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Mit Gruppenchat entspannt und produktiv am Arbeitsplatz

Ob Telearbeiter, Remotemitarbeiter oder Kollege im Büro nebenan, jeder schätzt Business-Chat-Software und -Apps als das neueste "Must-have" am Arbeitsplatz. Das Erfolgsrezept der Software ist ganz einfach: Der Kunde nutzt verschiedene Kollaborationslösungen in einem Paket – per Web, Desktop oder Mobilgerät. Laut einer aktuellen Studie stieg die Nachfrage nach Teamchat-Anwendungen im letzten Jahr sprunghaft an: von 2,4 % auf 33,3 %. Ob Kleinunternehmen, mittelständischer Betrieb oder großer Konzern, an Teamchat-Software kommt heute niemand mehr vorbei. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in fünf Schritten eine erfolgreiche Gruppenchat-Umgebung aufbauen und dabei Zeit und Geld sparen können:

  1. Die E-Mail-Flut eindämmen. Wer selbst schon einmal vor seinem überquellenden Postfach kapituliert hat, kennt diese Herausforderung der modernen Arbeitswelt nur zu gut. Daher wird es nicht überraschen, dass 22 % (mehr als ein Fünftel) der befragten Beschäftigten mindestens die Hälfte ihrer dienstlichen E-Mails für überflüssig halten. Und 11 % der Befragten (also mehr als 1 von 10) gaben an, dass ihr Posteingang zu mindestens drei Vierteln (75 %) mit unnötigen E-Mails verstopft ist. Das kostet Unternehmen eine Unmenge an Zeit und Ressourcen. Mit der passenden Chatlösung können Sie mehrere arbeits- oder themenbezogene Chatkanäle pro Team anlegen – zum Beispiel für 4-Augen-Chats, Messaging und spontane Unterhaltungen.
Hacker-Angriff: Geschützt durch Advanced Threat Protection

Wir leben in einer Welt, in der Viren- und Malware-Angriffe an der Tagesordnung sind. Ein solcher Angriff kann fatale Folgen für ein Unternehmen haben – vom Vertrauensverlust der Kunden bis hin zu finanziellen Schieflagen aufgrund existenzgefährdender Systemausfälle. Der Schutz vor Bedrohungen hat oberste Priorität. Die Frage ist, wie wir unsere Zeit, Energie und Ressourcen im Kampf gegen Bedrohungen am besten einsetzen.

Laut dem 2016 Malware Threat Landscape-Bericht sind Ransomware, Online-Werbebetrug, Viren und Phishing-Angriffe seit einigen Jahren auf dem Vormarsch. Gleichzeitig entwickeln sich E-Mails zum Hackerziel Nummer 1. Eine weitere Ransomware-Studie kam zu dem Schluss, dass Ransomware-Angriffe in den meisten Fällen auf Phishing-E-Mails (46 %) und fehlende Sicherheitsschulungen (36 %) zurückzuführen sind. Dagegen wurden nur 12 % der Angriffe durch unsichere Websites oder Werbeanzeigen verursacht.

Da stellt sich die Frage, was man neben Standardmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, häufigen Kennwortänderungen, Systemupdates und Mitarbeiterschulungen tun kann, um E-Mail-Posteingänge vor Malware und Viren zu schützen. Die Lösung für all diese Anforderungen ist Advanced Threat Protection.

Werkzeuge für gute Zusammenarbeit und Kommunikation im Team

Nie zuvor haben Mitarbeiter an so vielen Orten gearbeitet: 2015 arbeiteten 37 Prozent der Beschäftigten zumindest teilweise in Telearbeit. Unternehmen erstrecken sich heute über mehrere Standorte und gehen weltweite Partnerschaften ein. Neben der räumlichen Entfernung erschweren auch Projekt- und Abteilungsgrenzen die Zusammenarbeit im Team. Dies führt zu Barrieren, die eine weitere Spaltung herbeiführen und den Synergieeffekt von Teamarbeit einschränken.

Informationssilos können einen erheblichen (negativen) Einfluss auf Ihr Unternehmen haben. Sie sind kontraproduktiv für die Arbeit im Team und erschweren die unternehmensweite Kommunikation. Das ist aber erst die halbe Wahrheit. Lesen Sie hier, welche weiteren Nachteile diese Barrieren für Ihr Unternehmen haben.

  • Schwache Kommunikations- und Arbeitskultur – Isolierte Teams bremsen die Entwicklung einer positiven Arbeitskultur. Kommunikation, Zusammenarbeit und eine produktive Arbeitsumgebung stehen bei den Mitarbeitern hoch im Kurs. Jeder hat den Wunsch, sowohl selbstbestimmt als auch im Team zu arbeiten. 47 Prozent der Beschäftigten begrüßen die Möglichkeit, Erfolgsstrategien im Team besprechen zu können.
  • Doppelte Arbeit – Häufig kommt Frust auf, wenn man entdeckt, dass sich Kollegen (aus einem anderen Team oder einer anderen Abteilung) mit demselben Thema beschäftigen wie man selbst und dieselben Informationen suchen. Wenn Einblicke in die Arbeit anderer Teams fehlen, kann sich dies erheblich auf die Produktivität auswirken.
  • Informationssilos – Der durchschnittliche Teamarbeiter verbringt fast 20 Prozent seiner Wochenarbeitszeit damit, interne Informationen zu beschaffen oder sich Rat von Kollegen zu holen.

Erfahren Sie, wie Sie mit den passenden Kommunikationslösungen Barrieren abbauen und den Austausch von Ideen fördern können.

Dateien online speichern und verwalten

Heute kommt es darauf an, Dateien über Teams, Werkzeuge, Geräte und Abteilungen hinweg zu nutzen. Eine vollständig integrierte Plattform für die Kommunikation im Team legt den Grundstein, um Personen, Inhalte und Business-Apps nahtlos zu verbinden. Ergänzt wird die Komplettlösung durch Teamwebsites, damit mehrere Personen gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Informationen speichern und Projekte mühelos verwalten können. Dies ist wichtig, um Dokumente teamübergreifend in Echtzeit freizugeben und zu bearbeiten. So arbeiten Ihre Teams auf mehreren Ebenen zusammen und haben alles Wichtige direkt zur Hand.

Echte Produktivität hängt davon ab, ob Teamwebsites von praktisch jedem Ort erreichbar sind. Wenn dies der Fall ist, sind Informationen stets verfügbar und Ihre Teams können dezentral und von ihrem Mobilgerät zusammenarbeiten.

Vier Vorteile der Sprachenvielfalt für geschäftlichen Erfolg

In unserer multikulturellen Gesellschaft leben Menschen unabhängig von Alter, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung sowie religiöser und politischer Überzeugung harmonisch miteinander. Doch wenn wir uns in der Arbeitswelt umsehen, stellen wir fest, dass dort höchstens zwei Kulturen aufeinandertreffen. Das führt dazu, dass auch die Vielfalt des Denkens begrenzt ist. Indem wir uns öffnen, gewinnen wir neue Perspektiven und Ideen und können persönlich und beruflich ungeahnte Möglichkeiten entdecken.

Das heißt aber nicht, dass der Weg zum multikulturellen Arbeitsplatz einfach ist. Besonders die Sprachenvielfalt stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Doch die Vorteile wiegen alle Herausforderungen auf und können Ihr Team und Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen. Lesen Sie hier, wie Sie von Vielfalt am Arbeitsplatz profitieren und wie die richtige Technologie helfen kann, Sprachbarrieren zu überwinden.

Die Vorteile der Vielfalt

  • Vielfalt ist die Basis für Innovation und Wachstum. Nach Angaben von McKinsey & Company erzielen Unternehmen im obersten Quartil für ethnische Vielfalt mit 35 Prozent höherer Wahrscheinlichkeit Finanzergebnisse, die über den jeweiligen nationalen Branchenmittelwerten liegen. Im obersten Quartil für Geschlechtervielfalt steigt diese Wahrscheinlichkeit auf 15 % Prozent. Größere Vielfalt am Arbeitsplatz, so zeigt die Studie von McKinsey, bedeutet nicht zwangsläufig mehr Umsatz. Aber sie fördert kreative Ideen und Innovation, die sich positiv auf den Geschäftserfolg auswirken.
  • Besserer Service und zufriedenere Kunden. Ob als kleines, lokal tätiges Unternehmen oder international ausgerichteter Konzern, mit einer vielfältigen Belegschaft können Sie Ihren Kunden heute und in Zukunft bestmöglichen Service bieten. Mit vielfältigen Fachkenntnissen, mehrsprachigen Teams und Mitarbeitern unterschiedlicher Herkunft und Erfahrungen können Sie Ihre Kunden individuell ansprechen und einen vorbildlichen und kulturell angepassten Service bieten.
Big-Data-Einsichten aus der Datenanalyse und dem Spreadsheet

Man liest es in den einschlägigen Blogs und hört es auf Fachkonferenzen: Viele Unternehmen haben Big Data zum Dreh- und Angelpunkt ihrer Geschäftsstrategie gemacht, um das enorme Potenzial im heutigen Wettbewerbsumfeld zu nutzen. Big Data bietet Einblicke, die über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden können – das wissen nicht nur Insider.

Big Data liegt im Trend: Aber wie lassen sich extrahierte Daten bestmöglich nutzen?

Business-Email und mobile Arbeit - Strategien für Startups

Es ist eine Stunde nach Mitternacht, als 10 Mitstreiterinnen und ich den Las Vegas Strip erreichen. Zusammen haben wir das Abenteuer geschafft: 547 Kilometer von Los Angeles nach Las Vegas zu laufen. Nur noch wenige Augenblicke fehlen, bis wir einen neuen Rekord aufstellen. Wir sind seit 44 Stunden auf den Beinen und mit uns Tausende sportbegeisterter Frauen, die die Nacht zum Tag machen und uns auf der Zielgeraden zujubeln.

Ich bin keine Profiläuferin, sondern Marketingleiterin bei Oiselle (gesprochen: "wa-zelle") – einem Unternehmen, das Laufbekleidung für Damen herstellt. Nächte wie diese, wenn wir ganz nah dabei sind, sind unser Erfolgsgeheimnis, um uns auf dem weltweiten Einzelhandelsmarkt zu behaupten.

Wir sind ein kleines Team von gerade einmal 30 Frauen, haben jedoch die treuesten Kundinnen in der Branche. Was muss ein Startup tun, um es mit den Großen der Branche aufzunehmen? Natürlich kann ich hier nicht alles verraten, aber die folgenden Strategien sind entscheidend für unseren Erfolg.  

Strategie 1: Schnelligkeit zählt – auf die Plätze, fertig, los!

Wie schafft man es, die Aufmerksamkeit in einem hart umkämpften Markt auf sich zu ziehen? Natürlich mit einem üppigen Werbebudget oder einem überwältigenden Marketingkonzept. Ihnen fehlt das nötige Kapital? Dann machen Sie mit Relevanz auf sich aufmerksam. Dahinter steht eine hochwirksame Mischung, die die Bedürfnisse des Kunden mit höchstmöglicher Aktualität vereint. Schnelligkeit ist die Fähigkeit, die Strategie im Vorfeld zu verstehen und festzulegen und die taktische Umsetzung einem Team zu überlassen, das nah am Kunden ist. Wie sieht das in der Praxis aus? Oiselle ist stets über alles im Bilde. Wir halten Meetings, in denen wir Daten gemeinsam sichten und die Marschroute festlegen. Das Ziel solcher Meetings ist, einen Konsens zu erzielen, der von allen Beteiligten mitgetragen wird. Wie die Ziele schließlich umgesetzt werden, liegt beim Team selbst. Die Entscheidungen des Teams basieren auf Daten, die aus Kommunikationskanälen oder Echtzeit-Kundenfeedback gewonnen werden.

Unsere Briefings, Zeitpläne und taktischen Pläne werden mit dem ganzen Team geteilt und können von Channel-Managern in Echtzeit bearbeitet werden. Unser Geschäft lebt davon, dass wir Links zu Dateien austauschen und Dokumente in der Cloud speichern können. Statt nur Befehle auszuführen, soll unser Team lernen, eigene Entscheidungen zu treffen und strategisch zu denken. Das Ziel ist klar, aber den Weg dahin bestimmt das Team. Als agiles Unternehmen sind wir immer mittendrin im Geschehen und können Echtzeit-Relevanz als Vorteil nutzen. Darauf kommt es in unserem hochdynamischen, von den sozialen Medien beherrschten Markt an. Gerade als kleines Unternehmen muss man Vertrauen schaffen, auf die richtigen Lösungen setzen und wissen, wo man hin will.

Kontakte verwalten: 4 Tipps für einfaches Kontaktmanagement

Arbeitszeit planen, Termine bestätigen, Kundenwünsche im Blick behalten sowie Leistungsangebote und Preise stets auf dem aktuellen Stand halten – eine effiziente Kontaktmanagement-Software war noch nie so wichtig für den Geschäftserfolg. Es liegt auf der Hand, dass Unternehmen mit der richtigen Kontaktmanagement-Software produktiver sind. Um die Vorteile zu nutzen, müssen die Anwender jedoch verstehen, was ein Kontaktdatenpflege-Programm alles leisten kann.

Es mag überraschen, aber nur 10 Prozent der befragten kleinen Unternehmen planen ihre Termine online per App oder Software. Und ganze 8,8 Prozent arbeiten immer noch mit Stift und Papier. Nach einer Umfrage von GetApp Lab verwendet gut die Hälfte der kleinen Unternehmen einen Onlinekalender, um die Arbeit zu organisieren. Kurz gesagt: Wenn Sie sich hier wiedererkennen, hat Ihr Unternehmen Nachholbedarf. Eine Kontaktmanagement-Software bietet Ihnen bedienerfreundliche Lösungen, um Geschäftsinformationen, Kundenprofile und Kontakte so effizient wie möglich zu verwalten.

Moderne Kundenmanagement-Software ist ein zentraler Ort für Informationen rund um Ihr Geschäft. Werden Sie produktiver (und erfolgreicher), indem Sie Buchungen, Termine, Kundendaten und Kundenwünsche zentral speichern. Gleichzeitig können Sie online dafür sorgen, dass Ihre Geschäftszeiten, Ihr Leistungsangebot und Ihre Preise immer auf dem aktuellen Stand sind. Mit einer webbasierten Lösung haben Sie alle wichtigen Kontakte sofort zur Hand.

Die folgenden vier Tipps helfen Ihnen, Ihr Geschäft, Ihr Serviceangebot und Ihre Erreichbarkeit zu optimieren. Gleichzeitig behalten Sie die Übersicht über Termine, Preise und die Bedürfnisse Ihrer Kunden:

  1. Termine bequem online planen

    Schluss mit dem ständigen Telefonieren – dank webbasiertem Kontaktmanagement können Kunden und Interessenten Dienstleistungen ganz einfach per Computer oder Mobilgerät buchen. Buchungsbestätigungen und Erinnerungen werden automatisch an Kunden und die Mitarbeiter gesendet. So lassen sich Terminüberschneidungen und verpasste Termine vermeiden. Entdecken Sie die Vorteile einer Kundenmanagement-Software, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Der einfache mobile Zugriff erleichtert Kunden die bequeme Onlinebuchung und gibt Ihnen sofortige Einblicke in die Terminplanung.

Voraussetzungen für großangelegte Präsentationen online

Große virtuelle Meetings sind auch eine große Herausforderung für Ihr IT-Team. Erfahren Sie hier, welche Anforderungen Sie erfüllen müssen, um den Teilnehmern eine großartige virtuelle Erfahrung bieten zu können. Zuerst entscheidet die IT-Abteilung, welche Konferenzlösung am besten geeignet ist. Aber was ist noch zu tun, damit Ihre großangelegte Online-Präsentation ein Erfolg wird?

Die richtige Strategie im Vorfeld festlegen

Wollen Sie eine große virtuelle Besprechung oder eine Videokonferenz halten? Seien Sie klar in Ihren Aussagen, damit Ihr IT-Team keine Zeit mit falschen Vorbereitungen vergeudet.

Wenn Sie eine große virtuelle Besprechung planen, muss Ihr IT-Team einige wichtige Faktoren berücksichtigen – zum Beispiel die technische Ausstattung vor Ort und die Übertragungsbandbreite. Somit steht einer erfolgreichen Präsentation nichts mehr im Weg.

Die logistischen Anforderungen vor Ort

Stellen Sie sicher, dass der gewünschte Ort alle technischen Anforderungen für eine erfolgreiche Präsentation erfüllt. Die Anforderungen im Überblick:

  • Internet-/WLAN-Signalstärke
  • Verfügbarkeit von Computern und Zubehör (Webcams usw.)
  • Softwareupdates (vermeiden Sie Downloads in letzter Minute)
  • Anzahl der Steckdosen, zusätzliche Internetverbindungen und weitere Konnektivitätsmerkmale
  • Genügend Platz für technisches Personal, Kameras und Ausrüstung, damit ein Mitglied des IT-Teams Sie vor Ort unterstützen kann

Beste Übertragungsbandbreite

Überprüfen Sie einige Wochen im Voraus und am Tag der Präsentation, ob die Internetverbindung für eine Übertragung in HD-Qualität ausreicht. Dies ist sowohl für die Übertragung als auch für das Streaming wichtig. Bei der Übertragung darf die Qualität nicht abfallen, wenn sich Teilnehmer vor Ort hinzuschalten. Unterstützt Ihr Netzwerk großangelegte, gleichzeitige Sitzungen oder benötigen Sie eine softwarebasierte Lösung für die Präsentation Ihrer Onlinemedien? Welche Bandbreite den Onlineteilnehmern zur Verfügung steht, können Sie natürlich nicht beeinflussen. Aber mit einer leistungsfähigen Internetverbindung können Sie für erstklassige Übertragungsqualität sorgen.

The LINE - So funktionieren Datenschutz und Fernarbeit

The LINE ist ein lebendiges, modernes Boutique-Hotel, das in Los Angeles mitten im Herzen von Koreatown gelegen ist. Es besticht durch sein angesagtes Design – angefangen bei der Gebäudearchitektur aus der Mitte der 1990er Jahre über den sonnendurchfluteten Außenpoolbereich in der zweiten Etage bis hin zum urbanen Restaurant Commissary in üppiger Gewächshausatmosphäre unter der Führung von Chefkoch Roy Choi. Im hellen, einladenden Foyer herrscht Tag und Nacht lebhaftes, vergnügtes Treiben – hier will sich keiner auf sein Zimmer zurückziehen.

Mitten in diesem trendigen Ambiente wird gern vergessen, dass das IT-Team von The LINE hinter den Kulissen für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Es erscheint geradezu selbstverständlich, dass die Gäste sichere Verbindungen nutzen, die für den Erfolg des Hotels verantwortlichen Experten unkompliziert miteinander kommunizieren und Dateien austauschen können und die hoteleigenen Designideen geschützt sind, und das in einer Branche, in der es letztendlich auf Kreativität ankommt. Erfahren Sie von Nick DeMarco, IT-Chef von The LINE, wie wichtig Datenschutz ist, um für sein mobiles Team eine reibungslose Fernarbeit zu ermöglichen.

Projektmanagement heute: 7 einfache Verwaltungsschritte

Von Kenneth Steiness, CEO bei Sensei Project Solutions

Wie organisieren Sie Arbeit in Ihrem Unternehmen? Arbeiten Sie einfach drauflos, wenn jemand eine Idee hat? Oder gehen Sie strukturiert vor, um herauszufinden, welche Initiativen vielversprechend sind und finanzielle und personelle Unterstützung verdienen? Und wie steuern Sie den Lebenszyklus Ihrer Arbeit und Projekte?

Häufig "versickert" getane Arbeit einfach irgendwo, wodurch Zeit und Geld verschwendet werden. Doch als erfolgreiches Unternehmen steuern Sie proaktiv den gesamten Lebenszyklus der Arbeit. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Projektziele sicher realisieren. Strukturieren Sie Ihre Projekte in einem durchgehenden Prozess, der von der Evaluierung über die Durchführung bis hin zum erfolgreichen Abschluss alle Phasen umfasst.

Innerhalb dieses Frameworks können Teams die am besten geeignete Methode für die Umsetzung ihrer Projekte wählen – klassisch, agil oder hybrid. Eine von Sensei Project Solutions durchgeführte Studie zeigt auf, dass der auf Best Practices basierende Steuerungsprozess in der Regel sieben Schritte umfasst:

Schritt 1: Erster Business Case

In der Antragsphase übermittelt der Nutzer den ersten Business Case zusammen mit einer Problembeschreibung, den erwarteten Vorteilen und dem geschätzten Kosten- und Ressourcenaufwand. Das Project Management Institute® spricht in diesem Zusammenhang vom Projektauftrag, aber auch Projektauftragsformular ist ein gängiger Begriff. Der Business Case sollte genügend Informationen enthalten, um sich die Durchführung des Projekts genehmigen zu lassen. Doch Vorsicht, ein zu detaillierter Business Case verursacht unnötigen Aufwand – vor allem, wenn der Antrag nicht auf

Online-Meeting – 6 Tipps für eine erfolgreiche Agenda

Von Dianna Booher, Gastautorin von Microsoft

In puncto Energie, Motivation und Ideenfindung bleiben viel zu viele Online-Meetings hinter ihrer Variante, dem persönlichen Meeting, zurück.

Häufig kommt es vor, dass Online-Meetings in eine von zwei Richtungen abdriften: Entweder herrscht Grabesstille, wobei ein Monolog den anderen ablöst, um die Leere auszufüllen. Oder Vertriebsmitarbeiter, die gerade einen wichtigen Abschluss erzielt haben, feiern sich in der Flughafenlounge – wobei jeder seine mehr oder weniger differenzierte Meinung abgibt. Das muss heute nicht mehr sein.

Die folgenden Tipps sollen helfen, Online-Meetings genauso lebendig und produktiv zu gestalten wie ihre Alternative, die persönliche Besprechung.

1. Verwenden Sie eine formale Agenda.

Eine fehlende Agenda signalisiert Teilnehmern eher, dass Sie zwanglos chatten möchten, anstatt produktiv zu arbeiten, Ideen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen. Senden Sie Teilnehmern einige Tage vor dem Termin die schriftliche Agenda, damit sie sich informieren und vorbereiten können.

Sie sollten auch während des Meetings immer wieder auf die Agenda zurückkommen. (Den Grund lesen Sie weiter unten.)

2. Formulieren Sie Tagesordnungspunkte als Fragen.

Vermeiden Sie das typische Format:

─ Umsätze im 3. Quartal

─ Messestand auf der ITH-Konferenz

─ Marketingkampagne unseres Mitbewerbers im August

Formulieren Sie Tagesordnungspunkte als klare Fragen, um ohne Umschweife auf den Punkt zu kommen:

─ Zu wie viel Prozent wurde das Soll für das 3. Quartal bisher erreicht?

─ Ist der Aufwand von 35.000 $ und 2 Arbeitstagen für unsere Teilnahme an der ITH-Messe gerechtfertigt?

─ Mit welcher Verkaufsstrategie können wir der Marketingkampagne von Logard im August am besten entgegenwirken?

Moderne Meetings – Künstliche Intelligenz (KI) und Zusammenarbeit im Team

Vier Teammitglieder in einem Konferenzraum

Von Blair Pleasant, Gastautorin von Microsoft

Künstliche Intelligenz (KI) wird aus Kommunikation und Zusammenarbeit in naher Zukunft nicht mehr wegzudenken sein. Binden Sie künstliche Intelligenz in Anwendungen für die Zusammenarbeit im Team und Unified Communications ein, um produktiver, effizienter und reibungsloser zu arbeiten.

KI bündelt mehrere Technologien wie:

  • Machine Learning
  • Natürliche Sprachverarbeitung
  • Bots oder Softwareanwendungen für die Automatisierung von Routineaufgaben
  • Spracherkennung – Sprache-zu-Text und Text-zu-Sprache
  • Robotik

Diese Werkzeuge lernen ständig dazu und erleichtern die Arbeit durch Einblicke in frühere Verhaltensweisen und externe Datenquellen. In Kombination mit Team- und Meetingfunktionen können KI-Technologien Aufgaben automatisieren und Nutzern relevante Informationen liefern – an praktisch jedem Ort.

Bessere Zusammenarbeit – vor, während und nach einem Meeting

Ganz gleich, ob vor, während oder nach Teamsitzungen und Meetings, mit KI-Werkzeugen arbeiten Sie effizienter, produktiver und zufriedener im Team.

Ein häufiger Grund für unproduktive Meetings liegt darin, dass wir zu viel Zeit mit der Suche nach dem besten Termin vergeuden. Automatisieren Sie die Planung mithilfe von Bots, statt die Verfügbarkeit jedes einzelnen Teilnehmers zu prüfen. Nach Auswertung von Kalendern und Anwesenheitszeiten wird der beste Termin automatisch in Kalendereinladungen eingetragen. Das spart Zeit und Nerven. Außerdem schlagen Bots weitere Teilnehmer auf Basis von Fachwissen, Rollen, Kontakten usw. vor.

Molly Moon bestimmt mit Data Analytics den aktuellen Geschmack

Als selbsternannte "Eisbällchen-Mathematikerin" hat Denise Brown, Controllerin bei Molly Moon’s, eine besondere Mission. Sie verfolgt, welche Geschmacksrichtungen bei den Kunden am besten ankommen. Durch die Analyse der Umsatzzahlen erkennt sie, ob und wann das Angebot angepasst werden muss.

Das folgende Beispiel zeigt, wie Denise und ihr Team Daten analysieren, um den Umsatz zu steigern und Kunden ihr Lieblingseis zu bieten. Im Fokus: zwei "Dauerbrenner" und eine saisonale Eissorte:

 
Vier Methoden für besseres Teamwork mit Intranet Software

Jeder Projektmanager sollte wissen, wie ein Team auf Kurs gehalten wird, wenn sich die Arbeit in viele Richtungen verzweigt. Beispielsweise muss er sich mit anderen PMs abstimmen, um Projekte zu priorisieren, Mitarbeiter bei der Organisation der zunehmenden Arbeitslast unterstützen oder Teammitgliedern in unterschiedlichen Städten, Regionen oder Ländern Lösungen an die Hand geben, die sie für die effiziente Zusammenarbeit brauchen. Während der Projektleiter bei der Priorisierung von Projekten auf seine persönlichen Erfahrungen vertraut, kann Intranet-Software dabei helfen, die Organisation und Zusammenarbeit im Team zu fördern und gleichzeitig die Kommunikation mit einzelnen Beteiligten und Teammitgliedern zu verbessern.

Keine Intranetportal-Software ist wie die andere. Daher beschäftigen wir uns heute mit vier Werkzeugen, die in einer Intranetlösung nicht fehlen dürfen.

Informationsmanagement

Damit alle Teammitglieder den Überblick behalten, müssen sie wissen, wer wann für welche Aufgaben zuständig ist. Außerdem müssen Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren, wie sie mit anderen Teammitgliedern Kontakt aufnehmen, auf wichtige Webseiten oder Dokumente zugreifen (insbesondere, wenn sie kennwortgeschützt oder auf Stagingservern gespeichert sind), wie sie wichtige Ankündigungen machen oder Erinnerungen senden können usw. Hier eignet sich ein Firmenintranet, in dem Sie nahtlos Teamseiten einrichten und an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Auf diese Weise können Sie wichtige Informationen an einem zentralen Ort sammeln und teilen.

Wie der Cloud-Speicher unsere Arbeitsweise verändert

Früher: Schreibmaschinen, Durchschlagpapier und Aktenschränke. Heute? Moderne Geräte und Cloud-Speicher.

Der PC hat ein neues Zeitalter eingeläutet, das durch Online-Speicher aufs Neue revolutioniert wird. Mit der Technologie hat sich aber auch unsere Arbeitsweise verändert. Kurze Frage: Welchen Einfluss hat Cloud-Speicher auf Ihre täglichen Gewohnheiten und Entscheidungen? Je nach Unternehmen und Tätigkeit kann Cloud-Speicher erheblichen Einfluss haben. Schauen wir uns einfach an, wie sich die Arbeitskultur in den letzten Jahren durch neue Speichermethoden und neue Arten des Anwendungszugriffs verändert hat.

Die wichtigsten Schritte zu einem erfolgreichen Start-up

Eine Gruppe von Personen, die lachend und diskutierend um einen Tisch sitzen und an ihren Laptops arbeiten

Die Gründung eines eigenen Unternehmens ist voller Überraschungen, Erwartungen und Chancen. Viele Gründer begeben sich auf eine Reise, bei der alles passieren kann und wird – und erleben auf ihrem Weg kreative, intensive und unverfälscht ehrliche Momente. Machen Sie sich bereit für eine spannende Erfahrung.

Bevor die Champagnerkorken knallen, gibt es jedoch eine Menge zu tun. Seien wir ehrlich, die Gründung eines Unternehmens ist mehr als nur eine Träumerei oder eine spontane Idee. Als Gründer benötigt man Kapital – und das nicht zu knapp – konkrete Pläne, Roadmaps und vieles mehr. Doch lassen Sie sich von den vielen Hürden nicht entmutigen – Sie können es schaffen! Sie haben alles zur Hand, um potenzielle Investoren und Kunden mit einer großartigen Präsentation zu überzeugen. Aber schauen wir uns die Herausforderungen einmal näher an, damit Sie erfolgreich starten können.

Den Businessplan erstellen

Jedes kleine Unternehmen beginnt mit einem Businessplan. Das mag abschreckend klingen, muss es aber nicht sein. Businesspläne folgen einem ganz klaren Muster, um Geschäftsideen verständlich darzustellen und Investoren zu überzeugen. Die US-Bundesbehörde zur Unterstützung kleiner Unternehmen (Small Business Administration, SBA) empfiehlt sieben Schritte, die in jeden Businessplan gehören:

  • Zusammenfassung – eine kurze Darstellung des Geschäftszwecks und der Alleinstellungsmerkmale
  • Unternehmensbeschreibung – Detaillierte Informationen zum Unternehmen, dem Betätigungsfeld und der Zielgruppe (Verbraucher, Organisationen und/oder Unternehmen). Unterstreichen Sie auch, wie Sie sich von der Konkurrenz abheben (Expertenwissen usw.), und arbeiten Sie Ihre Stärken heraus.
  • Marktanalyse – Beschreiben Sie Ihre Zielbranchen und -märkte. Erläutern Sie, was andere Unternehmen anbieten, wo deren Stärken liegen und was Sie dem entgegensetzen können, um sich einen Marktanteil zu sichern.
  • Organisation und Management – Beschreiben Sie, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist und wer die Führung in die Hand nimmt.
  • Service oder Produkt – Stellen Sie hier Ihre Produkte und/oder Dienstleistungen ausführlich dar.
  • Marketing und Vertrieb – Beschreiben Sie ausführlich die Marketing- und Vertriebsstrategie Ihres Unternehmens.
  • Finanzierungshilfen – Falls Sie Startkapital benötigen, erläutern Sie hier, wie viel Geld Sie in den nächsten fünf Jahren benötigen und wie Sie das Kapital einsetzen wollen.
  • Finanzprognosen – Legen Sie Ihre Finanzsituation einschließlich fundierten Prognosen, Bilanzen und Kontoauszügen (für schon operativ tätige Unternehmen) ausführlich dar.
  • Anlagen – Zum Schluss können Sie auf Wunsch Lebensläufe, Lizenzen, Zulassungen, Patente und Rechtsdokumente beifügen.

Wer jetzt noch unsicher ist, wo er anfangen soll oder davor zurückschreckt, ganz bei Null zu beginnen, kann auch eine Dokumenterstellungssoftware mit umfangreichen Vorlagen nutzen.

Die Konkurrenz analysieren

Ob für Ihren Businessplan oder für das Fortkommen Ihres Unternehmens, behalten Sie die Konkurrenz genau im Blick – sowohl vor als auch nach der Gründung. Neben Informationen aus dem Web, Fachpublikationen und Social Media gibt es jedoch eine Informationsquelle, die Sie vielleicht noch nicht auf dem Radar haben: Ihr Textverarbeitungsprogramm. Mit der richtigen Lösung können Sie Recherchen direkt vom Businessplan oder einer Datei aus starten. So gewinnen Sie wertvolle und relevante Informationen aus zuverlässigen Quellen, ohne Ihr Dokument zu verlassen.

Das richtige Fundament für Online-Meetings

Von Dianna Booher, Gastautorin von Microsoft

Ein gelungenes Online-Meeting zu planen und zu führen, hat viel mit der Planung und Durchführung eines Bauprojekts zu tun. Mit der Ausnahme, dass Meetings schneller und kostengünstiger sind – und wesentlich mehr bewirken können.

Mit den folgenden vier Tipps führen Sie sowohl ein Bauprojekt als auch ein Online-Meeting zum Erfolg:

Ausführliche Pläne aufstellen

Bauleiter verfügen über Baupläne. Jedes noch so kleine Detail ist in der Bauzeichnung festgehalten – vom Grundgerüst, der Vorder-, Seiten- und Rückansicht über das Dach bis hin zu den Elektro- und Sanitärinstallationen. Auch der Gesprächsleiter benötigt eine detaillierte Agenda: Er kümmert sich als Moderator um Tagesordnungspunkte, Fragen, das Timing und das Format.

Neben der Planung sollten Sie sich auch mit der Plattformtechnologie auskennen. Machen Sie sich gegebenenfalls vorher mit den Werkzeugen vertraut, um während des Meetings Pannen zu vermeiden und die Geduld der Teilnehmer nicht unnötig zu strapazieren. Und falls die Technik trotz vorheriger Einarbeitung und Vorsichtsmaßnahmen versagen sollte, wäre ein "Plan B" von Nutzen.

Die richtigen Personen ins Boot holen

Bauherren setzen auf Partner, die sich in der Vergangenheit bereits bei der Realisierung eindrucksvoller Bauvorhaben bewährt haben. Der Leiter eines Meetings weiß ebenfalls, dass die Ergebnisse von den richtigen Teilnehmern und ihrer Bereitschaft abhängen, sich mit innovativen Ideen einzubringen.

Die ideale Teilnehmerzahl richtet sich nach Ihren Zielen. Laut Studien liegt sie bei sieben, wenn Sie ein konstruktives Gespräch und nicht einfach einen lockeren Chat führen möchten. Zu wenige Teilnehmer schaffen es meist nicht, genügend Ideen zu entwickeln. Bei einer zu großen Gruppe zögern manche, sich aktiv am Gespräch zu beteiligen.

Wenn Sie lediglich Informationen vermitteln möchten und die Kommunikation nur in eine Richtung verläuft, spielt die Teilnehmeranzahl natürlich keine Rolle. (In diesem Fall handelt es sich eher um eine Präsentation als um ein Meeting.)

Sie benötigen auch die Möglichkeit, Termine abzusagen, falls ein wichtiger Teilnehmer verhindert ist. So ist das Meeting schnell storniert, ohne dass jemand Zeit verliert.

Mehrgenerationen-Belegschaft und transkulturelle Kommunikation

Eine sich ändernde Arbeitswelt erfordert zunehmend eine generationsübergreifende Zusammenarbeit und die multikulturelle Kommunikation globaler Teams. Ob kleines Unternehmen oder großer Konzern, wer sein kleines Team oder seinen Talentpool erweitern will, muss wissen, mit welchen Versprechen er das Bewerberinteresse weckt – und gleichzeitig die Kommunikation am Laufen halten.

Beginnen wir zunächst mit Mehrgenerationen-Teams. Cam Marston ist Experte in Fragen des Generationswandels und dessen Auswirkungen auf die Arbeits- und Wirtschaftswelt. Er teilt mit uns seine Strategie für ein intaktes und motiviertes Mehrgenerationen-Team: "Jede Generation hat ihre eigenen Vorstellungen vom idealen Arbeitsplatz. Man muss also herausfinden, was jede Altersgruppe braucht, um produktiv und zufrieden arbeiten zu können." Aber wo fängt man an? Die folgenden Fakten helfen, die Wünsche der verschiedenen Generationen besser zu verstehen und deren einzigartigen Talente auszuschöpfen:

Babyboomer (1946–1964) und die reife Generation (vor 1946)

  • Vorteile. Laut Marston entdecken immer mehr Unternehmen die Talente der so genannten "älteren Generation" und nutzen sie mit gutem Erfolg. Eine kürzlich durchgeführte Studie belegt, dass die Generation 50plus hochmotiviert ist, den Staffelstab und ihre Erfahrungen an die jüngere Generation weiterzugeben. 80 Prozent der Erwerbstätigen aus dieser Altersgruppe würden gerne eine Mentorenrolle für Nachwuchskräfte übernehmen, auch wenn sie dazu freie Zeit opfern müssten. Bestätigt wird dies durch eine weitere Studie, wonach die ältere Generation ihre Zweitkarriere häufig im Bildungsbereich, Gesundheitswesen, öffentlichen Sektor oder in gemeinnützigen Organisationen startet. Dies ist ein Indiz dafür, dass ältere Arbeitnehmer Tätigkeiten mit einem tieferen persönlichen Sinn suchen und sich als Teil von etwas Größerem einbringen wollen.
  • Herausforderungen. Trotz aller Begeisterung für die Rolle des Mentors, so Marston, gilt es jedoch, Unterschiede im Kommunikationsverhalten zu überbrücken. "Jüngere Leute erfassen und verarbeiten neue Dinge mitunter anders, als es die Generation der über 50-Jährigen kennt", erklärt Marston. "Sie suchen nach schnellen Lösungen und sind an ein anderes Tempo gewöhnt als ihre Mentoren. Ein weiteres Problem besteht darin, dass die Generation 50plus einen gewissen Respekt von jungen Menschen erwartet. Sollte es hier Reibungspunkte geben, darf sich der Mentor davon jedoch nicht beirren lassen." Sind diese Hürden einmal überwunden, arbeiten Babyboomer und die reife Generation nahtlos, erfolgreich, loyal und zuverlässig zusammen, und Unternehmen profitieren in puncto exzellentem Kundenservice und Wissenstransfer.
  • Fazit. Stellen Sie die Vorteile in den Fokus, und schaffen Sie ein Umfeld, in dem Mitarbeiter neue Fertigkeiten erlernen, Wissen weitergeben und sich geschätzt fühlen können. Für die Weiterqualifizierung hat Marston folgenden Tipp: "Je älter die Mitarbeiter sind, desto praxisnäher sollte das Lernen sein."

Generation X (1965–1979)

  • Vorteile. Laut einer Studie kommt es dieser Gruppe vor allem auf eine ausgewogene Work-Life-Balance an – weit mehr, als man es von den Babyboomern kennt. Auch Weiterbildungsangebote, Kursgebührenerstattung und Mitarbeitervergünstigungen werden häufiger in Anspruch genommen. Aktuellen Studien zufolge sind Angehörige der Generation X besonders stolz auf das, was sie leisten. Und sie legen Wert auf gute Bezahlung und Boni, Freizeit, finanzielle Sicherheit und ein gutes Arbeitsklima. Etwas paradox: Obwohl gerade diese Gruppe Wert auf geregelten Urlaub legt, bleibt so mancher Urlaubstag ungenutzt – aus betrieblichen Gründen, wie in einer kürzlich durchgeführten Studie zu lesen war. Auch die Generation X geht ihrer Arbeit mit Leidenschaft nach. Ein wichtiger Faktor für Zufriedenheit im Job ist die Fähigkeit, "etwas zu bewirken". Eine Umfrage unter Führungskräften ergab kürzlich, dass sich die Generation X im Vergleich zu anderen Altersgruppen "am meisten für ihre Arbeit engagiert".
  • Herausforderungen. Wenn die Arbeitskultur nicht stimmt, hat die Generation X das Gefühl, nicht voranzukommen. Eine "innere Kündigung" kann die Folge sein. Vertreter der Generation X können gut auf sich gestellt arbeiten, was positiv oder negativ sein kann, und sie schätzen ihre Freiheit und Autonomie. Viele haben einen ausgeprägten Unternehmergeist und wechseln mitunter die Seiten, wenn sie unzufrieden sind.
  • Fazit. Geben Sie dieser Gruppe die Möglichkeit, sich einzubringen. Als weitere wichtige Faktoren nennt Marston "gute Bezahlung und Eigenverantwortung sowie flexible Arbeitszeiten für die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf".
Tabellenkalkulationen – Budgetplanung leicht gemacht

Ob Sie für Lebensziele wie Haus, Auto oder Familie sparen oder ein bisschen über Ihre Verhältnisse gelebt haben – mit einer professionellen Tabellenkalkulationssoftware behalten Sie Ihre Finanzen immer im Blick. So lästig und nervenaufreibend die Budgetplanung auch sein mag, sie vermittelt Ihnen eine ganzheitliche Sicht auf Ihre finanzielle Situation. Und indem Sie alle Zahlen an einem Ort bündeln, können Sie auch Ihre finanziellen Ziele schneller erreichen. Berechnungen in einer Tabellenkalkulation – flexibel, einfach und schnell anzupassen

Das große Ganze und tägliche Kontobewegungen

Tabellenkalkulationen haben den großen Vorteil, dass der Nutzer den Detailgrad nach seinen Wünschen einstellen kann. Verwenden Sie Arbeitsblätter oder Registerkarten, um den gewünschten Planungszeitraum festzulegen:

  • Finanzjahr
  • Monatsübersicht
  • Wochenplan

Gliedern Sie Ihren Budgetplan nach Zeitabschnitten, um sich finanzielle Ziele zu setzen und Meilensteine festzulegen.

Gute Dokumentation ist alles

Drucken Sie Ihren Budgetplan aus, damit Sie Ihre Spar- und Ausgabegewohnheiten kritisch im Blick behalten können. Doch zuerst müssen Sie alle Zahlen fein säuberlich in ein Arbeitsblatt eintragen. Kontrollieren Sie Ihre täglichen Ausgaben, um Rückschlüsse auf Ihr tägliches oder wöchentliches Ausgabeverhalten zu ziehen. Einer der Vorteile digitaler Tabellenkalkulationen besteht darin, dass Sie Zeilen schnell und einfach hinzufügen oder löschen können. Ihre Tabelle muss nicht von Anfang an perfekt aussehen – erfassen Sie erst in Ruhe Ihre Zahlen und kümmern Sie sich dann um die Feinheiten.

Zahlen visuell darstellen

Wenn Sie vor langen Zahlenkolonnen zurückschrecken, sind Sie nicht allein. Allein der Anblick einer langen Checkliste kann schon ermüdend sein. Doch das wird sich mit einer Tabellenkalkulationssoftware ändern. Nachdem Sie alle Zahlen eingetragen haben, können Sie Ihr Arbeitsblatt mit einem Klick in eine Tabelle oder ein Diagramm umwandeln. Die Visualisierung präsentiert alle Zahlen auf einen Blick und erleichtert Ihnen die effiziente Budgetplanung.

Wie intelligent ist Ihre Business Intelligence wirklich?

Früher war Business Intelligence (BI) das Spezialgebiet von IT-Experten und Datenanalysten. Aber mit dem technologischen Fortschritt und der Bereitstellung von BI-Tools für weitere Fachabteilungen hat sich das Bild gewandelt. Heute werden BI-Daten nicht mehr von einer kleinen Einsatztruppe, sondern von der breiten Masse kontrolliert und abgerufen. Von den Vorteilen profitierten die Anwender der ersten Stunde, die durch detaillierte Einblicke und Informationen auf Anhieb bessere Entscheidungen treffen konnten. Bei einigen Unternehmen führte der Druck, erster zu sein oder mit der Konkurrenz mitzuhalten, zu (heute veralteten) Fehlkäufen. Andere dagegen warteten einfach ab und sahen zu, wie IT-Experten, Datenanalysten oder Geschäftspartner immer größere Mengen an Daten anhäuften.

Heute ist der Konkurrenzdruck größer denn je und die richtigen Informationen zur richtigen Zeit können erfolgsentscheidend sein. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ihr Team mit einer produktiven Business Intelligence-Lösung auszustatten. Damit die BI-Tools mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mithalten können, dürfen die folgenden fünf Funktionen in Ihrer nächsten BI-Lösung nicht fehlen:

  • Daten aus mehreren Quellen sammeln: Mit einer leistungsfähigen API (Application Programming Interface) sammeln Sie Daten aus mehreren Quellen wie Cloud Services, Datenstreams, lokalen Datenbanken und Tabellenkalkulationen. Das BI-Dashboard ist der zentrale Ort für eine 360-Grad-Sicht auf das ganze Unternehmen.
  • Einblicke in Echtzeitdaten gewinnen: Neben der Auswertung mehrerer Datenquellen kommt es darauf an, dass Ihre BI-Tools Einblicke in Echtzeitdaten gewähren. So lassen sich Probleme sofort beheben und Chancen unverzüglich nutzen.
Online-Datenspeicher - Drei Punkte, die Sie beachten sollten

Cloud-Speicher ist aus der heutigen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Neue Studien belegen, dass mehr als die Hälfte aller Unternehmen in der Cloud einen entscheidenden Erfolgsfaktor sehen – und dieser Erkenntnis auch Taten folgen lassen. Die Rede ist von Unternehmen, die ganze 50 Prozent ihres IT-Budgets oder mehr in die Cloud investieren. Das Angebot an Cloud Computing-Optionen ist riesig. Besonders gefragt sind Kollaborationsanwendungen mit Online-Datenspeicher, die den nahtlosen Austausch von Dateien, Nachrichten, Daten, Anlagen, Notizen usw. zwischen Mitarbeitern und Teams fördern.

Die große Nachfrage kommt nicht überraschend. Online-Speicher ermöglicht den einfachen Zugriff auf Anwendungen, mit denen die Nutzer jeden Tag kreativ und kommunikativ im Team zusammenarbeiten – ob vom PC/Mac, iOS-, Android- oder Windows-Gerät. Hier einige der vielen Vorteile:

  1. Dokumente verwalten und teilen – Arbeiten Sie in Echtzeit von Ihrem bevorzugten Gerät mit anderen zusammen, und greifen Sie unabhängig von Ort und Zeit auf Ihre Dateien zu. So lassen sich Dokumente ganz einfach verwalten, hochladen und teilen und mit dem PC oder Mac synchronisieren.
  2. In Echtzeit zusammenarbeiten – Teilen Sie Dokumente mit Kollegen, Kunden und externen Partnern, und nutzen Sie dabei Ihre vertrauten Anwendungen. Arbeiten Sie gemeinsam an derselben Datei, ohne sich über Versionskonflikte Gedanken machen zu müssen.
Business Email - Fünf Methoden für mehr Professionalität

Täglich landen über eine Milliarde E-Mails in unseren Postfächern. Kleinere Unternehmen tun sich häufig schwer, sich in einer E-Mail optimal zu präsentieren und von der Konkurrenz abzusetzen. Es ist einfacher, als Sie denken.

Diese fünf wichtigen Strategien für den Einsatz von Business-E-Mails sollen kleineren Unternehmen helfen, ihr professionelles Image zu stärken, Vertrauen aufzubauen und ihrer Marke zum Erfolg zu verhelfen.

  1. E-Mail-Adresse mit Wiedererkennungswert – Zeigen Sie Ihre Professionalität, und sorgen Sie mit einer durchdachten E-Mail-Adresse dafür, dass Sie ernst genommen werden. Ihre persönliche Adresse ist nicht für geschäftliche E-Mails geeignet, eine professionelle Adresse schon. Verwenden Sie eine Adresse im Format "Benutzername@IhreFirma.com".
  2. "An", "Cc" und "Bcc" strategisch einsetzen – So vermeiden Sie unnötige Antworten oder überfüllte Postfächer. Fragen Sie sich beispielsweise, ob sie wirklich eine Kopie (Cc) oder Blindkopie (Bcc) senden möchten. Kennen sich die Empfänger (oder sollten sie sich kennen)? Muss jeder Empfänger jede Antwort lesen? Respektieren Sie die Privatsphäre anderer, indem Sie Empfänger in die Bcc-Zeile einfügen. So laufen Sie nicht Gefahr, eine E-Mail-Flut auszulösen, wenn Sie versehentlich auf "Allen antworten" klicken. Es kann sinnvoll sein, "An", "Cc" und "Bcc" erst auszufüllen, nachdem Sie Ihre E-Mail formuliert und korrigiert haben. So vermeiden Sie, dass Sie eine "unfertige" Nachricht senden und können das Geschriebene noch einmal überdenken.
Mobiles Bezahlen - Sicheres mobile Pay schützt vor Hackern

Digitale Bezahlmethoden werden immer beliebter und verzeichnen einen sprunghaften Anstieg. Geschäftsinhaber, Manager oder Verbraucher, die noch nicht auf diesen Trend aufgesprungen sind, werden an Digital Payment bald nicht mehr vorbeikommen. Die Zahlen: Laut einer detaillierten Studie von Business Insider Intelligence werden Nutzer der führenden Mobile Wallets (wie Apple Pay, Android Pay und Samsung Pay) in den nächsten Jahren mobile Zahlungen im Wert von 503 Mrd. US-Dollar tätigen. Somit liegt die durchschnittliche, jährliche Wachstumsrate zwischen 2015 und 2020 bei 80 Prozent.

Außerhalb den USA sind die Zahlen sogar noch höher. Eine aktuelle Studie von Capgemini und BNP Paribas zeigt, dass die weltweiten mobilen Zahlungen bis 2020 ein Volumen von 726 Mrd. US-Dollar erreichen werden. China belegt den Spitzenplatz und konnte mobile Transaktionen mit Apps wie WeChat Pay und Alipay mehr als verdoppeln. Im Jahr 2016 wurden Zahlungen im Wert von 5 Billionen US-Dollar mobil durchgeführt. Die mobile Zahlweise ist so selbstverständlich geworden, dass sie auch an beliebten Reisezielen der Chinesen wie Japan und Hongkong an der Tagesordnung ist.

E-Mail-Sicherheit - Gehackte E-Mail-Konten sind nur der Anfang

In den letzten 12 Monaten berichteten die Medien über mehrere schwerwiegende Hacker-Angriffe auf E-Mail-Services, die sich weltweit auf Unternehmen und Privatpersonen auswirkten. Im September 2016 räumte ein großer Technologieanbieter eine Sicherheitspanne ein, von der laut Wired.com mindestens eine Milliarde Kunden (etwa ein Drittel der weltweiten Internetnutzer) betroffen waren. Laut eines Berichts des US-Nachrichtenmagazins Fortune wurden 1,5 Mio. Kundenkonten eines führenden Mobilfunkanbieters ausgespäht. Der Angriff, so das Nachrichtenmagazin, sei von einem bekannten Hacker ausgegangen, dessen Pseudonym in einem einschlägigen Untergrund-Forum auftauchte. Neben Kontaktinformationen wurden auch technische Details über Sicherheitslecks der Firmenwebsite zum Kauf angeboten. Nach Bekanntwerden einer solchen Sicherheitspanne, die rechtliche Konsequenzen, Vertrauensverlust und Imageschäden nach sich zieht, würde man schnelles Handeln von Unternehmen und Regierungsstellen erwarten. Aber um strengere Sicherheitsvorkehrungen zu entwickeln und umzusetzen, brauchen die Verantwortlichen Zeit. Wie der Sender NBCNews.com prognostiziert, werden Hacker-Angriffe auf Unternehmen, Regierungsbehörden und Privatpersonen in Zukunft weiter zunehmen.

Fünf Tipps für erfolgreiche mobile Arbeit von Nick DeMarco

Nick DeMarco ist IT-Chef der Sydell Group, der unter anderen das angesagte The LINE Hotel in Los Angeles mitten im Herzen von Koreatown gehört. Die IT im The LINE ist mit denselben Herausforderungen wie viele andere Hotels konfrontiert: Sie müssen rund um die Uhr, sieben Tage die Woche auf die nächste Notfallmeldung an der Rezeption vorbereitet sein und sind für den Schutz der Kundendaten verantwortlich, die die "Lebensader" des Hotelbetriebs bilden – all das mit einem Team extrem mobiler Mitarbeiter, die an allen Fronten im Einsatz sind oder extern arbeiten.

Was Nick die Arbeit erschwert, ist die Tatsache, dass The LINE ein hochgelobtes Boutique-Hotel ist und dass sich viele potenzielle Wettbewerber gerne Zugang zu hoteleigenen Dokumenten verschaffen würden, ganz gleich, ob es sich um Designentwürfe oder Budgetpläne handelt. Da das Team im The LINE oft mit externen Lieferanten kooperiert, muss Nick ein Sicherheitskonzept erarbeiten, das Schutz gewährleistet, gleichzeitig aber mobile Mitarbeiter und Teamwork unterstützt.

Mobilgeräte tragen natürlich zur Komplexität eines Sicherheitsmodells bei. Laut einer kürzlich von LinkedIn durchgeführten Studie wissen 35 % der Sicherheitsexperten nicht einmal, ob ihr Netzwerk von mobiler Malware befallen ist. Daher haben wir Nick nach seinen besten Tipps gefragt, wie er für die Datensicherheit bei Teams sorgt, die extern oder mobil arbeiten.

5 Tipps für die erfolgreiche mobile Arbeit von Nick DeMarco:

1. "Schützen Sie Ihren Domänennamen. Erwerben Sie Ihre Domäne, und beauftragen Sie einen vertrauenswürdigen Domänenanbieter mit dem Hosting. Der Webhoster kann unterscheiden, ob Sie die Domäne für informations- oder transaktionsorientierte Anforderungen nutzen."

2. "Wählen Sie die richtige App-Suite. Die Wahl entscheidet über den Erfolg Ihres Unternehmens, insbesondere dann, wenn Sie zukünftig weiter expandieren."

3. "Machen Sie Sicherheit zur Chefsache. Kleinere Unternehmen sind besonders in der Startphase extrem mobil und dynamisch. Darum ist der Schutz mobiler Daten so wichtig. E-Mails und Daten müssen geschützt werden, damit Ihre Kreativideen und Geschäftskommunikation nicht in die Hände von Konkurrenten oder Hackern gelangen, die Ihrem Unternehmen Schaden zufügen."

So verhindert mobiler Datenschutz unbefugte Zugriffe

Informationen gelangen heute von Unternehmensservern auf ungeschützte mobile Endgeräte, in Apps und in die Cloud. Sie werden ständig kopiert und hinterlassen praktisch an jedem Punkt ihrer Route eine digitale Datenspur – was den Schutz mobiler Daten immer wichtiger werden lässt. Obwohl Sie zuerst vielleicht den Impuls haben, Ihre Daten mithilfe restriktiver IT-Endpunktsoftware auf den privaten Endgeräten Ihrer Mitarbeiter zu schützen, wird dieser Gedanke bei Ihrem Team auf wenig Zustimmung stoßen. Schließlich nutzen Mitarbeiter ihre Geräte beruflich und privat. Daher müssen Sie einen Weg finden, Ihre Informationen zu schützen, ohne Teams bei der Nutzung ihrer Mobilgeräte einzuschränken.

Für einen Sicherheitsexperten klingt das wie eine Utopie, ist aber durchaus machbar. Sehen wir uns einige Möglichkeiten an, mit denen Sie den mobilen Datenschutz im Betrieb verbessern können, ohne Mitarbeitern die Handhabung ihrer bevorzugten Geräte zu erschweren.

  • Mobile Application Management (MAM): Mit MAM-Lösungen gewähren Unternehmen Nutzern den Zugang zu Apps, die sie für ihre Arbeit verwenden dürfen. Dabei handelt es sich um Anwendungen, die entweder vom Unternehmen entwickelt wurden, oder um geprüfte, genehmigte Business-Apps von Drittanbietern. Administratoren können Nutzern den Katalog genehmigter Apps zur Verfügung stellen und gleichzeitig Anwendungen ausschließen, die ihre Kriterien nicht erfüllen. Viele MAM-Lösungen bieten Administratoren außerdem die Möglichkeit, Apps ohne physischen Zugriff auf ein Gerät zu aktualisieren oder sogar zu entfernen. Eine bequeme Lösung für Unternehmen, die weltweit tätig sind oder zahlreiche mobile Mitarbeiter beschäftigen.
Collaboration - Eine bessere Zusammenarbeit im Team fördern

Muss Ihr Team oft lange nach Personen und Inhalten suchen, auf Antworten warten oder Informationen von Anwendungen und Geräten zusammenpuzzeln? Dann ist die pünktliche Fertigstellung Ihres Projekts in Gefahr. Wenn Ihr Team zudem unter Zeitdruck arbeiten muss, bleibt die Kreativität oft auf der Strecke.

Dabei soll doch gerade Teamarbeit und Collaboration die Effizienz steigern. So viel zur Theorie, aber wie sieht die Praxis aus? Fast jeder wird diese Szenen aus dem normalen Büroalltag kennen: "Wo ist die aktuelle Marktanalyse? Wie kommt es, dass diese Version bereits mehrere Monate alt ist?" oder "Wir sind mit dem Budgetplan hinterher, weil wir so lange auf Feedback vom Team warten mussten. Langsam wird die Zeit knapp." Mit dem chatbasierten Arbeitsbereich Microsoft Teams bieten wir direkt in Office 365 eine Lösung an, damit Ihre Mitarbeiter kreativer und produktiver im Team arbeiten können.

Informationen schnell finden

Eine der größten Zeitfallen ist die Suche nach Inhalten, Werkzeugen, Kontakten und Unterhaltungen. Wenn alle wichtigen Informationen – wie in Office 365 – sofort abrufbar sind, kann jeder Einzelne effizienter arbeiten. Microsoft Teams bietet leistungsfähige, integrierte Suchfunktionen und nahtlosen Zugriff auf SharePoint, OneNote und Planner. So findet jeder auf Anhieb, was er für seine Arbeit benötigt. Jedes in Microsoft Teams geteilte Dokument wird in der Cloud gespeichert, sodass Teammitglieder die aktuelle Version sofort zur Hand haben.

Feedback schnell einholen

Teammitglieder sitzen oft in der Warteschleife fest, weil wichtiges Feedback für den nächsten Projektschritt fehlt. Konferenzanrufe sind hilfreich, verschlingen jedoch allein für die Planung eine Menge Zeit. Wenn ein Konferenzanruf endlich zustande kommt und die überarbeiteten Projektunterlagen an das Team rausgegangen sind, heißt es wieder warten bis zur Freigabe. Wie einfach wäre es da, wenn Sie ein Team schnell zusammenstellen, persönlich oder per Online-Meeting mit Entscheidern chatten und Dateien gemeinsam bearbeiten und auf der Stelle genehmigen könnten. Während Sie ein Dokument auf dem Bildschirm sehen, können Sie Benachrichtigungen empfangen, chatten und Änderungen vornehmen. So halten Sie Ihren Zeitplan ein.

Sicherheit im Unternehmen und Planen einer sicheren Zukunft

Technologie am Arbeitsplatz bedeutet, dass fast jedem Fortschritt auch eine potenzielle Gefahr gegenüber steht. E-Mail und die Cloud haben die Art, wie wir arbeiten, grundlegend verändert. Zudem erfordern Cyberdiebstahl und andere Betrugsmaschen ein innovatives Sicherheitsframework. Die Sicherheit des Unternehmens zu planen, ist keine leichte Aufgabe. Es gibt jedoch einige Standardregeln, an denen wir uns orientieren können. Hier finden Sie Anregungen, wie Sie die sichere Zukunft Ihres Unternehmens planen können.

Compliance erfüllen

Es wird erwartet, dass das weltweite Datenaufkommen bis 2020 auf 44 Zettabyte steigen wird. Wie viel ist ein Zettabyte? 44 Billionen Gigabytes.

Das sind eine Menge Daten.

Allein das Speichern ist schon eine große Herausforderung. Noch viel schwieriger ist jedoch, die Daten ständig verfügbar zu haben. Ohne die passende Technologie kann die Suche nach Informationen unendlich lange dauern. Diese Zeit hat man aber nicht zur Verfügung, wenn eine E-Mail beispielsweise als Beweismittel vor Gericht benötigt wird. Durch geltende Verordnungen sind Unternehmen verpflichtet, Geschäftsinformationen leicht auffindbar elektronisch zu speichern.

Um die Compliance zu erfüllen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, müssen die Daten ordnungsgemäß gespeichert und überwacht werden und einfach wiederzufinden sein. Entscheiden Sie sich für eine Lösung mit erstklassigen Funktionen für Archivierung, Auditing und eDiscovery.

Datenschutz sicherstellen

Cloud-Speicher bietet eine einfache, kostengünstige Alternative. Aber das Hosten von Geschäfts- oder Verbraucherdaten bringt auch Risiken mit sich. Bei der Wahl der richtigen Cloud-Strategie sollten Sie sich deshalb folgende Fragen stellen:

  • Stellt mein Cloud-Anbieter Informationen zu seinen Datenschutz- und Sicherheitsvorkehrungen an einem zentralen Ort bereit?
  • Falls ja, muss dokumentiert sein, 1) wo die Daten gespeichert sind, 2) wer Zugriff auf die Daten hat, 3) unter welchen Bedingungen Zugriff auf die Daten gewährt wird und 4) welche Unterauftragnehmer Daten nutzen dürfen.
  • Verwendet mein Anbieter Kundendaten für andere Zwecke als die Optimierung der Service-Plattform?
  • Sind Datenübertragungen innerhalb der Cloud zuverlässig geschützt?

Lässt sich ein Großteil dieser Fragen nicht mit einem klaren "Ja" beantworten, drohen Sicherheitsrisiken. Das kann teuer werden. IBM bezifferte die durchschnittlichen bereinigten Kosten einer Datenpanne kürzlich auf etwa 4 Mio. US-Dollar.

Ungewöhnliche Zusammenarbeit - Remote arbeiten im Team

3,7 Millionen Beschäftigte arbeiten mindestens die Hälfte ihrer Arbeitszeit von zuhause. Lernen Sie neue Strategien kennen, wie Sie die Anforderungen Ihres Remoteteams erfüllen und die Zukunft Ihres Unternehmens sicherer gestalten. Warum Remote Work? Aktuelle Umfragen belegen, dass Remotemitarbeiter zufriedener sind, da sie an einem Ort ihrer Wahl arbeiten können. Mit zunehmender Globalisierung werden starke Remoteteams nicht nur zur Norm, sondern auch zu einem immer wichtigeren Erfolgsfaktor. Der Erfolg Ihres Teams hängt jedoch auch von den richtigen Werkzeugen ab. Unterstützen Sie Ihr Remoteteam mit bedarfsgerechten Funktionen:

8 Tipps für die erfolgreiche Führung mobiler Mitarbeiter

Die zunehmende Mobilität in der Geschäftswelt ist für viele nicht überraschend. Schon seit Jahren geht der Trend zur mobilen Arbeit fernab vom firmeneigenen Schreibtisch. In einer komfortableren Arbeitsumgebung und am Ort ihrer Wahl arbeiten viele sogar noch produktiver. Dieser Trend wird sich in Zukunft noch weiter verstärken. Laut einer Studie von IDC (International Data Corporation) wird die Zahl der Telearbeiter in den USA bis 2020 auf 105,4 Mio. steigen – ein deutlicher Anstieg gegenüber 96,2 Mio. im Jahr 2015. Nach Ende des Prognosezeitraums, so IDC, werden fast drei Viertel (72,3 Prozent) aller US-Beschäftigten dezentral arbeiten.

Obwohl sich dieser mobile Trend schon länger abzeichnet, fragen sich viele Führungskräfte immer noch, wie sie ihr dezentrales Team am besten managen. Damit ist nicht der Kollege im Büro nebenan gemeint, sondern mobile Mitarbeiter, die über verschiedene Städte oder sogar Länder verteilt sind. Da viele Unternehmen Remotearbeitsmodelle bereits seit Jahren nutzen und auch die Technologie große Fortschritte gemacht hat, ist die Führung dezentraler Teams heute einfacher als je zuvor. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Führungsstil liegt natürlich auch in Ihrer Persönlichkeit, Ihrer Unternehmenskultur und Ihrem Team. Die folgenden bewährten Tipps können helfen, den ersten Schritt zu gehen oder neue Methoden und Technologien einzubinden:

  1. Das "Was" nicht das "Wie" zählt – Mobile Mitarbeiter haben oft ihren eigenen Arbeitsstil. Einige arbeiten erst zwei Stunden, dann vier Stunden und später noch einmal zwei (oder mehr) Stunden am Stück. Die Zeit dazwischen nutzen sie, um die Kinder zur Schule zu bringen oder Besorgungen zu machen. Wieder andere mobile Mitarbeiter orientieren sich dagegen an üblichen Bürozeiten. Doch was zählt, ist die Qualität der Arbeit und nicht die Arbeitsweise. Wenn Ihre Mitarbeiter Fristen einhalten und fundierte Entscheidungen treffen, können Sie sich entspannt zurücklehnen.
  2. Zusammenarbeit fördern – Achten Sie darauf, dass Ihre mobilen Mitarbeiter nicht in "Vergessenheit" geraten. Fördern Sie die gemeinsame Projektarbeit, um den Zusammenhalt im Team zu stärken. Auf diese Weise wächst Ihr Team zusammen, und Ihr Unternehmen profitiert von offenem Ideenaustausch und besserer Kommunikation zwischen Teammitgliedern.
  3. Nahtlos kommunizieren – Schnell bei Kollegen vorbeizuschauen oder in der Cafeteria etwas zu besprechen, ist vom mobilen Büro aus nicht möglich. Fördern Sie aktiv stabile Beziehungen im Team. Wöchentliche oder zweiwöchentliche Statusanrufe erleichtern die Abstimmung über neue Projekte oder das Arbeitspensum. Manchmal können Chats oder E-Mails (auch privater Art) den Kontakt im Team verbessern. Ganz gleich, wie Sie kommunizieren, Ihre Botschaft muss verständlich sein. Aber lassen Sie die persönliche Note nicht zu kurz kommen. Beim Aufbau und Management eines erfolgreichen Teams kommt es vor allem darauf an, dass jeder weiß, mit wem er es gerade zu tun hat.
Moderne Meetings – Künstliche Intelligenz (KI) und Zusammenarbeit im Team

Vier Teammitglieder in einem Konferenzraum

Von Blair Pleasant, Gastautorin von Microsoft

Künstliche Intelligenz (KI) wird aus Kommunikation und Zusammenarbeit in naher Zukunft nicht mehr wegzudenken sein. Binden Sie künstliche Intelligenz in Anwendungen für die Zusammenarbeit im Team und Unified Communications ein, um produktiver, effizienter und reibungsloser zu arbeiten.

KI bündelt mehrere Technologien wie:

  • Machine Learning
  • Natürliche Sprachverarbeitung
  • Bots oder Softwareanwendungen für die Automatisierung von Routineaufgaben
  • Spracherkennung – Sprache-zu-Text und Text-zu-Sprache
  • Robotik

Diese Werkzeuge lernen ständig dazu und erleichtern die Arbeit durch Einblicke in frühere Verhaltensweisen und externe Datenquellen. In Kombination mit Team- und Meetingfunktionen können KI-Technologien Aufgaben automatisieren und Nutzern relevante Informationen liefern – an praktisch jedem Ort.

Bessere Zusammenarbeit – vor, während und nach einem Meeting

Ganz gleich, ob vor, während oder nach Teamsitzungen und Meetings, mit KI-Werkzeugen arbeiten Sie effizienter, produktiver und zufriedener im Team.

Ein häufiger Grund für unproduktive Meetings liegt darin, dass wir zu viel Zeit mit der Suche nach dem besten Termin vergeuden. Automatisieren Sie die Planung mithilfe von Bots, statt die Verfügbarkeit jedes einzelnen Teilnehmers zu prüfen. Nach Auswertung von Kalendern und Anwesenheitszeiten wird der beste Termin automatisch in Kalendereinladungen eingetragen. Das spart Zeit und Nerven. Außerdem schlagen Bots weitere Teilnehmer auf Basis von Fachwissen, Rollen, Kontakten usw. vor.

F & A: Molly Moon nutzt Data Analytics und hilft ihren Mitarbeitern

Molly Moon‘s ist eine lokale Legende. Die florierende und kultige Eismanufaktur betreibt acht Eiscafés im Großraum Seattle und hat sich auf die Fahnen geschrieben, die Welt ein Stück besser zu machen. Denise Brown ist Controllerin bei Molly Moon’s und somit hauptverantwortlich für die Zahlen, die über den Geschäftserfolg entscheiden.

"Ich kümmere mich um alles, was mit Zahlen und Buchhaltung zu tun hat." Molly Moon’s, so Brown, "möchte zu den attraktivsten Arbeitgebern der Branche zählen". Neben bestmöglicher Unterstützung der Mitarbeiter pflegt das Unternehmen einen respektvollen Umgang und bringt sich aktiv in die lokale Gemeinschaft ein.

Aber kann ein finanziell, ökologisch und sozial verantwortliches Unternehmen auch wirtschaftlich erfolgreich sein? Wir haben Denise Brown nach dem Erfolgsrezept von Molly Moon’s gefragt. Außerdem waren wir neugierig, welche Rolle Data Analytics dabei spielt.

F: Ihre Mission ist es, die Welt langsam, aber nachhaltig zu verändern. Wie sieht das in der Praxis aus? Und welche Rolle spielen Datenanalysen bei der Erreichung Ihres Ziels?

A: Unsere soziale Verantwortung liegt uns sehr am Herzen. Wir arbeiten mit Partnern zusammen, die Obdachlose oder sozial schwache Familien mit Nahrungsmitteln und anderen Dingen versorgen. Außerdem treten wir für soziale Gerechtigkeit ein und engagieren uns als politisch aktives Unternehmen. Außerdem legte Molly Moon’s von Anfang an Wert darauf, dass Produkte zu 100 % kompostierbar sind und dass alle Zutaten von lokalen Anbietern stammen. Alle Mitarbeiter erhalten vom ersten Tag an einen angemessenen Lohn, und Beschäftigte mit mehr als 20 Wochenstunden sind vollständig krankenversichert. Wir geben unser Bestes, damit unsere Mitarbeiter sorglos in Seattle leben können.

Uns war es wichtig, diese Philosophie von Anfang an zu verfolgen, und nicht erst, wenn der Laden läuft. In diesem Punkt machte die Unternehmensgründerin Molly keinerlei Kompromisse. Sonst würde sie heute sicher etwas anderes machen. Genau das ist der Spirit, der unser Unternehmen ausmacht.

5 Tipps – effizienter arbeiten mit dem richtigen Zeitmanagement

Als selbstständiger Unternehmer müssen Sie Ihre Zeit effizient managen, um Termine mit Lieferanten, Kunden und Ihrem Team sowie viele andere Aufgaben perfekt zu koordinieren. Zeitdruck kann dazu führen, dass Dinge im Alltag untergehen oder einfach vergessen werden – mit negativen Folgen für Ihr Geschäft, Ihre Nerven und Ihre persönliche Zufriedenheit.

Natürlich gibt es kein Patentrezept gegen einen übervollen Terminkalender und auch keine Universallösung für effizientes Zeitmanagement, aber mit einer bedarfsgerechten Zeitmanagement-Software holen Sie das Beste aus Ihrem Tag heraus. Lesen Sie hier, wie viele andere Geschäftsinhaber von einer solchen Software profitieren:

  1. Rechnungsstellung. Erstellen und versenden Sie digitale Rechnungen, und speichern Sie Ihr Rechnungsarchiv in der Cloud – so arbeiten Sie effizienter und sparen wertvollen Platz im Büro. Mit der richtigen Software haben Sie Ihre Dateien schnell zur Hand und können sich zügig um Rechnungsangelegenheiten kümmern oder Unterlagen einsehen – praktisch überall und unabhängig vom Endgerät. Ein weiterer Pluspunkt: Onlinerechnungen sparen Kosten für Papier, Druck und Porto. Alles in allem lassen sich die Kosten für die Rechnungsstellung um gut ein Drittel senken.
  2. Zeitplanung. Statt Ihre ganze Energie für Terminänderungen aufzuwenden, können Sie eine moderne Terminplaner-Software einsetzen. Mit der passenden Technologie behalten Sie die Termine Ihrer Kunden, Meetings und Mitarbeiter im Blick – und Sie persönlich und alle anderen können ihre Zeit noch sinnvoller nutzen. Terminplaner sind jedoch nicht nur für interne Zwecke gedacht, sondern eignen sich auch hervorragend für die Buchung von Kundenterminen. Über eine mobile App können Ihre Kunden Onlinetermine buchen, wenn es ihnen am besten passt – ganz gleich, an welchem Ort. Die Möglichkeit, Termine in mehreren Kalendern an einem Ort zu ändern und zu verwalten, macht Ihren Alltag wesentlich einfacher.
Arbeiten von zuhause - 5 Tipps, um sich wie im Büro zu fühlen

Ob Sie ganz oder zeitweise fern vom Büro arbeiten oder sich von zuhause oder unterwegs auf den neuesten Stand bringen wollen – Sie sind nicht allein. Laut einer Studie von Global Workplace Analytics ist die Zahl der Telearbeiter seit 2005 um 103 Prozent gestiegen – Selbstständige nicht eingerechnet. Ein Ende dieses Trends ist nicht abzusehen. Derzeit arbeiten 3,7 Mio. Beschäftigte mindestens die Hälfte der Zeit im Homeoffice. Telearbeit bietet viele Vorteile: Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitsmodellen und einer ausgeglichenen Work-Life-Balance und Unternehmen von Kostenvorteilen und einem noch größeren Talentpool. Und das ist erst der Anfang. Mit diesen fünf Methoden fühlen Sie sich bei der Arbeit von zuhause nicht isoliert, haben einen erfüllten Arbeitsalltag und bleiben produktiv.

In fünf Schritten zum effizienten Homeoffice:

  1. Per Chat präsent sein – Chatumgebungen haben zwei große Vorteile für Telearbeiter. Erstens ist man für Kollegen sofort erreichbar und räumt mit dem Mythos auf, der Telearbeiter verbummele seine Arbeitszeit im Schwimmbad oder im Kino. Zweitens fühlt sich jeder direkt ins Team einbezogen. Jahrelange Forschung zur Telearbeit zeigt, dass die Synchronität von Live-Chats das Gefühl von Präsenz und Zugehörigkeit sowie das emotionale Wohlbefinden stärkt. Weitere Studien belegen, dass Emoticons das Wir-Gefühl und die Harmonie fördern. Außerdem arbeiten weltweite virtuelle Teams, die sich digital zuzwinkern oder zulächeln, effizienter zusammen und bauen bessere Teambeziehungen auf. In Softwarelösungen wie Microsoft Office 365 sind Chats – inklusive Emoticons – direkt in Skype for Business integriert. So können Mitarbeiter entspannt in Echtzeit kommunizieren. Diese zwanglose Art der Kommunikation ist interaktiver und schneller als ein Telefonanruf.
Buchung ganz einfach: Die Vorteile der Terminplaner-Software

Unternehmen, die Dienstleistungen nach Vereinbarung anbieten – Friseursalons, Zahnarztpraxen, Beratungsfirmen und Anwaltskanzleien – benötigen eine zuverlässige Methode, um Terminbuchungen zu verwalten. Die richtige Onlinelösung bietet leicht zu bedienende Oberflächen für Kunden und Mitarbeiter und praktische Funktionen, die allen Beteiligten Zeit und Geld sparen. Finden Sie heraus, weshalb eine ausgereifte Software für die Terminplanung Ihre täglichen Geschäftsabläufe erheblich vereinfachen kann.

Komfortable Lösung für Kunden

Eine Onlineterminplanung verleiht Kunden mehr Flexibilität. Sie können jederzeit in Ruhe einen freien Termin suchen, buchen oder problemlos verlegen, falls sie einmal verhindert sein sollten – all das, ohne zum Telefon zu greifen. Außerdem können Kunden Terminvereinbarungen einfach per Mausklick in ihren persönlichen Kalender einfügen oder sich per E-Mail erinnern lassen. In einer Zeit, in der 75 % der Millennials ihr Smartphone lieber zum Texten als zum Telefonieren nutzen, können Sie sicher sein, dass die Onlinebuchung für viele immer attraktiver wird.

Unterstützen Sie Ihr verteiltes Team bei der Zusammenarbeit

Wenn Sie vermuten, dass Telearbeit ihren bisherigen Höchststand erreicht hat, liegen Sie genau richtig. Laut einer Studie der Finanznachrichtenagentur Bloomberg "bieten heute 60 Prozent der US-Unternehmen Remote Work-Modelle an – ein gewaltiger Sprung gegenüber 20 Prozent im Jahr 1996". Und auch Länder wie Indien, Indonesien und Mexiko folgen diesem Trend. Da liegt es nahe, dass auch Sie bereits auf Fernarbeit setzen oder zumindest mit dem Gedanken spielen. Die Führung (und das Arbeiten) in einem virtuellen Team unterliegt besonderen Gesetzmäßigkeiten und setzt auf allen Seiten sehr viel Vertrauen voraus.

Bessere Online-Meetings - Was lernen Mitarbeiter von der IT

Immer mehr Beschäftigte arbeiten von zuhause oder unterwegs. Da bieten sich Videokonferenzen an, um mit den Kollegen in Verbindung zu bleiben. Online-Meetings werden immer wichtiger für die Geschäftskommunikation und Zusammenarbeit.

Ihr IT-Team spielt eine wichtige Rolle, um die nötige Technik für virtuelle Meetings bereitzustellen und die Mitarbeiter in der Bedienung anzuleiten. So kann bei der Videokonferenz eigentlich nichts mehr schief gehen und Ihr IT-Team kann sich anderen Aufgaben widmen.

Konferenzsystem prüfen

Vor einem Konferenzanruf sollte man sicherstellen, dass die erforderlichen Plug-Ins und die neueste Technologie verfügbar sind. Einige Minuten vor dem Meeting überzeugen sich die Mitarbeiter dann davon, ob Kamera und Mikrofon ordnungsgemäß angeschlossen und funktionsfähig sind.

Verbindungsprobleme vermeiden

Aufgrund von Netzwerkproblemen ist die Verbindung manchmal verzögert, oder Bild und Ton sind nicht synchron. Um derartige Probleme zu vermeiden, kann das IT-Team den Service höher einstufen und der Videokonferenzlösung Netzwerkpriorität zuordnen, wenn sich Mitarbeiter lokal einwählen. Je nach Anzahl der eingewählten Teilnehmer kann sich die Verbindungsqualität verschlechtern. Dies lässt sich vermeiden, indem nur wichtige Teilnehmer zur Konferenz eingeladen werden oder mehrere Teilnehmer sich als Gruppe einwählen.

IT-Sicherheit - Hotel schützt seine Konzepte und Gästedaten

The LINE ist ein lebendiges, modernes Boutique-Hotel, das in Los Angeles mitten im Herzen von Koreatown gelegen ist. Es besticht durch sein angesagtes Design – angefangen bei der Gebäudearchitektur aus der Mitte der 1990er Jahre über den sonnendurchfluteten Außenpoolbereich in der zweiten Etage bis hin zum urbanen Restaurant Commissary in üppiger Gewächshausatmosphäre unter der Führung von Chefkoch Roy Choi. Im hellen, einladenden Foyer herrscht Tag und Nacht lebhaftes, vergnügtes Treiben – hier will sich keiner auf sein Zimmer zurückziehen.

Mitten in diesem trendigen Ambiente wird gern vergessen, dass das IT-Team von The LINE hinter den Kulissen für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Es erscheint geradezu selbstverständlich, dass die Gäste sichere Verbindungen nutzen, die für den Erfolg des Hotels verantwortlichen Experten unkompliziert miteinander kommunizieren und Dateien austauschen können und die hoteleigenen Designideen geschützt sind, und das in einer Branche, in der es letztendlich auf Kreativität ankommt.

"Unsere Konzepte und Entwürfe, die im The LINE gemeinsam erarbeitet werden, dürfen keinesfalls offengelegt werden", bekräftigt IT-Chef Nick DeMarco. "Die Ideen stehen für die Außenwirkung unserer Marke. Die Ergebnisse dieses kreativen Schaffens müssen geschützt werden."

Sicher in der Cloud zusammenarbeiten

Die Mitarbeiter im The LINE speichern zahlreiche Dokumente – von Umsatzanalysen und Designentwürfen bis hin zu Budgets und Präsentationen – in der Cloud und geben sie bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern häufig weiter. "Diese Daten müssen unbedingt geschützt werden", bekräftigt DeMarco. "Sie sind unser geistiges Eigentum und machen unsere Marke aus. Würden wir den Schutz nicht so ernst nehmen, wären wir viel häufiger Ziel von Social Engineering- und anderen Hacker-Angriffen, sodass viele unserer Ideen in die Hände der Konkurrenz geraten könnten." Geistiges Eigentum ist heutzutage genauso wertvoll wie materielles Eigentum, wenn nicht wertvoller.

DeMarco legt zudem großen Wert auf den Schutz mobiler Daten, weil es bei Angriffen mittlerweile nicht mehr um das "Ob", sondern um das "Wann" geht. Sein Team muss jederzeit reagieren können. "Ich benötige eine Lösung, mit der ich E-Mails auch unterwegs einfach verwalten kann. Das heißt, wenn ich einen Anruf bekomme und kein Büro in der Nähe ist, muss ich in der Lage sein, ein Benutzerkonto spontan zu löschen oder einzufrieren."

Data Analytics sorgt unabhängig von der Branche für zufriedene Kunden und Mitarbeiter

Molly Moon’s ist mehr als eine beliebte Eismanufaktur mit acht Eiscafés im Großraum Seattle. Das Unternehmen steht auch für soziale Gerechtigkeit, die Unterstützung gemeinnütziger Tafeln und Wohnprojekte sowie seine soziale Verantwortung als Arbeitgeber. Molly Moon‘s bietet seiner Belegschaft ein gutes Auskommen, bezahlten Elternurlaub und Krankenstand sowie eine kostenlose Krankenversicherung für Mitarbeiter und ihre Kinder.

Denise Brown ist Finanzchefin bei Molly Moon’s und beschreibt sich scherzhaft als "Eisbällchen-Mathematikerin und Vanilleschoten-Zählerin". Sie jongliert meisterhaft mit Excel-Tabellen und sorgt mit Datenmanagement und Analysen für Durchblick und florierenden Umsatz. Erfahren Sie, wie eine Data Analytics-Software Denise hilft, Kennzahlen wie Mitarbeiterzufriedenheit und Markenerfolg strategisch zu organisieren. Dies sind die Säulen, die Molly Moon’s zu einem sozial verantwortlichen und wirtschaftlich erfolgreichen Unternehmen machen.

 
Unkonventionelle Verwendung von Flussdiagramm-Software

Wenn eine Flussdiagramm-Software ihr Geld wert sein soll, dürfen folgende Standardfunktionen nicht fehlen: Vorlagenlayouts, Shapes, automatische Formatierungen und Cloudkompatibilität. Noch rentabler wird die Software mit erweiterten Optionen wie der Einbindung externer Datenquellen in Diagramme. Mithilfe von Datenverknüpfungen sind Flussdiagramme immer auf dem neuesten Stand, sobald Sie Daten in der zugrunde liegenden Tabellenkalkulation oder in der SQL-Datenbank ändern. Das spart viel Zeit, besonders wenn Flussdiagramme vom ganzen Team genutzt werden. So lassen sich wichtige Statusänderungen – unabhängig von Ort und Endgerät – schnell und einfach kommunizieren. Vor allem bei der Budget- und Urlaubsplanung sind Datenverknüpfungen ein sehr nützliches Instrument.

Es wird deshalb nicht überraschen, dass Datenverknüpfungen ein wesentliches Qualitätsmerkmal professioneller Flussdiagramm-Software sind. Die Technologie ist da, nur die Anwender müssen die Grenzen ihrer Vorstellungskraft sprengen. Hier sind einige Beispiele, die Ihrer Kreativität auf die Sprünge helfen.

Ressourcen zuweisen

Wer in einem Team dafür zuständig ist, Arbeitszeiten und Ressourcen zuzuweisen und zu managen, hat oft alle Hände voll zu tun. Die verfügbaren Arbeitszeiten der Beteiligten müssen immer abrufbar sein, was leider nicht immer der Fall ist. Und falls doch, sickern die Informationen nur Stück für Stück durch – und das auch noch in verschiedenen Formaten und oft unzusammenhängend. Die beste Lösung ist die Visualisierung dieser Informationen an einem zentralen Ort. Die Datenverknüpfung ist ein wichtiger Schritt in diese Richtung.

Cloud-Speicher und Sicherheit. Worauf Sie achten sollten.

Lange Zeit wurde die Cloud als "Technologie der Zukunft" gehandelt. Die Zukunft hat begonnen. Eine gute Speicherlösung in der Cloud gewährt Ihren Mitarbeitern praktisch jederzeit und überall Zugriff auf Dateien. Gleichzeitig erleichtert sie die Dateisynchronisierung, das mobile Arbeiten und die gemeinsame Dokumentfreigabe und -erstellung. Allerdings gehört die Cloud-Speicherung für über 50 Prozent der Unternehmen zu den riskantesten Anwendungsbereichen der Cloud.

Einer der wichtigsten Gründe sind Sicherheitsbedenken. Trotz der großen Datenmengen, die bereits extern gespeichert werden und beweisen, dass die Cloud mindestens genauso, wenn nicht sicherer als lokale Speichersysteme ist, gilt laut Cloud Security Alliance weiterhin die Sicherheit als das größte Hemmnis beim Umstieg in die Cloud. Aus diesem Grund ist ein sicherer Cloud-Speicher besonders wichtig und Anbieter tätigen hohe Investitionen in die Sicherheit ihrer Produkte. Bis 2019 wird allein der weltweite Markt für Cloud-Sicherheit schätzungsweise 8,71 Mrd. US-Dollar erreicht haben.

Trotzdem sind nicht alle Anbieter von Cloud-Speicher gleich, besonders wenn es um die Sicherheit geht. Natürlich müssen Sie bei Ihrer Cloud-Lösung einen guten Preis aushandeln, trotzdem steht die Sicherheit Ihrer Daten immer noch an erster Stelle. Daher sollten Sie bei der Suche nach einem Cloud-Speicherdienst auf folgende Ausschlusskriterien achten und diese Anbieter meiden:

  • Kein guter Ruf – Eine gute Reputation ist auch in dieser Branche unverzichtbar. Bei unbekannteren Unternehmen, die einen scheinbar günstigen Preis bieten, sollten Sie sich vor dem Geschäftsabschluss über Referenzen, die letzte Downtime, Know-how, Serviceangebot usw. informieren. Bedenken Sie auch, dass kleinere Anbieter unter Umständen nicht über die Kapazitäten verfügen, um Ihre Workload zu unterstützen oder Ihr Unternehmen angemessen zu betreuen. Vielleicht sind sie in fünf Jahren gar nicht mehr im Geschäft.

Professionelle E-Mail-Hosting-Services für Ihr Unternehmen

Der Unternehmenserfolg hängt heute mehr denn je von sicheren, professionellen E-Mail-Hosting-Services ab. Ob Kleinunternehmen, mittelständischer Betrieb oder großer Konzern, mit einem gehosteten E-Mail-Dienst sind Sie und Ihr Team praktisch überall produktiver – im Büro, unterwegs und an einem Ort Ihrer Wahl.

Das Angebot an E-Mail-Hosting-Services ist sehr vielfältig. Es gibt keine universelle Lösung für alle Unternehmen, aber die folgenden Überlegungen können Ihnen die Wahl Ihres E-Mail-Hosting-Service erleichtern und Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen. Erfahren Sie hier, worauf kleine, mittelständische und große Unternehmen bei der Suche nach einer gehosteten E-Mail-Lösung achten sollten.

Kleine und mittelständische Unternehmen

Wenn es um E-Mail-Hosting geht, tendieren viele kleine und mittelständische Unternehmen zu kostenfreien E-Mail-Portalen. Davon versprechen sie sich bedarfsgerechte Services zum Nulltarif. Die Rechnung kann aufgehen, aber manchmal bringen kostenlose Angebote ungeahnte Schwierigkeiten mit sich wie:

  • Unprofessioneller Eindruck: Wenn Sie über die E-Mail-Adresse eines Gratisanbieters mit Kunden oder anderen Unternehmen kommunizieren, entsteht leicht ein unprofessioneller Eindruck.
  • Glaubwürdigkeit: Wenn Sie sich jedoch für einen E-Mail-Hostinganbieter entscheiden, der personalisierte E-Mail-Adressen (IhrFirmenname.com) unterstützt, steigern Sie Ihre Glaubwürdigkeit und Ihre Professionalität.
  • Hackerangriffe: Viele kostenlose E-Mail-Hosting-Services bieten nicht die Sicherheitsvorkehrungen, auf die es seriösen Unternehmen ankommt. Ohne bewährte Sicherheitsstandards gerät Ihr Unternehmen schneller ins Visier von Hackern, wodurch auch Ihre E-Mail-Kontakte gefährdet sind. Im schlimmsten Fall können Geschäftsbeziehungen und der Umsatz leiden.
Enterprise Social Network - Vier Optimierungstipps

Soziale Netzwerke bieten in der heutigen Arbeitswelt einen virtuellen Raum, in dem Teams in Echtzeit sicher kommunizieren und an Projekten zusammenarbeiten können – ganz gleich, ob sie sich in unterschiedlichen Niederlassungen, Städten oder Ländern befinden. Hier können Menschen, die sich vielleicht niemals persönlich begegnen, Projektdetails besprechen, Aufgaben verteilen und erledigen, Kundenwünsche klären und zusammenkommen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Teams, die regelmäßig zusammenarbeiten, können das soziale Netzwerk ihres Unternehmens auch nutzen, um sich gegenseitig besser kennenzulernen, mehr über die Fähigkeiten und Ansichten der anderen zu erfahren und als Gruppe zusammenzuwachsen. So werden Teamgeist und Motivation gestärkt.

Genauso wie bei sozialen Netzwerken für die Allgemeinheit geht es bei sozialen Netzwerken für Unternehmen zunächst um den sozialen Aspekt. Sie ermöglichen die Kommunikation in Echtzeit und bieten normalerweise auch spielerische Elemente, beispielsweise Emojis, die die Stimmung des Absenders vermitteln sollen. Enterprise Social Media bieten aber auch jede Menge Business-Funktionen, mit denen Teams ihre Effizienz steigern können. Von den folgenden vier Funktionen profitieren Teams am meisten:

  • Zusammenarbeit an Dokumenten: Dank dieser Funktion können Teams Dokumente direkt im sozialen Netzwerk austauschen, besprechen, bearbeiten und gemeinsam erstellen. Die Ergebnisse, sind aussagekräftiger und umfassender als je zuvor. Zudem haben Teammitglieder die einzigartige Möglichkeit, Inhalte spontan zu bearbeiten und zu teilen, während sie in der Gruppe besprochen werden.
Wichtige Fakten über Cloud Computing in einer mobilen Welt

Wir leben in einer sich ständig verändernden Welt, die von Cloud-, Social- und Mobile-Technologien beherrscht ist. Unternehmen müssen auf strategische Plattformen setzen, um Prozesse zu optimieren, Kunden zu erreichen und ihren Umsatz zu steigern. Cloud Computing ist heute und in Zukunft ein wesentlicher Erfolgsfaktor, der alle Geschäftsprozesse durchdringt. Die weltweiten Ausgaben für Infrastructure-as-a-Service (IaaS) wurden für 2016 auf 16,5 Mrd. USD geschätzt. 2018 soll der Weltmarkt für Software-as-a-Service (SaaS) voraussichtlich auf 67 Mrd. USD anwachsen. Was bringt die Zukunft? 3 Fakten, die Sie über Cloud Computing wissen sollten:

  1. Nicht nur Autos fahren hybrid – Unternehmen, die eine professionelle Cloud-Lösung suchen, wollen bei der Technologiewahl nicht mehr auf ihr Rechenzentrum und die Cloud beschränkt sein. Der Trend geht zu einer flexiblen IT-Infrastruktur, die stufenweise skalierbar ist. Eine Hybrid Cloud vereint beides in einer Lösung. Mit einer Private Cloud im eigenen Rechenzentrum können Unternehmen agiler sein und Ressourcen effizienter verwalten. Die idealen Partner sind Dienstanbieter, die Cloud-Speicherlösungen sowie Sicherungs- und Wiederherstellungsoptionen besonders effizient und kostengünstig bereitstellen.
  2. Das Internet der Dinge (Internet of Things, IoT) = cloudbasierte Services – Von Fahrzeugen über Sicherheitssysteme bis hin zu Kühlschränken und Waschmaschinen ist heute jedes "Ding" vernetzt. International Data Corporation (IDC) rechnet bis 2018 mit 22 Mrd. installierten IoT-Geräten, die die Entwicklung von über 200.000 neuen Apps und Services vorantreiben werden. Dies führt zu einer neuen Generation von Plattformen, die in Zukunft alle über die Cloud kommunizieren werden. Cloudbasierte Services bieten eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Entwicklung und Verwaltung von IoT-Technologien. Dazu zählen vorkonfigurierte Lösungen für die schnelle Umsetzung von IoT-Projekten, die Vernetzung von Geräten für die effiziente Verwaltung mehrerer skalierbarer Assets und die Sammlung wertvoller IoT-Daten und Einblicke, die in vorhandene Geschäftssysteme einfließen.
Geräteübergreifend arbeiten: 3 Tipps, wie Sie Ihre Produktivität steigern

Von: Chris Bailey, Gastautor von Microsoft

Technologie soll Menschen bei der Arbeit unterstützen und nicht einschränken. In der Praxis sieht das oft anders aus. Das weiß auch ein selbsternannter Produktivitätsexperte wie ich. Auch ich agiere oft stundenlang im Autopilot-Modus, wenn ich meine Social-Media-Apps checke. Ablenkungen gehören für uns zum Alltag: Eine gemeinschaftlich von Gloria Mark und Microsoft durchgeführte Studie förderte zutage, dass wir im Schnitt 40 Sekunden ungestört am Computer sitzen, bevor die nächste Unterbrechung naht. Berücksichtigt man, dass der durchschnittliche Nutzer 3,64 vernetzte Geräte besitzt, so wird die Dimension des Problems mehr als deutlich.

Angesichts dieser Zahlen mag es seltsam erscheinen, dass der Schlüssel zu mehr Leistung in geräteübergreifendem Arbeiten liegen soll. Aber haben Sie bitte noch einen Moment Geduld!

Hier verrate ich Ihnen drei Tipps, wie Sie mit geräteübergreifendem Arbeiten ein produktives, kreatives und zufriedenes Arbeitsumfeld schaffen.

1. Ziele unterwegs im Blick behalten. Einer meiner Geheimtipps für mehr Produktivität ist es, mir täglich Ziele zu setzen. Bevor ich abends ins Bett gehe, nehme ich mir beruflich oder privat drei Dinge vor, die ich am nächsten Tag erledigen will. Da ich mich auf drei Dinge beschränke, kann ich schon im Vorfeld zwischen wichtig und unwichtig unterscheiden und meine Aufgaben zielstrebiger angehen. Zusätzlich setze ich mir drei Ziele für die laufende Woche.

Solche Pläne sind jedoch heikel, weil man nicht alles im Kopf behalten kann. Gerade noch voll konzentriert, fegt ein Tweetstorm über ein brisantes politisches Thema im nächsten Moment alle Gedanken weg. Aber auch häufige Dienstreisen sind ein Grund, seine Aufgaben von unterwegs zu organisieren. Allein Beschäftigte in den USA bringen es jährlich auf mehr als 405 Millionen längere Geschäftsreisen.

Die tägliche To-do-Liste ist für mich unverzichtbar. Deshalb synchronisiere ich sie jeden Morgen auf all meinen Geräten. Dazu muss ich nur OneNote öffnen, meine To-dos eingeben und die Liste auf allen Geräten – wie Smartphone, Tablet, Computer oder Smartwatch – abgleichen. Dank der OneNote-App weiß ich immer, was ich zu tun habe.

Molly Moon’s teilt fünf Strategien, wie kleine Unternehmen von Datenanalyse-Software profitieren

Denise Brown ist Controllerin bei der beliebten Eismanufaktur Molly Moon’s in Seattle und nennt sich selbst scherzhaft "Eisbällchen-Mathematikerin". Als sie ihren Job antrat, zückten die Mitarbeiter noch Stift und Papier, um Gehaltsabrechnungen, Personalpläne und die Lagerhaltung zu managen. Schon damals wusste die Controllerin, dass in Daten ungeahnte Potenziale schlummern. Sie benötigte nur die richtige Technologie, um Daten zu sammeln, zu organisieren, zu analysieren und ansprechend zu präsentieren.

Damit wollte Brown in Zukunft bessere Einblicke in den Unternehmensalltag gewinnen und Daten unternehmensweit mit anderen teilen, um neue Impulse anzustoßen. Mit einem selbstentwickelten Tool erstellt die Controllerin heute im Handumdrehen Personalpläne – auf der Basis historischer Umsatzdaten und Besucherzahlen. Pro Filiale kann sie auch verfolgen, welche Eissorte am besten ankommt und wie zufrieden die Mitarbeiter sind. Bei der Eröffnung eines neuen Eissalons in Columbia City, Seattle, hat das Unternehmen kürzlich einmal mehr festgestellt, wie positiv sich die Datenverfolgung auf das Geschäft auswirkt. Lernen Sie fünf Möglichkeiten kennen, wie kleine und mittelständische Unternehmen von einer Datenauswertung-Software profitieren:

  1. "Betriebliche Abläufe werden noch effizienter. Ich habe eine Tabellenkalkulationsmethode entwickelt, mit der wir historische Umsatzdaten mit Personalkosten aus der Vergangenheit verknüpfen können. Und ein weiteres selbstentwickeltes Tool sorgt dafür, dass wir das Folgejahr leichter planen können. Was früher Wochen dauerte, steht nun binnen 20 Minuten als Erstentwurf zur Verfügung."
4 Strategien für die perfekte Unternehmenskommunikation

Von Dianna Booher, Gastautorin von Microsoft

Mein Umdenken in puncto Unternehmenskommunikation begann, als meine 87-jährige Mutter sich am Esstisch zurücklehnte und mit einem tiefen Seufzer sagte: "Jetzt muss ich aber los, meine E-Mails warten auf mich."

Unternehmenskommunikation ist heute der Lieblingsfeind der meisten Beschäftigten. Doch nur wenige Unternehmen können es sich leisten, dieses Thema zu ignorieren. Dabei müssen E-Mails keine lästige Pflicht oder ein Ärgernis für Kollegen und Kunden sein – auf mehr Effizienz kommt es an. Die folgenden vier Strategien helfen Ihnen, den Nutzen zu maximieren sowie Zeit und Aufwand zu minimieren.

Halten Sie automatische Antwort-E-Mails up to date

Als ich kürzlich einen Steuerberater damit beauftragte, Widerspruch gegen meinen Steuerbescheid einzulegen, erhielt ich eine automatische Dankeschön-E-Mail mit einer Telefonnummer für eventuelle Rückfragen. Leider streikte die Website, als ich die nötigen Unterlagen hochladen wollte, sodass ich die angegebene Telefonnummer wählte. Mit dem Ergebnis, dass eine freundliche automatische Stimme mich wieder an die Firmenwebsite zurückverwies.

Das Gleiche passierte mir wenige Tage später mit einer großen Bank. Über eine automatische Ansage wurde mit eine Telefonnummer "für weitere Fragen" mitgeteilt. Unter dieser Nummer erklärte man mir jedoch, dass jetzt eine andere Abteilung für Kundenfragen zuständig sei. Insgesamt wurde ich fünf Mal durchgestellt, bis ich beim richtigen Ansprechpartner gelandet war.

Dieser paradoxe Kreislauf ist an sich nicht unüblich. Doch nicht alle Kunden haben die Geduld, am Ball zu bleiben und auf ein positives Ende zu hoffen. Strapazieren Sie die Geduld und Zeit Ihrer Kunden nicht länger mit falschen und veralteten Informationen, sondern bieten Sie ihnen von Anfang an die richtige Unterstützung.

Nutzen Sie effiziente Kalender- und Projektmanagement-Tools

Vertrauen Sie bei der Planung von Meetings und beim Projektmanagement auf leistungsfähige Lösungen, um die Flut wöchentlicher E-Mails zu bewältigen – und vergessen Sie die Zeiten, als E-Mails noch manuell im E-Mail-System hin und her geschoben wurden. Um produktiv zu sein, kann es sich heute niemand mehr leisten, sein Korrespondenzsystem mit verstreuten E-Mails zu blockieren.

Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Posteingang, damit Sie sich ganz Ihren Kunden widmen können. Und nutzen Sie die geeigneten Lösungen, um Projekte im Team abzuwickeln.

Informationsflut bewältigen: 5 Tipps für mehr Produktivität

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Wir leben in einer Zeit, in der wir mehr Informationen generieren, als das menschliche Gehirn aufnehmen und verarbeiten kann. Auf dem Weg zur Wissensgesellschaft spielt das Miteinander eine immer größere Rolle – vor allem projektbezogene Teamarbeit. Tatsächlich gehören Mitarbeiter heute doppelt so vielen Teams wie noch vor einigen Jahren an. Die Informationsflut wird zum Problem, und es stellt sich die Frage, wie man im Zeitalter von E-Mail, Chat und Social Media produktiv bleiben kann.

Experten schlagen Alarm: Unsere Gesellschaft wird immer süchtiger nach Informationen. Laut einer US-Studie, die kürzlich in der Harvard Business Review zitiert wurde, checken 60 % der Onlinearbeiter ihre E-Mails im Badezimmer, 15 % in der Kirche, und 11 % kontrollieren heimlich die E-Mails ihrer Ehepartner.

Mit welchen Werkzeugen und Ressourcen können wir die Informationsflut bewältigen und produktiv bleiben? Technologie und uneingeschränkter Zugang zu Informationen sind nicht nur Teil des Problems, sondern können auch Teil der Lösung sein. Erfahren Sie hier, mit welchen fünf Tipps Sie die Informationsflut bewältigen können und produktiv bleiben:

1. Informationen vorsortieren und priorisieren

Nicht alle Informationen, die wir verarbeiten, erfordern die gleiche Aufmerksamkeit oder Priorität. Da macht es einen großen Unterschied, wenn wir wissen, welche Informationen wann benötigt werden. Das Kennzeichnen von Informationen mit "hoher Priorität" ist wohl eine der nützlichsten E-Mail-Funktionen, die wir kennen. Genau so wie die Möglichkeit, E-Mails, in denen ich auf CC stehe, in einen separaten Posteingang zu lotsen. Die Technologie entwickelt sich immer weiter, und heute ist es einfacher als je zuvor, wichtige Informationen im Blick zu behalten. Heute gibt es chatbasierte Lösungen wie Microsoft Teams. Damit können Teamkollegen Informationen als wichtig kennzeichnen und ein @-Zeichen vor einen Namen setzen, um die Aufmerksamkeit auf einen bestimmten Sachverhalt zu lenken. So lassen sich wichtige und relevante Informationen herausfiltern, und ich kann mich sofort um eilige Dinge kümmern. Indem ich Informationen priorisiere, bringe ich Ordnung in meinen Posteingang und kann entspannt zusehen, wie die Hauptarbeit automatisch erledigt wird.

Email Analytics: Mit intelligenten E-Mails mehr erreichen

E-Mails können eine frustrierende Angelegenheit sein. Oft feilt man stundenlang an der perfekten Formulierung, ohne zu wissen, ob jemand die Nachricht überhaupt liest.

Dank Email Analytics sind diese Zeiten vorbei. Als Absender sehen Sie auf Anhieb, wie viel Prozent der Empfänger Ihre Nachricht geöffnet und wie lange sie sich im Durchschnitt damit befasst haben – und können nun bessere Entscheidungen treffen. Wenn die Leserate zu wünschen übrig lässt, können Sie den E-Mail-Text umschreiben und durch eine "Call-to-Action" optimieren. Versenden Sie die E-Mail dann erneut, um möglichst viele Leser mit ihrer Botschaft zu erreichen.

Diese E-Mail hat eine Leserate von gerade einmal 50 %. Um die gewünschte Resonanz zu erzielen, kann der Nutzer die Nachricht überarbeiten und erneut versenden.

E-Mails lesen und schreiben – wie Sie den Zeitaufwand im Blick behalten

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie vor lauter E-Mails überhaupt nicht mehr zum Arbeiten kommen? Dann sind Sie nicht allein. Eine Studie1 zeigt, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter 28 % seiner Zeit mit E-Mails verbringt.

Der persönliche Email Analytics-Bericht zeigt den Zeitaufwand für das Lesen und Beantworten von E-Mails an. Wenn die Stundenanzahl zu hoch ist, können die Nutzer diesem Problem gezielt entgegenwirken. Die einfachste Lösung ist der Umstieg auf eine Chatlösung wie Microsoft Teams, die den Austausch kurzer und informeller Nachrichten ermöglicht.

Wenn E-Mails übermäßig viel Zeit beanspruchen, kann dies auch an der Unternehmensstruktur oder an Ihrem Arbeitsstil liegen. Vielleicht haben Sie zu viel Arbeit oder müssen zu viele Entscheidungen treffen. Email Analytics liefert Ihnen konkrete Zahlen, damit Sie Ihren Chef auf die hohe Arbeitsbelastung ansprechen können. Von einer besseren Arbeitsverteilung profitiert schließlich das ganze Team und kann schnellere Entscheidungen treffen.

Dieser Nutzer hat in der vergangenen Woche fast 11 Stunden mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbracht – ein erheblicher Zeitaufwand, auch wenn das Ziel von 12 Stunden noch nicht überschritten wurde.
Strategien der mobilen Arbeit führen zum Erfolg

Seit der Gründung von Scott Photography im Jahr 2012 hat Louis Scott sein Geschäft stetig erweitert – dank mobiler Arbeit. Ein normaler Arbeitstag sieht so aus, dass Scott zwischen mehreren Fotoshootings, Kundenterminen, seinem Atelier und anderen Orten hin und her pendelt. Ob es darum geht, mit einem Auftraggeber Termine für Porträtaufnahmen zu machen oder die endgültige Version eines Vertrags zu übermitteln, mobiles Arbeiten ist der Schlüssel zu Scotts Erfolg. Die folgenden Strategien helfen Scott, seine Projekte auch von unterwegs am Laufen zu halten.

1. Mobile Geräte nutzen. Die Möglichkeit, Dokumente auf dem Smartphone zu erstellen und zu öffnen, spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch besseren Kundenservice.

"Wir leben in einer digitalen Welt, in der fast alles auf Abruf verfügbar ist – egal was und egal wann", so Scott. "Meine Mobilgeräte sind immer mit dabei, sodass ich mich um jeden Kunden kümmern kann, wo immer ich bin. Dank schnellem, professionellem und wettbewerbsfähigem Service sind meine Kunden stets zufrieden mit meiner Arbeit."

Wenn man mehrmals täglich mit seinem Büro "umzieht", muss man nahtlos auf mehreren Geräten arbeiten können, um alles Wichtige zur Hand zu haben.

"Ein Kunde benötigte einmal eine wichtige Vertragsänderung von mir – und das sofort. Da ich gerade unterwegs war, änderte ich den Vertrag einfach auf meinem Mobiltelefon – genauso wie ich es auf dem Laptop getan hätte. Das hat überhaupt keinen Unterschied gemacht."

Mobile Arbeit sorgt bei Scott Photography für Wachstum

In Zeiten schablonenhafter Perfektion und vergänglicher Selfies baut Louis Scott seine berufliche Karriere darauf auf, die authentische "echte" Persönlichkeit seiner Kunden in Szene zu setzen. Die Mission von Scott Photography (mit Sitz in San Antonio, Texas) besteht darin, Unternehmen und Privatpersonen mit künstlerisch anspruchsvollen Portraits zum Erfolg zu verhelfen.

Seit der Gründung von Scott Photography im Jahr 2012 setzt Scott konsequent auf mobiles Arbeiten, um sein Geschäft auszubauen. Auf diese Weise hat er in seinem Atelier alles im Griff und bleibt auch von unterwegs immer up to date: "Ich habe ständig mit Verträgen und Angeboten zu tun. Das bringt uns neue Aufträge und hält das Geschäft auf Erfolgskurs." Ob es darum geht, mit einem Auftraggeber Termine für Porträtaufnahmen zu machen oder die endgültige Version eines Vertrags zu übermitteln, mobile Arbeit über mehrere Geräte hinweg sind der Schlüssel zu Scotts Erfolg.

Mobile Geräte unterwegs nutzen

Durch die Möglichkeit, Dokumente auf dem Smartphone zu erstellen und zu öffnen, spart Scott nicht nur Zeit, sondern kann auch Geschäftschancen besser nutzen – ganz egal, wann und wo sie sich bieten. "Einmal musste ich ein sehr wichtiges Angebot an einen Kunden schicken und war schon fast auf dem Weg ins Atelier, wo mein Computer steht", erinnert sich Scott. "Bis zu diesem Tag wusste ich gar nicht, wie einfach es ist, ein Angebot auf dem Mobilgerät zu schreiben und zu versenden." Wenn man mehrmals täglich mit seinem Büro "umzieht", muss man alles Wichtige zur Hand haben – an praktisch jedem Ort.

Online-Meeting – 6 Erfolgstipps für Ihre Webkonferenz

Wie lange ist es her, dass Sie sich persönlich mit einem Geschäftspartner getroffen haben? Fakt ist, dass Geschäftskontakte heute überwiegend digital gepflegt werden. Obwohl virtuelle Besprechungen und Onlinekonferenzen eine bequeme Alternative sind, lässt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer manchmal zu wünschen übrig. Mangelnde Aufmerksamkeit schmälert den Erfolg von Meetings und erfordert eine intensivere Nachbereitung.

Mit diesen sechs Tipps behalten Sie den Überblick über Ihre virtuellen Meetings und optimieren Ihren Arbeitsalltag.

1. Die Agenda: ein guter Anfang – Sorgen Sie dafür, dass alle auf demselben Stand sind, ganz gleich, ob Sie mit Teilnehmern vor Ort oder am anderen Ende der Welt verbunden sind. Die formale Agenda ist etwas aus der Mode gekommen, aber Sie können sie in moderner Form wiederbeleben. Fügen Sie die Themenpunkte in Ihre Kalendereinladung ein, oder versenden Sie eine Übersicht 24 bis 48 Stunden vor Beginn des Meetings. So wissen alle Beteiligten, was sie auf dem Meeting erwartet. Und wenn Ihnen jemand eine Agenda schickt, heißt es: Lesen ist Pflicht! Auch wer meint, mit dem Projekt oder den Themen vertraut zu sein, kann in der Agenda immer noch wichtige Anhaltspunkte oder Argumente finden. Schließlich will niemand unvorbereitet im Meeting sitzen.

Eine neue Arbeitskultur im globalen Zeitalter

Moderne Teams vereinen Menschen unterschiedlicher Generationen, die über unterschiedlichste Erfahrungen verfügen. Hinzu kommt, dass immer mehr Unternehmen weltweit agieren und kulturelle und geografische Unterschiede in ihren Teams überbrücken müssen. Was können Unternehmen tun, um über Generationen, Kulturen und Distanzen hinweg nahtlos zusammenzuarbeiten?

In der Modern Workplace-Folge "Eine neue Arbeitskultur im globalen Zeitalter" stellen Cam Marston, President bei Generational Insights, und Kelly Joscelyne, Chief Talent Officer bei Mastercard, Strategien für die vernetzte Zusammenarbeit vor. Erfahren Sie, wie Teams noch besser und erfolgreicher zusammenarbeiten und die drei häufigsten Hürden meistern:

So schützen eDiscovery-Dienste Ihre Daten und Ihr Geschäft

Bei der elektronischen Discovery oder eDiscovery werden elektronisch gespeicherte Informationen – wie E-Mails, Präsentationen und Datenbanken – identifiziert, erfasst und aufbereitet, die als verfahrenserhebliche Beweismittel herangezogen werden können.

Unternehmen speichern heute extrem große Datenmengen, was auch den Aufwand für die eDiscovery erhöhen kann. Und obwohl elektronische Dateien naturgemäß dynamischer sind, ist es wichtig, dass die ursprünglichen Dateieigenschaften, Inhalts- und Metadaten, wie Zeit-/Datumsstempel sowie Autor und Empfänger, erhalten bleiben. Auf diese Weise vermeiden Sie bei Rechtsstreitigkeiten eventuelle Vorwürfe der Beweismittelmanipulation.

Die eDiscovery kann mühsam, zeitaufwendig und teuer werden, insbesondere wenn Sie keine IT-Litigation-Software einsetzen, die Unterstützung in Rechtsfällen leistet und die automatische Suche nach Informationen und Dateien (und Metadaten) ermöglicht. Erfreulicherweise gibt es verschiedene eDiscovery-Lösungen, die Unternehmen in verfahrensrelevanten Szenarien unterstützen und schnell die erforderlichen Informationen liefern. Manchmal ist es jedoch schwierig, die Spreu vom Weizen zu trennen. Die folgenden vier Funktionsbereiche von eDiscovery-Plattformen, können bei Rechtsstreitigkeiten den Unterschied ausmachen.

  • Gleichzeitige Schlüsselwortsuche an mehreren Speicherorten: Dank der Möglichkeit, E-Mails, Dokumentportale, Cloudspeicher, Chatdienste und vieles mehr nach Schlüsselwörtern zu durchsuchen, sind rechtsrelevante Dateien, Dokumente und Unterhaltungen schnell gefunden. In einigen eDiscovery-Anwendungen können Sie Ergebnisse in ein Repository exportieren und lediglich den Exportbericht herunterladen. So müssen nicht alle Suchergebnisse exportiert werden, wodurch der eDiscovery-Manager den zu analysierenden Dokumentbereich eingrenzen und Zeit sparen kann.
Emails sichern - Ein kleiner Leitfaden für sichere Email

Die meisten werden nicht überrascht sein, dass E-Mails das Hackerziel Nummer 1 sind, um vertrauliche Unternehmensdaten und Informationen auszuspähen. Noch beunruhigender ist allerdings, dass vor allem kleine Unternehmen ins Visier von Hackern geraten. Allein in den ersten sechs Monaten des vergangenen Jahres verzeichneten Unternehmen mit maximal 250 Mitarbeitern doppelt so viele Cyberangriffe – mit einem durchschnittlichen wirtschaftlichen Schaden von mehr als 188.000 US-Dollars. Laut einer Studie des CSIS (Center for Strategic and International Studies) beläuft sich der Gesamtschaden für die US-Wirtschaft auf 100 Mrd. US-Dollar jährlich.

Das ist auch einer der Gründe, warum der Hackerangriff auf Sony im Jahr 2014 so viel Aufsehen erregte. Viele Unternehmen fragen sich seitdem, wie sie eine solche Gefahr abwenden können. Wenn schon ein so großer Konzern mit einem ausgeklügelten Sicherheitssystem angegriffen wird, was kann dann ein kleines Unternehmen mit begrenzten Ressourcen gegen Hacker ausrichten?

Kein Grund zur Panik! Es gibt verschiedene Wege zu sicheren E-Mails und einem sicheren Unternehmen. Da ein Unternehmen nur so sicher ist wie das schwächste Glied in der Sicherheitskette, kommt es darauf an, die Mitarbeiter in die Sicherheitsstrategie einzubeziehen. Hier die sieben Schritte im Überblick:

  1. Cybersicherheit zügig planen und umsetzen. Mit Strategien für sichere Websites, Zahlungsformationen und Daten geht dieser Plan weit über die Standardsicherheit von E-Mails hinaus. Eines der wichtigsten Themen auf der Agenda bleibt aber die E-Mail-Sicherheit. Die US-Behörde FCC (Federal Communications Commission) hat mit Small Biz Cyber Planner 2.0 ein praktisches Werkzeug entwickelt, das Ihnen die Umsetzung eines eigenen Plans erleichtert.
  2. E-Mail-Verschlüsselung integrieren. Die E-Mail-Verschlüsselung hilft, persönliche Informationen vor Hackerangriffen zu schützen. Verschlüsselte E-Mails dürfen nur von befugten Nutzern geöffnet und gelesen werden. Je nach Ihren Anforderungen in puncto Sicherheit und Bedienkomfort kommen verschiedene Verschlüsselungsmethoden in Frage. Beispielsweise können Sie eine Zusatzsoftware herunterladen oder kaufen und diese mit Microsoft Outlook kombinieren. Oder Sie installieren ein E-Mail-Zertifikat wie PGP (Pretty Good Privacy). In diesem Fall teilen Sie einen gemeinsamen Schlüssel mit jeder Person, die Ihnen eine E-Mail schickt, und verwenden einen privaten Schlüssel zur Entschlüsselung empfangener E-Mails. Eine weitere einfache Lösung ist ein verschlüsselter E-Mail-Dienst eines Drittanbieters. Office 365 bietet sofort einsatzbereite Verschlüsselungsoptionen wie S/MIME und die Office 365-Nachrichtenverschlüsselung. Schon in wenigen Schritten sind diese Dienste einsatzbereit.
Power BI - Produktivitätssteigerung durch Datenvisualisierung

Ein dynamischer Markt und das massive Datenaufkommen sind zwei Gründe, warum die Nähe zwischen dem Vertriebsteam und der Kundenbasis manchmal zu wünschen übrig lässt. Jeden Tag strömen neue Informationen auf die Mitarbeiter ein. Da fällt es schwer, den Überblick über Datasets, Tabellenkalkulationen und zahlreiche Apps zu behalten – mit negativen Folgen für das Wachstum und den Erfolg eines Unternehmens. 90 Prozent der Vertriebsmitarbeiter führen verpasste Geschäftschancen darauf zurück, dass sie nicht alle verfügbaren Informationen nutzen können.

Viele Vertriebsmitarbeiter müssen sich mit lückenhaften Kundendaten begnügen. Dabei könnten sie die Datenvisualisierung als Vertriebsinstrument nutzen, um Einblicke in vorhandene Daten zu gewinnen. Mit der Office 365-Lösung Microsoft Power BI kann Ihr Vertriebsteam alle Daten an einem Ort sammeln, konsolidieren und visualisieren. Der vollständig in der Cloud gehostete Dienst ist kompatibel mit 59 verschiedenen Anwendungen, was die Analyse noch einfacher macht.

3 Strategien, wie Sie Vertriebsdaten visuell abbilden können:

  1. Sofortige Berichte – Unternehmen suchen immer nach Möglichkeiten, um ihre Produktivität zu steigern. Luft nach oben ist beispielsweise im Vertrieb, wo viel Zeit mit komplexen und zeitraubenden, manuellen Berichten vergeudet wird. Das könnte sich mit einem Technologiepartner ändern, der zahlreiche Datenquellen durchforstet und ergebnisorientierte Einblicke liefert. Statt in Tagen können Pipeline-Berichte und Umsatztrends schon in Stunden, Minuten oder sogar Sekunden erstellt werden. So bleibt Ihnen mehr Zeit für zukunftsweisende Strategien.
Mobilität: Das Echtzeit-Marketing-Erfolgsrezept für Oiselle

"Wer fliegen will, muss abheben." Das ist das Credo von Oiselle, einem im Seattle ansässigen Sportbekleidungshersteller, der Laufmode von Frauen für Frauen anbietet. "Loslassen und abheben – welcher Sportler strebt nicht nach Höchstleistungen? Genau das ist auch die Geschäftsphilosophie von Oiselle. Doch um dahin zu kommen, müssen wir schnell und agil sein." 

Die Marke Oiselle lebt von ihrer Community. Auf der Suche nach inspirierenden Momenten jettet das gut vernetzte Marketingteam um die ganze Welt, um live bei Rennen, Events und Camps dabei zu sein. "Das Wichtigste sind für uns die Geschichten, die die Sportlerinnen erzählen", bekräftigt Murray. "Bisher hat man viel zu wenig von diesen Frauen gehört. Das spornt uns an, diesen großartigen Talenten eine Stimme zu geben." Wir sind zur Stelle, wenn unsere Sportlerinnen als erste die Ziellinie überqueren und uns ihre Geschichte erzählen.

Der Konkurrenz immer ein Stück voraus sein

Die Marke Oiselle lebt von ihrer Community, sodass Agilität bei uns groß geschrieben wird. Realtime-Marketing, Kreativität und Inspiration basieren vor allem darauf, dass wir bei Veranstaltungen und Wettkämpfen überall live vor Ort sind.

Mit gerade einmal 25 Mitarbeitern kann Oiselle nicht die Skalenvorteile größerer Sportbekleidungsanbieter nutzen. Um sich im Wettbewerb zu behaupten, muss Oiselle verstärkt auf Agilität setzen. "Reisen gehört in unserem Geschäft zum Alltag, um live von angesagten Events zu berichten", so Murray. "Regelmäßig ist mindestens ein Mitglied der verschiedenen Teams unterwegs. Unsere Mitarbeiter laufen Rennen, leiten Lauf-Camps, begleiten Sportlerinnen, spüren Markttrends auf und sammeln neue Produktideen."

"Unser Ansporn ist, persönliche Geschichten zu erzählen," bestätigt Murray. "Immer live vor Ort zu sein, spiegelt sich auch in unserem Marketingkonzept wider. Um in die Welt unserer sportbegeisterten Kundinnen und Athletinnen einzutauchen, müssen wir mitten im Geschehen sein und exklusive Geschichten mit der ganzen Welt teilen."

Work From Home - Arbeiten von zuhause bietet viele Vorteile

Die Anzahl der mobilen Mitarbeiter hat in den letzten zehn Jahren um mehr als 100 Prozent zugenommen. Kein Wunder, hat sich doch auch die Technologie im selben Zeitraum entscheidend weiterentwickelt. Die Arbeit von zuhause bietet sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter viele Vorteile. Eine bessere Work-Life-Balance steht dabei ganz oben. Nicht nur das – eine Gallup-Umfrage von 2015 zeigt, dass sich Telearbeiter mehr für ihren Job engagieren. Das steigert die Rentabilität, verbessert die mobile Arbeit und wirkt sich positiv auf die Kundenbindung und weitere Geschäftsfaktoren aus.

Mobile Teams haben allerdings mit eigenen Problemen zu kämpfen. Ganz vorne steht die fehlende Verbindung, die Teammitglieder in Kauf nehmen müssen, wenn sie getrennt vom Rest des Teams arbeiten. Im Work-from-Home-Modell sind Telearbeiter nicht selten von ihren Teamkollegen, sondern auch vom Büroalltag abgeschnitten und können so leicht wichtige Mitteilungen verpassen. Eine Untersuchung unter mobilen Vollzeitmitarbeitern in einem chinesischen Reisebüro ergab, dass Telearbeiter nur halb so viele Aufstiegschancen wie ihre Kollegen vor Ort haben. Die folgenden Tipps sollen mobilen Arbeitskräften helfen, ihren Arbeitsalltag so erfolgreich wie möglich zu meistern:

Qualifizierte Mitarbeiter gewinnen und binden

Wenn auch Sie Schwierigkeiten haben, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und zu halten, sind Sie nicht allein. Das Problem betrifft weltweit viele Unternehmen. In Deutschland sehen "60 Prozent der Unternehmen im Fachkräftemangel eine der größten Herausforderungen". Und eine 2017 durchgeführte US-Studie belegt, dass "in den MINT-Berufen rund drei Millionen Fachkräfte fehlen".

Unternehmen jeder Größe tun sich schwer mit der Suche nach Fachkräften. Fakt ist jedoch, dass sich Großkonzerne leistungsfähige, innovative Lösungen für die Personalbeschaffung eher leisten können als kleine und mittelständische Unternehmen. Gerade kleinere Unternehmen müssen deshalb neue Wege gehen, um sich von der Konkurrenz abzusetzen und Facharbeitern ein attraktives Arbeitsumfeld zu bieten. Auf diese Weise finden sie auch Zugang zu hochtalentierten Mitarbeitern. Es gibt keine Standardlösung für alle Unternehmen. Doch mit den folgenden Tipps können kleine und mittelständische Betriebe den Fachkräftemangel in den Griff bekommen.

Moderne Technologien nutzen

Ob im selben Büro oder über große Distanzen hinweg, mithilfe von Onlinetechnologien kann Ihr Team nahtlos zusammenarbeiten. Onlinelösungen sind nicht nur produktiver, sondern sorgen auch dafür, dass wichtige Anwendungen, Dateien und Informationen sofort zur Hand sind. Ihr Team wird flexibler und kann gleichzeitig (und in Echtzeit) an Dateien arbeiten – im Büro, vom Homeoffice, von unterwegs oder schnell zwischen zwei Kundenterminen. Aber auch in Sachen Personalbeschaffung sind Sie mit cloudbasierten Lösungen (und einer effektiven Strategie für Telearbeit) gut aufgestellt. Beispielsweise können Sie Talente außerhalb Ihrer sonst üblichen Reichweite ansprechen, um den passenden Kandidaten für eine Stelle zu finden.

Sechs ideale Aufgaben für die Cloud - Cloud-Speicher und mehr

Die Cloud ist die nicht mehr ganz so geheime Geheimwaffe für mehr Flexibilität und Produktivität sowie geringere Investitionskosten. Viele Jahre scheuten Unternehmen den Umstieg in die Cloud – unter anderem aus Sicherheitsbedenken. Neuere Daten zeigen jedoch, dass die Cloud auf dem Vormarsch ist. Gemäß der fünften jährlichen State of the Cloud Survey von RightScale stieg die Nutzung der Hybrid Cloud im Jahr 2016 auf 71 Prozent – ein kräftiger Anstieg gegenüber 58 Prozent im Vorjahr. 17 Prozent der befragten Unternehmen verwendeten im Erhebungszeitraum bereits mehr als 1.000 virtuelle Maschinen (VMs) in der Public Cloud (verglichen mit 13 Prozent in 2015).

Wenn Unternehmen von "Cloud Computing" reden, meinen sie oft "Cloudspeicher" – und das aus gutem Grund. Dem Cloud Usage Report von Cloud Security Alliance (CSA) zufolge war Cloud-Speicher die Kategorie mit den meisten – aber auch risikoanfälligsten – Cloudanwendungen. Die Cloud hat jedoch mehr zu bieten als nur Cloud-Speicher.

Hier sechs weitere Cloud-Vorteile für Unternehmen:

  1. Mobiler Arbeitsplatz – Die Cloud bietet alle Enterprise-Werkzeuge, damit Mitarbeiter von praktisch überall produktiv sein können. Da E-Mails und wichtige Dokumente online gespeichert sind, lassen sich alle Aufgaben ganz einfach in der Cloud erledigen. Die Dateifreigabe ist ein weiteres schlagendes Argument für den mobilen Arbeitsplatz in der Cloud. Mit einer gehosteten Cloud-Umgebung können Unternehmen den E-Mail-Versand umfangreicher oder vertraulicher Dateien umgehen, indem sie die Dokumente in die Cloud hochladen. Einige Cloud-Speicheranbieter bieten auch die Möglichkeit, Dokumente mithilfe vertrauter Werkzeuge (gleichzeitig!) in der Gruppe zu bearbeiten.
  2. E-Mail – Das Hosten von E-Mails in der Cloud hat den Vorteil, dass Nachrichten von praktisch überall abrufbar sind. Davon profitieren vor allem Mitarbeiter, die unterwegs oder im Homeoffice arbeiten. E-Mails haben in der modernen Geschäftswelt eine unternehmenswichtige Bedeutung und erfordern höchste Zuverlässigkeit. Wenn Sie die Cloud nutzen (statt einen eigenen Exchange-Server zu hosten), müssen Sie sich keine Gedanken mehr über Serververfügbarkeit und die Größe Ihres E-Mail-Speichers machen.
E-Mails archivieren - Was wachsende Unternehmen wissen müssen

E-Mails bestimmen mittlerweile den Büroalltag. Waren sie früher schnell erledigt, ist die Bearbeitung heute zu einer Daueraufgabe geworden, die uns fast automatisch von der Hand geht. Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Bis zum Jahresende haben wir mehr als 215 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen. Und bis zum Ende von 2020? Über 257 Milliarden.

Das sind eine Menge E-Mails.

Aber auch eine Menge wichtiger Informationen. Denken Sie an all die Dokumente, Bilder und Daten, die in einem durchschnittlichen Postfach enthalten sind. Hinzu kommen wichtige Geschäftskorrespondenz, Ergebnisse der letzten Ideenfindung und per E-Mail übermittelte Entscheidungen. Ist Ihr Unternehmen in der Lage, dieses geistige Eigentum angemessen zu schützen? Erfahren Sie, warum wachsende Unternehmen eine E-Mail-Archivierungslösung in Betracht ziehen sollten.

Wenn ein Projektplan scheitert - Sechs wenig bekannte Gründe

Erfolglose Projekte sind teuer. Laut einer Studie von PMI (Project Management Institute) machen Unternehmen pro jeder Milliarde US-Dollar, die sie in Projekte und Programme investieren, 109 Mio. Dollar US-Verlust. Je größer die Projekte sind, desto größer ist auch der wirtschaftliche Schaden. Einer anderen Branchenstudie zufolge, sind große Projekte zehn Mal häufiger vom Scheitern bedroht. Außerdem werden sie zwei Mal häufiger nicht frist- oder budgetgerecht abgeschlossen oder enthalten nicht die vereinbarten Leistungen. Auch wenn kleine und mittelgroße Projekte weniger gefährdet sind, haben sie ihre Tücken, wie erfahrene Projektmanager sicher wissen.

Wo aber liegen die Gründe dafür, dass Projekte ganz oder teilweise scheitern? Laut PMI reichen die Ursachen von neu definierten Prioritäten (40 Prozent) bis hin zu knappen Ressourcen (20 Prozent). Die meisten – wenn auch nicht alle – Risiken lassen sich durch kluges Projektmanagement jedoch in den Griff bekommen.

Erfahren Sie hier sechs Gründe, warum ein Projektplan schnell außer Kontrolle geraten kann:

  1. Unflexible Methoden – Heute zeichnen sich viele Projekte durch eine agile Struktur aus. Ob Marketing, Personalwesen, IT, Fertigung oder andere Branchen, fehlende Agilität und Flexibilität können den Erfolg jedes Projekts zunichtemachen. Seit einigen Jahren geht der Trend zu agilem Projektmanagement, das in der Praxis mit einer Projektmanagement-Software kombiniert wird. Diese Lösung wird sich laut PM Times "in Zukunft noch stärker durchsetzen". Nach einer Studie von PricewaterhouseCoopers ist Scrum das beliebteste (43 Prozent) Agile-Framework für komplexe Aufgaben, gefolgt von Lean & Test Driven Development (11 Prozent) und eXtreme-Programmierung (10 Prozent). In agilen Unternehmen wächst der Umsatz 37 Prozent schneller, und es werden 30 Prozent höhere Gewinne erzielt als in nicht agilen Unternehmen. Weniger als ein Drittel der befragten Unternehmen setzen Agile-Methoden regelmäßig ein.
  2. Low-End-Softwarelösungen – Viele Unternehmen machen auch den Fehler, in eine Low-End-Software zu investieren, die nicht die erforderlichen Funktionen bietet. Und ganze 23 Prozent der befragten Unternehmen setzen überhaupt keine Projektmanagement-Software ein. Leistungsstarke Unternehmen (87 Prozent) haben jedoch erkannt, welche Bedeutung eine effizientere und umfassendere Project Management (PM)-Software für den Projekterfolg hat. Aber nicht jede Software ist gleich. Erfolgreiche Unternehmen nennen Zuverlässigkeit, nahtlose Integration und einfache Bedienung als die wichtigsten Gründe für die Wahl einer neuen Projektmanagement-Software. Die Qualität der Software hängt auch davon ab, ob sie mit gängigen Lösungen wie Office, Office 365, Skype, PowerPoint und SharePoint kompatibel ist und ob sie professionelle cloudbasierte PM-Services enthält. Nur so lassen sich Projekte flexibel und sicher und ohne großen technischen Aufwand bewältigen.
E-Mail-Dienste - Die richtigen Funktionen für Ihr Unternehmen

Wer online arbeitet, kommt heute an E-Mail-Diensten nicht vorbei. E-Mails sind ein wichtiges Instrument, um mit Kunden und Kollegen in Kontakt zu bleiben, Social-Media-Konten einzurichten und Onlinekäufe zu tätigen. In der modernen Welt hat praktisch jeder Zugang zu einem E-Mail-Programm, das den Alltag wesentlich leichter macht. Laut einer Studie der Radicati Group nutzten 2017 fast 50 % der Weltbevölkerung E-Mail-Dienste. Bis 2021, so die Prognose, wird die Anzahl der weltweiten E-Mail-Nutzer auf über 4,1 Mrd. ansteigen. Diese Zahlen belegen eindrucksvoll, wie wichtig E-Mail-Plattformen heute sind.

Moderne E-Mail-Dienste können mehr als nur Nachrichten verschicken und empfangen. Ständig neue Funktionen sorgen dafür, dass Privatpersonen und Unternehmen nahtlos kommunizieren können und eine Auswahl an Werkzeugen zur Hand haben, die ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Doch jedes Unternehmen hat seine individuellen Anforderungen. Lernen Sie im Folgenden "Standardfunktionen" und "erweiterte Funktionen" kennen, um herauszufinden, welcher E-Mail-Client am besten zu Ihnen passt.

Mobile Data Security - Erfüllt Ihre Lösung alle Anforderungen?

Ob Sie als Kleinunternehmer oder für einen multinationalen Konzern tätig sind, die Sicherheit mobiler Daten sollte jeden im Unternehmen angehen und zu den vordringlichsten Aufgaben der IT gehören. Der unaufhaltsame Trend zur Cloud und die neue BYOD-Mentalität (Bring Your Own Device) führen dazu, dass praktisch jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten hat. So sind Ihre Daten Sicherheitsrisiken durch Hacker, Viren und andere Angreifer ausgesetzt.

Möglicherweise ist Ihnen die Situation bereits bewusst, sodass Sie Vorkehrungen zum Schutz mobiler Daten getroffen haben. Allerdings stellt sich die Frage, ob Ihre Sicherheitslösung genügend Schutz vor der zunehmenden Bedrohung mobiler Daten gewährleistet. Hier einige Funktionen, auf die es bei der Wahl der richtigen Sicherheitslösung für mobile Daten ankommt.

  • Container oder Personas auf Geräteebene: Mithilfe von Containern oder Personas auf Geräteebene kann Ihr IT-Team auf dem BYOD-Gerät eines Nutzers eine Umgebung oder einen Container einrichten, in dem Ihre Geschäftsanwendungen ausgeführt und durch spezifische Protokolle geschützt werden. So muss das Sicherheitskonzept nicht auf das gesamte Smartphone angewendet werden, Ihre Daten sind trotzdem geschützt, und das Gerät kann weiterhin uneingeschränkt für private Zwecke genutzt werden.
Schützen Sie die Umwelt und arbeiten Sie einfach von zuhause

Ganz gleich, ob das Homeoffice bei Ihnen schon zum Alltag gehört oder ob Sie ein Programm für Telearbeit entwickeln, Sie profitieren in jedem Fall von motivierten und loyalen Mitarbeitern und können Ihre Umweltschutz- und Nachhaltigkeitsziele wesentlich leichter erreichen.

Laut einer 2015 von Fraunhofer USA für die Consumer Technology Association durchgeführten Studie "reduziert Telearbeit die Anzahl der zurückgelegten Meilen pro Telearbeiter um fast 1.400 Meilen (gewichteter Mittelwert)". Dadurch reduziert sich der Gesamtenergieverbrauch in den Vereinigten Staaten um 10.700 Kilowattstunden, was dem jährlichen Stromverbrauch von fast 750.000 Haushalten entspricht. Darüber hinaus kommt die Studie zu dem Schluss, dass die jährlichen Treibhausgasemissionen durch Telearbeit um schätzungsweise 5,9 bis 8 Millionen metrische Tonnen gesenkt werden.

So weit so gut – aber wie steht es um die Fähigkeit Ihrer Mitarbeiter, qualitativ hochwertige Teamarbeit zu leisten und die Erwartungen des Unternehmens zu erfüllen? Der Schlüssel dazu liegt in der Technologie. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Lösungen vor, die Ihnen helfen, produktiv im Team zu arbeiten und die Umwelt zu schützen.

Computer und Smartphone

Ein Computer und ein Smartphone gehören zur Grundausstattung jedes Telearbeiters. In einigen Fällen arbeiten Mitarbeiter mit firmeneigenen Computern und Smartphones, aber eine 2015 von Pew Research Center durchgeführte Studie förderte Interessantes zutage: 73 % der erwachsenen US-Amerikaner besitzen einen eigenen Laptop oder Desktopcomputer, 45 % einen eigenen Tablet und 92 % ein eigenes Mobiltelefon oder Smartphone. Es ist also sehr wahrscheinlich, dass Ihr Team bereits über stets aktuelle Sicherheitssoftware und Online-Cloudspeicher verfügt und deshalb nicht auf firmeneigene Computer oder sonstige Geräte angewiesen ist.

Digital Storytelling: Einblicke in Erfolg verwandeln

"Wir erzählen uns Geschichten, um zu leben." Mit dem Titel ihres 1979 erschienenen Buchs erinnert Joan Didion an ein uraltes Prinzip, das bis in die heutige Zeit gilt. Nur verfügen wir heute über viel mehr Möglichkeiten, um unsere Geschichten zu erzählen und zu teilen. Beispielsweise können wir HD-Videos per Smartphone aufnehmen und bearbeiten und auf beliebig vielen sozialen Plattformen posten: Facebook, Snapchat, Instagram, YouTube und viele mehr. Diese Multimedia-Plattformen zeichnen sich dadurch aus, dass sie Text, Bilder und Audio vereinen. Wir erreichen Millionen von Followern, ohne jemals einen Fuß in eine Agentur oder ein Verlagshaus gesetzt zu haben. Und wir teilen unsere Gedanken und Ansichten mit einem Publikum, das uns wirklich zuhört. 70 % der YouTube-Abonnenten im Teenageralter identifizieren sich stärker mit YouTube-Stars als mit Prominenten im klassischen Sinn.

Marketingexperten aufgepasst!

Mit Digital Storytelling erreichen Sie nicht nur Ihre Zielgruppe, sondern können Kunden auch aktiv einbeziehen und von ihnen lernen. Wir zeigen Ihnen, wie Unternehmen mit Digital Storytelling neue Einblicke gewinnen und ihren Erfolg steigern können.

Ehrliches Feedback in Erfolg umsetzen

Wenn Menschen ihre eigene Geschichte erzählen, sprechen sie von Dingen, die ihnen am Herzen liegen und die sie glücklich machen. Ob mit einem Schminkvideo oder der Bewertung eines Videospiels, Meinungsmacher teilen ihre Ansichten und beeinflussen ihr Publikum. Es lohnt sich, ihnen zuzuhören – auch wenn Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nicht in den höchsten Tönen gelobt wird.

Gewinnen Sie diese Schlüsselpersonen für Ihre Ziele, denn sie sind genau so leidenschaftlich, wissbegierig und engagiert bei der Sache wie Sie selbst. Diese Personen haben sich lange damit beschäftigt, warum Produkt X besser als Produkt Y ist und wollen ihr Wissen mit der Öffentlichkeit teilen. So helfen sie anderen, die richtige Kaufentscheidung zu treffen. Wenn das Urteil positiv ausfällt, können Sie sich über jede Menge kostenloser Werbung freuen.

CRM für kleine Unternehmen – der Schlüssel zum Erfolg

Ein Mann und eine Frau in einer Businessumgebung, die auf einen Computer auf einem Tisch schauen

Als selbstständiger Unternehmer wissen Sie, wie sich negative Kundenerfahrungen auf Ihr Geschäft auswirken können und wie wichtig der Kundenservice ist, um Kunden an sich zu binden. Unternehmen jeder Größe scheitern jedoch oft an der Herausforderung, ihren Kunden den bestmöglichen Kundenservice zu bieten. Laut dem 2018 Serial Switchers-Bericht von NewVoiceMedia "kostet schlechter Kundenservice US-Unternehmen mehr als 75 Mrd. US-Dollar pro Jahr" – ein enormer Anstieg gegenüber 62 Mrd. US-Dollar im Jahr 2015. Darüber hinaus berichtet Forbes, "dass es Markenunternehmen oft nicht gelingt, eine emotionale Bindung aufbauen, um loyale Kunden zu gewinnen". 67 % der befragten Kunden nannten "eine negative Erfahrung als Grund für den Wechsel zu einer anderen Marke".

Ein exzellenter Kundenservice hilft, einen stabilen Kundenstamm aufzubauen, mit dem Unternehmen auch wirtschaftliche Flauten überstehen. Wie Sie Ihr Ziel erreichen, entscheiden Sie letztlich selbst.

Der klassische Kundenservice sieht so aus, dass Unternehmen Käufe, Fragen und Probleme ihrer Kunden in einer Tabelle oder einem Kalender sammeln und am Ende des Tages hoffen, dass jeder Anrufer oder E-Mail-Kontakt die gewünschten Informationen erhält. Eine CRM (Customer Relationship Management)-Software sorgt dafür, dass Sie immer für (aktuelle, ehemalige und potenzielle) Kunden da sein können. Auf diese Weise können Sie alle Kundenfragen beantworten, die Kundenhistorie lückenlos abrufen und durchgehend einen exzellenten Service bieten. Mit CRM sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern können auch enge Kundenbeziehungen aufbauen und pflegen sowie Fans gewinnen, die gratis Werbung für Sie machen. All das macht Ihr Unternehmen noch stärker.

Wie Sie den ROI für Online-Meetings berechnen

Von Dianna Booher, Gastautorin von Microsoft

Behalten Sie Ihre Kosten im Blick – nicht etwa abstrakte Branchenrichtwerte, sondern die konkreten Zahlen Ihres Teams. Mit Online-Meetings können Sie Unsummen an Zeit und Reisekosten sparen und die Produktivität steigern – sofern ein Meeting überhaupt nötig ist.

Berechnen Sie den ROI (Return on Investment) für alle Ihre Meetings. Finden Sie heraus, welche persönlichen Meetings durch Online-Meetings ersetzt werden können – und sollen – und welche ganz und gar überflüssig sind.

Berechnen Sie Ihren ROI

Professionelle Eventmanager und Seminarveranstalter können genau beziffern, welchen ROI sie von ihrem Kapitaleinsatz erwarten. Die Kosten pro Meeting werden übersichtlich in Tabellenform aufgeschlüsselt – zum Beispiel Raummiete, Referentenhonorar, Verpflegung, Rahmenprogramm, Werbekosten und vieles mehr. Eine zweite Tabelle dient dazu, die Einnahmenseite im Blick zu behalten wie z. B. Teilnahmegebühren, Anmeldungen vor und nach der Veranstaltung, Produktverkäufe und Vorleistungen. Zum Schluss wird der Ertrag anhand einer Tabellenkalkulation ermittelt, gestaffelt nach Teilnahmequoten von 100 Prozent, 90 Prozent, 80 Prozent usw.

Gewusst wie: Die richtige Intranet-Software für Ihr Unternehmen

Ein Mann vor einem Wandmonitor in einem Serverraum

Von Sam Marshall, Gastautor von Microsoft

Heute zeige ich Ihnen, wie Sie die richtige Intranet-Software für Ihr Unternehmen finden und welche Kriterien bei der Auswahl zu berücksichtigen sind.

So überschaubar ein Business Case auch sein mag, nutzen Sie dieses Instrument, um die Erwartungen an Ihr künftiges Intranet aufzuschlüsseln. Binden Sie die wichtigsten Beteiligten und Mitarbeiter ein, um die richtigen Prioritäten zu setzen. Die Kosten für ein Intranet können sich von ein paar bis hin zu mehreren hundert Euros pro Person belaufen. Damit Sie Ihr Budget sinnvoll einsetzen, sollten Sie in etwa wissen, worauf es in Ihrem Unternehmen ankommt.

Erst danach befassen Sie sich mit Produktmerkmalen, Anbietern und technischen Anforderungen.

Die Produktmerkmale

Jede Intranet-Software bietet die Möglichkeit, Seiten anzulegen und Nachrichten zu veröffentlichen. Und fast alle unterstützen Social Media-ähnliche Funktionen wie Likes, Kommentare und das Teilen von Inhalten. Aber auch auf Mobilgeräten müssen diese Dinge einwandfrei funktionieren.

Einfache Bedienung ist das, worauf es bei einer Intranet-Software ankommt. Farben und Logos lassen sich vielleicht schnell ändern, aber gilt dies auch für Anpassungen der Benutzeroberfläche? Gerade darauf kommt es aber an, wenn Intranet-Nutzer Informationen veröffentlichen, andernfalls fristet Ihr Intranet ein Schattendasein.

Manche Plattformen sind flexibler als andere – ein entscheidender Vorteil, wenn Sie weitere Systeme integrieren oder Funktionen anpassen wollen.

Hersteller und Partner

Für Unternehmen, die erstmalig ein Intranet implementieren, ist qualifizierter Support oft wichtiger als die Softwarebereitstellung. Einige Hersteller bieten Services an, und größere Plattformen wie SharePoint verfügen über ein weit gespanntes Partnernetzwerk. Die wichtigsten Kriterien:

  • Langfristige Kundenbeziehung. Verfügt der Hersteller über eine Niederlassung vor Ort sowie Erfahrungen und Know-how in Ihrer Branche?
  • Umfassendes Service-Angebot. Bietet der Hersteller nur technischen Support oder zusätzliche Unterstützung für das Design, die Inhalte und die Einführung des Intranets?
  • Leistungsniveau der Software. Wie häufig werden Updates veröffentlicht? Gibt es eine aktive Community?
  • Erfolgsbilanz des Anbieters. Wie bekannt ist der Anbieter? Besteht die Möglichkeit, sich mit aktuellen Kunden auszutauschen? Zu welchen Zeiten ist der Support erreichbar?
Kundendaten - Innovationen und Verletzung der Privatsphäre

Datenschutz ist heute ein Thema, das jeden angeht. Nie zuvor waren so viele Informationen an so vielen Orten verfügbar.

Im Prinzip spricht nichts dagegen, Daten zu sammeln und zu verarbeiten. Im Gegenteil: Unternehmen benötigen Daten, um Kunden die gewünschten Produkte und Dienstleistungen anzubieten. Die Frage ist nur, wo die Grenze zwischen der innovationsfördernden Nutzung von Kundendaten und der Verletzung der Privatsphäre verläuft. Die Modern Workplace-Folge vom 11. Oktober zeigt, wie Unternehmen in dieser schwierigen Frage die richtige Entscheidung treffen.

 

Erfahren Sie von Hillery Nye, Chief Privacy Officer bei Glympse, warum sich das Start-up bewusst gegen das Sammeln von Daten entscheidet und stattdessen Echtzeitdaten aus seiner Bewegungsprofil-App nutzt. Natürlich sammelt auch Glympse Kundendaten für bestimmte Zwecke – aber ohne dass die Daten gespeichert werden. Auf die Frage, warum das Unternehmen freiwillig auf Chancen zur Monetarisierung von Kundendaten verzichtet, weiß Nye eine einfache Antwort: Unternehmen profitieren mehr, wenn sie sozial verantwortungsvoll handeln und Datenschutz zu ihrem Programm machen. In dem Webcast berichtet Nye, wie sich Datenschutzrichtlinien auf eine Marke auswirken und wie Unternehmen Richtlinien und Unternehmensstrategie besser aufeinander abstimmen können.

Daten und Tabellenkalkulationen – das Fundament für vertrauensvolle Kundenbeziehungen

Daten, Organisation und Technologie sind für viele Branchen unverzichtbar – nicht nur für Büroarbeiter und Technologieunternehmen. Bei McCownGordon Construction setzt das Baustellenteam Smartphones oder Tablets genau so selbstverständlich wie Gabelstapler oder Betonmischer ein.

Paul Cook ist Bauleiter bei McCownGordon und behält von der Materialbeschaffung bis hin zur Budgetplanung alle Aktivitäten auf der Baustelle im Blick. Er erzählt uns, warum moderne Analytics- und Produktivitätswerkzeuge so wichtig im Baugewerbe sind.

F: Welche Aufgaben hat der Projektplaner und wie sind Sie mit ihm vernetzt?

A: Ein Projektplaner rechnet aus, was jeder Arbeitsschritt auf der Baustelle kostet. Er ist die Schnittstelle zum Auftraggeber und erstellt das Angebot für die zu erbringenden Leistungen. Mein Part ist es, die nüchternen Zahlen mit Leben zu füllen. Beispielsweise kann ich abschätzen, ob ein Preis für eine bestimmte Arbeit realistisch ist. Manchmal geht bei der Preiskalkulation auch etwas unter, und dann kann ich Klarheit in die Sache bringen.

F: Welche Rolle spielen Tabellenkalkulationen bei Ihrer Zusammenarbeit?

A: Jesse sammelt alle Informationen in einer Tabelle. Diese gehen wir Posten für Posten durch, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wurde.

F: Wie wichtig ist es für Jesse und Sie, alle Informationen vor Projektstart zu sammeln und zu organisieren?

A: Wenn man im Baugewerbe ohne Plan an eine Sache herangeht, sind Fehler praktisch vorprogrammiert. Das ist der Grund, warum Jesse und ich diese Vorarbeit leisten. Wir machen eine gründliche Planung, damit unsere Projekte ein Erfolg werden. In unserer Branche geht es um Zeit und Geld. Um auch in Zukunft mithalten zu können, müssen wir organisiert an die Arbeit gehen.

F: Welche Rolle spielen Tabellenkalkulationen für Entscheidungen, die Sie auf der Baustelle treffen?

A: Tabellenkalkulationen zeigen uns, wie sich unsere Entscheidungen auf die Termin- und Kostenplanung auswirken. Falls nötig, können wir schnell eingreifen und den Ablauf ändern.

F: Auf einer Baustelle herrscht oft hektischer Betrieb. Welche Rolle spielen Tabellenkalkulationen, um Ihnen und Ihrem Team die Termin- und Aufgabenplanung zu erleichtern?

A: Mit einer Tabellenkalkulation können wir die Arbeitsschritte organisieren und sie dem Team klar und präzise mitteilen. So weiß jeder, was er wann zu tun hat.

F: Welche Rolle spielt Technologie beim Budgetmanagement von Projekten?

A: Tabellenkalkulationen helfen uns, im Budgetrahmen zu bleiben. Beispielsweise können wir schnell Ausreißer in unseren gesammelten Informationen erkennen und entsprechend handeln.

F: Hilft Technologie, vertrauensvolle Kundenbeziehungen aufzubauen?

A: Ja. Je transparenter unsere Informationen sind, desto schneller gewinnen wir das Vertrauen der Kunden. Mit konkreten Zahlen können wir den Projektstatus aufzeigen und jeden Einzelnen einbeziehen – ob Geschäftsleitung, Kunden oder andere Projektbeteiligte. Die Technologie sorgt dabei für reibungslose Kommunikation.

F: Welche Rolle spielt Technologie, um Beziehungen mit Geschäftspartnern aufzubauen?

A: Dank Technologie können wir noch schneller Informationen mit unseren Geschäftspartnern austauschen. So weiß jeder, was von ihm erwartet wird und welches seine Projektaufgaben sind. Das Baugewerbe ist in verschiedene Bauhandwerke unterteilt. Mithilfe von Technologie können wir alle Arbeiten koordinieren, damit jeder seine Pflichten kennt. Mithilfe von Tabellenkalkulationen beziffern wir die einzelnen Bauleistungen, die zusammen den Endpreis für das Bauvorhaben ergeben.

F: Kann man erkennen, wohin das Geld im Projekt fließt, wenn Arbeitsschritte und Daten wie beschrieben organisiert werden?

A: Ja, wir haben genau im Blick, wohin das Geld im Projekt fließt. Wir schlüsseln die Daten einfach in Kategorien auf und können anhand einzelner Kategorien feststellen, welche Leistung erbracht wurde und wie sie abgerechnet wird.

Wie Datenbank-Software die Effizienz und den Erfolg steigert

Erfahren Sie, welche Vorteile sich durch den Einsatz von Datenbank-Software für Ihr Unternehmen ergeben und welchen Mehrwert die Datenanalyse bietet. Für McCownGordon, ein Bauunternehmen aus Kansas City, liegen die Vorteile einer datengestützten Lösung klar auf der Hand: Einblicke, Produktivität und die reibungslose Organisation der Arbeits- und Kundenbeziehungen.

"In meinem Job dreht sich alles um Daten", erzählt uns Jesse Dull, Projektplaner bei McCownGordon.

McCownGordon koordiniert das ganze Baumanagement – von der Konzeption der Entwürfe bis zur Realisierung des Bauvorhabens. Um Budget, Lieferanten und Materialbedarf im Blick zu behalten, müssen die Mitarbeiter enorme Datenmengen durchforsten und auswerten. Mit einer Datenbank-Software haben Projektplaner alle Zahlen im Griff und können vertrauensvolle Kundenbeziehungen aufbauen und Projekte (mit Hunderten von Mitarbeitern) auf Kurs halten.

Der virtuelle Aktenschrank

Die Suche nach Lieferanten gehört für Projektplaner zum Alltag – und damit das Einholen von Angeboten, um je nach Anforderungen und Budget die besten Partner zu finden. "Pro Projekt erhalten wir 50 bis 100 Angebote", so Dull. "Am Anfang druckte ich noch jedes Angebot aus und hatte die Unterlagen in einem kleinen fahrbaren Aktenschrank immer mit dabei."

Heute hat niemand mehr die Zeit, sich durch Berge an Akten zu wühlen. "Eine der größten Herausforderungen in unserer Branche ist, dass Budgets und Kalkulationen immer schneller zur Hand sein müssen. Dank Onlinedatenmanagement verfügen wir stets über aktuelle Informationen und können die Arbeit im Team reibungslos koordinieren."

Im Zeitalter von Produktivitätswerkzeugen und Onlinespeicher kann Dull seinen fahrbaren Aktenschrank gegen etwas Komfortableres austauschen – sein Smartphone. "All unsere Daten stehen uns jetzt in gemeinsamen Notizbüchern und im Datenbankmanagementsystem zur Verfügung. Somit fristen Daten kein einsames Dasein mehr in Aktenschränken, sondern sind für alle Projektmitglieder abrufbar."

Transparenz schafft Vertrauen

Bevor ein neues Projekt in Angriff genommen wird, müssen Bauunternehmer eine vertrauensvolle Beziehung mit ihren Kunden aufbauen. Dabei spielen Daten eine wichtige Rolle. "Den Erfolg von McCownGordon verdanken wir unserem Bauplanungsteam. Wir schaffen Vertrauen durch Transparenz, indem wir den Auftraggebern Einblicke in alle Abläufe geben."

Für Kunden, die keine Insider im Baugeschäft sind, müssen Projektdetails klar verständlich sein, damit sie den richtigen Baupartner finden. Und da jeder Kunde anders ist, müssen Projektplaner alle Projektdaten verstehen, einbeziehen und klar und verständlich aufbereiten.

"Wenn wir Kunden aus dem Finanzbereich haben, die alles bis in kleinste Detail verstehen wollen, gehen wir gemeinsam die Zahlen und Posten durch", erklärt Dull. "Anders sieht es zum Beispiel bei kirchlichen Bauvorhaben aus. Hier stehen technische Details nicht so sehr im Fokus, sodass wir einen Gang zurückschalten und eine allgemeine Kostenaufstellung präsentieren können. Etwa so: Die Kosten für den Altarraum belaufen sich auf Summe X und die Kosten für Gemeinschaftsbereiche auf Summe Y. Wir versetzen uns in den Kunden hinein und sprechen seine Sprache, um unser Nutzenversprechen einzuhalten."

McCownGordon lässt Datenvisualisierungen für sich sprechen, um Zahlen verständlich zu präsentieren. "Da Tabellenkalkulationen nicht jedermanns Sache sind, präsentieren wir Projekt- und Kostenpläne in grafischer Form", so Dull. "Je nach Kunde verwenden wir zum Beispiel ein Kreisdiagramm oder ein Balkendiagramm, in dem die verschiedenen Bauleistungen durch Balken visualisiert werden. Jede Grafik wird individuell auf den Kunden zugeschnitten."

Projekte auf Kurs halten

Wenn der Betonlaster rollt und die erste Bauphase beginnt, spielt die Datenbank-Software weiterhin eine wichtige Rolle. Während des ganzen Projektverlaufs können unerwartete Ereignisse, Budgetänderungen und sogar widrige Wetterbedingungen den Plan durcheinander bringen. Projektplaner sind eng mit dem Bauteam vernetzt, zum Beispiel mit Bauleiter Paul Cook, der alle Aktivitäten im Blick behält. So lassen sich Bauprojekte termin- und budgetgerecht abschließen, auch wenn es zwischendurch Komplikationen gibt.

"Um Projekte wieder auf Kurs zu bringen, stehen uns umfangreiche Daten für detaillierte Kosten- und Materialschätzungen zur Verfügung. Diese Einblicke helfen den Kunden, Dinge zu verstehen und sichere Finanzentscheidungen zu treffen", erläutert Dull.

Bauleiter Cook erklärt, warum Onlinewerkzeuge unverzichtbar sind: "Tabellenkalkulationen zeigen uns, wie sich Entscheidungen auf unsere Termine und Kosten auswirken. Falls nötig, können wir schnell eingreifen und den Ablauf ändern", sagt Cook.

Der Schlüssel zum Erfolg

Zwei Ziele haben bei McCownGordon hohe Priorität: Bauvorhaben reibungslos umsetzen und vertrauensvolle Kundenbeziehungen aufbauen. "Besonders das Vertrauen ist wichtig", so Dull. "Es zeigt, wie wir als Unternehmen sein wollen und spiegelt unsere Grundwerte wie Integrität, Leistung und Kundennähe wider. Unsere Kunden sollen wissen, dass wir hinter ihnen stehen und ihre Interessen umsetzen. Das macht den Erfolg unseres Unternehmens aus."

Das Erfolgsrezept von Unternehmen wie McCownGordon liegt in der effizienten Verwaltung und Analyse von Daten (in Englisch). Das weiß auch Bauleiter Cook: "In unserer Branche geht es um Zeit und Geld. Um auch in Zukunft mithalten zu können, müssen wir organisiert an die Arbeit gehen."

Die Vorteile sozialer Netzwerke: Fotos teilen in der Social Media-Welt

In den Social Media geht es hauptsächlich darum, Informationen und Ideen auszutauschen. Angesichts von Milliarden regelmäßiger Social Media-Nutzer lässt sich eins mit Sicherheit behaupten – dass der Nutzer von heute gerne und viel teilt.

Betrachten wir beispielsweise einige beliebte Plattformen. Ein durchschnittlicher Tag lässt sich wie folgt in Zahlen ausdrücken:

Das neue mobile Social Networking

Menschen vernetzen sich, um Kontakte zu knüpfen. Daher überrascht es nicht, dass soziale Netzwerke unser Leben mittlerweile immer mehr durchdringen. Abgesehen davon haben immer mehr Menschen ein extrem leistungsfähiges Werkzeug zum sozialen Netzwerken praktisch ständig dabei – und zwar in Form ihres Mobiltelefons. Mehr als 9 von 10 amerikanischen Erwachsenen nutzen Mobiltelefone. Smartphones, die Internetzugang und mobile Apps bereits standardmäßig bieten, werden mit am häufigsten verwendet, um in Verbindung zu bleiben. Und eine der wichtigsten Mobiltelefonfunktionen, die sozialen Netzwerken zum Erfolg verholfen hat, ist die Kamera.

Kameras sind für einen großen Teil der geteilten Inhalte verantwortlich. Im Jahr 2013 belief sich die Anzahl der täglich auf Facebook hochgeladenen Fotos auf 350 Mio. Innerhalb weniger Jahre hat das Smartphone Millionen von Nutzern mit einer Digitalkamera ausgestattet und das Teilen der Fotos einfacher denn je gemacht.

Der Austausch von Fotos ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die bekanntesten sozialen Netzwerke. Tatsächlich bestand Facebook in den Anfängen aus einem losen Fotoverzeichnis. Und obwohl die Plattform seitdem deutlich gewachsen ist, gehören Fotos immer noch zu den wichtigsten Inhalten im Netzwerk.

Im Jahr 2012 erwarb Facebook mit Instagram den Onlinedienst zum Teilen von Fotos. Im Gegensatz zu anderen Netzwerken war Instagram anfangs ausschließlich auf Fotos beschränkt, sodass Nutzer innerhalb der App einzelne Fotos hochladen konnten. Jeder konnte anderen Konten folgen, und die Fotos wurden in einem chronologischen Feed präsentiert. Dieses einfache Konzept – das Teilen von Fotos – machte Instagram in nur zwei Jahren zu einem Milliardenunternehmen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Nutzer auf beliebten Foto-Sharing-Websites zahlreichen Konten aus den unterschiedlichsten Kategorien folgen. So können sie im selben Feed preisgekrönte Bilder von National Geographic, Frühstücksfotos vom Nachbarn und niedliche Katzenvideos verfolgen. Manche haben mithilfe von Foto-Sharing-Apps erfolgreich ihre eigene Marke aufgebaut. All das können Fotos leisten.

Email Analytics: Mit intelligenten E-Mails mehr erreichen

E-Mails können eine frustrierende Angelegenheit sein. Oft feilt man stundenlang an der perfekten Formulierung, ohne zu wissen, ob jemand die Nachricht überhaupt liest.

Dank Email Analytics sind diese Zeiten vorbei. Als Absender sehen Sie auf Anhieb, wie viel Prozent der Empfänger Ihre Nachricht geöffnet und wie lange sie sich im Durchschnitt damit befasst haben – und können nun bessere Entscheidungen treffen. Wenn die Leserate zu wünschen übrig lässt, können Sie den E-Mail-Text umschreiben und durch eine "Call-to-Action" optimieren. Versenden Sie die E-Mail dann erneut, um möglichst viele Leser mit ihrer Botschaft zu erreichen.

Diese E-Mail hat eine Leserate von gerade einmal 50 %. Um die gewünschte Resonanz zu erzielen, kann der Nutzer die Nachricht überarbeiten und erneut versenden.

E-Mails lesen und schreiben – wie Sie den Zeitaufwand im Blick behalten

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie vor lauter E-Mails überhaupt nicht mehr zum Arbeiten kommen? Dann sind Sie nicht allein. Eine Studie1 zeigt, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter 28 % seiner Zeit mit E-Mails verbringt.

Der persönliche Email Analytics-Bericht zeigt den Zeitaufwand für das Lesen und Beantworten von E-Mails an. Wenn die Stundenanzahl zu hoch ist, können die Nutzer diesem Problem gezielt entgegenwirken. Die einfachste Lösung ist der Umstieg auf eine Chatlösung wie Microsoft Teams, die den Austausch kurzer und informeller Nachrichten ermöglicht.

Wenn E-Mails übermäßig viel Zeit beanspruchen, kann dies auch an der Unternehmensstruktur oder an Ihrem Arbeitsstil liegen. Vielleicht haben Sie zu viel Arbeit oder müssen zu viele Entscheidungen treffen. Email Analytics liefert Ihnen konkrete Zahlen, damit Sie Ihren Chef auf die hohe Arbeitsbelastung ansprechen können. Von einer besseren Arbeitsverteilung profitiert schließlich das ganze Team und kann schnellere Entscheidungen treffen.

Dieser Nutzer hat in der vergangenen Woche fast 11 Stunden mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbracht – ein erheblicher Zeitaufwand, auch wenn das Ziel von 12 Stunden noch nicht überschritten wurde.
Wie Sie den ROI für Online-Meetings berechnen

Von Dianna Booher, Gastautorin von Microsoft

Behalten Sie Ihre Kosten im Blick – nicht etwa abstrakte Branchenrichtwerte, sondern die konkreten Zahlen Ihres Teams. Mit Online-Meetings können Sie Unsummen an Zeit und Reisekosten sparen und die Produktivität steigern – sofern ein Meeting überhaupt nötig ist.

Berechnen Sie den ROI (Return on Investment) für alle Ihre Meetings. Finden Sie heraus, welche persönlichen Meetings durch Online-Meetings ersetzt werden können – und sollen – und welche ganz und gar überflüssig sind.

Berechnen Sie Ihren ROI

Professionelle Eventmanager und Seminarveranstalter können genau beziffern, welchen ROI sie von ihrem Kapitaleinsatz erwarten. Die Kosten pro Meeting werden übersichtlich in Tabellenform aufgeschlüsselt – zum Beispiel Raummiete, Referentenhonorar, Verpflegung, Rahmenprogramm, Werbekosten und vieles mehr. Eine zweite Tabelle dient dazu, die Einnahmenseite im Blick zu behalten wie z. B. Teilnahmegebühren, Anmeldungen vor und nach der Veranstaltung, Produktverkäufe und Vorleistungen. Zum Schluss wird der Ertrag anhand einer Tabellenkalkulation ermittelt, gestaffelt nach Teilnahmequoten von 100 Prozent, 90 Prozent, 80 Prozent usw.

Meeting heutzutage: Moderne Konferenzen und Besprechungen

Ob es uns gefällt oder nicht, Meetings sind aus der modernen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Mit einer Meeting-Software kann jeder im Team Einblicke gewinnen, in Echtzeit Kontakte knüpfen und wertvolle Unterhaltungen führen. Manche Meetings enden jedoch ergebnislos. Laut einer Schätzung des U.S. Bureau of Labor verlieren US-Unternehmen jedes Jahr 37 Mrd. US-Dollar durch unnötige Meetings. Bedenkt man, dass Mitarbeiter 37 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen, empfiehlt sich ein Blick auf die Praxis, um Führungsstile und Geschäftsstrategien an die Wirklichkeit anzupassen.

Moderne Meetings – der Zufriedenheitsfaktor

Bei Ihrer Geschäftsstrategie spielen sowohl "harte" als auch "weiche" Kosten eine Rolle – ganz gleich, ob Meetings digital oder vor Ort abgehalten werden. Wägen Sie die Vor- und Nachteile beider Methoden ab, um neue Technologie und klassische Geschäftspraktiken in einem integrierten System zu bündeln.

Mit dem technologischen Fortschritt ändert sich auch die Dynamik am modernen Arbeitsplatz. Wenn jede Minute zählt, können Audio- und Videokonferenzen helfen, den Druck aus dem Zeitmanagement zu nehmen. Per Audiokonferenz können Mitarbeiter und andere Beteiligte an einer Unterhaltung teilnehmen, sich aktiv einbringen und nahtlos weiterarbeiten, ohne ihr Büro zu verlassen. Und Videokonferenzen ersetzen mehr und mehr klassische Besprechungen. So können sich Unternehmen via Bildschirm und über Zeitzonen hinweg mit ihren mobilen Mitarbeitern austauschen. Dies stärkt nicht nur den Zusammenhalt im Team, sondern spart auch teure Dienstreisen.

Der Schlüssel zu erfolgreichem Realtime-Marketing: Agilität, Teamarbeit und Dateien in der Cloud

Viele Jahre wurde Sportbekleidung von Männern für Männer entworfen. Und als die ersten Produkte für Damen auf den Markt kamen, waren sie nicht mehr als eine Kopie der männlichen Modelle. 2007 gründete Sally Bergesen Oiselle. Das Credo des in Seattle ansässigen Sportbekleidungsherstellers ist, dass Frauen Laufbekleidung für Damen besser designen können als Männer. Unter der Devise "von Frauen für Frauen" kreiert Oiselle Sportbekleidung, die perfekt auf den weiblichen Körper abgestimmt ist und Kundinnen zu Höchstleistungen anspornt.

Als Marketing-Managerin von Oiselle hat Megan Murray alle Marketing-Aktivitäten im Blick. Das Konzept von Oiselle beruht darauf, immer nah an seinen Kundinnen zu sein – bei großen wie kleinen Rennen sowie überall da, wo sich die Lauf-Community trifft. Um die Geschichten der Sportlerinnen hautnah zu vermitteln, muss das Team von Oiselle praktisch überall produktiv sein, ganz gleich, ob an der Rennstrecke oder im Büro. Mit Business-E-Mails, Notizen und Dateien in der Cloud kann das Team von Oiselle die Geschichten da erzählen, wo sie passieren. In diesem Video gibt Murray uns Einblicke, wie Realtime-Marketing ihrem Team zum Erfolg verhilft.

Hackerangriff - Sechs Methoden für mehr Gerätesicherheit

Der weltweite Markt für Mobiltelefone verzeichnet Rekordumsätze. Laut Worldwide Smartphone Forecast 2017-2021, einer Prognose der International Data Corporation (IDC) von März 2017, lag der Absatz im Jahr 2017 bei 1,53 Milliarden Geräten, was gegenüber dem Vorjahr mit 1,47 Milliarden Smartphones ein Wachstum von 4,2 % ausmacht. Bis 2021 wird ein weiterer Anstieg auf 1,77 Milliarden erwartet. Das bedeutet, dass die weltweite Nutzung von Mobilgeräten bereits heute extrem hoch ist und auch in Zukunft kontinuierlich zulegen wird.

Collaboration - Eine bessere Zusammenarbeit im Team fördern

Muss Ihr Team oft lange nach Personen und Inhalten suchen, auf Antworten warten oder Informationen von Anwendungen und Geräten zusammenpuzzeln? Dann ist die pünktliche Fertigstellung Ihres Projekts in Gefahr. Wenn Ihr Team zudem unter Zeitdruck arbeiten muss, bleibt die Kreativität oft auf der Strecke.

Dabei soll doch gerade Teamarbeit und Collaboration die Effizienz steigern. So viel zur Theorie, aber wie sieht die Praxis aus? Fast jeder wird diese Szenen aus dem normalen Büroalltag kennen: "Wo ist die aktuelle Marktanalyse? Wie kommt es, dass diese Version bereits mehrere Monate alt ist?" oder "Wir sind mit dem Budgetplan hinterher, weil wir so lange auf Feedback vom Team warten mussten. Langsam wird die Zeit knapp." Mit dem chatbasierten Arbeitsbereich Microsoft Teams bieten wir direkt in Office 365 eine Lösung an, damit Ihre Mitarbeiter kreativer und produktiver im Team arbeiten können.

Informationen schnell finden

Eine der größten Zeitfallen ist die Suche nach Inhalten, Werkzeugen, Kontakten und Unterhaltungen. Wenn alle wichtigen Informationen – wie in Office 365 – sofort abrufbar sind, kann jeder Einzelne effizienter arbeiten. Microsoft Teams bietet leistungsfähige, integrierte Suchfunktionen und nahtlosen Zugriff auf SharePoint, OneNote und Planner. So findet jeder auf Anhieb, was er für seine Arbeit benötigt. Jedes in Microsoft Teams geteilte Dokument wird in der Cloud gespeichert, sodass Teammitglieder die aktuelle Version sofort zur Hand haben.

Feedback schnell einholen

Teammitglieder sitzen oft in der Warteschleife fest, weil wichtiges Feedback für den nächsten Projektschritt fehlt. Konferenzanrufe sind hilfreich, verschlingen jedoch allein für die Planung eine Menge Zeit. Wenn ein Konferenzanruf endlich zustande kommt und die überarbeiteten Projektunterlagen an das Team rausgegangen sind, heißt es wieder warten bis zur Freigabe. Wie einfach wäre es da, wenn Sie ein Team schnell zusammenstellen, persönlich oder per Online-Meeting mit Entscheidern chatten und Dateien gemeinsam bearbeiten und auf der Stelle genehmigen könnten. Während Sie ein Dokument auf dem Bildschirm sehen, können Sie Benachrichtigungen empfangen, chatten und Änderungen vornehmen. So halten Sie Ihren Zeitplan ein.

Vier Notwendigkeiten für ein gelungenes Business Email-Setup

E-Mail-Kritiker bitte weghören! Einer aktuellen Umfrage zufolge ist E-Mail die Kommunikationsmethode Nummer 1 am Arbeitsplatz. E-Mails werden in den nächsten fünf Jahren weiter an Bedeutung gewinnen. Die Umfrage zeigt auch, dass Mitarbeiter 3,2 Stunden pro Tag mit E-Mails verbringen. Und eine separate Studie der Radicati Group fördert zutage, dass der durchschnittliche Büroarbeiter im letzten Jahr 122 E-Mails pro Tag bearbeitete.

Was sagen uns diese Zahlen? Wir stellen einmal mehr fest, dass E-Mail-Programme in Unternehmen jeder Größenordnung eine wichtige Rolle spielen. Beim Einrichten von Firmen-E-Mail sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Vor allem, wenn kleine oder mittelständische Unternehmen auf Wachstumskurs sind.

Was bei einem professionellen E-Mail-Service nicht fehlen darf:

  1. Gehostete E-Mail-Lösung – Es gibt zwei Möglichkeiten für ein Business-E-Mail-Setup: lokal oder gehostet. Eine In-House-Lösung ist für viele Unternehmen jedoch mit finanziellen Nachteilen verbunden. Postfächer mit begrenztem Speicherplatz erschweren die Arbeit, und ständige Upgrades und Datensicherungen halten das IT-Team ständig in Atem. Mit einer gehosteten E-Mail-Lösung können Sie die IT dagegen spürbar entlasten. E-Mail-Hosting-Services bieten dynamische Speicheroptionen, die das Unternehmen je nach Bedarf hinzubuchen kann.
Business Email - Fünf Methoden für mehr Professionalität

Täglich landen über eine Milliarde E-Mails in unseren Postfächern. Kleinere Unternehmen tun sich häufig schwer, sich in einer E-Mail optimal zu präsentieren und von der Konkurrenz abzusetzen. Es ist einfacher, als Sie denken.

Diese fünf wichtigen Strategien für den Einsatz von Business-E-Mails sollen kleineren Unternehmen helfen, ihr professionelles Image zu stärken, Vertrauen aufzubauen und ihrer Marke zum Erfolg zu verhelfen.

  1. E-Mail-Adresse mit Wiedererkennungswert – Zeigen Sie Ihre Professionalität, und sorgen Sie mit einer durchdachten E-Mail-Adresse dafür, dass Sie ernst genommen werden. Ihre persönliche Adresse ist nicht für geschäftliche E-Mails geeignet, eine professionelle Adresse schon. Verwenden Sie eine Adresse im Format "Benutzername@IhreFirma.com".
  2. "An", "Cc" und "Bcc" strategisch einsetzen – So vermeiden Sie unnötige Antworten oder überfüllte Postfächer. Fragen Sie sich beispielsweise, ob sie wirklich eine Kopie (Cc) oder Blindkopie (Bcc) senden möchten. Kennen sich die Empfänger (oder sollten sie sich kennen)? Muss jeder Empfänger jede Antwort lesen? Respektieren Sie die Privatsphäre anderer, indem Sie Empfänger in die Bcc-Zeile einfügen. So laufen Sie nicht Gefahr, eine E-Mail-Flut auszulösen, wenn Sie versehentlich auf "Allen antworten" klicken. Es kann sinnvoll sein, "An", "Cc" und "Bcc" erst auszufüllen, nachdem Sie Ihre E-Mail formuliert und korrigiert haben. So vermeiden Sie, dass Sie eine "unfertige" Nachricht senden und können das Geschriebene noch einmal überdenken.
Der Projektplaner-Leitfaden für die perfekte Projektplanung

Als Projektmanager müssen Sie ständig mehrere Bälle in der Luft halten – keine einfache Aufgabe. Ständig stehen Sie unter dem Druck, Fristen einzuhalten, das Projektteam auf dem Laufenden zu halten oder Ergebnisse in utopischer Zeit liefern zu müssen.

Dennoch ist die Rolle des Projektmanagers enorm wichtig für den Unternehmenserfolg. Laut einer Studie von PricewaterhouseCoopers sind mehr als 60 Prozent der gescheiterten Projekte auf interne Probleme wie knappe Ressourcen oder verpasste Fristen zurückzuführen. Hier kann vorausschauendes Projektmanagement helfen.

Die Nachfrage nach Projektmanagement-Lösungen steigt, da immer mehr Unternehmen die Vorteile erkennen. Nach einer vom Project Management Institute (PMI) durchgeführten Studie werden zwischen 2010 und 2020 voraussichtlich 16 Millionen neue Stellen für Projektmanager geschaffen. Dadurch wird der Umsatz in der Branche um 6,61 Billionen US-Dollar steigen. Projektplaner tragen also eine hohe Verantwortung, ganz gleich, für wen sie arbeiten. Ob Sie für das ganze Projekt oder nur für einen Teil verantwortlich sind, die folgenden sieben Tipps helfen Ihnen, Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

Tipp 1: Klare Ziele setzen

Verschaffen Sie sich einen Überblick, und legen Sie fest, welche Projektziele Sie erreichen wollen. Wenn ein Kunde oder externer Partner in das Projekt einbezogen wird, nehmen diese natürlich Einfluss auf die Projektplanung. Dennoch müssen Sie einige übergeordnete Ziele festlegen:

  • Vermeiden Sie eine schleichende Ausweitung des Projekts.
  • Halten Sie das Budget ein.
  • Schließen Sie das Projekt vollständig ab.
  • Liefern Sie beste Qualität.
  • Schließen Sie das Projekt pünktlich ab.
  • Reservieren Sie rechtzeitig die erforderlichen Ressourcen.
Online Meetings: Stellen Sie sicher, dass Sie geschützt sind

Einer neueren Studie zufolge soll sich der weltweite wirtschaftliche Schaden durch Cyberkriminalität 2021 auf 6 Billionen US-Dollar belaufen. Um sich gegen Angriffe zu schützen, werden Unternehmen 1 Billion US-Dollar in Cybersicherheit investieren. Das ist eine Menge Geld.

Riskieren Sie nicht, Unsummen an Cyberkriminelle zu verlieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre vorhandenen Softwareprodukte und Services mit soliden Sicherheitsfunktionen ausgestattet sind. Vor allem bei der Evaluierung von Online-Meeting-Software ist dies von besonderer Bedeutung. Denken Sie nur daran, welche Mengen an Firmenwissen digital zwischen Mitarbeitern und externen Personen ausgetauscht werden – Sprachnachrichten, Chats, Bilder und Dokumente. Je nach Branche sind erhebliche Mengen vertraulicher Daten in Umlauf.

Business Intelligence-Tools – Unternehmen sozial verantwortlich und erfolgreich führen

Molly Moon’s ist mehr als eine beliebte Eismanufaktur mit acht Eiscafés im Großraum Seattle. Das Unternehmen steht auch für soziale Gerechtigkeit, die Unterstützung gemeinnütziger Tafeln und Wohnprojekte sowie seine soziale Verantwortung als Arbeitgeber. Molly Moon‘s bietet seiner Belegschaft ein gutes Auskommen, bezahlten Elternurlaub und Krankenstand sowie eine kostenlose Krankenversicherung für Mitarbeiter und ihre Kinder. Um sich als "attraktivster Arbeitgeber der Branche" zu etablieren, hat Molly Moon’s sogar ein eigenes Plattenlabel gegründet. Mooncrew Records präsentiert die Hits der Mitarbeiter auf Vinyl.

Denise Brown ist Finanzchefin bei Molly Moon’s und beschreibt sich scherzhaft als "Eisbällchen-Mathematikerin und Vanilleschoten-Zählerin". Sie jongliert meisterhaft mit Excel-Tabellen und sorgt mit Datenmanagement und Analysen für Durchblick und florierenden Umsatz. Eine selbstentwickelte Analytics-Plattform hilft ihr dabei, Kennzahlen wie Mitarbeiterzufriedenheit und Markenerfolg strategisch zu organisieren. Dies sind die Säulen, die Molly Moon’s zu einem sozial verantwortlichen und wirtschaftlich erfolgreichen Unternehmen machen.

Zufriedenheit – der Wegweiser zu richtigen Entscheidungen

"Daten spielen eine zentrale Rolle im Geschäftsalltag von Molly Moon’s", verrät uns Brown. "Sie zeigen uns, welche saisonalen Eissorten gut ankommen, was unsere Eisspezialitäten kosten dürfen und wie viel Personal wir pro Schicht benötigen."

Auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter liegt Molly Moon’s am Herzen. In einer monatlichen Umfrage bewerten Mitarbeiter ihre Zufriedenheit auf einer Skala von 1 bis 10. Gerade in kleinen Unternehmen erfahren Mitarbeiter oft mehr Anerkennung. Aus diesem Grund entscheiden sich 67 % der Jobsuchenden für kleine Firmen. Molly Moon‘s gleicht Zufriedenheitswerte regelmäßig mit der Filialleistung ab und stellt Zusammenhänge zwischen Umsatz, Personalkosten, Lagerhaltung und Besucherzahlen anschaulich dar.

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Mit einem individuell zugeschnittenen Datenbankmanagementsystem behält Brown alle Zahlen im Blick. Außerdem hat sie ein Tool entwickelt, das ihr die Personalplanung für das Folgejahr erleichtert. "Dank gezielter Personalentscheidungen stehen wir geschäftlich sehr viel besser da", bestätigt Brown. "Indem wir so viele Mitarbeiter einstellen wie nötig, erreichen wir, dass unser Team weniger gestresst und unsere Kunden zufriedener mit unserem Service sind."

Wertvolle Einblicke aus Daten gewinnen

Es war nicht immer so, dass Molly Moon’s seine Lagerhaltung auf der Basis von Daten geplant hat. Sogar die Verbindung zwischen Umsatz und Geschmacksrichtung blieb früher unerforscht. "Unser ganzes Wissen basierte entweder auf Erfahrung oder spontanen Ideen", erinnert sich Brown. Heute nutzt die Controllerin Tabellenkalkulationen und Analysen, um die beliebtesten Geschmäcker der Saison zu ermitteln. Mithilfe von Business Intelligence-Tools kann Molly Moon‘s neue Eissorten zudem zuverlässig planen. "Für uns ist es wichtig zu erfahren, was unsere Kunden am liebsten mögen."

Vier wichtige Faktoren für eine gelungene Datenvisualisierung

Von: Dan Yarmoluk, Gastautor von Microsoft

Das Thema Datenvisualisierung beschäftigt uns schon geraume Zeit, hat im Data Science-Zeitalter jedoch noch einmal an Brisanz zugelegt. Als erfolgreicher Datenspezialist sollte man große Datenmengen nicht nur speichern, pflegen und auswerten, sondern auch effizient visualisieren können. Um Visualisierungen aussagekräftig zu gestalten, kommt es neben exzellenten Werkzeugen aber auch auf vier Gestaltungsprinzipen an:

Grafische Integrität: Damit eine Visualisierung aussagekräftig ist, muss sie nicht nur optisch ansprechend sein, sondern Daten auch unverfälscht präsentieren. Der Zweck einer Visualisierung besteht darin, Daten komprimiert aufzubereiten oder wichtige Trends verständlich darzustellen, damit das Zielpublikum Entwicklungen erkennen und Vergleiche ziehen kann. Um grafische Integrität zu erreichen, muss eine Visualisierung nicht nur optisch überzeugen, sondern auch fundierte Daten liefern. Eine häufig verwendete Kennzahl zur Bewertung der grafischen Integrität ist der so genannte "Lügenfaktor". Er besagt, dass Unterschiede in der grafischen Darstellung proportional zu Unterschieden in den Daten wiedergegeben werden müssen.

Analytics – der Weg zu einer guten Work-Life-Balance

Jeder spricht heute von der "Work-Life-Balance", und Studien warnen vor den negativen Auswirkungen von Arbeit auf das Privatleben. Durch flexiblere Arbeitszeiten, Echtzeitbenachrichtigungen auf dem Smartphone und ständige Erreichbarkeit verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Die Folge: Immer mehr Wissensarbeiter leiden unter Stress und Burnout.

Analysieren Sie Ihre persönliche Produktivität, um festzustellen, wie weit Ihre Arbeit in Ihr Privatleben oder die Freizeit Ihrer Kollegen eingreift. Die Einblicke helfen Ihnen, Ihre persönliche Work-Life-Balance und die Ihrer Kollegen zu verbessern.

Die Arbeitsbelastung außerhalb der Arbeitszeit analysieren

Die zusätzliche Arbeit nach Feierabend nimmt schleichend zu. Oft beantworten wir E-Mails, obwohl wir es nicht tun sollten, und muten uns mehr zu, als wir schaffen können. Durch die Analyse Ihrer persönlichen Arbeitsweise erkennen Sie, wie viele Stunden Sie außerhalb der normalen Arbeitszeit arbeiten. Nutzen Sie die intelligenten Einblicke, um sich Ziele zu setzen und diese nach und nach umsetzen. Die konkreten Zahlen sind aber auch ein gutes Argument, um Ihren Chef auf Ihre hohe Arbeitsbelastung anzusprechen. So können Sie gemeinsam überlegen, welche Aufgaben delegiert oder gleichmäßiger auf das Team verteilt werden können.

Megan hat letzte Woche fast neun Stunden in ihrer Freizeit gearbeitet – im Durchschnitt also viel mehr als andere Kollegen.
Unternehmen erfolgreich führen: Business-Communication-Tools stärken die Kommunikation im Team

Es ist kein Geheimnis: Immer weniger Mitarbeiter identifizieren sich mit ihrem Unternehmen.

Das zeigt auch die weltweite Studie von Aon Hewitt aus dem Jahr 2017. Sie ergab, dass von mehr als fünf Millionen Beschäftigten nur noch 24 % eine hohe Arbeitsmotivation aufweisen. Die Zahlen von Gallup sind noch alarmierender: Bloß 15 % der Beschäftigten weltweit (und gerade einmal 33 % der Arbeitnehmer in den USA) engagieren sich für ihre Arbeit.

Die Wege aus dem Motivationstief liegen auf der Hand. Mitarbeiter müssen ihre Fähigkeiten im Job entfalten und verantwortungsvoll handeln können. Auch Führungskräfte müssen lernen, wie sie die Leistungsbereitschaft ihrer Teams besser fördern.

Eine weitere Möglichkeit, das Motivationsproblem zu überwinden, wird allerdings häufig übersehen: die beidseitige Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern auf allen Unternehmensebenen. Eine gute Kommunikation im Team kann sich äußerst positiv auf Ihr Unternehmen auswirken. Binden Sie Ihre Mitarbeiter in strategische Initiativen ein.

Mitarbeiter für die Mission motivieren und begeistern

Erfolgreiche Chefs werden nicht müde, die Werte und Mission ihres Unternehmens zu vermitteln. Sie legen großen Wert auf Feedback und die Beantwortung von Mitarbeiterfragen. Dieser ungehinderte und offene Austausch motiviert und inspiriert Mitarbeiter, macht das Unternehmensleitbild greifbarer und lässt erkennen, welchen Beitrag jeder Einzelne leistet.

Das Chief Executive Magazin befragte eine Reihe von Seniorchefs, die besonderen Wert auf den Austausch mit Mitarbeitern und die exakte Formulierung ihrer Erwartungen legen. Bob Leduc, President of Pratt & Whitney, erklärte gegenüber dem Magazin: "Meine Aufgabe besteht fraglos darin, die angestrebte Unternehmenskultur zu gestalten, zu vermitteln und zu fördern." Joe DePinto, CEO von 7-Eleven, meint: "Man muss präsent sein. Sie müssen da sein. Das gilt für alle Unternehmen, ganz besonders aber für unsere Franchise-Branche. Franchisenehmer müssen darauf vertrauen können, einen kompetenten Ansprechpartner vorzufinden. Daher setzen wir auf absolute Offenheit, Erreichbarkeit und Nahbarkeit."

Mitarbeiter in strategische Initiativen einbinden

Ein effizienter Führungsstil zeichnet sich auch dadurch aus, die strategischen Initiativen des Unternehmens in klaren, einfachen Worten zu kommunizieren. So versteht jeder, welche Ziele das Unternehmen anstrebt und warum und wie jeder Einzelne dazu beitragen kann. Außerdem können sich Mitarbeiter so besser auf Veränderungen im Unternehmen und in ihrem Tätigkeitsfeld einstellen. Wenn der Beweggrund hinter einer Initiative klar wird, können sie sich eher auf Veränderungen einlassen, anstatt ablehnend zu reagieren.

Bedrohungsmanagement: Fünf Herausforderungen und Chancen

Von: Eric Vanderburg, Gastautor von Microsoft

Die Schlagzeilen über Datenpannen und Sicherheitsvorfälle bei einigen Global Playern reißen nicht ab und lassen ein einheitliches Muster erkennen. Hackerangriffe werden immer raffinierter und verursachen erheblichen wirtschaftlichen Schaden. Für Unternehmen bedeutet das, die Messlatte für Cybersicherheit noch höher anzusetzen. Die folgenden Themen sollten Sicherheitschefs auf der Agenda haben, um negative Schlagzeilen in Zukunft zu vermeiden.

1. Informationsflut

So kompetent viele Unternehmen ihre Daten speichern, so wenig wissen sie über effiziente Datennutzung. Inzwischen sind so viele Daten in Umlauf, dass es schwerfällt, wichtige von unwichtigen Informationen zu unterscheiden. Und die Größe und Reichweite von Unternehmen tun ihr Übriges.

Heute leiden viele Sicherheitsbeauftragte an einer gewissen "Alarmmüdigkeit". Dieses Phänomen tritt ein, wenn sich Warnungen wiederholt als Fehlalarm herausstellen. Die Folge ist eine Abstumpfung, durch die die Wachsamkeit von Sicherheitsteams im Fall eines "echten" Alarms gemindert wird.

In vielen Unternehmen hat es sich bewährt, vorab die wichtigsten Schritte für den Notfall zu definieren. Moderne Sicherheitssoftware kann Fehlalarme mithilfe von Heuristik, Baselines und Schwellenwerten wirksam eindämmen. Wie zuverlässig diese Systeme schützen, hängt natürlich von den verfügbaren Daten ab. Da ist es sehr praktisch, dass moderne Systeme umfassende historische und aktuelle Betriebsdaten auswerten können, um Ihnen Entscheidungen zu erleichtern. Dies trägt dazu bei, die Zahl der Fehlalarme zu senken. Und auch Ihr Sicherheitsteam wird spürbar entlastet und kann sich auf wertschöpfende Dinge konzentrieren.

2. Mangelnde Integration

Ein weiteres Problem ist die unzureichende Integration zwischen Sicherheitssystemen und Systemmanagementlösungen. Viele Unternehmen kämpfen mit unverbundenen Informationssilos, die in eine zusammenhängende Struktur überführt werden müssen, damit Informationen und Kennzahlen zum Thema Sicherheit zentral verfügbar sind. Erst wenn Sicherheitssysteme nahtlos integriert sind, macht ihr Einsatz Sinn. Außerdem müssen Unternehmen den Wildwuchs an Technologien – darunter verschiedene lokale und cloudbasierte Systeme – in den Griff bekommen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wertvolle Informationen durch das Raster fallen und Angreifer sich dauerhaft im Netzwerk einnisten. Bevor Hacker entdeckt werden, vergehen im Schnitt 146 Tage, in denen sie unentdeckt agieren können.

Restaurantbesitzerin ist dank mobiler Arbeit immer up to date

Wenn wir an Restaurants denken, kommt uns zuerst das Wort "essen" in den Sinn. Aber Linda Derschang, CEO der Derschang Group, kreiert rund um ihre Restaurants eine Geschichte und Atmosphäre, die den Gästen ein Gourmet-Erlebnis der besonderen Art verspricht. Den Anfang machte Derschang mit einer urigen Schenke in einem kleinen Skiort, wo die Gäste den Tag beim Après-Ski gesellig ausklingen lassen konnten; einem klassisch-gemütlichen Restaurant, welches das Flower-Power-Feeling der 1970er Jahre mit dem orientalischen Zauber Marokkos vereinte; und einer Seemannskneipe im Stil der 1940er Jahre. Aber woher kommen all diese Ideen, die Linda so meisterhaft zum Leben erweckt? Die Inspirationsquelle Nummer 1 ist das Reisen.

"Ich liebe es, mein Team auf Reisen mitzunehmen, um unterwegs kreative Ideen zu sammeln. Wir testen Restaurants, lassen uns bei einem Cocktail von neuen Trends und Ideen inspirieren und entdecken ständig neue Gourmet- und Designkonzepte. Kürzlich waren wir drei Tage in Los Angeles, wo wir jeden Tag sieben bis zehn Restaurants testeten und auf einen Sprung in vielen weiteren Lokalen vorbeischauten."

Wenn Derschang – alleine oder mit ihrem Team auf Reisen ist – steht ihr Business nie still. "Wenn ich privat unterwegs bin, versendet mein E-Mail-Programm eine automatische Abwesenheitsnotiz", so Derschang. "Aber ich schaue trotzdem oft in meine E-Mails, falls einmal etwas Wichtiges sein sollte." Unterwegs strömen laufend neue Ideen auf die kreative Macherin ein, sodass mobile Arbeit eine wichtige Rolle spielt, um immer up to date zu bleiben.

Mobilität in Bestform: Multitasking mit dem Mobilgerät

"Ich finde es großartig, dass ich flexibel an verschiedenen Orten arbeiten kann", betont Derschang.

Um auch unterwegs über alle geschäftlichen Dinge informiert zu bleiben, spielt das Mobilgerät natürlich eine wichtige Rolle. "Ich behalte meine E-Mails immer im Blick, mache mir Notizen und lese Newsfeeds. Wie jeder andere, nutze ich mein Smartphone natürlich auch als Navigationshilfe oder um von unterwegs einen Fitnesskurs zu buchen."

Optimieren Sie Ihren Inhalt mit Enterprise Content Management

Marketingmaterial, Verträge, E-Mails, Kundenpräsentationen und Gesprächsnotizen, Tabellen, Textdateien, PDFs, Fotos, Videos, Formulare, Rechnungen, Bewerbungsschreiben, Lebensläufe. Unternehmen jeder Größe erzeugen ununterbrochen digitale Inhalte. Während es einfach ist, sie zu generieren, stellt die Organisation von Inhalten Unternehmen vor eine große Herausforderung.

Hier kommt Enterprise Content Management (ECM) ins Spiel. Mithilfe von ECM-Systemen können Sie Inhalte im gesamten Lebenszyklus von der Erstellung bis zur Archivierung organisieren und verwalten. Allerdings sind nicht alle Enterprise Content Management-Systeme gleich. Daher beleuchten wir jetzt einige Funktionen, die dafür sorgen, dass Ihre Inhalte immer strukturiert (und verfügbar) sind und dass Ihr Team effizienter arbeiten kann.

  • Ein einziges Repository für unterschiedliche Inhaltstypen: Durch einen ECM-Dienst, der die Speicherung von Videos, Tabellen, Bildern, Textdokumenten und mehr an einem zentralen Ort unterstützt, können Sie alle Dateien für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Initiative zusammenhalten.
  • Erstellung von Hauptordnern mit einer praktisch unbegrenzten Anzahl von Unterordnern: Wenn ein Projekt oder eine Initiative beispielsweise regelmäßig oder jährlich stattfindet, erstellen Sie einfach einen Hauptordner – beispielsweise für die jährliche Müllsammelaktion – und fügen dann Unterordner für jedes Jahr hinzu, in dem Sie bei der Initiative mitmachen. Innerhalb der Unterordner könnten Sie weitere Unterordner anlegen, beispielsweise für Verträge, Einverständniserklärungen von Freiwilligen, Marketingmaterialien usw.
Fünf hilfreiche Tipps für mobile Arbeit

Linda Derschang, CEO der Derschang Group, ist Besitzerin von sechs Event-Restaurants in Seattle, die auch in der Fachpresse (Food & Wine, The Seattle Times usw.) ein positives Echo finden. In jedem Lokal tauchen die Gäste in eine völlig neue Welt ein – vom orientalischen Ambiente Marokkos bis hin zum Flower-Power-Feeling der 1970er Jahre. Da wundert es nicht, dass Derschang auf das Interieur genauso viel Sorgfalt verwendet wie auf die Speisekarte. Als Restaurantchefin bietet Derschang den Gästen ein Feuerwerk für die Augen und die Geschmacksnerven. Die nötige Inspiration findet Derschang auf ihren häufigen Reisen. "Ich finde es großartig, dass ich flexibel an verschiedenen Orten arbeiten kann. In den letzten beiden Monaten war ich in Chicago und in New York und Ende September werde ich die Fashion Week in Paris besuchen."

Wenn die kreative Managerin unterwegs ist, betrachtet sie alle Dinge mit den Augen der Restaurantchefin. "Auch wenn ich privat reise, mache ich mir ständig Notizen und hole mir Inspirationen für mein Geschäft. Ich kann gar nicht anders, denn Genuss kennt keine Grenzen!" Die sechs Restaurants sind stets gut besucht. Deshalb ist mobile Arbeit wichtig, auch wenn die Restaurantchefin nicht in Seattle ist. Hier finden Sie fünf Tipps, wie Sie inspirierende Eindrücke sammeln und dabei agil und produktiv bleiben können:

1. "Planen Sie Ihre Termine sorgfältig – in jeder Zeitzone." Wer mobil arbeiten will, muss organisiert sein. Wenn Sie morgens nicht in Ihren Kalender schauen oder Zeitverschiebungen nicht berücksichtigen, sind Terminkonflikte vorprogrammiert. Das kann im besten Fall Ihren Tag sprengen und im schlimmsten Fall zu verpassten Geschäftschancen führen.

Mit diesen 7 Kalendertricks steigern Sie die Produktivität

Worin liegt der Schlüssel zu mehr Produktivität und Effizienz? Es gibt kein Patentrezept. Mit den Kalendertipps, die Ihnen helfen sollen, organisiert und fokussiert zu bleiben, sind Sie aber gut beraten. Verpassen Sie kein Meeting, und behalten Sie Ihren Kalender im Blick – von besprechungsfreien Zeiten bis hin zu Terminen auf Ihrem Mobilgerät.

Mit den folgenden sieben einfachen Kalendertricks können Sie Ihre Produktivität deutlich verbessern:

  1. Besprechungsfreie Zeiten einplanen – Reservieren Sie sich Zeit, um ungestört zu arbeiten, anstatt an allen Fronten präsent zu sein. "Multitasking bedeutet häufig, dass mehrere Aufgaben nur halbherzig erledigt werden", so David Sanbonmatsu, Professor für Psychologie an der University of Utah. "Viele, die sich als 'Multitasker' verstehen, scheitern häufig an ihren Aufgaben…ihnen fehlt die Impulskontrolle". (Quelle: Forbes)
  2. Abwesenheitszeiten angeben – Geben Sie Zeitblöcke als "Beschäftigt", "Arbeitsfrei" oder "Abwesend" an, wenn Sie an einem bestimmten Tag nicht arbeiten oder auf Geschäftsreise sind.
    • Expertentrick: Wenn Sie regelmäßig Termine außerhalb der Arbeitszeit oder Fahrzeiten haben, zu denen Sie nicht erreichbar sind, planen Sie diese als wiederkehrende Abwesenheitszeit. Dazu öffnen Sie beispielsweise in Outlook die Besprechung, die Sie als wiederkehrend festlegen möchten, und klicken auf der Registerkarte "Besprechung" (in der Gruppe "Optionen") auf Serie. Wählen Sie die gewünschte Häufigkeit aus, legen Sie zugehörige Optionen fest, und klicken Sie auf OK.
  3. Kalender mit Mobilgerät synchronisieren – Das kann jedem passieren: Sie sind nicht an Ihrem Laptop, und ein Meeting verspätet sich. Sie haben vergessen, wo und wann das nächste Meeting stattfindet. Schließlich treffen Sie schuldbewusst mit fünfminütiger Verspätung beim nächsten Meeting ein. Integrieren Sie Ihren Kalender auf Ihrem Mobilgerät, um stets über alle Meetings auf dem Laufenden zu bleiben.
Die Aufgabe im Blick - Software für Ihr Aufgabenmanagement

Für einige Menschen gehört eine gute Organisation zur Lebensanschauung. Sie planen ihre Mahlzeiten und Einkäufe Wochen im Voraus, verfolgen penibel ihre Arbeitsprojekte und scheinen immer zu wissen, welche Termine aktuell, demnächst oder in geraumer Zukunft anstehen, und haben noch NIE eine Abgabefrist versäumt. Für alle, die ihre Zeiteinteilung nicht so gut im Griff haben, die große Projekte mit zahlreichen Beteiligten managen müssen oder einfach nur eine bessere Möglichkeit suchen, den Überblick über ihre Aufgabenlisten zu behalten, kann ein Task-Manager wertvolle Hilfestellung leisten.

Software für das Aufgabenmanagement hilft nicht nur, effizienter zu arbeiten und (eigene oder fremde) Projekte zu priorisieren, sondern kann auch einen besseren Ausgleich zwischen Berufs- und Privatleben schaffen (da Sie nicht mehr ständig überlegen müssen, welche Arbeit liegengeblieben sein könnte).

Die beste Task-Management-Software ist nur gut, wenn sie auch genutzt wird. Wenn Sie sich im Task-Management allerdings noch nicht so gut auskennen, können die verschiedenen Werkzeuge und Funktionen zur Herausforderung werden. Betrachten wir nun einige wichtige Eigenschaften, die die Software aufweisen sollte, und wie sie einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams bei der Arbeit unterstützen.

  • Ein Projekthub: Wenn all Ihre Projekte an einem zentralen Ort verwaltet werden, können Sie nicht nur Ihre eigenen Projektaufgaben nachverfolgen, sondern auch die Ihres Teams, mit dem Sie zusammenarbeiten. Der Hub gibt auch Aufschluss über den Projektfortschritt der einzelnen Teammitglieder, sodass niemand mehr von einem fälligen Termin überrascht wird, nicht weiß, was als Nächstes ansteht oder wann das Projekt endgültig abgeschlossen sein muss.
Cyber Security - Schieben Sie Bedrohungen einen Riegel vor

Wie Richard Smith, der Ex-Vorstandschef der US-Wirtschaftsauskunftei Equifax kürzlich einräumte, geht der große Datendiebstahl im vergangenen Jahr auf das menschliche Versagen eines einzelnen IT-Technikers zurück. Informationen zum Schließen einer Sicherheitslücke im Apache Struts-System wurden versehentlich nicht an die Mitarbeiter von Equifax weitergeleitet.

Dieses Beispiel zeigt einmal mehr, wie anfällig die IT-Sicherheit sein kann. Umso wichtiger ist es, dass jeder im Unternehmen aktiv in ein IT-Risikomanagement-Programm eingebunden ist. Cyber Security-Bedrohungen werden so schnell nicht in den Griff zu bekommen sein. Im Gegenteil: Bis 2021 wird sich die jährliche Schadensumme auf 6 Billionen US-Dollar belaufen. "Dann wird Cyber-Kriminalität für den größten Vermögenstransfer in der Geschichte stehen."

DeMarco von The LINE beantwortet Fragen zur mobilen Arbeit

The LINE ist ein modernes Boutique-Hotel, das in Los Angeles mitten im Herzen von Koreatown gelegen ist – wo Tag und Nacht ein lebhaftes Treiben herrscht. Inmitten dieser pulsierenden Atmosphäre sorgt Nick DeMarco, IT-Chef von The Line, dafür, dass Designer, Marketingexperten und Vertragskräfte des Hotels von unterwegs sicher und vernetzt arbeiten können und die Daten der Gäste stets geschützt sind. Im Interview erzählt DeMarco, wie mobile Daten im hektischen Betrieb des beliebten Hotels geschützt bleiben – rund um die Uhr und sieben Tage die Woche (Audio in englischer Sprache).

  • [0:00] Bitte stellen Sie sich kurz vor.
  • [0:10] Was ist die Sydell Group?
  • [0:25] Was haben Sydell-Hotels, und besonders The LINE, anderen Hotels voraus?
  • [0:58] Erzählen Sie uns etwas über Ihr engstes Team.
  • [1:39] Wie arbeiten die dezentralen Teammitglieder im Hotelalltag zusammen?
  • [2:11] Von wo arbeiten die Teammitglieder, wenn sie nicht im Büro sind?
Projektmanagement-Software - Fünf nützliche Funktionen

Von integrierten Vorlagen und vertrauten Planungswerkzeugen bis hin zu sofortiger Zusammenarbeit und einfachem, geräteunabhängigem Datenzugriff – es ist kein Geheimnis, dass die richtige Projektmanagement-Software Projektmanagern und ihren Teams zu mehr Produktivität verhelfen und die Projektausführung vereinfachen und beschleunigen kann. Allerdings stellt sich die Frage: Nutzen Unternehmen das volle Potenzial, also auch weniger offensichtliche Funktionen?

Laut einer kürzlich durchgeführten Studie bieten die beliebtesten Projektplanungsanwendungen Dateifreigabe, Zeiterfassung, integrierte E-Mails und Gantt-Diagramme. Soweit keine Überraschung. Aber welche hilfreichen Werkzeuge nutzen Unternehmen wahrscheinlich am wenigsten? Interessanterweise gehören Videochats, Echtzeitchats, Social Media-Integration und mobiler Zugriff zu den vergessenen Instrumenten des Projektmanagements. Während die Kommunikation als wichtigster Aspekt erfolgreicher Projektmanagementinitiativen genannt wird, fragt man sich, ob Projektmanager eine wertvolle Chance verpassen. Im Folgenden beleuchten wir fünf ungenutzte Funktionen und erläutern, wie sie die Projektausführung einfacher und effizienter gestalten können:

1. & 2. Video-/Echtzeitchat – Projektmanagement-Software mit integrierten Kommunikationswerkzeugen ermöglicht Projektteams die Zusammenarbeit per Sprache, Video oder Chat direkt innerhalb des Projekts. Wie entscheidend ist das für den Teamerfolg? Laut einem Bericht des Project Management Institute (PMI) ist mangelnde Kommunikation einer der Hauptgründe für gescheiterte Projekte. Die Echtzeit-Kommunikation kann über den Projekterfolg entscheiden, ganz gleich, ob Sie mit Teammitgliedern im Büro nebenan oder rund um den Globus kommunizieren. All das natürlich mit einer schnellen und sicheren Kommunikationslösung.

Drei Funktionen eines erfolgreichen Buchungsprogramms

Unternehmen, die Kundentermine vereinbaren, vergeuden häufig viel Zeit, wenn sie E-Mails hin und her schicken, um den passenden Besprechungs- oder Reservierungstermin zu finden, jemanden zur Terminabstimmung zurückrufen oder manuell Erinnerungen versenden müssen. Durch den Einsatz einer Terminplanungssoftware können Ihre Kunden jedoch prüfen, ob Sie zeitlich verfügbar sind, und die Terminvereinbarung selbst übernehmen. Sie können sogar Reservierungen ändern oder stornieren und sich an bevorstehende Termine erinnern lassen – all das völlig ohne Ihr Zutun. Auf diese Weise erhalten Ihre Kunden, was sie brauchen, und Sie können sich auf Ihre Arbeit und auf Ihren Gesprächspartner konzentrieren, der gerade seinen Termin wahrnimmt.

Die richtige Terminplaner-App

Damit sich Ihr zeitlicher und finanzieller Aufwand lohnt, muss ein Buchungsprogramm nicht nur Ihr Leben, sondern auch das Ihrer Mitarbeiter und Kunden erleichtern. Welche Voraussetzungen sollte ein Terminplaner für Unternehmen erfüllen? Hier die wichtigsten Eigenschaften:

  • Eine übersichtliche Benutzeroberfläche: Zuerst muss eine Terminplaner-App Ihren Kunden die Möglichkeit geben, zu jeder Tages- und Nachtzeit, zuhause oder unterwegs bequem Termine zu planen. Darüber hinaus muss die Onlineterminbuchung sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen einfach zu verwenden sein. Eine ideale Lösung könnte so aussehen, dass der Nutzer die Verfügbarkeit des gewünschten Ansprechpartners in dessen Kalender prüft, die gewünschte Leistung wählt, den Termin bucht und dann Namen und E-Mail-Adresse hinterlässt. Jede Auswahl sollte den Nutzer zum nächsten Schritt führen und wenig Zeit in Anspruch nehmen.

    Außerdem sollten Nutzer in einer Terminplanungssoftware nicht aufgefordert werden, ein Konto zu erstellen, oder die Möglichkeit dazu haben. So werden Kunden nicht zur Kontoerstellung gezwungen und Neukunden nicht abgeschreckt, wenn sie ihren Termin online planen.

Ab wann lohnt sich ein kostenloses Email-Programm nicht mehr

Ein kostenloses E-Mail-Programm ist für ein gerade gegründetes Unternehmen eine großartige Lösung. Fragen Sie sich, ab wann der Funktionsumfang eines kostenlosen E-Mail-Programms sich nicht mehr rechnet und Sie eine anspruchsvollere Lösung benötigen? Ein expandierendes Unternehmen stellt andere Anforderungen an eine Business-E-Mail-Lösung als ein kleineres Start-up. Ob Sie Outlook.com oder einen anderen Dienst verwenden – es gibt Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen einem kostenlosen E-Mail-Programm entwachsen ist.

Eine E-Mail-Lösung sollte jetzt (oder zukünftig) folgende sechs Voraussetzungen erfüllen, damit Ihr Unternehmen nicht ausgebremst wird. Sobald einer dieser Bereiche Ihren Ansprüchen nicht mehr gerecht wird, ist es Zeit, über den Umstieg von einer kostenlosen auf eine kommerzielle E-Mail-Lösung nachzudenken:

  1. Sicherheit – Wenn Sie eine Sicherheitsverletzung befürchten oder sogar Opfer eines Angriffs waren, benötigen Sie eine anspruchsvollere Lösung, die erweiterte Sicherheitsfunktionen auf Unternehmensniveau bietet.
  2. Speicher – Die maximale Speicherkapazität ist erreicht: ein naheliegender Grund für ein Upgrade. Mangelnder Speicherplatz sollte nie dazu führen, dass Sie E-Mails löschen oder nicht mehr wie gewohnt nutzen. Das gilt besonders, wenn kostenpflichtige Programme umfangreiche Datenspeicher bieten.
Mit Business Process Automation Arbeitsprozesse modernisieren

Es heißt, dass alle, die rückwärtsgerichtet leben, keine Zukunft haben. Dasselbe gilt für Unternehmen, die sich den Errungenschaften der modernen Technik verschließen. Ob es uns gefällt oder nicht – die heutige Geschäftswelt ist schnelllebig, und oftmals erscheint es unmöglich, mit den neuesten Trends Schritt zu halten. Kunden erwarten mittlerweile die sofortige Befriedigung ihrer Bedürfnisse, was Unternehmen vor zusätzliche Herausforderungen stellt. Business Process Automation bietet eine Möglichkeit, mit technologischen Entwicklungen und Neuerungen mitzuhalten. Mit Business Process Automation-Software kann Ihr Unternehmen zeitintensive Aufgaben automatisieren und gleichzeitig Geschäftsprozesse optimieren und die Effizienz steigern. Dank der Prozessautomatisierung können Mitarbeiter ihre Fähigkeiten zudem für die Aufgaben einsetzen, die ihrem Berufsbild entsprechen, anstatt wertvolle Zeit mit Routineaufgaben zu vergeuden.

Was BPA-Software für Sie leisten kann

Laut einer Studie von CompTIA aus dem Jahr 2013 wollen Unternehmen mit BPA-Software in fünf Bereichen Verbesserungen erzielen: Vermeidung von Engpässen (48 Prozent) und Doppelarbeit (46 Prozent), Zusammenarbeit zwischen Abteilungen (39 Prozent), Dokumentsuche (33 Prozent) und Transparenz von Geschäftsprozessen (27 Prozent).

Interview mit Oiselle - Einsatzbereit mit Echtzeit-Marketing

Megan Murray gibt uns Einblicke und konkrete Tipps, wie Oiselle den Erfolg seiner Marke steigert. Als Marketingleiterin des in Seattle ansässigen Herstellers von Laufbekleidung für Damen sind Murray und ihr Team in der Community stets präsent, um den Kundinnen den besten Service zu bieten. Dazu gehören Interviews von der Rennstrecke, um einen exklusiven Blick hinter die Kulissen zu gewähren. Als kleines Unternehmen muss Oiselle agil und mobil sein, um non-stop und live vom Geschehen zu berichten. Die exklusiven Eindrücke tragen dazu bei, die Bekanntheit der Marke Oiselle und den Umsatz zu steigern.

Wie lautet das Erfolgsrezept? Wie laufen Planung und Umsetzung im Marketing ab, und welche Rolle spielen Dateien in der Cloud, um von praktisch überall produktiv im Team zu arbeiten? Und wie definiert Oiselle Erfolg? Der Erfolg basiert auf langjähriger Erfahrung mit mobiler Arbeit und effizienten mobilen Strategien. Murray gibt Einblicke, wie Oiselle Prozesse mit einer Komplettlösung umsetzt und sich einen Wettbewerbsvorteil sichert.

F: Welche Veranstaltungen besuchen Sie, um das Beste aus dem Realtime-Marketing herauszuholen?

A: "Wir führen viele persönliche Interviews mit Frauen aus der Community. Dabei treffen wir Profisportlerinnen und andere inspirierende Frauen, die unser kulturelles Leben maßgeblich beeinflussen. Wir stehen bei wichtigen Wettkämpfen an der Bahn und berichten regelmäßig von Straßenläufen – ob ein regionaler 5-Kilometer-Lauf oder ein internationaler Marathon. So sind wir immer nah dran an der Community und können live vom Geschehen berichten."

F: Wie viele Mitarbeiter sind bei den Veranstaltungen vor Ort?

A: "In der Regel eine, manchmal aber auch zwei Personen. Eine Person stoppt die Zeit, achtet auf das Licht und interviewt die Athletinnen, während die zweite interessante Geschichten per Video oder Kamera einfängt. Was wir zeigen wollen, sind keine gestellten Szenen oder Posen, sondern authentische Momente. Beispielsweise wenn Sportlerinnen dynamisch über die Bahn sprinten oder unsere Laufmode lässig ausgebreitet auf einer Wiese liegt und auf ihren Einsatz wartet."

F: Welche Marketingmomente fangen Sie ein, und wie funktioniert das?

A: "Wir lassen uns vom Moment inspirieren und achten darauf, unseren digitalen Geschichten unterschiedliche Facetten zu geben. Das kann ganz unterschiedlich aussehen: ein schneller Blick hinter die Kulissen für Instagram, ein kurzer emotionaler Post in unserem Instagram-Feed, ein neuer Beitrag auf Facebook oder Twitter oder detaillierte Fotoreportagen und digitale Geschichten für unseren Blog. All diese Elemente fließen zusammen, um einen besonderen Moment festzuhalten.

Viele Menschen kommen zu Wort, um ihre Geschichte zu erzählen. Neben unseren klassischen Markenstrategien beziehen wir auch Profisportlerinnen oder Markenbotschafterinnen aus der Community ein. Ein magischer Moment entsteht, wenn mehrere Personen die gleiche Geschichte – aber aus einer anderen Sicht – erzählen. So entwickelt sich ein lebendiger Dialog, der dafür sorgt, dass die Community gut vernetzt bleibt. Wir haben es also mit einem spannenden Mix aus Menschen, Orten und Erlebnissen zu tun."

6 Präsentationssoftware-Tipps für beeindruckende Slideshows

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Den nachhaltigsten Eindruck hinterlassen Präsentationen, mit denen Sie das Publikum nicht nur thematisch, sondern auch visuell in Ihren Bann ziehen. Eine professionelle Slideshow-Software verleiht Ihrer Livepräsentation oder Videokonferenz die nötige visuelle Aufmerksamkeit, damit Sie Ihr Publikum mit digitalen Geschichten fesseln und begeistern können – ganz gleich, ob Kunden oder interne Mitarbeiter.

In einer aktuellen Umfrage bestätigten 70 Prozent der befragten US-Beschäftigten, dass Präsentationsfähigkeiten wichtig für den beruflichen Erfolg sind. Dieselbe Umfrage zeigt aber auch, dass diese Anforderungen in der Praxis oft nicht erfüllt werden. Fast die Hälfte (46 Prozent) der Befragten räumten ein, dass sie bei Meetings und Präsentationen häufig das Interesse verlieren und abschalten. Um eindrucksvolle Präsentationen zu halten, müssen Sie sich erst einen Überblick über das Angebot moderner Slideshow-Software verschaffen. Mit den heute erhältlichen Designwerkzeugen und -funktionen sind Sie kreativer als je zuvor. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die die folgenden sechs Merkmale vereint. So steht Ihren fesselnden und professionellen Präsentationen nichts mehr im Weg:

Integrierte Hilfe

Mit moderner Präsentationssoftware starten Sie durch in eine kreative Zukunft. Wählen Sie eine Lösung, die während der Arbeit kreative Gestaltungstipps zur Verfügung stellt. Wenn Sie beispielsweise Bilder oder eine Animation hinzufügen, ist es von Vorteil, wenn diese innovativen Funktionen mit weiteren Optionen in einer Dropdownliste verknüpft sind.

Intelligente Suche

Möchten Sie Ihre Präsentation mit zusätzlichen Informationen ergänzen? Dann suchen Sie nach einer Lösung, die Ihnen kreative Möglichkeiten bietet, während Sie an Ihrer Präsentation arbeiten: Schlüsselwörter farblich hervorheben, Suchvorgänge per Mausklick starten und Suchergebnisse schnell aus dem Web und aus Wikipedia einfügen. Diese innovativen Funktionen erleichtern die Arbeit und sparen wertvolle Zeit.

Drei Tools für Suche und Discovery erleichtern Ihre Arbeit

Heute werden immer mehr Informationen primär in der Cloud gehostet. Folglich wächst der Bedarf an leistungsfähigen Werkzeugen für Suche und Discovery. Das Aufkommen von Big Data hat dazu geführt, dass die Vernetzung verschiedener Abteilungen in Unternehmen viel deutlicher zutage tritt. Informationen, die für einen Mitarbeiter kaum relevant sind, können für das Projekt eines Kollegen wertvolle Erkenntnisse liefern.

Diese Vernetzungen aufzudecken, ist für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit wichtiger denn je, war aber auch noch nie so einfach wie heute. Mit diesen drei intuitiven Such- und Discovery-Funktionen steigern Sie die Effizienz und entdecken schnell relevante Inhalte und wichtige Beziehungen.

Mit Delve das Wesentliche finden

Mit Office Delve sind Sie und Ihre Kollegen in kürzester Zeit besser informiert. Delve kombiniert die Suchfunktionen der Microsoft Office 365-Suite mit Machine Learning und Daten aus sozialen Netzwerken und hilft, die gesuchten Inhalte und Personen zu finden.

Mit Microsoft 365 Business immer einen Schritt voraus

Angela Cortes hat hart daran gearbeitet, ihr Technology Consulting-Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen. Erst gestern hat Cortes einen Job für einen neuen Marketing-Manager ausgeschrieben – damit wächst ihr Team auf 100 Mitarbeiter. Der bisherige Erfolg kann sich wirklich sehen lassen. Doch obwohl die Anzahl der Mitarbeiter und Kunden stetig steigt, ist Angela alarmiert. In der Vergangenheit haben sich die Abteilungen regelrecht abgeschottet, wenn es um die Technologiewahl ging. Manche Abteilungsleiter kauften Standardhardware und -software für ihre Teams – oder zumindest für die Teammitglieder, die nicht ohnehin schon mit privaten Laptops oder Tablets arbeiteten. Je mehr das Unternehmen wächst, desto schwieriger wird es, die verschiedenen E-Mail- und Chatplattformen unter einen Hut zu bringen. Allein auf ihrem Smartphone hat Angela vier verschiedene Chatclients installiert. Auch das Thema Sicherheit wird immer wichtiger. Ein Konkurrenzunternehmen hatte kürzlich das Pech, dass der Betrieb aufgrund eines Malwareangriffs fast eine Woche lang still stand.

Angela weiß, dass sie solche Probleme mit besseren Lösungen in den Griff bekommen muss. Mit dieser Meinung steht sie nicht alleine. Nach einer Studie von 2016 Forbes Insights and Cox Business haben vor allem Inhaber kleiner und mittelständischer Unternehmen dieses Thema auf ihrer Agenda. Die Zahlen:

  • 45 % der Befragten wissen nicht, wie sie Daten effizient erfassen und speichern sollen – vor allem, wenn Informationen über mehrere Netzwerke und Geräte verteilt sind.
  • 31 % der Befragten sehen ihre größte Herausforderung darin, die Technologieanforderungen ihrer Belegschaft zu verstehen und mit dem Wandel Schritt zu halten.
  • 17 % denken darüber nach, IT-Personal einzustellen, um die täglichen Anforderungen zu schaffen.
Mit besseren Business Communication Tools sparen Sie Kosten

Ob Sie in einem multinationalen Konzern oder Kleinunternehmen tätig sind, das bundesweite oder internationale Kunden betreut – die Chancen stehen gut, dass Geschäftsreisen zu Ihrem Arbeitsalltag gehören. Persönliche Gespräche verbessern nicht nur die Geschäftskommunikation, sondern erleichtern auch das Verständnis Ihrer Kunden, weil Sie sie sehen und hören können. Aus einer E-Mail oder Chatnachricht lässt sich die Stimmung des Gegenübers nur schwer ableiten.

Geschäftsreisen gehen häufig auf Kosten des Budgets und der Produktivität – und falls sich ein Flug verspätet, umgeleitet oder storniert wird, kann es noch teurer werden. Neben den Auswirkungen von Geschäftsreisen auf das Unternehmen beeinträchtigen sie auch Ihre Mitarbeiter, beispielsweise durch chronischen Jetlag, höhere Strahlenbelastung, die Schwächung des Immunsystems oder die Unvereinbarkeit von Arbeit und Privatleben – all das nur, weil Sie oder Ihr Team einen Kunden treffen müssen.

Das richtige Fundament für Online-Meetings

Von Dianna Booher, Gastautorin von Microsoft

Ein gelungenes Online-Meeting zu planen und zu führen, hat viel mit der Planung und Durchführung eines Bauprojekts zu tun. Mit der Ausnahme, dass Meetings schneller und kostengünstiger sind – und wesentlich mehr bewirken können.

Mit den folgenden vier Tipps führen Sie sowohl ein Bauprojekt als auch ein Online-Meeting zum Erfolg:

Ausführliche Pläne aufstellen

Bauleiter verfügen über Baupläne. Jedes noch so kleine Detail ist in der Bauzeichnung festgehalten – vom Grundgerüst, der Vorder-, Seiten- und Rückansicht über das Dach bis hin zu den Elektro- und Sanitärinstallationen. Auch der Gesprächsleiter benötigt eine detaillierte Agenda: Er kümmert sich als Moderator um Tagesordnungspunkte, Fragen, das Timing und das Format.

Neben der Planung sollten Sie sich auch mit der Plattformtechnologie auskennen. Machen Sie sich gegebenenfalls vorher mit den Werkzeugen vertraut, um während des Meetings Pannen zu vermeiden und die Geduld der Teilnehmer nicht unnötig zu strapazieren. Und falls die Technik trotz vorheriger Einarbeitung und Vorsichtsmaßnahmen versagen sollte, wäre ein "Plan B" von Nutzen.

Die richtigen Personen ins Boot holen

Bauherren setzen auf Partner, die sich in der Vergangenheit bereits bei der Realisierung eindrucksvoller Bauvorhaben bewährt haben. Der Leiter eines Meetings weiß ebenfalls, dass die Ergebnisse von den richtigen Teilnehmern und ihrer Bereitschaft abhängen, sich mit innovativen Ideen einzubringen.

Die ideale Teilnehmerzahl richtet sich nach Ihren Zielen. Laut Studien liegt sie bei sieben, wenn Sie ein konstruktives Gespräch und nicht einfach einen lockeren Chat führen möchten. Zu wenige Teilnehmer schaffen es meist nicht, genügend Ideen zu entwickeln. Bei einer zu großen Gruppe zögern manche, sich aktiv am Gespräch zu beteiligen.

Wenn Sie lediglich Informationen vermitteln möchten und die Kommunikation nur in eine Richtung verläuft, spielt die Teilnehmeranzahl natürlich keine Rolle. (In diesem Fall handelt es sich eher um eine Präsentation als um ein Meeting.)

Sie benötigen auch die Möglichkeit, Termine abzusagen, falls ein wichtiger Teilnehmer verhindert ist. So ist das Meeting schnell storniert, ohne dass jemand Zeit verliert.

Fünf Gründe, weshalb Ihr Unternehmen ein Intranet braucht

Ein Mann, der an einem Laptop arbeitet, in einem Serverraum

Von Sam Marshall, Gastautor von Microsoft

Früher war Vieles einfacher – dieser Eindruck herrscht in zunehmend mobileren Unternehmen vor und sorgt für Frust unter den Mitarbeitern.

Ob Teammitglieder eine Etage höher oder im Homeoffice arbeiten, je mobiler die Belegschaft wird, desto schwieriger sind Updates und Mitteilungen zu koordinieren. Häufig fallen Mitarbeiter aus dem E-Mail-Verteiler und beschweren sich, dass sie nicht die richtigen Dokumente zur Hand haben. All dies sind Gründe für die Einführung eines Intranets.

Stellen Sie sich ein Intranet als eine Art private Website vor, auf der alle Nachrichten und Informationen zusammenlaufen. Die fünf wichtigsten Gründe für ein Intranet:

1) Nahtlos kommunizieren. Wenn Ihr Postfach überquillt oder eine wichtige Ankündigung in der Flut unwichtiger E-Mails untergeht, haben Sie ein Problem. Im Intranet können Sie die wichtigsten Nachrichten oben im Posteingang anheften, um die volle Kontrolle zu behalten.

Dynamische Infos über den Firmen-Fuhrpark oder bevorstehende IT-Upgrades werden automatisch aktualisiert und bleiben dezent sichtbar, ohne den Posteingang zu überfrachten.

2) Erfolgreich zusammenarbeiten. Wer Dokumente heute noch über Freigabe-Dienste oder per E-Mail austauscht, weiß, wie ärgerlich es ist, wenn man nach Stunden feststellt, dass man die falsche Version bearbeitet hat.

Das muss heute nicht mehr sein! In den meisten modernen Intranets können mehrere Personen eine Datei ohne Versionskonflikte gemeinsam bearbeiten.

Die für jeden Nutzer sichtbaren Kommentare erleichtern die Abstimmung im Team und regen lebhafte Diskussionen an.

Analytics – der Weg zu einer guten Work-Life-Balance

Jeder spricht heute von der "Work-Life-Balance", und Studien warnen vor den negativen Auswirkungen von Arbeit auf das Privatleben. Durch flexiblere Arbeitszeiten, Echtzeitbenachrichtigungen auf dem Smartphone und ständige Erreichbarkeit verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Die Folge: Immer mehr Wissensarbeiter leiden unter Stress und Burnout.

Analysieren Sie Ihre persönliche Produktivität, um festzustellen, wie weit Ihre Arbeit in Ihr Privatleben oder die Freizeit Ihrer Kollegen eingreift. Die Einblicke helfen Ihnen, Ihre persönliche Work-Life-Balance und die Ihrer Kollegen zu verbessern.

Die Arbeitsbelastung außerhalb der Arbeitszeit analysieren

Die zusätzliche Arbeit nach Feierabend nimmt schleichend zu. Oft beantworten wir E-Mails, obwohl wir es nicht tun sollten, und muten uns mehr zu, als wir schaffen können. Durch die Analyse Ihrer persönlichen Arbeitsweise erkennen Sie, wie viele Stunden Sie außerhalb der normalen Arbeitszeit arbeiten. Nutzen Sie die intelligenten Einblicke, um sich Ziele zu setzen und diese nach und nach umsetzen. Die konkreten Zahlen sind aber auch ein gutes Argument, um Ihren Chef auf Ihre hohe Arbeitsbelastung anzusprechen. So können Sie gemeinsam überlegen, welche Aufgaben delegiert oder gleichmäßiger auf das Team verteilt werden können.

Megan hat letzte Woche fast neun Stunden in ihrer Freizeit gearbeitet – im Durchschnitt also viel mehr als andere Kollegen.
Vermeiden Sie Sicherheitslücken: So schützen Sie Ihre Daten

Von: Joseph Steinberg, Gastautor von Microsoft

Die Nachrichten über Datenpannen bei großen Unternehmen reißen nicht ab. Wie groß und weitreichend ein Hackerangriff auch ist, eines steht fest: Der Schaden für die betroffenen Unternehmen ist oft riesig.

Was können Unternehmen tun, um nicht als nächstes Opfer von Cyberkriminalität in den Schlagzeilen zu landen? Hier 18 wichtige Tipps:

  1. Die ganze Belegschaft für den Schutz vertraulicher Informationen sensibilisieren. Machen Sie deutlich, welche Risiken zu vermeiden sind – zum Beispiel Musik oder Videos von unseriösen Websites herunterladen. Sobald Ihre Mitarbeiter verstanden haben, dass Cyberkriminelle es auf Firmendaten abgesehen haben, setzt ein Umdenken ein. Das bewusstere Verhalten führt dann dazu, dass Ihre Daten immer sicherer werden.
  2. Daten aufspüren und klassifizieren. Machen Sie eine Bestandsaufnahme, und überwachen Sie lückenlos die Speicherung, Nutzung, Sicherung und Löschung Ihrer Daten – und zwar für alle vertraulichen Informationen. Aber nicht alle Daten sind im gleichen Maße sensibel. Daher empfiehlt es sich, die Daten vorab nach Schutzbedarf zu klassifizieren.
Emails sichern - Ein kleiner Leitfaden für sichere Email

Die meisten werden nicht überrascht sein, dass E-Mails das Hackerziel Nummer 1 sind, um vertrauliche Unternehmensdaten und Informationen auszuspähen. Noch beunruhigender ist allerdings, dass vor allem kleine Unternehmen ins Visier von Hackern geraten. Allein in den ersten sechs Monaten des vergangenen Jahres verzeichneten Unternehmen mit maximal 250 Mitarbeitern doppelt so viele Cyberangriffe – mit einem durchschnittlichen wirtschaftlichen Schaden von mehr als 188.000 US-Dollars. Laut einer Studie des CSIS (Center for Strategic and International Studies) beläuft sich der Gesamtschaden für die US-Wirtschaft auf 100 Mrd. US-Dollar jährlich.

Das ist auch einer der Gründe, warum der Hackerangriff auf Sony im Jahr 2014 so viel Aufsehen erregte. Viele Unternehmen fragen sich seitdem, wie sie eine solche Gefahr abwenden können. Wenn schon ein so großer Konzern mit einem ausgeklügelten Sicherheitssystem angegriffen wird, was kann dann ein kleines Unternehmen mit begrenzten Ressourcen gegen Hacker ausrichten?

Kein Grund zur Panik! Es gibt verschiedene Wege zu sicheren E-Mails und einem sicheren Unternehmen. Da ein Unternehmen nur so sicher ist wie das schwächste Glied in der Sicherheitskette, kommt es darauf an, die Mitarbeiter in die Sicherheitsstrategie einzubeziehen. Hier die sieben Schritte im Überblick:

  1. Cybersicherheit zügig planen und umsetzen. Mit Strategien für sichere Websites, Zahlungsformationen und Daten geht dieser Plan weit über die Standardsicherheit von E-Mails hinaus. Eines der wichtigsten Themen auf der Agenda bleibt aber die E-Mail-Sicherheit. Die US-Behörde FCC (Federal Communications Commission) hat mit Small Biz Cyber Planner 2.0 ein praktisches Werkzeug entwickelt, das Ihnen die Umsetzung eines eigenen Plans erleichtert.
  2. E-Mail-Verschlüsselung integrieren. Die E-Mail-Verschlüsselung hilft, persönliche Informationen vor Hackerangriffen zu schützen. Verschlüsselte E-Mails dürfen nur von befugten Nutzern geöffnet und gelesen werden. Je nach Ihren Anforderungen in puncto Sicherheit und Bedienkomfort kommen verschiedene Verschlüsselungsmethoden in Frage. Beispielsweise können Sie eine Zusatzsoftware herunterladen oder kaufen und diese mit Ihrem aktuellen E-Mail-Client kombinieren. Oder Sie installieren ein E-Mail-Zertifikat wie PGP (Pretty Good Privacy). In diesem Fall teilen Sie einen gemeinsamen Schlüssel mit jeder Person, die Ihnen eine E-Mail schickt, und verwenden einen privaten Schlüssel zur Entschlüsselung empfangener E-Mails. Eine weitere einfache Lösung ist ein verschlüsselter E-Mail-Dienst eines Drittanbieters.
5 Mythen und Fakten über den Generationskonflikt – wie Sie Unterschiede in einen Vorteil verwandeln
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Von Crystal Kadakia

Auch im Jahr 2018 gibt uns das Phänomen "Millennials" weiterhin Rätsel auf. Während die ältesten Millennials bereits 38 Jahre alt werden, kämpfen wir immer noch mit alten Klischees und dem "Millennial-Problem". Unternehmen fragen sich, wie sie diese scheinbar undurchschaubare Spezies als Mitarbeiter gewinnen, motivieren und halten.

Wie die meisten von Ihnen kenne ich die Vorurteile über Millennials nur allzu gut. Ich arbeite seit den frühen 2000er Jahren in der Consulting-Branche. Damals hörte man über Millennials kaum mehr als die Beschwerden älterer Generationen: Millennials sind arbeitsscheu, anspruchsvoll und brauchen alle fünf Minuten ein anerkennendes Schulterklopfen. Das leuchtete mir schon damals nicht ein. Als Millennial fragte ich mich, wie die reifere Generation mit ihrem Erfahrungsschatz ein so schnelles Urteil über die heranwachsende Generation fällen konnte. Vergisst man etwa so schnell, wie es ist, erwachsen zu werden? Mir wurde schnell klar, dass die ältere Generation trotz aller Lebenserfahrung nur wenig über das Erwachsenwerden in der heutigen Zeit weiß. Der Grund: Die Zeiten sind zu schnelllebig.

Kurz und gut, wir haben alle unsere Eigenheiten. Aber als Millennial habe ich hautnah miterlebt, wie sich die digitale Technologie immer weiter ausbreitete. Ich weiß, wie drastisch sich mein Tagesablauf, die Zusammenarbeit mit Kollegen und der Kontakt untereinander durch das Internet, die Social Media und das Smartphone verändert hat. Meinen Schlüsselmoment hatte ich, als ich erkannte, wie wichtig die Rolle der Millennials heutzutage ist. Obwohl ich einer jungen Generation angehöre, kenne ich die Zeit vor dem Internet. Genau dieser Erfahrungsunterschied sorgt für Konflikte zwischen Generationen. Als Millennial kann ich wie kein anderer zwischen zwei Welten vermitteln und eine Zukunft gestalten, die das Beste aus dem anlogen Zeitalter mit den Vorteilen unserer ständig vernetzten Welt vereint.

In den letzten sechs Jahren habe ich untersucht, wie sich Technologie auf unser Leben auswirkt. Um die Ergebnisse meiner Arbeit vorzustellen, halte ich Vorträge auf der ganzen Welt. Im Rahmen meiner Tätigkeit bei Invati Consulting helfe ich Führungskräften, die neue Arbeitskultur strategisch umzusetzen und die Debatte über Millennials zu verändern. In Anlehnung an meinen Bestseller The Millennial Myth fasse ich kurz zusammen, wie wir die fünf größten Mythen über Millennials hinter uns lassen, um die Motivation, Zusammenarbeit und Produktivität an einem technologieorientierten Arbeitsplatz zu steigern.

Mythos Nr. 1: Falsch: arbeitsscheu – Richtig: Produktivität neu definiert

Millennials sind arbeitsscheu. Dieser Mythos geht auf die Beobachtung zurück, dass Millennials selbst bestimmen möchten, wann und wo sie arbeiten. Millennials verstehen nicht, warum sie an eine feste Arbeitsdauer, feste Zeiten und einen festen Standort gebunden sein sollen. Früher war ein starres Arbeitskorsett mit Produktivität gleichzusetzen,

aber heute wird der Mythos "arbeitsscheu" durch das Prädikat Produktivität neu definiert ersetzt. Ein Großteil der Arbeit in einer digitalen Umgebung ist strategisch, kreativ, innovativ und sehr erkenntnisreich. Gute Leistung hängt also nicht davon ab, dass man acht Stunden lang vor einem Computer sitzt oder von einem Meeting zum nächsten hetzt. Millennials haben erkannt, dass sich unsere Arbeitsweise grundlegend verändert hat. Darüber hinaus beobachten Neurowissenschaftler Veränderungen in der kognitiven Belastung. Wer als Führungskraft beim Thema Produktivität heute nicht auf digitale Technologie setzt, muss mit Motivationsverlust und steigenden Burnoutzahlen rechnen.

Mythos Nr. 2: Falsch: anspruchsvoll – Richtig: unternehmerisch denkend

Millennials sind anspruchsvoll, weil sie Erwartungen in Bezug auf Gehalt, Karriereweg, Arbeitsinhalte und die Kommunikation mit der Chefebene direkt umsetzen wollen. Früher musste man vor allem Zeit investieren, um diese Vorteile zu erreichen.

Den heute Heranwachsenden bietet der digitale Fortschritt eine Fülle an Optionen, um Ziele umfassend und schnell zu verwirklichen. Davon profitiert nicht nur das Individuum, sondern das ganze Unternehmen. Diese neue unternehmerische Denkweise bewirkt auch bei Arbeitgebern ein Umdenken. Statt Mitarbeiter auf die Zukunft zu vertrösten, fragen sich erfolgreiche Unternehmen, wie sie das Potenzial ihrer Teams noch besser freisetzen.

Vier Tipps: Die Datenanalyse hilft beim Aufbau von Vertrauen

"Daten sind der Lebensnerv moderner Unternehmen."

Jesse Dull weiß aus eigener Erfahrung, wie wichtig Datenanalysen im Geschäftsalltag sind – nicht nur für Technologieunternehmen. Als Projektplaner für das in Kansas City ansässige Bauunternehmen McCownGordon ist er den ganzen Tag damit beschäftigt, Daten zu erfassen, zu organisieren und mit anderen zu teilen. Die Flut an Daten ist enorm: "Pro Projekt erhalten wir 50–100 Angebote von Lieferanten". Um so wichtiger ist eine gute Organisation, damit das Unternehmen seine Kundenbeziehungen stärken kann.

"Wenn [Auftraggeber] den Projektdaten nicht vertrauen, dann haben sie auch Zweifel an unserer Budget- und Projektplanung und letzte Endes an unserer Kompetenz. Ein gutes Datenmanagement ist daher wichtig."

Aus seiner fünfjährigen Mitarbeit bei McCownGordon weiß Dull, wie wichtig Datenanalysen (in Englisch) sind, um vertrauensvolle Kundenbeziehungen aufzubauen. Hier seine vier wichtigsten Tipps:

  1. Offen kommunizieren. "Wir legen Wert auf Transparenz", so Dull, "indem wir Auftraggebern Einblicke in alle Abläufe geben." Mit Klarheit und Transparenz sorgt McCownGordon dafür, dass Kunden das Unternehmen als echten Partner sehen, der sie bei allen Fragen und Problemen unterstützt.
  2. Daten verständlich aufbereiten. "Visuelle Daten sind für jeden einfacher zu verstehen", so Dull. "Eine Grafik mit Prozentwerten spricht praktisch für sich selbst." McCownGordon bemüht sich, den Kunden Budgets, Materialbedarf und Fristen in verständlicher Weise zu präsentieren.
  3. Maßgeschneiderten Kundenservice bieten. "Man muss sich in den Kunden hineinversetzen und seine Sprache sprechen", so Dull. "Kunden aus dem Finanzbereich wollen alles bis ins kleinste Detail verstehen. Deshalb gehen wir alle Zahlen gemeinsam mit ihnen durch. Anders sieht es zum Beispiel bei kirchlichen Bauvorhaben aus. Hier stehen technische Details nicht so sehr im Fokus, sodass wir eine allgemeine Kostenaufstellung präsentieren können."
  4. Daten mit konkreten Entscheidungen verbinden. "Mit unserem System können wir Kunden demonstrieren, wohin ihr Geld fließt", so Dull. "Wenn das Budget überschritten ist, schalten wir einen Gang zurück, loten Alternativen aus und bringen das Projekt wieder auf Kurs." Wenn umfangreiche Tabellenkalkulationen nach Entscheidungen und Maßnahmen unterteilt werden, können Kunden den Projektumfang leichter verstehen. Das fördert auch das Vertrauen in McCownGordon.

Die effiziente Erfassung, Organisation, Zusammenfassung und Präsentation von Daten in maßgeschneiderten Visualisierungen stärkt vertrauensvolle Kundenbeziehungen und hebt McCownGordon von der Masse ab.

"Das zeigt, wie wir als Unternehmen sein wollen", so Dull, "und spiegelt unsere Grundwerte wie Integrität, Leistung und Kundennähe wider." Unsere Kunden sollen wissen, dass wir hinter ihnen stehen und ihre Interessen umsetzen. Das macht den Erfolg unseres Unternehmens und den Wert von Daten aus."

Erfolgreiches Marketing für kleine Unternehmen

Ein Mann und eine Frau sitzen zusammen und schauen auf einen Laptop.

Jeder selbstständige Unternehmer weiß, wie erfolgsentscheidend ein Businessplan ist, der die Geschäftsidee, die Wettbewerbslandschaft und die Finanzsituation ausführlich beschreibt. Was jedoch genau so wichtig ist – und oft unterschätzt wird – ist ein solider Marketingplan. Damit können Sie Ihre Kunden gezielt ansprechen und die schier endlosen Marketinginstrumente und -verfahren auf ein Minimum beschränken. So haben Sie stets die passenden Lösungen für Ihr Geschäft und Ihre Zielgruppe zur Hand.

Aber gerade kleine Unternehmen stellt ein Marketingplan vor große Herausforderungen. Neben Einblicken in das Geschäfts- und Wettbewerbsumfeld kommt es schließlich auch auf die passende Marketingstrategie an. Auch Einmannbetriebe müssen sich mit Beratern, Mentoren sowie Marketing- und Werbefachleuten aus ihrem privaten Umfeld austauschen und vertrauenswürdige Onlinequellen lesen – denn niemand arbeitet im luftleeren Raum oder wird auf sich allein gestellt jemals erfolgreich sein.

Das mag kompliziert klingen, ist bei näherer Betrachtung jedoch ganz einfach. Man braucht nur ein gut funktionierendes Netz sozialer Beziehungen und einige leicht zugängliche Werkzeuge, um bahnbrechende Marketingideen, einen Implementierungsplan und eine Roadmap für nachhaltigen Erfolg zu entwickeln. Natürlich kann es immer Kursänderungen geben, aber mit einem soliden Plan und klaren Zielen wissen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Der Weg zum Erfolg – nahtlos kommunizieren am Arbeitsplatz

Eine Frau zeigt auf einen Großbildschirm und spricht zu einer Gruppe von Personen, die am Laptop arbeiten.

Jeder weiß, dass schlechte Kommunikation den Unternehmenserfolg gefährden kann – doch das Ausmaß wird viele überraschen. Laut einer vom US-Personalverband Society of Human Resource Management (SHRM) zitierten Studie ("The Poor Cost of Communications") förderte eine Befragung von 400 Unternehmen mit 100.000 Mitarbeitern zutage, "dass Unternehmen im Schnitt 62,4 Millionen US-Dollar pro Jahr durch ineffiziente Kommunikation verlieren". Auch wenn Ihr Unternehmen deutlich kleiner als die befragten Unternehmen ist, so kämpfen Sie doch mit den gleichen Problemen.

Vielleicht sogar noch stärker, denn Mitarbeiter kleiner Unternehmen müssen oft mehrere Funktionen auf einmal erfüllen und verschiedenen Seiten gerecht werden. Gerade in kleinen Unternehmen ist nahtlose, auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnittene Kommunikation deshalb besonders wichtig. Die gute Nachricht ist, dass es eine Menge Technologien und Informationsquellen gibt, die helfen, wichtige Kommunikationswege zu öffnen (und aufrechtzuerhalten).

Tabellenkalkulationen – Budgetplanung leicht gemacht

Ob Sie für Lebensziele wie Haus, Auto oder Familie sparen oder ein bisschen über Ihre Verhältnisse gelebt haben – mit einer professionellen Tabellenkalkulationssoftware behalten Sie Ihre Finanzen immer im Blick. So lästig und nervenaufreibend die Budgetplanung auch sein mag, sie vermittelt Ihnen eine ganzheitliche Sicht auf Ihre finanzielle Situation. Und indem Sie alle Zahlen an einem Ort bündeln, können Sie auch Ihre finanziellen Ziele schneller erreichen. Berechnungen in einer Tabellenkalkulation – flexibel, einfach und schnell anzupassen

Das große Ganze und tägliche Kontobewegungen

Tabellenkalkulationen haben den großen Vorteil, dass der Nutzer den Detailgrad nach seinen Wünschen einstellen kann. Verwenden Sie Arbeitsblätter oder Registerkarten, um den gewünschten Planungszeitraum festzulegen:

  • Finanzjahr
  • Monatsübersicht
  • Wochenplan

Gliedern Sie Ihren Budgetplan nach Zeitabschnitten, um sich finanzielle Ziele zu setzen und Meilensteine festzulegen.

Gute Dokumentation ist alles

Drucken Sie Ihren Budgetplan aus, damit Sie Ihre Spar- und Ausgabegewohnheiten kritisch im Blick behalten können. Doch zuerst müssen Sie alle Zahlen fein säuberlich in ein Arbeitsblatt eintragen. Kontrollieren Sie Ihre täglichen Ausgaben, um Rückschlüsse auf Ihr tägliches oder wöchentliches Ausgabeverhalten zu ziehen. Einer der Vorteile digitaler Tabellenkalkulationen besteht darin, dass Sie Zeilen schnell und einfach hinzufügen oder löschen können. Ihre Tabelle muss nicht von Anfang an perfekt aussehen – erfassen Sie erst in Ruhe Ihre Zahlen und kümmern Sie sich dann um die Feinheiten.

Zahlen visuell darstellen

Wenn Sie vor langen Zahlenkolonnen zurückschrecken, sind Sie nicht allein. Allein der Anblick einer langen Checkliste kann schon ermüdend sein. Doch das wird sich mit einer Tabellenkalkulationssoftware ändern. Nachdem Sie alle Zahlen eingetragen haben, können Sie Ihr Arbeitsblatt mit einem Klick in eine Tabelle oder ein Diagramm umwandeln. Die Visualisierung präsentiert alle Zahlen auf einen Blick und erleichtert Ihnen die effiziente Budgetplanung.

Anwenderakzeptanz und erfolgreiche Unified Communications

Eine lächelnde Frau in einem Büro, die an einem Surface arbeitet

Von Blair Pleasant, Gastautorin von Microsoft

Die Überzeugung, dass sich Neuerungen ganz von alleine durchsetzen, mag hier und da stimmen, aber nicht im Bereich der Unternehmenskommunikation.

Ganz gleich, ob es um UC (Unified Communications)-Standardfunktionen oder die Zusammenarbeit im Team geht, Anwenderakzeptanz ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung. Besonders im Bereich UC gilt, dass Nutzung und Akzeptanz erfolgskritischer als die technische Bereitstellung sind.

Das US-Marktforschungsunternehmen UCStrategies definiert Unified Communications als "gebündelte Kommunikationslösung zur Optimierung von Geschäftsprozessen". UC vereint Echtzeit- und Nicht-Echtzeit-Kommunikation wie Sprache, Chat, Audio-, Web- und Videokonferenzen unter einer einheitlichen Oberfläche, um die Produktivität zu steigern. Für den erfolgreichen Einsatz von UC-Systemen in der Unternehmenskommunikation ist die Akzeptanz durch die Anwender von entscheidender Bedeutung.

Das wirft die Frage auf, wie sich Nutzung und Akzeptanz neuer Business Communication Tools steigern lassen, um das Beste aus der UC-Investition herauszuholen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Umsetzung einer erfolgreichen Strategie.

  1. Bauen Sie ein Unterstützerteam bestehend aus Geschäftsbereichsleitern, IT- und Telekommunikationsmanagern und repräsentativen Endnutzern (Vertrieb, Administration usw.) auf. Je früher Sie Unterstützer in den Planungsprozess einbinden, desto besser.
  2. Sichern Sie sich dann die Unterstützung des obersten Managements. Führungskräfte können die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft fördern, indem sie Team-, Video- und weitere UC-Funktionen aktiv für die interne Kommunikation nutzen und so mit gutem Beispiel vorangehen.
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