, als wir noch keine Cloud nutzten. Der Weg des Gestaltungsprozesses war anstrengend. Ich erhielt eine Datei, sendete eine E-Mail mit all meinen Anmerkungen zurück, und so ging das dann hin und her, der E-Mail-Verlauf wurde lang und kompliziert, und die Versionskontrolle entwickelte sich zu einem Problem. 

Indem wir unsere Dokumente an einem Ort aufbewahren, sparen wir so viel Zeit, denn wir müssen nicht mehr die siebte von 19 E-Mails suchen, um das alte Feedback zu finden, und gleichzeitig sicherstellen, dass wir die neueste Version verwenden. Die Arbeit im Homeoffice hat gezeigt, wie wertvoll es ist, mit einer Cloud-basierten Lösung zu arbeiten – insbesondere die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam zu verfassen. 

Meine stellvertretende Kreativdirektorin und ich gehen gleichzeitig die kreativen Präsentationen durch. Ich kann Bilder einfügen, die sie für bestimmte Folien benötigt. Und sie kann sie in Echtzeit formatieren. Gleichzeitig kann ich weiterarbeiten und auf Folie 9 Notizen für sie hinterlassen, während sie auf Folie 7 den Text fertigstellt usw. Durch unsere abwechselnden Beiträge können wir unsere gemeinsame Zeit so effizient wie möglich gestalten, da wir beide das gleiche Dokument gleichzeitig bearbeiten können. 

Zeichnen Sie Besprechungen auf, um anderen Zeit zu sparen 

In dieser neuen Homeoffice-Umgebung haben die Menschen mehrere Verantwortlichkeiten. Die Umstände hindern sie häufig daran, an so vielen Besprechungen teilzunehmen, wie sie es im Büro getan hätten. Eltern müssen ihre Kinder zu Hause unterrichten, Partner müssen sich einen Arbeitsbereich teilen und haben möglicherweise überlappende Besprechungen, zusätzlich zu den vielen weiteren Dingen, denen wir uns jeden Tag stellen müssen. Wenn Sie diese neuen und alten Aufgaben miteinander in Einklang bringen müssen, ist es nicht einfach, alle Calls auch wahrzunehmen.  

Aus diesem Grund hat mein Team angefangen, Besprechungen aufzuzeichnen. Jetzt müssen wir nicht mehr in Panik geraten, wenn wir eine Telko oder einen Teil davon verpassen, da wir uns unsere Zeit selber einteilen können. 

Wir müssen uns nicht auf eine Zusammenfassung von jemand anderem in unserem Team verlassen. Wir können uns die Aufnahme ansehen und zurückgehen und prüfen, was wir während dieser fünf Minuten verpasst haben, als unser Kind einen Wutanfall hatte oder der Uber-Fahrer das Essen gebracht hat.    

Führen Sie ein tägliches Zusammenkommen ein

Als wir alle noch im Büro gearbeitet haben, war unsere übliche Frequenz für Besprechungen gering, da wir durch den Raum rufen oder unseren Nachbarn stupsen konnten, wenn wir eine Frage hatten. Wir stellten schnell fest, dass diese Frequenz bei der Arbeit im Homeoffice nicht funktionierte – es passierte täglich zu viel. Außerdem fehlten uns die informellen Diskussionen, die in einem persönlichen Arbeitsumfeld geführt werden. 

Mit all den unbekannten Variablen haben wir ein Zusammenkommen am Ende des Tages implementiert, um zu sehen, wie wir als Team bei den dringenden Angelegenheiten weitergekommen sind. Wir haben auch herausgefunden, dass dieses tägliche Zusammenkommen keine Stunde dauern muss. Durch kürzere regelmäßige Zusammentreffen muss unser Team nicht erst den halben Arbeitstag schildern. 

Und doch bleibt jeder auf dem Laufenden, was passiert. Die täglichen Verbindungen helfen uns, fokussiert zu bleiben und produktiver zu sein, und sie bieten gleichzeitig eine schnelle Möglichkeit, Fehler auszumerzen und potenzielle Hindernisse zu erkennen, die ggf. den Fortschritt behindern könnten. 

Erhalten Sie Ihre Bürokultur und die Moral des Teams

Glückliche Teams sind produktiver. Die Moral in diesen unsicheren Zeiten aufrecht zu erhalten, hat bei Create & Cultivate höchste Priorität. Wenn wir uns persönlich sehen würden, wäre es viel einfacher, die Stimmung aufrechtzuerhalten, da wir gemeinsame Events wie die Happy Hour jeden Donnerstag mit besonderen Gästen, gutem Essen und großartigen Gesprächen hätten. 

In diesen unbeschwerten Stunden kamen wir auf einige unserer besten Eventideen. Wir wollten also einen Weg finden, um diese soziale Verbindung aufrechtzuerhalten und in Verbindung zu bleiben. Deshalb haben wir zwei virtuelle, ungezwungene Happy-Hour-Brainstorming-Stunden pro Woche über Videochat ins Leben gerufen. Wir haben festgestellt, dass diese leichten Momente mit unserem Team gerade in der aktuellen Krise geholfen haben, den Mangel an persönlicher Zeit auszugleichen und gleichzeitig im Auge zu behalten, wie die anderen sich an die neue Umgebung gewöhnen. 

Ein weiterer Ansatz, mit dem wir die Moral verbessern, sind wöchentliche E-Mails mit Tipps und Ratschlägen für das Team. Angefangen von TV-Sendungen, die das Wochenende füllen, bis hin zu Workoutideen für zu Hause. Die Kommunikation erinnert alle daran, dass wir das gemeinsam durchstehen, und verstärkt das Gemeinschaftsgefühl im Team.  


In diesen beispiellosen Zeiten ist es wichtiger denn je, unsere Arbeitsabläufe neu zu bewerten und an die heutige Homeoffice-Realität anzupassen. Was die Produktivität und Moral in unserer traditionellen Büroumgebung steigerte, funktioniert heute möglicherweise nicht mehr auf die gleiche Weise. Einfache Anpassungen sind natürlich möglich. Als Inhaberin eines Kleinunternehmens habe ich festgestellt, dass diese Tipps und Tricks dazu beigetragen haben, meine Zeit optimal zu nutzen. Damit konnten mein Team und ich effizient arbeiten, ohne die dringend benötigte persönliche Zeit zum Entspannen und Aufladen zu verlieren. 

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