Udrulning

Ti måder at frigøre lagerplads på i Microsoft Dynamics CRM Online

Den anvendte lagerplads kan reduceres på følgende måder ved at fjerne eller slette forskellige typer oplysninger i Microsoft Dynamics CRM Online. Du kan bruge en eller flere af disse metoder til at kontrollere det samlede datalagerforbrug i Microsoft Dynamics CRM Online. Du kan slette bestemte kategorier data efter behov, eller du kan konfigurere massesletningsjob til at køre med de indstillede intervaller.

Forsigtigt!

Forslagene i denne artikel omfatter sletning af noter, vedhæftede filer, importoversigt og andre data. Slettede data kan ikke hentes igen. Der findes ingen fortrydelsesfunktion til gendannelse af slettede data. Det kan derfor være en bedre idé at øge mængden af lagerplads i Microsoft Dynamics CRM Online-abonnementet i stedet for at reducere mængden af anvendt lagerplads.

Note

Med undtagelse af metode 3 og 5 kræver samtlige metoder, at du har en sikkerhedsrolle i Microsoft Dynamics CRM Online, f.eks. Systemadministrator. Dette giver dig tilladelse til massesletning af poster og sletning af systemjob.

På denne side

Metode 1: Udføre massesletning af forekomster af e-mails og arbejdsprocesser ved hjælp af massesletningsjob

Metode 2: Evaluere og slette afbrudte arbejdsprocesser

Metode 3: Fjernelse af vedhæftede filer til e-mail ved hjælp af Avanceret søgning

Metode 4: Fjernelse af e-mails med vedhæftede filer ved hjælp af et massesletningsjob

Metode 5: Fjernelse af noter med vedhæftede filer ved hjælp af Avanceret søgning

Metode 6: Fjernelse af noter med vedhæftede filer ved hjælp af et massesletningsjob

Metode 7: Fjerne massesletningsjob og tilknyttede kopier af dubletposter

Metode 8: Slette forekomster af masseimport ved hjælp af et massesletningsjob

Metode 9: Slette forekomster af massesletningsjob ved hjælp af massesletningsjob

Metode 10: Sletning af overvågningslogge

Metode 1: Udføre massesletning af forekomster af e-mails og arbejdsprocesser ved hjælp af massesletningsjob

Forsigtigt!

Hvis du sletter disse data, kan du ikke længere se, om en e-mail er sendt via masse-e-mail, eller om der er kørt en arbejdsprocesregel på en post. De e-mails, der er sendt, og de handlinger, der er udført på posten i arbejdsprocessen, slettes ikke.

  1. Klik på Datastyring under Indstillinger, klik på Massesletning af poster, og klik derefter på Ny på menulinjen. Derved åbnes guiden Massesletning.
  2. Klik på Næste.
  3. Vælg Systemjob på listen Søg efter.
  4. Tilføj lignende kriterier i området med søgekriterier:

    SystemjobtypeEr lig medE-mail-masseforsendelse; Arbejdsproces;

    StatusårsagEr lig medLykkedes

    Fuldført denÆldre end X måneder – 1

  5. Gruppér de tre kriterierækker:
    1. Klik på pilen ud for de enkelte kriterierækker, og klik derefter på Vælg række.
    2. Mens alle tre rækker er markeret, skal du klikke på Gruppe OG.
  6. Klik på Næste.
  7. Angiv et navn til massesletningsjobbet i tekstfeltet Navn.
  8. Vælg en dato og et klokkeslæt for starttidspunktet for jobbet. Det skal helst være et tidspunkt, hvor der ikke er brugere i Microsoft Dynamics CRM Online.
  9. Markér afkrydsningsfeltet Kør dette job efter hver, og vælg derefter den hyppighed, jobbet skal køres med, på listen dag.
  10. Hvis der skal sendes en e-mail-besked, skal du markere afkrydsningsfeltet Send en e-mail til mig (e-mail@domæne.com), når dette job er fuldført.
  11. Klik på Næste, gennemse masseletningsjobbet, og klik derefter på Send for at oprette et tilbagevendende job.

Metode 2: Evaluere og slette afbrudte arbejdsprocesser

Undertiden skifter arbejdsprocesser til en afbrudt tilstand, fordi der findes en betingelse, som aldrig overholdes, eller fordi det af en anden grund ikke tillades, at arbejdsprocessen fortsætter.

Forsigtigt!

Visse arbejdsprocesser er i en afbrudt tilstand, fordi de venter på en betingelse, der endnu ikke er overholdt, som det forventes. En arbejdsproces kan f.eks. vente på, at en opgave bliver udført.

  1. Klik på Avanceret søgning.
  2. Vælg Systemjob på listen Søg efter.
  3. Tilføj lignende kriterier i området med søgekriterier:

    SystemjobtypeEr lig medArbejdsproces

    StatusårsagEr lig medAfbrudt

  4. Gruppér de tre kriterierækker:
    1. Klik på pilen ud for de enkelte kriterierækker, og klik derefter på Vælg række.
    2. Mens alle tre rækker er markeret, skal du klikke på Gruppe OG.
  5. Klik på Søg.
  6. I resultatvinduet kan du åbne de enkelte elementer for at finde ud af, om arbejdsprocessen kan slettes.

Metode 3: Fjernelse af vedhæftede filer til e-mail ved hjælp af Avanceret søgning

Forsigtigt!

Hvis du sletter disse data, er de vedhæftede filer ikke længere tilgængelige i Microsoft Dynamics CRM Online. Men hvis du har gemt dem i Microsoft Office Outlook, er de der stadig.

  1. Klik på Avanceret søgning.
  2. Vælg E-mails på listen Søg efter.
  3. Tilføj lignende kriterier i området med søgekriterier:

    Vedhæftede filer i e-mail (element)

    Filstørrelse (byte)Er større end – Skriv en byteværdi i tekstfeltet, f.eks. 25000.

  4. Klik på Søg.
  5. Du har nu en liste over e-mails, der har vedhæftede filer, som er større end 'X' byte.
  6. Du kan åbne de enkelte e-mails, klikke på fanen Vedhæftede filer og slette de vedhæftede filer, du ønsker.

    Note

    Hvis du både vil slette e-mailen og den vedhæftede fil, skal du markere posten for e-mailen og derefter klikke på Slet (X).

Metode 4: Fjernelse af e-mails med vedhæftede filer ved hjælp af et massesletningsjob

Forsigtigt!

Hvis du sletter disse data, er e-mail-meddelelserne og de tilknyttede vedhæftede filer ikke længere tilgængelige i Microsoft Dynamics CRM Online. Men hvis du har gemt dem i Microsoft Office Outlook, er de der stadig.

  1. Klik på Datastyring under Indstillinger, klik på Massesletning af poster, og klik derefter på Ny på menulinjen. Derved åbnes guiden Massesletning.
  2. Klik på Næste.
  3. Vælg E-mails på listen Søg efter.
  4. Tilføj lignende kriterier i området med søgekriterier:

    StatusårsagEr lig medAfsluttet

    Faktisk slutningÆldre end X måneder – 1

    Vedhæftede filer i e-mail (element)

    Filstørrelse (byte)Er større end – Skriv en byteværdi i tekstfeltet, f.eks. 25000.

  5. Gruppér de første to kriterierækker:
    1. Klik på pilen ud for de enkelte kriterierækker, og klik derefter på Vælg række.
    2. Mens begge rækker er markeret, skal du klikke på Gruppe OG.
  6. Klik på Næste.
  7. Angiv et navn til massesletningsjobbet i tekstfeltet Navn.
  8. Vælg en dato og et klokkeslæt for starttidspunktet for jobbet. Det skal helst være et tidspunkt, hvor der ikke er brugere i Microsoft Dynamics CRM Online.
  9. Markér afkrydsningsfeltet Kør dette job efter hver, og vælg derefter den hyppighed, jobbet skal køres med, på listen dag.
  10. Hvis der skal sendes en e-mail-besked, skal du markere afkrydsningsfeltet Send en e-mail til mig (e-mail@domæne.com), når dette job er fuldført.
  11. Klik på Næste, gennemse masseletningsjobbet, og klik derefter på Send for at oprette et tilbagevendende job.

Metode 5: Fjernelse af noter med vedhæftede filer ved hjælp af Avanceret søgning

Forsigtigt!

Hvis du sletter disse data, er noter og de tilknyttede vedhæftede filer ikke længere tilgængelige i Microsoft Dynamics CRM Online.

  1. Klik på Avanceret søgning.
  2. Vælg Noter på listen Søg efter.
  3. Tilføj lignende kriterier i området med søgekriterier:

    Filstørrelse (byte)Er større end – Skriv en byteværdi i tekstfeltet, f.eks. 1048576.

  4. Klik på Søg.
  5. Du har nu en liste over vedhæftede filer, der er større end det, du har angivet.
  6. Vælg én eller flere vedhæftede filer, og klik derefter på Slet (X).

Metode 6: Fjernelse af noter med vedhæftede filer ved hjælp af et massesletningsjob

Forsigtigt!

Hvis du sletter disse data, er noter og de tilknyttede vedhæftede filer ikke længere tilgængelige i Microsoft Dynamics CRM Online.

  1. Klik på Datastyring under Indstillinger, klik på Massesletning af poster, og klik derefter på Ny på menulinjen. Derved åbnes guiden Massesletning.
  2. Klik på Næste.
  3. Vælg Noter på listen Søg efter.
  4. Tilføj lignende kriterier i området med søgekriterier:

    Filstørrelse (byte)Er større end – Skriv en byteværdi i tekstfeltet, f.eks. 1048576.

    OprettetÆldre end X måneder – 1

  5. Gruppér de tre kriterierækker:
    1. Klik på pilen ud for de enkelte kriterierækker, og klik derefter på Vælg række.
    2. Mens alle tre rækker er markeret, skal du klikke på Gruppe OG.
  6. Klik på Næste.
  7. Angiv et navn til massesletningsjobbet i tekstfeltet Navn.
  8. Vælg en dato og et klokkeslæt for starttidspunktet for jobbet. Det skal helst være et tidspunkt, hvor der ikke er brugere i Microsoft Dynamics CRM Online.
  9. Markér afkrydsningsfeltet Kør dette job efter hver, og vælg derefter den hyppighed, jobbet skal køres med, på listen dag.
  10. Hvis der skal sendes en e-mail-besked, skal du markere afkrydsningsfeltet Send en e-mail til mig (e-mail@domæne.com), når dette job er fuldført.
  11. Klik på Næste, gennemse masseletningsjobbet, og klik derefter på Send for at oprette et tilbagevendende job.

Metode 7: Fjerne massesletningsjob og tilknyttede kopier af dubletposter

Hver gang der køres et job til registrering af dubletter, gemmes der en kopi af de enkelte dubletposter i databasen som led i jobbet til registrering af dubletter. Hvis du f.eks. har 100 dubletposter, og disse dubletter bliver fundet, hver gang du kører et job til registrering af dubletter, uanset om det er manuelt eller tilbagevendende, gemmes disse 100 dubletposter i databasen under den pågældende forekomst af det pågældende job, indtil dubletterne flettes eller slettes, eller indtil forekomsten af det pågældende job til registrering af dubletter slettes.

  1. Klik på Indstillinger, klik på Datastyring, og klik derefter på Job til registrering af dubletter.
  2. Markér de forekomster af job til registrering af dubletter, du vil slette, og klik derefter på Slet (X).

Hvis du vil undgå at spilde lagerplads, skal du behandle dubletter med det samme, så de ikke rapporteres i flere job til registrering af dubletter.

Metode 8: Slette forekomster af masseimport ved hjælp af et massesletningsjob

Hver gang du udfører en masseimport, knyttes der et systemjob til den pågældende import. Systemet indeholder oplysninger om, hvilke poster der er importeret, og hvilke poster det ikke lykkedes at importere.

Forsigtigt!

Når du har slettet disse masseimportjob, kan du ikke se, hvilke data der er importeret, og du kan ikke gendanne importen.

  1. Klik på Datastyring under Indstillinger, klik på Massesletning af poster, og klik derefter på Ny på menulinjen. Derved åbnes guiden Massesletning.
  2. Klik på Næste.
  3. Vælg Systemjob på listen Søg efter.
  4. Tilføj lignende kriterier i området med søgekriterier:

    SystemjobtypeEr lig medImporter

    StatusårsagEr lig medLykkedes

    Fuldført denÆldre end X måneder – 1

  5. Gruppér de tre kriterierækker:
    1. Klik på pilen ud for de enkelte kriterierækker, og klik derefter på Vælg række.
    2. Mens alle tre rækker er markeret, skal du klikke på Gruppe OG.
  6. Klik på Næste.
  7. Angiv et navn til massesletningsjobbet i tekstfeltet Navn.
  8. Vælg en dato og et klokkeslæt for starttidspunktet for jobbet. Det skal helst være et tidspunkt, hvor der ikke er brugere i Microsoft Dynamics CRM Online.
  9. Markér afkrydsningsfeltet Kør dette job efter hver, og vælg derefter den hyppighed, jobbet skal køres med, på listen dag.
  10. Hvis der skal sendes en e-mail-besked, skal du markere afkrydsningsfeltet Send en e-mail til mig (e-mail@domæne.com), når dette job er fuldført.
  11. Klik på Næste, gennemse masseletningsjobbet, og klik derefter på Send for at oprette et tilbagevendende job.

Metode 9: Slette forekomster af massesletningsjob ved hjælp af massesletningsjob

Når du udfører massesletning af data, f.eks. i mange af de metoder, der beskrives i denne artikel, oprettes der et massesletningsjob for systemet, som kan slettes.

Forsigtigt!

Når du har slettet disse job, mister du oversigten over tidligere massesletningsjob, du har kørt.

  1. Klik på Datastyring under Indstillinger, klik på Massesletning af poster, og klik derefter på Ny på menulinjen. Derved åbnes guiden Massesletning.
  2. Klik på Næste.
  3. Vælg Systemjob på listen Søg efter.
  4. Tilføj lignende kriterier i området med søgekriterier:

    SystemjobtypeEr lig medMassesletning

    StatusårsagEr lig medLykkedes

    Fuldført denÆldre end X måneder – 1

    Note

    Du kan også slette job, der ikke lykkedes, eller som er annulleret.

  5. Gruppér de tre kriterierækker:
    1. Klik på pilen ud for de enkelte kriterierækker, og klik derefter på Vælg række.
    2. Mens alle tre rækker er markeret, skal du klikke på Gruppe OG.
  6. Klik på Næste.
  7. Angiv et navn til massesletningsjobbet i tekstfeltet Navn.
  8. Vælg en dato og et klokkeslæt for starttidspunktet for jobbet. Det skal helst være et tidspunkt, hvor der ikke er brugere i Microsoft Dynamics CRM Online.
  9. Markér afkrydsningsfeltet Kør dette job efter hver, og vælg derefter den hyppighed, jobbet skal køres med, på listen dag.
  10. Hvis der skal sendes en e-mail-besked, skal du markere afkrydsningsfeltet Send en e-mail til mig (e-mail@domæne.com), når dette job er fuldført.
  11. Klik på Næste, gennemse masseletningsjobbet, og klik derefter på Send for at oprette et tilbagevendende job.

Metode 10: Sletning af overvågningslogge

Når du aktiverer overvågning, opretter der overvågningslogge i Microsoft Dynamics CRM Online til opbevaring af overvågningsoversigter for posterne. Du kan slette disse overvågningslogge for at frigøre plads, når der ikke længere er behov for dem.

Forsigtigt!

Når du sletter en overvågningslog, kan du ikke længere få vist overvågningsoversigten for den periode, den pågældende overvågningslog dækker.

  1. Klik på Indstillinger i navigationsruden. Klik derefter på Overvågning under System.
  2. Klik på Administration af overvågningslog i området Overvågning.
  3. Markér den ældste overvågningslog. Klik derefter på Slet logge på Actions toolbar.
  4. Klik på OK i bekræftelsesmeddelelsen.

Note

Det er kun muligt at slette den ældste overvågningslog i systemet. Hvis du ønsker at slette mere end én log, skal du blive ved med at slette den ældste tilgængelige log, indtil der er slettet tilstrækkeligt mange logge.

Applies To:

Microsoft Dynamics CRM Online December 2012 Service Update

(For CRM Online, CRM 2013, and CRM 2015, see CRM Help & Training.)