5 αναγκαίες προσθήκες ομαδικής συνομιλίας στον χώρο εργασίας

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η ομαδική συνομιλία έχει μεταμορφώσει τον τρόπο που εργαζόμαστε. Δεν χρειάζεται πλέον να προγραμματίζουμε προσωπικές κλήσεις ή κλήσεις διάσκεψης για να λαμβάνουμε άμεσες απαντήσεις σε ερωτήσεις, να διανέμουμε πληροφορίες ή να ανταλλάσσουμε ιδέες. Αντί για αυτό, μπορούμε να κάνουμε τα πάντα μέσω μιας ομαδικής συνομιλίας που μπορούν να βλέπουν όλοι και να απαντούν σε πραγματικό χρόνο.

Φυσικά, οι περισσότεροι οργανισμοί διαθέτουν κάποια μορφή εφαρμογής ομαδικών συνομιλιών, όμως, εάν χρησιμοποιείτε τη δική σας εφαρμογή μόνο για να μιλάτε στους συναδέλφους σας σχετικά με τις εργασίες του έργου σας (ή τα σχέδια για το μεσημεριανό σας), χάνετε ορισμένες εξαιρετικές δυνατότητες που μπορούν να σας βοηθήσουν να είστε πιο παραγωγικοί και να έχετε πιο ουσιαστικές αλληλεπιδράσεις, είτε βρίσκεστε στο ίδιο γραφείο είτε είστε διασκορπισμένοι σε όλο τον κόσμο.

Για να αποκομίσετε περισσότερα από την επόμενη ομαδική σας συνομιλία, αναζητήστε μια υπηρεσία η οποία παρέχει πρόσβαση σε μια μεγάλη ποικιλία δυνατοτήτων ή πρόσθετων, όπως:

• Συνεργασία σε αρχεία: Ορισμένα εργαλεία συνομιλίας σάς δίνουν τη δυνατότητα να ανοίγετε τα αρχεία σας και να εργάζεστε σε αυτά με άλλους χρήστες σε πραγματικό χρόνο. Αυτή η εύχρηστη δυνατότητα σάς βοηθά να διασφαλίζετε ότι όλες οι ιδέες, οι αλλαγές και οι ενημερώσεις ενσωματώνονται και δίνουν σε όλους όσους συμμετέχουν στην ομαδική συνομιλία την ευκαιρία να εξετάζουν έγγραφα και να τα εγκρίνουν εν κινήσει. Φυσικά, εάν κάποιος χρειάζεται περισσότερο χρόνο, μπορεί να κάνει λήψη του αρχείου, να το τροποποιήσει ή να προσθέσει σχόλια και, στη συνέχεια, να το στείλει ξανά πίσω στη συνομιλία αργότερα. Με αυτόν τον τρόπο, όλη η επικοινωνία σας σχετικά με ένα αρχείο βρίσκεται σε ένα σημείο.

• Πρόσβαση σε εφαρμογές: Ολοένα και περισσότερο, οι εφαρμογές αποτελούν το εργαλείο που χρησιμοποιούμε για να διεκπεραιώνουμε έργα στο γραφείο και εν κινήσει, επομένως, έχει νόημα να επιλέξουμε μια εφαρμογή ομαδικών συνομιλιών που να ενσωματώνεται στις άλλες εφαρμογές στις οποίες βασίζεστε. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή αποθετηρίου ή βιβλιοθήκης αρχείων που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε και να οργανώνετε όλα τα έγγραφα, τις εικόνες, τα αρχεία βίντεο και ήχου για ένα έργο σε ένα σημείο, επιλέξτε μια υπηρεσία ομαδικής συνομιλίας που σας επιτρέπει να αποκτάτε πρόσβαση σε αυτή την εφαρμογή απευθείας από τη συνομιλία. Έχοντας τη δυνατότητα να τοποθετείτε έγγραφα μέσα στο παράθυρο της συνομιλίας, η συνομιλία θα είναι πιο εύκολη.
• Ιστορικό συνομιλίας: Οι εφαρμογές ομαδικών συνομιλιών που σας επιτρέπουν να βλέπετε ολόκληρο το ιστορικό συνομιλιών διευκολύνουν την καταγραφή των πρακτικών της σύσκεψης, τις αιτήσεις για έγγραφα ή τις αλλαγές σε ένα αρχείο και, γενικά, τη συνεισφορά κάθε ατόμου στη συνομιλία. Με αυτόν τον τρόπο, εάν κάποιο άτομο από τη συνομιλία χρειάζεται διευκρινίσεις, αυτές απέχουν μόνο ένα κλικ. Επίσης, εάν κάποιο από τα μέλη της ομάδας δεν μπόρεσε να συμμετάσχει στη συνομιλία, το μόνο που θα χρειαστεί είναι να εξετάσει το ιστορικό συνομιλίας για να ενημερωθεί.
• Ομαδικές κλήσεις: Για τις περιπτώσεις εκείνες όπου είναι σημαντικό να συνομιλείτε και ταυτόχρονα να βλέπετε τους συμμετέχοντες στην ομάδα σε ζωντανή μετάδοση (και όχι απλώς να βλέπετε μόνο τους υπολογιστές ή τα έγγραφά τους), αναζητήστε μια εφαρμογή ομαδικών συνομιλιών που να ενσωματώνεται με την αγαπημένη σας εφαρμογή συνομιλιών μέσω βιντεοκλήσης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε όλοι να περάσετε σε μια κλήση απευθείας από την ομαδική συνομιλία.
• Προγραμματισμός σύσκεψης: Για τους διαχειριστές έργου ή οποιοδήποτε άλλο άτομο που χρειάζεται προγραμματισμό συσκέψεων, η πρόσβαση σε μια εφαρμογή προγραμματισμού συσκέψεων μπορεί να διευκολύνει τον προγραμματισμό συνομιλιών, κλήσεων και συναντήσεων πρόσωπο με πρόσωπο. Η δυνατότητα να βλέπετε όλα τα ημερολόγια της ομάδας σας σε ένα σημείο, είτε βρίσκεστε σε ζωντανή συνομιλία είτε όχι, σας διευκολύνει να προγραμματίζετε συνομιλίες παρακολούθησης.

Οι εφαρμογές ομαδικών συνομιλιών σάς επιτρέπουν να συνδέεστε με τα άτομα που συνεργάζεστε, είτε βρίσκονται στις δικές σας εγκαταστάσεις είτε σε άλλα σημεία του πλανήτη. Επιπλέον, χάρη στη δυνατότητα χρήσης ενσωματωμένων λειτουργιών, όπως η συνεργασία σε έγγραφα, και την προσθήκη στις αγαπημένες σας εφαρμογές, όπως οι υπηρεσίες ομαδικών κλήσεων, μπορούν να γίνουν ακόμα πιο χρήσιμες. Απλώς φροντίστε να επιλέξετε σωστά την εφαρμογή ομαδικών συνομιλιών και χρησιμοποιήσετε κάποια που να προέρχεται από μια εταιρεία με αποδεδειγμένο ιστορικό και δέσμευση για το μέλλον. Εξάλλου, είναι προφανές ότι δεν θα θέλατε να παρουσιάζετε στην ομάδα σας μια νέα εφαρμογή συνομιλιών κάθε χρόνο, οπότε, φροντίστε αυτή που θα επιλέξετε να είναι αυτή που θα χρησιμοποιείτε από εδώ και στο εξής.