Αν αναφέρετε μια επιχειρηματική πρόκληση, πιθανότατα υπάρχει μια εφαρμογή cloud, ή πολλές, που υπόσχεται ότι αντιμετωπίζει το ζήτημα. Οι εφαρμογές cloud ήταν ευλογία για τις μικρές επιχειρήσεις. Δεν χρειάζεται να επενδύετε σε δαπανηρή υποδομή για τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών, όπως οι ανθρώπινοι πόροι, η διαχείριση έργων, η λογιστική και η διαχείριση σχέσεων πελατών. Με ένα συνδρομητικό μοντέλο, μπορείτε εύκολα να ξεκινήσετε και πληρώνετε μόνο για αυτό που χρησιμοποιείτε. Ωστόσο, εάν δεν είστε προσεκτικοί, πολλές επικαλυπτόμενες εφαρμογές οδηγούν σε έλλειψη αποτελεσματικότητας και αύξηση του κόστους.
Για πολλές επιχειρηματικές διεργασίες, μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε λύσεις που εξειδικεύονται σε μια συγκεκριμένη εργασία και λύσεις που αφορούν μια ολοκληρωμένη διεργασία ή πολλές επιχειρηματικές ανάγκες σε ολόκληρη την εταιρεία σας. Υπάρχουν φορές που μια εστιασμένη εφαρμογή είναι η σωστή προσέγγιση, αλλά είναι σημαντικό να συγκρίνετε τα πλεονεκτήματά της με τα πλεονεκτήματα μίας ενοποιημένης λύσης.
1. Μείωση του κόστους IT
Το πιο προφανές όφελος της ενοποίησης εφαρμογών είναι η οικονομική απόδοση. Αν και είναι αλήθεια ότι οι συνδρομές συνήθως είναι πιο οικονομικές από τη φιλοξενία εφαρμογών εντός της εταιρείας, υπάρχουν επίσης χρεώσεις που σχετίζονται με τις εφαρμογές cloud. Οι περισσότερες επιχειρηματικές εφαρμογές χρεώνουν ένα μηνιαίο ποσό με βάση τον αριθμό των χρηστών ή το μέγεθος του χώρου αποθήκευσης που χρησιμοποιείται. Αυτά τα έξοδα αθροίζονται, ειδικά εάν πληρώνετε για περισσότερες από μία εφαρμογές με παρόμοια λειτουργικότητα.
Μπορεί επίσης να είναι κουραστική η διαχείριση πολλών συνδρομών. Δεν χρησιμοποιούν όλες οι εταιρείες τους ίδιους δείκτες για να προσδιορίσουν το κόστος. Η παρακολούθηση των ποσών που πληρώνετε γίνεται περίπλοκη όταν διαφορετικές ομάδες χρησιμοποιούν διαφορετικές εφαρμογές. Με την ενοποίηση των χρεώσεων, θα έχετε καλύτερη εικόνα όσον αφορά τα στοιχεία που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας και το κατά πόσο αξιοποιείτε τις εφαρμογές cloud.
2. Κάνετε περισσότερα πράγματα
Πέρα από το κόστος που σχετίζεται με τις συνδρομές, η χρήση πολλών εφαρμογών μειώνει την παραγωγικότητα. Όπως η εναλλαγή εργασιών γενικά, η μετακίνηση μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών είναι χρονοβόρα και δυσκολεύει τους υπαλλήλους σας. Αυτά τα χαμένα λεπτά και οι ώρες συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου και αποτελούν χρόνο που οι υπάλληλοί σας θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν σε εργασίες υψηλότερης αξίας. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για τον τρόπο απλοποίησης της εργασίας με την ενοποίηση:
- Μια ενιαία εφαρμογή για συνομιλίες, κλήσεις και συσκέψεις επιτρέπει στους υπαλλήλους τη γρήγορη εναλλαγή λειτουργιών επικοινωνίας. Για παράδειγμα, εάν τα μέλη της ομάδας πιστεύουν ότι μια συνομιλία δεν βοηθά στην επίλυση κάποιου ζητήματος, μπορούν να ξεκινήσουν μια σύσκεψη με όλους τους συμμετέχοντες στη συνομιλία, με το πάτημα ενός κουμπιού.
- Κατά την εργασία σε ένα μόνο έργο, οι υπάλληλοί σας μπορεί να χρειαστεί να επικοινωνήσουν με ένα συνάδελφο, στη συνέχεια, να συνεργαστούν σε ένα έγγραφο και μετά να αναθεωρήσουν ένα χρονοδιάγραμμα έργου, όλα αυτά μέσα σε λίγες ώρες. Η ολοκλήρωση αυτών των εργασιών είναι πολύ πιο απλή εάν όλες οι εφαρμογές είναι προσβάσιμες σε μία ενιαία πλατφόρμα, όπως το Microsoft Teams.
- Εάν οι πληροφορίες βρίσκονται σε μία ενιαία πλατφόρμα, οι υπάλληλοι δεν θα χάνουν χρόνο ανοίγοντας πολλές διαφορετικές εφαρμογές για να βρουν αυτό που αναζητούν.
3. Απλοποίηση της τεχνολογίας
Οι εφαρμογές cloud είναι πιο απλές στη ρύθμιση σε σύγκριση με τις λύσεις εσωτερικής εγκατάστασης, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν απαιτούν ενασχόληση. Κάποιος, συνήθως το IT, πρέπει να τις συντηρεί. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την προσθήκη και την κατάργηση χρηστών από εφαρμογές καθώς αλλάζουν οι ρόλοι τους στην εταιρεία σας, την ενοποίηση εφαρμογών με άλλα συστήματα, όπως μια λύση διαχείρισης πρόσβασης ταυτοτήτων και την αντιμετώπιση των προβλημάτων που έχουν οι υπάλληλοί σας με το λογισμικό σας.
Έχοντας λιγότερες εφαρμογές για υποστήριξη, θα αποδεσμεύσετε το IT ώστε να αφιερώνει περισσότερο χρόνο σε μεγαλύτερες πρωτοβουλίες που θα δώσουν ώθηση στην επιχείρησή σας.
4. Πρόσβαση σε καλύτερες πληροφορίες
Τα δεδομένα είναι ένας από τους μεγαλύτερους πόρους της επιχείρησής σας. Για να κατανοήσετε ποιοι είναι οι καλύτεροι πελάτες σας, να αποκαλύψετε τις τάσεις πωλήσεων και να διαχειριστείτε τις προκλήσεις παραγωγής, απαιτείται ανάλυση δεδομένων. Ωστόσο, εάν τα δεδομένα των πελατών, οι οικονομικές πληροφορίες και ο σχεδιασμός έργων είναι μοιρασμένα σε πολλές εφαρμογές, ίσως να χάνετε σημαντικές πληροφορίες.
Ενοποιώντας εφαρμογές σε μία ενιαία λύση ή μια οικογένεια καλά ενσωματωμένων εργαλείων επιχειρηματικής ευφυΐας, είναι ευκολότερο για τα άτομα να αναλύουν δεδομένα σε ολόκληρη την εταιρεία σας και να ανακαλύπτουν βασικές πληροφορίες που σας βοηθούν στη λήψη πιο έξυπνων αποφάσεων. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα σας έχει εύκολη πρόσβαση στα δεδομένα πελατών από όλα τα σημεία επαφής του κύκλου ζωής του πελάτη, μπορεί να προβλέψει τις ανάγκες και να προσφέρει καλύτερη εξυπηρέτηση. Η σύνδεση των δεδομένων πωλήσεων με τα δεδομένα χρήσης των υπαλλήλων μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε πώς μπορείτε να είστε πιο αποτελεσματικοί με τους πόρους σας. Επιπλέον, πολλές πλατφόρμες εμφανίζουν σημαντικούς δείκτες που μπορείτε να εξετάσετε με μια ματιά.
5. Ενισχυμένη ασφάλεια
Στον σημερινό κόσμο, κάθε συσκευή, λογαριασμός χρήστη και εφαρμογή αποτελεί ένα πιθανό σημείο εισόδου για εισβολείς που θέλουν να κλέψουν δεδομένα ή να διαταράξουν με κάποιον άλλο τρόπο την επιχείρησή σας. Η χρήση εφαρμογών από πολλούς διαφορετικούς προμηθευτές ενέχει μεγαλύτερο κίνδυνο παραβίασης ασφαλείας, επειδή πολλά άτομα χρησιμοποιούν ξανά τον ίδιο κωδικό πρόσβασης σε πολλούς λογαριασμούς. Αν ένας λογαριασμός παραβιαστεί, οι εισβολείς μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτές τις πληροφορίες για να αποκτήσουν πρόσβαση σε άλλους λογαριασμούς, συμπεριλαμβανομένου του εταιρικού σας δικτύου.
Μειώνοντας τον αριθμό των εφαρμογών που χρησιμοποιεί η ομάδα σας, απλοποιείτε την ασφάλεια. Όταν οι υπάλληλοι χρησιμοποιούν έναν μόνο λογαριασμό για να έχουν πρόσβαση σε πολλές εφαρμογές, μπορείτε να εφαρμόζετε τα ίδια στοιχεία ελέγχου ασφάλειας σε όλες τις εφαρμογές τους. Επίσης, με λιγότερες εφαρμογές για παρακολούθηση, είναι πιο πιθανό να εντοπίζετε περιστατικά ασφαλείας προτού κάνουν πραγματική ζημιά στην εταιρεία σας.
Πώς μπορείτε να μάθετε εάν έχετε πάρα πολλές εφαρμογές
Η εύρεση και η χρήση πολλών εφαρμογών cloud είναι εύκολη. Στην πραγματικότητα, ενδέχεται να μην γνωρίζετε όλες τις εφαρμογές που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας. Ωστόσο, ακόμα και εάν έχετε επιλέξει σκόπιμα εφαρμογές για την εταιρεία σας, ενδέχεται να υπάρχουν ακόμα ευκαιρίες για ενοποίηση. Ορισμένες ενδείξεις ότι η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί πάρα πολλές εφαρμογές είναι οι εξής:
- Τα τμήματα ή οι ομάδες έργων χρησιμοποιούν διαφορετικές εφαρμογές που εκτελούν παρόμοιες λειτουργίες. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα μάρκετινγκ μοιράζεται αρχεία χρησιμοποιώντας το Microsoft OneDrive, ενώ η ομάδα ανάπτυξης προϊόντων χρησιμοποιεί το Box.
- Τα μέλη ομάδας χρειάζεται να πραγματοποιούν τη λήψη δεδομένων από ένα σύστημα και την αποστολή από ένα άλλο, για να ολοκληρώσουν την εργασία τους. Για παράδειγμα, η ομάδα πωλήσεων μπορεί να χρειάζεται να εισάγει πληροφορίες πελατών από ένα εργαλείο παρακολούθησης πωλήσεων σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργων, αφού κλείσετε μια πώληση.
- Οι σημαντικές πληροφορίες είναι διασκορπισμένες σε πολλά διαφορετικά εργαλεία, με αποτέλεσμα οι υπάλληλοι να χρειάζεται να κάνουν αναζήτηση σε πολλές εφαρμογές για να βρουν αυτό που χρειάζονται.
- Η έλλειψη ορατότητας σε ολόκληρη την επιχείρησή σας καθιστά δύσκολη τη διαμόρφωση της μεγάλης εικόνας για το τι συμβαίνει σε σχέση με όλα τα έργα, τους πόρους και τα έσοδα.
Οι εφαρμογές cloud βοηθούν εσάς και την ομάδα σας να εργάζεστε από οπουδήποτε. Ωστόσο, οι πάρα πολλές εφαρμογές μπορεί επίσης να μειώνουν την αποτελεσματικότητά σας. Για να βελτιώσετε την ασφάλεια, την παραγωγικότητα και τη διαχείριση κόστους, ρίξτε μια ματιά στις ολοκληρωμένες λύσεις για να δείτε εάν υπάρχουν ευκαιρίες για να μειώσετε τον αριθμό των εφαρμογών που η ομάδα σας χρειάζεται να εναλλάσσει καθημερινά. Εναλλακτικά, αποκτήστε μια πιο λεπτομερή ανάλυση σχετικά με την ενδεχόμενη εξοικονόμηση κόστους από την ενοποίηση εφαρμογών και κάντε μια αυτοαξιολόγηση για να προσδιορίσετε εάν η απλοποίηση του οικοσυστήματος εφαρμογών σας είναι κατάλληλη για την επιχείρησή σας.
Η ομάδα του Κέντρου ανάπτυξης έχει επικεντρωθεί στο να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, να διαχειριστείτε και να λειτουργήσετε την επιχείρησή σας.