Die Aufgabe im Blick – Software für Ihr Aufgabenmanagement

Für einige Menschen gehört eine gute Organisation zur Lebensanschauung. Sie planen ihre Mahlzeiten und Einkäufe Wochen im Voraus, verfolgen penibel ihre Arbeitsprojekte und scheinen immer zu wissen, welche Termine aktuell, demnächst oder in geraumer Zukunft anstehen, und haben noch NIE eine Abgabefrist versäumt. Für alle, die ihre Zeiteinteilung nicht so gut im Griff haben, die große Projekte mit zahlreichen Beteiligten managen müssen oder einfach nur eine bessere Möglichkeit suchen, den Überblick über ihre Aufgabenlisten zu behalten, kann ein Task-Manager wertvolle Hilfestellung leisten.

Software für das Aufgabenmanagement hilft nicht nur, effizienter zu arbeiten und (eigene oder fremde) Projekte zu priorisieren, sondern kann auch einen besseren Ausgleich zwischen Berufs- und Privatleben schaffen (da Sie nicht mehr ständig überlegen müssen, welche Arbeit liegengeblieben sein könnte).

Die beste Task-Management-Software ist nur gut, wenn sie auch genutzt wird. Wenn Sie sich im Task-Management allerdings noch nicht so gut auskennen, können die verschiedenen Werkzeuge und Funktionen zur Herausforderung werden. Betrachten wir nun einige wichtige Eigenschaften, die die Software aufweisen sollte, und wie sie einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams bei der Arbeit unterstützen.

  • Ein Projekthub: Wenn all Ihre Projekte an einem zentralen Ort verwaltet werden, können Sie nicht nur Ihre eigenen Projektaufgaben nachverfolgen, sondern auch die Ihres Teams, mit dem Sie zusammenarbeiten. Der Hub gibt auch Aufschluss über den Projektfortschritt der einzelnen Teammitglieder, sodass niemand mehr von einem fälligen Termin überrascht wird, nicht weiß, was als Nächstes ansteht oder wann das Projekt endgültig abgeschlossen sein muss.
  • Aufgabenzusage: Als Projektplaner oder Teamleiter sollte Ihre Aufgabenmanagementlösung jedem Projektbeteiligten die Möglichkeit geben, die zugewiesene Aufgabe anzunehmen. Wenn andere Teammitglieder gleichzeitig wissen, wer die Arbeit übernommen hat, sind die Zuständigkeiten klar geregelt, und es gibt keine doppelte Arbeit.
  • Trigger für abhängige Aufgaben: Innerhalb des Hubs werden Teammitglieder, deren Aufgaben von einer vorangehenden Aufgabe abhängig sind, idealerweise benachrichtigt, sobald die Dateien bereit sind und es losgehen kann. Angenommen, Sie arbeiten in einem Architekturbüro oder Bauunternehmen und kennzeichnen Ihre Bauzeichnungen im Task-Manager als "Erledigt". Im Anschluss könnte Ihr Mitarbeiter automatisch darüber informiert werden, dass es Zeit ist, die Zeichnungen zur Beantragung einer Baugenehmigung einzureichen. Dies gewährleistet einen reibungslosen Arbeitsfluss.
  • Task-Manager-App: Mobilität ist aus dem heutigen Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Daher sollten Sie einen Task-Manager wählen, der auf Smartphones und Tablets genauso gut funktioniert wie auf Laptops und Desktop-Computern. Mit einer Aufgaben-App, die Sie auch unterwegs mit denselben Informationen wie im Büro versorgt, haben Sie Ihre Projekte praktisch immer und überall im Blick.
  • Dateispeicher: Task-Management-Software, die auch die Möglichkeit bietet, Ressourcendateien wie Dokumente, Tabellen und Bilder zu speichern und zu organisieren, stellt sicher, dass Sie immer die richtigen Informationen zur Hand haben. Noch besser ist es, wenn Sie bestimmte Dateien mit bestimmten Aufgaben verknüpfen können. So lässt sich noch eindeutiger identifizieren, welche Informationen zu welcher Aufgabe gehören.

Mit dem richtigen Task-Manager behalten Sie ganz einfach den Überblick. Funktionen, mit denen Sie sich selbst und anderen Gruppenmitgliedern Aufgaben zuweisen können, sorgen dafür, dass jeder immer genau weiß, was als Nächstes zu erledigen ist. Dateien lassen sich ganz einfach mit Aufgaben verknüpfen. So können Ihre Mitarbeiter direkt loslegen und müssen nicht erst nach den richtigen Dateien, Daten oder Informationen suchen. Teammitglieder, die häufig auf Geschäftsreisen sind oder mobil arbeiten, profitieren von einer Task-Management-App, da sie ihre Aufgaben auch unterwegs immer im Blick behalten – so können sie während der Bürozeiten ihre Produktivität entfalten und in ihrer Freizeit entspannen.

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