Βοηθώντας τις μικρές επιχειρήσεις να προστατεύουν το σημαντικότερο περιουσιακό στοιχείο τους: τα δεδομένα τους

Οι επιχειρηματίες σε όλο τον κόσμο αντιμετωπίζουν μια σειρά από προκλήσεις –από την προσέλκυση και τη διατήρηση των ταλέντων σε μια σφιχτή αγορά εργασίας έως τις αλλαγές στα πρότυπα του χώρου εργασίας– με αποτέλεσμα να επιβάλλεται να έχουν διαθέσιμα τα τελευταία εργαλεία σε οποιαδήποτε συσκευή προκειμένου να παραμένουν ανταγωνιστικοί. Όταν είστε πιο αποδοτικοί, μπορείτε να απελευθερωθείτε ώστε να κάνετε αυτό που κάνετε καλύτερα και να επικεντρώνεστε στους πελάτες και τους υπαλλήλους. Εδώ έρχονται τα κατάλληλα εργαλεία και η κατάλληλη τεχνολογία. Για να μπορείτε να διεκδικείτε ταλέντα, να έχετε τα τελευταία εργαλεία και να εργάζεστε από οπουδήποτε, πρέπει να προστατεύετε τα δεδομένα σας με νέους τρόπους σε ένα τοπίο με όλο και περισσότερες απειλές.

Καθώς η υποστήριξη των Windows 7 λήγει στις 14 Ιανουαρίου 2020 και σύντομα ακολουθεί το Office 2010, είναι πολύ σημαντικό να εξασφαλίσετε ότι έχετε όχι μόνο την πιο παραγωγική εμπειρία αλλά και την πιο ασφαλή. Το Microsoft 365 για Επιχειρήσεις, που περιλαμβάνει το Office 365, τα Windows 10 και τις τελευταίες δυνατότητες ασφάλειας, σε μια σύγχρονη συσκευή εξασφαλίζει ότι είστε προστατευμένοι όπου κι αν βρίσκεστε.

Στη διάρκεια της φετινής Εθνικής Εβδομάδας Μικρών Επιχειρήσεων, προβάλλουμε μικρές επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν το Microsoft 365 για Επιχειρήσεις για να αναπτύσσονται, να παραμένουν ανταγωνιστικές και να προσφέρουν μια εξαιρετική εμπειρία στους πελάτες, ενώ παράλληλα λειτουργούν συνεργατικά και με ασφάλεια με εξαιρετικά αποτελέσματα. Σήμερα, θέλω να μοιραστώ μαζί σας τρεις ιστορίες πελατών που μας ενέπνευσαν, καθώς και να παρουσιάσω μια προσφορά για να ξεκινήσετε τον δικό σας μετασχηματισμό: έκπτωση 15% στις ετήσιες συνδρομές του Office 365 Premium για Επιχειρήσεις, που διατίθεται από 5 Μαΐου έως 11 Μαΐου 2019 στις ΗΠΑ.

The PUR Company

Εικόνα προϊόντων τοποθετημένων σε σταντ της PUR.

Το 2010, ο Jay Klein, ιδρυτής και CEO της The PUR Company, πήγαινε από πόρτα σε πόρτα για να κάνει γνωστό ότι η PUR είχε δημιουργήσει μια τσίχλα χωρίς ασπαρτάμη. Αυτή ήταν η μη θεαματική αφετηρία μιας επιχείρησης που σήμερα έχει πωλήσεις σε περισσότερες από 50 χώρες και 50.000 σημεία λιανικής πώλησης. Παρά τον παγκόσμιο αντίκτυπό της, η επιχείρηση εξακολουθεί να έχει πολλά περιθώρια ανάπτυξης, καθώς έχει μόνο 65 υπαλλήλους διασκορπισμένους στον Καναδά, τις ΗΠΑ και την Ευρώπη.

Καθώς η εταιρεία αναπτυσσόταν, το ίδιο συνέβη και με τις ανησυχίες σχετικά με την ασφάλεια των δεδομένων, την απομακρυσμένη συνεργασία και τη διαχείριση των κινητών συσκευών. Η PUR επέλεξε το Microsoft 365 για να τη βοηθήσει να συμβαδίσει με τη γρήγορη ανάπτυξη και την επιτυχία της.

Η ανάπτυξη συνοδεύτηκε από την πραγματικότητα της ενσωμάτωσης και της διατήρησης των υπαλλήλων. Οι απειλές ασφάλειας από το ηλεκτρονικό «ψάρεμα» και άλλες κακόβουλες ενέργειες άρχισαν να κάνουν την εμφάνισή τους. Οι υπάλληλοι σε διαφορετικές ηπείρους χρειάζονταν ασφαλέστερη, άμεση και αξιόπιστη συνεργασία και κανάλια επικοινωνίας. Χρειάζονταν μια λύση που δεν απαιτούσε επιτόπια συντήρηση, που μπορούσε να αναπτυχθεί με τον ρυθμό της επιχείρησής τους και πρόσφερε τις δυνατότητες συνεργασίας, φορητότητας και ασφάλειας που χρειάζονταν οι υπάλληλοι, από την πρώτη στιγμή. Η PUR βρήκε την απάντηση σε όλες αυτές τις ανάγκες στο Microsoft 365.

Τώρα οι υπάλληλοι χρησιμοποιούν τις μόνιμες λειτουργίες συνομιλίας και κοινής χρήσης εγγράφων του Teams για να βελτιώσουν τη συνεργασία. Ακόμη, με την αυξημένη χρήση κινητών συσκευών στην εταιρεία, οι δυνατότητες ευέλικτης διαχείρισης συσκευών και εφαρμογών είναι πιο σημαντικές από ποτέ. Η PUR χρησιμοποιεί το Intune για να εκχωρεί ή να αφαιρεί από τις κινητές συσκευές την πρόσβαση στα εταιρικά δεδομένα, να εξασφαλίζει τη συμμόρφωση των συσκευών αυτών με τα πρωτόκολλα ασφάλειας της εταιρείας και να διαχειρίζεται τη χρήση εφαρμογών για κινητές συσκευές από τους υπαλλήλους. Με την υιοθέτηση του Intune, η PUR μείωσε επίσης τον χρόνο ρύθμισης της συσκευής ενός νέου υπαλλήλου από μία ολόκληρη εργάσιμη ημέρα σε λιγότερο από μία ώρα.

Οι βελτιώσεις που έχει κάνει η The PUR Company στην επικοινωνία, την ασφάλεια, τη φορητότητα και τις πληροφορίες είναι σημαντικές, ωστόσο η Cerys Cook, Vice President of People and Culture της PUR, θεωρεί ότι το μεγαλύτερο επίτευγμα της εταιρείας είναι ο αντίκτυπος στους ανθρώπους. «Όσον αφορά την ποιότητα ζωής, αλλά και σύμφωνα με το επιχειρηματικό κριτήριο του ποσοστού διατήρησης των υπαλλήλων, ξέρουμε ότι οι υπάλληλοί μας αισθάνονται περισσότερο ότι είναι μέρος της ομάδας τώρα, σαν να ανήκουν στην ίδια οικογένεια» λέει η Cook. «Αυτό σημαίνει πολλά για εμάς.»

Meals on Wheels

Εικόνα ενός άντρα που παραλαμβάνει αγαθά από τη Meals on Wheels.

Εάν εσείς ή κάποιος δικός σας είχε ποτέ περιορισμένη κινητικότητα, τότε γνωρίζετε το αίσθημα αδυναμίας που προκαλεί κάτι τέτοιο. Η Meals on Wheels είναι μια μη κερδοσκοπική οργάνωση που προσφέρει όχι μόνο φαγητό αλλά και ανθρώπινη επαφή στα μέλη της κοινωνίας που τη χρειάζονται περισσότερο.

Η παράδοση έτοιμων γευμάτων σε ανθρώπους που τα έχουν ανάγκη μπορεί να φαίνεται απλή υπόθεση, όμως η αποστολή της Meals on Wheels είναι μάλλον πολύπλοκη στην πράξη: καθημερινές διακυμάνσεις του αριθμού των εθελοντών, διαρκώς μεταβαλλόμενη πελατεία και ένας τεράστιος αριθμός ατόμων που έχουν ανάγκη τις υπηρεσίες της.

Το παράρτημα της Meals on Wheels του Greenville County, πέρα από τη διαχείριση ενός συνόλου 2.000 εθελοντών και των ξεχωριστών χρονοδιαγραμμάτων τους, αντλεί τακτικά ευαίσθητα δεδομένα από διάφορες πηγές για να μεγιστοποιήσει την αποδοτικότητα. Τα δεδομένα αυτά περιλαμβάνουν στοιχεία πληρωμής από δωρητές και διαγνώσεις πελατών. Η εξασφάλιση της πρόσβασης σε αυτά τα δεδομένα, παράλληλα με τη λήψη μέτρων για την προστασία των προσωπικών στοιχείων, ήταν μια βασική προτεραιότητα.

Προκειμένου να καλύψει πρώτα τη θεμελιώδη ανάγκη της βελτιστοποίησης των παραδόσεων, η Meals on Wheels υιοθέτησε το Microsoft Teams και το Microsoft SharePoint. Το Teams επιτρέπει στους εθελοντές και στους υπαλλήλους να επικοινωνούν μέσω φωνητικών κλήσεων, βίντεο ή συνομιλίας, από οποιοδήποτε σημείο. Η διαχείριση και η παρακολούθηση των αλλαγών της τελευταίας στιγμής στα δρομολόγια είναι εύκολη τώρα, ενώ αν ένας εθελοντής χαθεί ή ξεχάσει το δρομολόγιό του, μπορεί να ζητήσει βοήθεια ή να συμβουλευτεί τα αρχεία καταγραφής της ημέρας γρήγορα.

Μετά την εξασφάλιση νέων δυνατοτήτων συνεργασίας, η Meals on Wheels του Greenville County έστρεψε την προσοχή της στον εξίσου σημαντικό τομέα της ασφάλειας. Η οργάνωση ενδιαφερόταν ιδιαίτερα για τη διαχείριση των κινητών συσκευών. Καθένας από τους εθελοντές της Meals on Wheels χρειαζόταν πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα πελατών για να κάνει τις παραδόσεις του, που σημαίνει ότι η απώλεια μίας μόνο συσκευής θα μπορούσε να οδηγήσει στη διαρροή των προσωπικών δεδομένων εκατοντάδων ευάλωτων ανθρώπων που είναι περιορισμένοι στο σπίτι τους.

Ευτυχώς, το Microsoft 365 περιλαμβάνει ισχυρές δυνατότητες διαχείρισης κινητών συσκευών, όπως την επιλογή για την κατάργηση της πρόσβασης ενός χρήστη σε ευαίσθητα δεδομένα όταν χαθεί η συσκευή του. Με αυτόν τον τρόπο, όπου κι αν καταλήξει μια συσκευή που έχει χαθεί, τα ευαίσθητα δεδομένα παραμένουν ιδιαίτερα ασφαλή.

John’s Crazy Socks

Εικόνα ενός άντρα που βλέπει κάλτσες της John's Crazy Socks.

Μπορεί να σας αρέσουν τα σκυλιά Κόργκι, τα λογοπαίγνια ή ο Έντγκαρ Άλαν Πόε. Σε κάθε περίπτωση είναι σίγουρο ότι θα βρείτε πολύχρωμες κάλτσες που ταιριάζουν με τα ενδιαφέροντά σας στην John’s Crazy Socks, μια μικρή εταιρεία που παρέδωσε 43.000 παραγγελίες σε 44 χώρες τον πρώτο χρόνο λειτουργίας της. Όποιες κάλτσες κι αν διαλέξετε –κάλτσες που φωτίζουν στο σκοτάδι, έχουν μαλλιά κούκλας που μπορείτε να χτενίσετε ή συμβάλλουν στην ευαισθητοποίηση για τον αυτισμό ή το σύνδρομο Ντάουν– αν υποβάλετε την παραγγελία σας μέχρι τις 3:00 μμ, θα αποσταλεί την ίδια μέρα.

Η διαχείριση μεγάλων διακυμάνσεων στις πωλήσεις και η πώληση πακέτων με τυχαία επιλεγμένες κάλτσες (γνωστών ως Monday Madness Mystery Bags) δεν είναι οι μόνες ιδιαιτερότητες της επιχείρησης. Η εταιρεία χρειαζόταν νέα εργαλεία για τον χειρισμό των επιχειρηματικών δεδομένων και τη διασύνδεση του αναπτυσσόμενου προσωπικού της (οι υπάλληλοι της John’s Crazy Socks αυξήθηκαν από 4 σε 35 σε 10 μήνες). Πολλοί υπάλληλοι εργάζονται με μερική απασχόληση για να μην χάσουν τα επιδόματα αναπηρίας, ενώ δεν είχαν πρόσβαση σε υπολογιστή εκτός εργασίας. Οι περισσότεροι δεν είχαν διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο παρελθόν. Ο συντονισμός των βαρδιών και η ανταλλαγή πληροφοριών για εκδηλώσεις με την οικογένεια και τους κηδεμόνες γινόταν τηλεφωνικά ή με εκτυπωμένα έγγραφα.

Ορισμένοι υπάλληλοι χρησιμοποιούν βασικές λειτουργίες, όπως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και αποθήκευση και κοινή χρήση αρχείων, ενώ άλλοι χρησιμοποιούν περισσότερες δυνατότητες συνεργασίας, όπως το Skype για επιχειρήσεις και το Teams. Για αυτούς, παραγωγικότητα και συνεργασία σημαίνει επίσης ασφάλεια. Οι υπάλληλοι δεν χρειάζεται να θυμούνται ξεχωριστά ονόματα χρήστη και κωδικούς πρόσβασης για να συνδέονται στις εφαρμογές που χρησιμοποιούν καθημερινά. «Το OneDrive λειτουργεί απρόσκοπτα με τις εφαρμογές του Office που χρησιμοποιούμε καθημερινά και περιλαμβάνεται στη συνδρομή μας, επομένως είναι πιο εύκολο και πιο οικονομικό από μια λύση άλλου κατασκευαστή» λέει ο Mark Cronin, συνιδρυτής.

Εργαστείτε σαν μικρή επιχείρηση

Οι ιστορίες αυτές με ενθουσιάζουν, καθώς δείχνουν τι μπορούμε να πετύχουμε όταν έχουμε τα πιο παραγωγικά και ασφαλή εργαλεία. Θέλετε να μάθετε περισσότερα για τις τάσεις των μικρών επιχειρήσεων και για ορισμένες από τις καλύτερες νέες συσκευές της αγοράς για μικρές επιχειρήσεις; Δείτε το αφιέρωμα της εκπομπής Coffee With America στην Εθνική Εβδομάδα Μικρών Επιχειρήσεων.


Έχετε υπόψη ότι το περιεχόμενο αυτών των καταχωρήσεων ιστολογίου περιγράφει δυνατότητες και λειτουργίες που ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με την αγορά. Για τις πλήρεις λεπτομέρειες σχετικά με συγκεκριμένες προσφορές προϊόντων για την αγορά σας, επισκεφθείτε τις τοποθεσίες Microsoft 365, Office 365, Windows 10 ή Φορητότητα για μεγάλες επιχειρήσεις + Ασφάλεια.
Το περιεχόμενο στο οποίο παραπέμπουν οι συνδέσεις σε αυτές τις δημοσιεύσεις μπορεί να μην είναι διαθέσιμο στη γλώσσα της περιοχής σας.