Πότε ήταν η τελευταία φορά που είχατε μια σύσκεψη πρόσωπο με πρόσωπο; Ας το παραδεχτούμε: οι σημερινές συναντήσεις εργασίας γίνονται όλο και πιο ηλεκτρονικές. Παρόλο που οι ηλεκτρονικές ή εικονικές συσκέψεις μπορούν να είναι πρακτικές, καθιστούν επίσης τους συμμετέχοντες λιγότερο υπόλογους παρέχοντας μεγαλύτερο περιθώριο για απώλεια της προσοχής. Όταν οι άνθρωποι αποσπώνται, οι συσκέψεις χάνουν την εστίαση και απαιτούν περισσότερο χρόνο για επανάληψη.
Για να διατηρήσετε τις συσκέψεις και το χρονοδιάγραμμά σας υπό έλεγχο, ακολουθήστε αυτές τις έξι συμβουλές και μετασχηματίστε τη ρουτίνα σας.
1. Δράσεις ατζέντας — Ανεξάρτητα από το αν οι συμμετέχοντες της σύσκεψης βρίσκονται σε διάφορα γραφεία του κτιρίου ή σε ολόκληρο τον κόσμο, είναι σημαντικό να έχουν όλοι τον ίδιο προσανατολισμό. Παρόλο που οι επίσημες ατζέντες δεν είναι της μόδας όπως ήταν κάποτε, επαναφέρετε την πρακτική. Συμπεριλάβετε τα θέματα της σύσκεψης στο κύριο σώμα της πρόσκλησης ημερολογίου ή στείλτε ένα έγγραφο με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 24-48 ώρες πριν από την καθορισμένη ώρα. Αυτό θα δώσει σε όλα τα μέρη τη δυνατότητα να καθορίσουν τις προσδοκίες τους αναφορικά με τους στόχους της σύσκεψης. Και ναι, εάν είστε ο παραλήπτης μιας ατζέντας σύσκεψης, διαβάστε την! Ακόμη κι αν γνωρίζετε το έργο ή τα θέματα συζήτησης, μπορεί να μάθετε σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τις απόψεις ή τους προβληματισμούς που είναι στο τραπέζι και οι εκπλήξεις δεν είναι ευχάριστες.
2. Προετοιμαστείτε — Ανεξάρτητα από το αν η σύσκεψή σας έχει καθορισμένη ατζέντα ή όχι, βεβαιωθείτε ότι ξέρετε ποιοι είναι οι στόχοι σας. Πριν από τη σύσκεψη, συγκεντρώστε τυχόν σημειώσεις ή πληροφορίες που μπορεί να θέλετε να αναφέρετε, καθώς και τυχόν ερωτήσεις. Αν έχετε ετοιμάσει μια λίστα ή ένα σύνολο σημείων, δεν θα έχετε την πίεση να σκεφτείτε ερωτήσεις επιτόπου και θα έχετε τη δυνατότητα να πάρετε μέρος στη συζήτηση. Μπορείτε να σημειώσετε ερωτήσεις πάνω στην ατζέντα αν υπάρχει ή να φτιάξετε από πριν ένα έγγραφο σημειώσεων με τους αρχικούς στόχους ή σκέψεις στην κορυφή. Όποιον τρόπο κι αν χρησιμοποιήσετε, ακολουθώντας αυτή την πρακτική προετοιμασίας εξασφαλίζετε ότι δεν θα ξεχάσετε τη δική σας ατζέντα την ημέρα της σύσκεψης.
3. Αποφύγετε τα τεχνικά προβλήματα — Είτε είναι η πρώτη σας ηλεκτρονική σύσκεψη είτε η εκατομμυριοστή, βεβαιωθείτε ότι ξέρετε πώς να χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία σας. Βεβαιωθείτε ότι ξέρετε να πραγματοποιήσετε κλήση σύνδεσης και ότι τα ηχεία λειτουργούν. Εάν χρειάζεστε Internet για να έχετε πρόσβαση στη διάσκεψη ή σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σημειώσεις που σχετίζονται με τη σύσκεψη, ελέγξτε το Wi-Fi! Συχνά δημιουργούνται εκνευρισμοί όταν κάποιος χρειάζεται ακόμη ένα λεπτό για να αποκτήσει πρόσβαση στη γραμμή της διάσκεψης. Μην είστε εσείς αυτός ο κάποιος: φτάστε εγκαίρως στην αίθουσα διασκέψεων και πραγματοποιήστε κλήση σύνδεσης. Ακόμη και αν ρυθμίσετε το τηλέφωνό σας στη σίγαση μέχρι να εισέλθουν και οι άλλοι, τουλάχιστον μπορείτε να εστιάσετε στο περιεχόμενο της ομιλίας σας όσο περιμένετε.
4. Είναι ωραίο να μοιράζεστε — Εάν εξετάζετε πληροφορίες που συνοδεύονται από γραφήματα ή στατιστικά στοιχεία ή εάν αναφέρεστε σε εξωτερικά έγγραφα, βεβαιωθείτε ότι μπορούν όλοι να σας παρακολουθήσουν. Χρησιμοποιήστε την κοινή χρήση οθόνης, έτσι ώστε να μπορείτε να κατευθύνετε την προσοχή του ακροατηρίου σας και να έχουν όλοι τον ίδιο προσανατολισμό. Αυτό μπορεί να περιορίσει τις ερωτήσεις του τύπου “Μια στιγμή, πού είμαστε;”, καθώς και το κλασικό “Περιμένετε, πρέπει να πάω στη σωστή σελίδα”. Η κοινή χρήση της οθόνης σας καταργεί τις παύσεις και τις στιγμές σύγχυσης. Να θυμάστε μόνο: εάν κάνετε κοινή χρήση της οθόνης σας, φροντίστε να απενεργοποιήσετε τυχόν προγράμματα ή ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφώνου ή ανταλλαγής μηνυμάτων, για να μην εμφανιστεί στην οθόνη κάτι που δεν θέλετε να δουν οι συμμετέχοντες.
5. Να είστε άμεσοι — Μία από τις προκλήσεις των ηλεκτρονικών συσκέψεων είναι να γνωρίζετε ποιος πρόκειται να μιλήσει ή ποιος θέλει να παρέμβει. Ανάλογα με τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη και την προσωπικότητα του καθενός, στις εικονικές συσκέψεις μπορεί είτε να μιλούν όλοι μαζί είτε να γίνονται μεγάλες παύσεις όταν σταματά να μιλάει κάποιος. Για να αποφύγετε τις ακατάληπτες φωνές ή τις σιωπές, απευθύνετε ερωτήσεις συγκεκριμένα στους άλλους συμμετέχοντες. Εάν εργάζονται μαζί ή βασίζονται σε άλλα βήματα της διαδικασίας για να προχωρήσουν παρακάτω, μην φοβάστε να τους ρωτάτε συγκεκριμένα αν έχουν κάτι να προσθέσουν ή άλλες ερωτήσεις. Με το να είστε άμεσοι κατά τον συντονισμό της συνομιλίας, θα μεγιστοποιήσετε τον χρόνο της σύσκεψης επιτρέποντας παράλληλα σε όλους να ακουστούν.
6. Τα οφέλη της προσωπικότητας — Οι ηλεκτρονικές, τηλεφωνικές ή εικονικές συσκέψεις μπορούν να είναι προβληματικές: δεν μπορείτε να βασιστείτε στη γλώσσα του σώματος για να καταλάβετε τις αντιδράσεις των άλλων ή εάν σας παρακολουθούν. Για να μειώσετε την πιθανότητα να μην έχετε την προσοχή των άλλων, χρησιμοποιήστε την προσωπικότητά σας. Να είστε τόσο φιλικός και ευχάριστος όσο θα ήσασταν και από κοντά ή ακόμη περισσότερο, εάν το απαιτεί η σύσκεψη. Η ενέργειά σας θα τραβήξει το ενδιαφέρον του ακροατηρίου σας και θα τους κάνει να εστιάσουν στα θέματα που συζητάτε. Δεν θα θέλουν να χάσουν κάτι, ιδίως αν έχετε τη συνήθεια να ρωτάτε τους ανθρώπους απευθείας ποια είναι η γνώμη τους για ένα σημείο. Όταν όλοι οι συμμετέχοντες δείχνουν το μέγιστο ενδιαφέρον, τα διάφορα σημεία της σύσκεψης θα εξετάζονται γρήγορα και θα καλύπτετε περισσότερο υλικό σε λιγότερο χρόνο.
Όποια κι αν είναι η μορφή της σύσκεψης, δεν υπάρχει λόγος να χαθείτε μέσα στην εικονική διαδικασία. Όταν είστε προετοιμασμένοι και κεντρίζετε το ενδιαφέρον των συναδέλφων σας, οι συσκέψεις σας θα είναι σαφείς και θα ανταποκρίνονται στους στόχους σας.
Είναι το αυτής φιλικές προς την εταιρεία; Κάντε το κουίζ.
Η ομάδα του Κέντρου ανάπτυξης έχει επικεντρωθεί στο να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, να διαχειριστείτε και να λειτουργήσετε την επιχείρησή σας.