5 τεχνάσματα παραγωγικότητας για την εργασία από το σπίτι

Αφότου αρχίσαμε να εργαζόμαστε αποκλειστικά από το σπίτι, οι μικρές επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν δυσκολίες που δεν είχαν αντιμετωπίσει ποτέ στο παρελθόν. Στην εταιρεία μου, την Trufan, μια πλατφόρμα κοινωνικής ευφυΐας που δίνει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να παίρνουν εξυπνότερες αποφάσεις μάρκετινγκ, πειραματιζόμαστε με νέους και αποτελεσματικούς τρόπους να διατηρούμε την ομάδα μας τόσο παραγωγική στο σπίτι όσο ήταν και στο γραφείο. Έτσι, έχουμε βρει μερικά τεχνάσματα που έχουν φέρει αποτέλεσμα για εμάς και ελπίζουμε ότι θα μπορέσετε να τα εφαρμόσετε στην επιχείρησή σας. 

Εγγράψτε τις συσκέψεις σας, για να μην χάνετε ποτέ τίποτα. 

Από τότε που η ομάδα μας πέρασε στην εργασία από το σπίτι, αρχίσαμε να έχουμε περισσότερες συσκέψεις απ’ ό,τι όταν ήμασταν στο γραφείο για να ενημερωνόμαστε για την κατάσταση ενός έργου, να συνεργαζόμαστε πάνω σε εργασίες κ.λπ. Παρ’ όλο που η αύξηση των κλήσεων βίντεο είναι σημαντική για να παραμένουν συντονισμένα τα μέλη της ομάδας μας, δεν μπορούν πάντα όλοι να συμμετέχουν στην καθεμία. 

Έχουμε μέλη της ομάδας που προσπαθούν να αντεπεξέλθουν στις υποχρεώσεις τους στο σπίτι, όπως το διάβασμα των παιδιών τους, καθώς και άλλους που έχουν επικαλυπτόμενα χρονοδιαγράμματα κλήσεων με συγκατοίκους και συζύγους με τους οποίους μοιράζονται τον χώρο εργασίας. Έτσι, διαπιστώσαμε ότι ήταν δύσκολο να προγραμματίζουμε τις συσκέψεις σε χρονική στιγμή που είναι κατάλληλη για όλους και ταιριάζει στα γεμάτα προγράμματά τους.  

Για να διορθώσουμε αυτό το πρόβλημα, ξεκινήσαμε να εγγράφουμε τις συσκέψεις μας. Εάν ένα μέλος της ομάδας δεν μπορεί να πάρει μέρος σε μια σύσκεψη ή αναγκάζεται να χάσει ένα μεγάλο μέρος, μπορεί εύκολα να επιστρέψει και να την παρακολουθήσει όποτε μπορεί. Παρακολουθώντας μια εγγεγραμμένη σύσκεψη μπορεί να συντονιστεί με τους άλλους χωρίς να χάσει ζωτικές πληροφορίες. 

Μπορούμε επίσης να πραγματοποιήσουμε αναζήτηση για λέξεις-κλειδιά μέσα στην απομαγνητοφώνηση της εγγεγραμμένης σύσκεψης για να βρούμε πότε ακριβώς αναφέρθηκε μια συγκεκριμένη λέξη. Η αναζήτηση μάς επιτρέπει να βρίσκουμε τις πληροφορίες που χρειαζόμαστε ταχύτερα. Χρησιμοποιούμε αυτήν τη δυνατότητα για να διαπιστώσουμε πότε αναφέρθηκε κάποιο συγκεκριμένο έργο ή προϊόν στη διάρκεια μιας κλήσης και μπορούμε να αναπαραγάγουμε τα σχετικά τμήματα της σύσκεψης. 

Συνεργαστείτε σε έγγραφα στο cloud 

Στην Trufan, έχουμε έναν συνεργατικό χώρο εργασίας. Συχνά εργαζόμαστε πάνω σε έργα που απαιτούν τη συμβολή διαφόρων τμημάτων και ενδιαφερόμενων, όπως η πραγματοποίηση αλλαγών στο κείμενο μιας τοποθεσίας web ή ενημερώσεων στο ημερολόγιο περιεχομένου μας. Στο παρελθόν συνεργαζόμασταν σε αυτά τα θέματα σε αίθουσες συσκέψεων, αλλά από τότε που ξεκινήσαμε την εργασία από το σπίτι, βασιζόμαστε σε μεγάλο βαθμό στη συνεργασία μέσω εγγράφων βασισμένων στο cloud. 

Όλοι μπορούν να εργαστούν στο ίδιο έγγραφο και να κάνουν αλλαγές σε πραγματικό χρόνο, κάτι που μας έδωσε τη δυνατότητα να απλοποιήσουμε τη συμβολή των μελών της ομάδας. Με το να εργαζόμαστε σε ένα κεντρικό σημείο, δαπανούμε λιγότερο χρόνο ψάχνοντας στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βρούμε την πιο πρόσφατη έκδοση ενός έργου ή δουλεύοντας με παλιές εκδόσεις που δεν ενσωματώνουν τα τελευταία σχόλια. 

Ένας τομέας που έχει ωφεληθεί ιδιαίτερα από αυτό είναι οι δραστηριότητες μάρκετινγκ. Πρόσφατα αλλάξαμε την προσέγγισή μας περνώντας στο περιεχόμενο μάρκετινγκ και φτιάξαμε ένα ημερολόγιο περιεχομένου βασισμένο στο cloud. 

Όταν προσθέτουμε ένα κομμάτι περιεχομένου στο ημερολόγιο, ο διευθυντής μας και εγώ μπορούμε να κάνουμε ταυτόχρονα αλλαγές στο ίδιο έγγραφο σε πραγματικό χρόνο. Μπορώ να προσθέσω με ετικέτα τον διευθυντή μάρκετινγκ, ώστε να γνωρίζει πότε να δημοσιεύσει το περιεχόμενο στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, καθώς και τους δημιουργούς περιεχομένου μας για να εξασφαλιστεί η έγκαιρη δημιουργία των πόρων. 

Καθώς η νέα στρατηγική μας αποτελείται από τόσα πολλά στοιχεία, χάρη στη δυνατότητα συγκέντρωσης των επικοινωνιών και της εργασίας σε ένα σημείο έχουμε κερδίσει πολύ χρόνο και διατηρήσαμε το σχέδιο μάρκετινγκ οργανωμένο και υπό έλεγχο. 

Προγραμματίστε συσκέψεις με τον εαυτό σας για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας. 

Ενώ είναι απαραίτητο να επικοινωνείτε με την ομάδα σας κατά τη διάρκεια της ημέρας, πρέπει ωστόσο να βρίσκετε χρόνο για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας. Στο νέο τοπίο της εργασίας από το σπίτι, έχουμε περισσότερες ευθύνες, μεγαλύτερο φόρτο εργασίας και λιγότερο χρόνο για να κάνουμε τα πάντα. 

Για να μην συσσωρεύεται η δουλειά, έχουμε αρχίσει να χρησιμοποιούμε τον καθορισμό χρονικών διαστημάτων, προγραμματίζοντας “συσκέψεις” στο ημερολόγιό μας για να επικεντρωνόμαστε σε πιεστικές εργασίες που δεν μπορούμε να αναβάλουμε. Συνιστώ να δεσμεύετε τουλάχιστον μία ώρα κάθε φορά που το κάνετε αυτό, για να μπορείτε να μπείτε σε μια κατάσταση ροής και να έχετε βαθιά συγκέντρωση.   

Για να περιορίσω τους περισπασμούς στη διάρκεια αυτών των χρονικών διαστημάτων, φροντίζω επίσης να απομακρύνω το τηλέφωνό μου και να μην ελέγχω το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Μπορεί βραχυπρόθεσμα αυτοί οι σύντομοι περισπασμοί των 30 δευτερολέπτων να φαίνονται μικροί, αλλά γρήγορα συσσωρεύονται.   

Η αποσύνδεση είναι ένα άλλο απαραίτητο κομμάτι της σπαζοκεφαλιάς του καθορισμού χρονικών διαστημάτων. Είναι πολύ εύκολο να δουλεύετε όλη μέρα όταν η εργασία και το σπίτι βρίσκονται στο ίδιο χώρο. Φροντίστε να προγραμματίζετε χρόνο για να βγείτε έξω, να πάρετε καθαρό αέρα, να κάνετε έναν περίπατο, να αξιολογήσετε τη δουλειά που κάνετε και να ιεραρχήσετε εκ νέου τις εργασίες που έχετε. 

Αυτοματοποιήστε τις εργασίες όποτε μπορείτε 

Όταν αρχίσαμε να εργαζόμαστε από το σπίτι, ξεκινήσαμε μια νέα δραστηριότητα της επιχείρησής μας που αφορούσε την εξυπηρέτηση μικρών επιχειρήσεων, η οποία σύντομα έφερε 250 νέους πελάτες. Με την επιτυχία αυτής της νέας δραστηριότητας, οι φόρτοι εργασίας μας αυξήθηκαν ραγδαία και έγινε ζωτικής σημασίας να επαναξιολογήσουμε τις εργασίες που κάναμε με μη αυτόματο τρόπο, για να προσδιορίσουμε ποιες θα μπορούσαν να αυτοματοποιηθούν και απαλλαγούμε από αυτές.  

Η επικοινωνία με νέους πελάτες όταν έρχονται στην πλατφόρμα και η ενσωμάτωσή τους είναι μια διαδικασία που ανέκαθεν κάναμε με μη αυτόματο τρόπο. Σε αυτήν τη διαδικασία βρήκαμε μια ευκαιρία για αυτοματοποίηση. Τώρα, αντί να στέλνουμε με μη αυτόματο τρόπο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εκατοντάδες νέους πελάτες, το μήνυμα καλωσορίσματος αποστέλλεται αυτόματα, περιέχοντας μια προηχογραφημένη παρουσίαση της πλατφόρμας και απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις. 

Μας πήρε κάποιο χρόνο για να το υλοποιήσουμε αυτό, αλλά έχουμε εξοικονομήσει ήδη δεκάδες ώρες από την ενσωμάτωση νέων πελατών μόνο. 

Μειώστε τη διάρκεια των εικονικών συσκέψεών σας για να αποφύγετε την επαγγελματική εξουθένωση 

Ένα πράγμα που πρόσεξα γρήγορα όταν η ομάδα μας έκανε τη μετάβαση στην εργασία από το σπίτι ήταν ότι οι φόρτοι εργασίας μας είχαν αυξηθεί και οι εργάσιμες ημέρες μας επιμηκύνονταν σε αντιστάθμισμα. Είχαμε πιο συχνές συσκέψεις για να διαχειριστούμε τα έργα και να ξεκινήσουμε καινούργια, πράγμα που οδήγησε σε αύξηση του στρες και της επαγγελματικής εξουθένωσης στα μέλη της ομάδας μου. Καθώς έπαιρνα μέρος σε συνεχόμενες συσκέψεις χωρίς χρόνο για να χαλαρώσω, να προετοιμαστώ για την επόμενη σύσκεψη ή να κάνω ένα σύντομο διάλειμμα, συνειδητοποίησα ότι χρειαζόμασταν περισσότερες στιγμές ανάπαυλας. 

Για να αντιμετωπίσω αυτό το πρόβλημα, άρχισα να συντομεύω τις συσκέψεις μας κατά δέκα λεπτά για να δώσω στην ομάδα μου και σε εμένα λίγο χρόνο στη διάρκεια της μέρας μας. Αφιερώνοντας λιγότερο χρόνο σε συσκέψεις, έχουμε περισσότερο χρόνο για να διεκπεραιώσουμε τον φόρτο εργασίας μας, να φάμε κάτι στα γρήγορα ή να βγούμε έξω για περπάτημα, το οποίο μας έχει βοηθήσει να αποφύγουμε την επαγγελματική εξουθένωση. Ο τερματισμός μιας σύσκεψης δέκα λεπτά νωρίτερα μπορεί να μην φαίνεται πολύς χρόνος, αλλά συσσωρεύεται στη διάρκεια της εβδομάδας!  

Αυτά τα πέντε τεχνάσματα είναι εξαιρετικοί τρόποι για να δώσετε ώθηση στην ομάδα και την επιχείρησή σας ενώ εργάζεστε αποκλειστικά από απόσταση. Μην ξεχνάτε να μην είστε πολύ αυστηροί με τον εαυτό σας. Αυτή την περίοδο που αποτελεί πρόκληση για όλους μας και με τόσα πράγματα έξω από τον έλεγχό μας, είναι σημαντικό να εστιάζουμε τις προσπάθειές μας στα πράγματα που μπορούμε να ελέγξουμε. 

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Παραγωγικότητα

5 τεχνάσματα αντιμετώπισης της υπερφόρτωσης με πληροφορίες

Διαβάστε περισσότερα
Παραγωγικότητα

3 στρατηγικές για παραγωγική εργασία με κινητές συσκευές από την Scott Photography

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.