Online-Meeting – 6 Tipps für eine erfolgreiche Agenda

Von Dianna Booher, Gastautorin von Microsoft

In puncto Energie, Motivation und Ideenfindung bleiben viel zu viele Online-Meetings hinter ihrer Variante, dem persönlichen Meeting, zurück.

Häufig kommt es vor, dass Online-Meetings in eine von zwei Richtungen abdriften: Entweder herrscht Grabesstille, wobei ein Monolog den anderen ablöst, um die Leere auszufüllen. Oder Vertriebsmitarbeiter, die gerade einen wichtigen Abschluss erzielt haben, feiern sich in der Flughafenlounge – wobei jeder seine mehr oder weniger differenzierte Meinung abgibt. Das muss heute nicht mehr sein.

Die folgenden Tipps sollen helfen, Online-Meetings genauso lebendig und produktiv zu gestalten wie ihre Alternative, die persönliche Besprechung.

1. Verwenden Sie eine formale Agenda.

Eine fehlende Agenda signalisiert Teilnehmern eher, dass Sie zwanglos chatten möchten, anstatt produktiv zu arbeiten, Ideen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen. Senden Sie Teilnehmern einige Tage vor dem Termin die schriftliche Agenda, damit sie sich informieren und vorbereiten können.

Sie sollten auch während des Meetings immer wieder auf die Agenda zurückkommen. (Den Grund lesen Sie weiter unten.)

2. Formulieren Sie Tagesordnungspunkte als Fragen.

Vermeiden Sie das typische Format:

─ Umsätze im 3. Quartal

─ Messestand auf der ITH-Konferenz

─ Marketingkampagne unseres Mitbewerbers im August

Formulieren Sie Tagesordnungspunkte als klare Fragen, um ohne Umschweife auf den Punkt zu kommen:

─ Zu wie viel Prozent wurde das Soll für das 3. Quartal bisher erreicht?

─ Ist der Aufwand von 35.000 $ und 2 Arbeitstagen für unsere Teilnahme an der ITH-Messe gerechtfertigt?

─ Mit welcher Verkaufsstrategie können wir der Marketingkampagne von Logard im August am besten entgegenwirken?

3. Kategorisieren Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte.

Geben Sie in der schriftlichen Agenda an, welchen Zweck jeder Punkt erfüllt: "Offene Diskussion", "Zur Information", "F & A", "Teilnehmerumfrage", "Empfehlung", "Beschluss". Teilnehmer befürchten häufig, Zeit zu vergeuden, weil am Ende des Meetings keine Entscheidung gefallen ist. Aber vielleicht wollten Sie als Gesprächsleiter lediglich Feedback zu einem Problem einholen. Wenn die Gruppe im Vorfeld über Ihre Absichten informiert ist, fällt es leichter, einen Punkt auf der Agenda als erledigt zu betrachten.

4. Veranschlagen Sie für jeden Tagesordnungspunkt einen Zeitrahmen.

Sie können die Dauer während der Besprechung immer noch ändern. Durch den Zeitplan vermitteln Sie Ihre Erwartungen. Wenn Sie in der Agenda fünf Minuten für die Präsentation der Laborergebnisse reservieren, weiß jeder, dass keine 30-minütige Slideshow erwartet wird.

5. Fordern Sie Teilnehmer auf, benötigte Informationen bereitzustellen.

Wenn die Diskussion auf Daten von Jana aufbaut, sollten Sie sie frühzeitig darauf aufmerksam machen. Wenn ihr Name unter den "Verantwortlichen" aufgeführt ist, kann sie sich entsprechend vorbereiten.

6. Fassen Sie die Ergebnisse zusammen, und delegieren Sie Folgeaktionen DIREKT in der Agenda.

Teilnehmer lassen sich besonders in Online-Meetings gerne von ihrem Smartphone oder anderen Aufgaben ablenken. Fassen Sie die wichtigsten Ergebnisse und Entscheidungen zusammen, und schreiben Sie diese in die leere Spalte der projizierten Agenda. Halten Sie dann in einer letzten Spalte die Folgeaktionen fest: Wer ist bis wann für welche Aufgabe zuständig?

Und schon hat sich Ihre fertige Agenda in ein Besprechungsprotokoll verwandelt. Präsentieren Sie die fertige Agenda noch einmal Ihren Teilnehmern, und stellen Sie sie allen Interessierten, die nicht teilnehmen konnten, als Download zur Verfügung.

Ihre Agenda hat gute Arbeit geleistet. So läuft ein produktives Online-Meeting!

Dianna Booher ist Bestsellerautorin von 47 Büchern, die in 60 Sprachen übersetzt wurden. Darin zeigt sie auf, wie Unternehmen besser kommunizieren und wie Führungskräfte stärkeren Einfluss gewinnen können. Booher veröffentlicht regelmäßig Blogbeiträge für Forbes, HuffPost und The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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Dianna Booher ist Bestsellerautorin von 47 Büchern, die in 60 Sprachen übersetzt wurden. Darin zeigt sie auf, wie Unternehmen besser kommunizieren und wie Führungskräfte stärkeren Einfluss gewinnen können. Dianna veröffentlicht regelmäßig Blogbeiträge für Forbes, HuffPost und The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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