4 Strategien für die perfekte Unternehmenskommunikation

Von Dianna Booher, Gastautorin von Microsoft

Mein Umdenken in puncto Unternehmenskommunikation begann, als meine 87-jährige Mutter sich am Esstisch zurücklehnte und mit einem tiefen Seufzer sagte: “Jetzt muss ich aber los, meine E-Mails warten auf mich.”

Unternehmenskommunikation ist heute der Lieblingsfeind der meisten Beschäftigten. Doch nur wenige Unternehmen können es sich leisten, dieses Thema zu ignorieren. Dabei müssen E-Mails keine lästige Pflicht oder ein Ärgernis für Kollegen und Kunden sein – auf mehr Effizienz kommt es an. Die folgenden vier Strategien helfen Ihnen, den Nutzen zu maximieren sowie Zeit und Aufwand zu minimieren.

Halten Sie automatische Antwort-E-Mails up to date

Als ich kürzlich einen Steuerberater damit beauftragte, Widerspruch gegen meinen Steuerbescheid einzulegen, erhielt ich eine automatische Dankeschön-E-Mail mit einer Telefonnummer für eventuelle Rückfragen. Leider streikte die Website, als ich die nötigen Unterlagen hochladen wollte, sodass ich die angegebene Telefonnummer wählte. Mit dem Ergebnis, dass eine freundliche automatische Stimme mich wieder an die Firmenwebsite zurückverwies.

Das Gleiche passierte mir wenige Tage später mit einer großen Bank. Über eine automatische Ansage wurde mit eine Telefonnummer “für weitere Fragen” mitgeteilt. Unter dieser Nummer erklärte man mir jedoch, dass jetzt eine andere Abteilung für Kundenfragen zuständig sei. Insgesamt wurde ich fünf Mal durchgestellt, bis ich beim richtigen Ansprechpartner gelandet war.

Dieser paradoxe Kreislauf ist an sich nicht unüblich. Doch nicht alle Kunden haben die Geduld, am Ball zu bleiben und auf ein positives Ende zu hoffen. Strapazieren Sie die Geduld und Zeit Ihrer Kunden nicht länger mit falschen und veralteten Informationen, sondern bieten Sie ihnen von Anfang an die richtige Unterstützung.

Nutzen Sie effiziente Kalender- und Projektmanagement-Tools

Vertrauen Sie bei der Planung von Meetings und beim Projektmanagement auf leistungsfähige Lösungen, um die Flut wöchentlicher E-Mails zu bewältigen – und vergessen Sie die Zeiten, als E-Mails noch manuell im E-Mail-System hin und her geschoben wurden. Um produktiv zu sein, kann es sich heute niemand mehr leisten, sein Korrespondenzsystem mit verstreuten E-Mails zu blockieren.

Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Posteingang, damit Sie sich ganz Ihren Kunden widmen können. Und nutzen Sie die geeigneten Lösungen, um Projekte im Team abzuwickeln.

Wählen Sie die passende Meeting-Software für den Ideenaustausch

Unbewusst geben Projektmanager manchmal vor, dass Absprachen schriftlich erfolgen sollen. Wenn Sie den ersten Schritt machen und Pläne oder Fristen vorschlagen, senden Sie dem Gegenüber gleichzeitig eine versteckte Botschaft, dass die Kontrolle bei Ihnen liegt und Sie nicht von Ihren Vorgaben abweichen werden.

Anders liegt der Fall, wenn Spielraum für Diskussionen ausdrücklich erwünscht ist. Dann eignen sich E-Mails nicht als Standardmethode für die Kommunikation. Das Senden einer E-Mail kann schnell 6, 7 oder 8 weitere E-Mails zu einem Thema nach sich ziehen. Das ist ärgerlich für alle Beteiligten, die wiederholt lange E-Mail-Threads lesen müssen, um sich auf den neuesten Stand zu bringen.

Weitaus praktischer für den Ideenaustausch ist eine Software für Video- oder Audiokonferenzen oder Microsoft Teams.

Verwenden Sie Ihr E-Mail-System nicht als Ablage für unerledigte Aufgaben

In einem meiner Kommunikationsseminare verriet ein Teilnehmer eine schlechte Eigenschaft seines Chefs: "Mein Chef schiebt ständig einen Berg von mehr als 1.000 unbeantworteten E-Mails vor sich her. Da ist es sinnlos, auf eine Antwort von ihm zu hoffen." Diese Situation zeigt, wie schnell man die Kontrolle im Job verlieren kann.

Um effizient im Team zu kommunizieren, sollten Sie den Tag mit einem "sauberen" Posteingang beginnen. Richten Sie Regeln und Ordner ein, um wichtige E-Mails automatisch zu kanalisieren und im Blick zu behalten. Sammeln Sie beispielsweise Newsletter zum späteren Lesen in einem eigenen Ordner, und kündigen Sie Verteilernachrichten, die Sie ohnehin nicht lesen.

So lassen sich tägliche E-Mails zügig lesen und beantworten. Wenn Sie erst noch Informationen sammeln oder etwas anderes erledigen müssen, kennzeichnen Sie E-Mails zur Nachverfolgung, und legen Sie die Nachricht in einem Ordner ab.

Sie werden staunen, was ein übersichtlicher Posteingang alles bewirken kann – weniger Stress, schnellere Antwortzeiten und sorgfältiger formulierte E-Mails.

Erleben Sie, wie sich Ihre gesamte Unternehmenskommunikation mithilfe von kundenorientierten automatischen Antwort-E-Mails, leistungsfähigen Planungs- und Teamlösungen sowie zügig beantworteten E-Mails verbessern lässt.

Dianna Booher ist Bestsellerautorin von 47 Büchern, die in 60 Sprachen übersetzt wurden. Darin zeigt sie auf, wie Unternehmen besser kommunizieren und wie Führungskräfte stärkeren Einfluss gewinnen können. Booher veröffentlicht regelmäßig Blogbeiträge für Forbes, HuffPost und The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Informationen zum Autor

Dianna Booher is the bestselling author of 47 books, published in 60 foreign-language editions. She helps organizations to communicate clearly and leaders to expand their influence by a strong executive presence. She blogs regularly for Forbes, HuffPost, and The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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