Drei Funktionen eines erfolgreichen Buchungsprogramms

Unternehmen, die Kundentermine vereinbaren, vergeuden häufig viel Zeit, wenn sie E-Mails hin und her schicken, um den passenden Besprechungs- oder Reservierungstermin zu finden, jemanden zur Terminabstimmung zurückrufen oder manuell Erinnerungen versenden müssen. Durch den Einsatz einer Terminplanungssoftware können Ihre Kunden jedoch prüfen, ob Sie zeitlich verfügbar sind, und die Terminvereinbarung selbst übernehmen. Sie können sogar Reservierungen ändern oder stornieren und sich an bevorstehende Termine erinnern lassen – all das völlig ohne Ihr Zutun. Auf diese Weise erhalten Ihre Kunden, was sie brauchen, und Sie können sich auf Ihre Arbeit und auf Ihren Gesprächspartner konzentrieren, der gerade seinen Termin wahrnimmt.

Die richtige Terminplaner-App

Damit sich Ihr zeitlicher und finanzieller Aufwand lohnt, muss ein Buchungsprogramm nicht nur Ihr Leben, sondern auch das Ihrer Mitarbeiter und Kunden erleichtern. Welche Voraussetzungen sollte ein Terminplaner für Unternehmen erfüllen? Hier die wichtigsten Eigenschaften:

  • Eine übersichtliche Benutzeroberfläche: Zuerst muss eine Terminplaner-App Ihren Kunden die Möglichkeit geben, zu jeder Tages- und Nachtzeit, zuhause oder unterwegs bequem Termine zu planen. Darüber hinaus muss die Onlineterminbuchung sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen einfach zu verwenden sein. Eine ideale Lösung könnte so aussehen, dass der Nutzer die Verfügbarkeit des gewünschten Ansprechpartners in dessen Kalender prüft, die gewünschte Leistung wählt, den Termin bucht und dann Namen und E-Mail-Adresse hinterlässt. Jede Auswahl sollte den Nutzer zum nächsten Schritt führen und wenig Zeit in Anspruch nehmen.

    Außerdem sollten Nutzer in einer Terminplanungssoftware nicht aufgefordert werden, ein Konto zu erstellen, oder die Möglichkeit dazu haben. So werden Kunden nicht zur Kontoerstellung gezwungen und Neukunden nicht abgeschreckt, wenn sie ihren Termin online planen.

  • Automatisierte Kommunikation: Terminplaner-Apps sollten Nutzern nicht nur automatisch eine Terminbestätigung per E-Mail senden, sondern auch die Möglichkeit bieten, den Termin einfach in den Kalender zu übernehmen. Außerdem sollten Sie automatische Terminerinnerungen verschicken und die Vorlaufzeit flexibel festlegen können. Und da immer etwas Unerwartetes passieren kann, sollten alle Nachrichten einen Link enthalten, über den Kunden ihre Termine problemlos verlegen oder stornieren können. So reduziert sich die Anzahl der Ausfälle durch Nichterscheinen.
  • Einfache Verwaltung: Für Sie als Geschäftsinhaber, Führungskraft oder Teammitglied sollten alle Kundenbuchungen in einem zentralen Kalender einsehbar sein. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick der anstehenden Termine und können sie bei Bedarf umbuchen, stornieren oder neu vergeben. Das System sollte Sie zudem in die Lage versetzen, neue Termine zu buchen, ohne dass der Kunde die App zwingend nutzen muss. So können Sie Termine direkt zusammen mit dem Kunden im persönlichen oder telefonischen Gespräch vereinbaren.

    Der Terminplaner sollte nicht nur nutzerfreundlich sein, sondern Ihren Mitarbeitern auch ermöglichen, eine Kundendatenbank mit Kontaktinformationen aufzubauen. Auf diese Weise erreichen Sie Kunden, die Ihre Dienstleistungen bereits in Anspruch genommen haben, können sie über bevorstehende Veranstaltungen und Sonderangebote informieren und bleiben in Erinnerung.

Geben Sie Ihren Kunden die Freiheit, jederzeit Termine zu buchen, und befreien Sie Ihre Mitarbeiter von der Last täglicher telefonischer Terminabsprachen. So können alle ihre Energien bündeln und sich um das Wesentliche kümmern. Das Beste daran ist: Mit einer benutzerfreundlichen Terminplaner-App, die auch Terminbestätigungen und Kundeninformationen versendet, können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während die App den Rest erledigt.

Informationen zum Autor

Das Wachstumscenter-Team unterstützt Sie nach Kräften bei der Gründung und Führung Ihres Unternehmens.

Erste Schritte mit Microsoft 365

Die vertrauten Office-Anwendungen, ergänzt durch Werkzeuge und Dienste für die bessere Zusammenarbeit. Damit Sie praktisch jederzeit und überall produktiver arbeiten.

Jetzt kaufen

Die Inhalte im Wachstumscenter ersetzen keine steuerliche oder finanzstrategische Beratung. Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuer- oder Finanzberater, um Ihre individuelle Situation zu besprechen.