5 συμβουλές για την βελτίωση των συναντήσεων στις μικρές επιχειρήσεις

Όλες οι επιχειρήσεις, μικρές ή μεγάλες, χρειάζεται να αφιερώνουν χρόνο για συνεργασία ώστε να φέρνουν την εργασία εις πέρας. Σε πολλούς εργαζόμενους, οι συναντήσεις μοιάζουν μερικές φορές με αγγαρεία. Ανεξαρτήτως αν είναι πολλές ή λίγες, αν θα μπορούσαν να αντικατασταθούν από ένα e-mail ή αν απλώς είναι σπατάλη χρόνου, οι συναντήσεις κακής ποιότητας αναλώνουν τους πιο πολύτιμους πόρους σας: χρόνο και ανθρώπους. Το γραφείο στατιστικών εργασίας των ΗΠΑ εκτιμά ότι οι αμερικάνικες επιχειρήσεις χάνουν δισεκατομμύρια δολάρια κάθε χρόνο εξαιτίας αχρείαστων συναντήσεων. 

Αντίθετα, οι αποδοτικές συναντήσεις θα διασφαλίσουν την αποτελεσματική συνεργασία, πράγμα ουσιώδες για την λήψη έξυπνων αποφάσεων και την επίτευξη εταιρικών στόχων και στόχων εισοδήματος. Κατά βάση, αυτό’ισχύει ειδικά για τις μικρές επιχειρήσεις. Μια και οι μικρές επιχειρήσεις διαθέτουν λιγότερους εργαζόμενους, καθένας είναι ενδεδυμένος με διάφορους ρόλους. Αυτό θα πει περισσότερη πολυδιεργασία, περισσότερο συλλογική λήψη αποφάσεων, και πληθώρα απαράμιλλων προκλήσεων που ξεπερνιούνται μόνο με σωστή επικοινωνία και προγραμματισμό. 

Υπάρχουν ορισμένες πρακτικές-κλειδιά που μπορούν να συγκρατήσουν τις ομάδες σας στη σωστή τροχιά. Ορίστε πέντε απλοί τρόποι ώστε να βελτιώσετε τις συναντήσεις στις μικρές επιχειρήσεις και να διατηρήσετε υψηλή παραγωγικότητα. 

1. Καθορίστε τον ρυθμό και τη ρουτίνα σας 

Λόγω της αντίφασης μεταξύ της πληθώρας των καθηκόντων και του μικρού αριθμού ατόμων που δύνανται να τα εκπληρώσουν, ο τακτικός προγραμματισμός συναντήσεων είναι ζωτικής σημασίας για τις μικρές επιχειρήσεις. Αυτές μπορεί να είναι εβδομαδιαίες συναντήσεις προσωπικού, μηνιαίες συναντήσεις αναζήτησης λύσεων, τριμηνιαίες αναδρομικές συναντήσεις, ή ακόμα και καθημερινοί έλεγχοι. Αυτό’που είναι σημαντικό, είναι η δημιουργία ενός συμφωνημένου ρυθμού εργασίας που έχει νόημα για το προσωπικό σας και που συνάδει με τους επιχειρηματικούς σας στόχους. Οι τυχαίες ή απροσδόκητες συναντήσεις δυσχεραίνουν την παρακολούθηση στο απροετοίμαστο προσωπικό; επίσης δυσκολεύουν τους ανθρώπους να διαθέσουν τον απαιτούμενο χρόνο για την εκτέλεση της ουσιαστικής τους εργασίας.

  • Η δομή είναι καίριας σημασίας: Αν είναι’σαφή το πότε θα πραγματοποιηθεί η συνάντηση και το τι θα αφορά, είναι’πιο πιθανό ότι όλοι θα διαχειριστούν το χρόνο τους με τρόπο τέτοιο ώστε να την παρακολουθήσουν και να συμμετάσχουν παραγωγικά σε αυτή.
  • Το μυστικό κρύβεται στον καθορισμό στόχων: η ρύθμιση των συναντήσεων διευκολύνει καθέναν να θέσει στόχους και έπειτα να εκτιμήσει και να εντοπίσει την αποδοτικότητά του και να εξελιχθεί κατευθυνόμενος προς αυτό το στόχο.
  • Μια συνάντηση μπορεί να είναι σύντομη: Κάποιες εταιρίες εφαρμόζουν καθημερινά “σύντομες ενημερωτικές” συναντήσεις, σχεδιασμένες να είναι τόσο σύντομες που να μην χρειάζεται να κάτσει κανείς. Αυτές διατηρούν όλους τους εργαζόμενους συντονισμένους και μειώνουν τις συμφορήσεις χωρίς να δεσμεύουν πολύτιμο χρόνο καθήκοντος. 

2. Καθορίστε πρόγραμμα 

 Κανείς δεν θέλει να παρακολουθήσει μια ακαθόριστη κι ανοργάνωτη’επιχειρηματική συνάντηση. Επιπλέον, η αναποτελεσματικότητα στοιχίζει σε χρήμα. Μια αναφορά του 2019 εκτιμά ότι οι κακώς οργανωμένες συναντήσεις στοιχίζουν δισεκατομμύρια δολάρια στην αμερικανική οικονομία λόγω σπατάλης χρόνου, και επιδρούν αρνητικά στις σχέσεις με τους πελάτες. Ορίστε μερικές πρακτικές συμβουλές για τον καθορισμό του προγράμματος: 

  • Δημιουργήστε πλάνο: Η καταγραφή ειδικού προγράμματος συναντήσεων μπορεί να συγκρατήσει στο καθήκον όλους τους εργαζόμενους.
  • Διατηρήστε το εστιασμένο: Η ύπαρξη περιορισμένων ζητημάτων προς συζήτηση βοηθά στη διατήρηση της συνάντησης σε λογική έκταση.
  • Έχετε στόχους: Επιλέξτε ορισμένο αριθμό στόχων προς επίτευξη. Η συνάντηση με σαφή στόχο ενδέχεται να εκτιμηθεί ως πολυτιμότερη από τους συμμετέχοντες σε αυτή.
  • Εστιάστε στις λύσεις και όχι στα προβλήματα: Ο προσανατολισμός προς τις λύσεις βοηθά στο να γίνει η συνάντηση πιο παραγωγική, ειδικά αν τα μέλη της ομάδας έχουν αναζητήσει λύσεις εκ των προτέρων. 

3. Δημιουργήστε σχόλια γρηγορότερα

 Συχνά, τα έργα μπορεί να ανακόπτονται όταν το ένα πρόσωπο περιμένει το άλλο για τη λήψη σχολίων. Μπορείτε να εξισώσετε το χρόνο συνάντησης με το χρόνο καθήκοντος χρησιμοποιώντας διαδικτυακά εργαλεία συνεργασίας που σας βοηθούν να διεκπεραιώσετε έργα, να συναντιέστε κατ’ ιδίαν με απομακρυσμένους πελάτες ή να συνεργαστείτε σε έγγραφα σε πραγματικό χρόνο. 

  • Εργαστείτε μαζί σε έγγραφα: Η καταγραφή κι η αναθεώρηση σε πραγματικό χρόνο, και η αποθήκευση όλων των εκδόσεων αυτών των εγγράφων στο cloud, σημαίνει ότι κανείς δεν περιμένει σχόλια ή διερωτάται σχετικά με το ποια είναι η πιο πρόσφατη έκδοση. Όλα μπορούν να υλοποιηθούν άμεσα, ως μέρος της συζήτησης.
  • Δοκιμάστε τηλεδιάσκεψη: Φέρνοντας τους πελάτες σε κατ’ ιδίαν συνάντηση με τα μέλη της ομάδας, ακόμη κι αν αυτά δεν’μπορούν να είναι αυτοπροσώπως εκεί, μπορεί να μειωθεί ο χρόνος απόκρισης.
  • Μοιραστείτε οπτικά στοιχεία: Τα διαδικτυακά εργαλεία σας βοηθούν να πραγματοποιείτε κοινή χρήση οθόνης, να συνεργάζεστε για προγράμματα και χρονοδιαγράμματα, και σε πολλά άλλα. 

4. Χρησιμοποιήστε πρότυπο αποφάσεων

 Επειδή οι ρόλοι κι οι αρμοδιότητες’ των εργαζόμενων στις μικρές επιχειρήσεις διαρκώς μεταβάλλονται ώστε να συνάδουν με τις ανάγκες της επιχείρησης, μπορεί να είναι δύσκολη η ταυτοποίηση των υπεύθυνων για τη λήψη αποφάσεων και των διευθυντών του έργου. Η χρήση πλέγματος ή διαγράμματος αποφάσεων μπορεί να σας σώσει τη ζωή (και χρόνο). Ορίστε μερικά παραδείγματα εργαλείων που θα σας βοηθήσουν να ταυτοποιήσετε ρόλους και αρμοδιότητες: 

  • Γραφήματα RACI/DACI: Αυτά είναι εργαλεία που διασφαλίζουν ότι όλοι γνωρίζουν ποιος’είναι υπεύθυνος για ποιες μέρος του έργου ή της απόφασης. Ιδανικά, αυτό πραγματοποιείται σε συνάντηση προτού ξεκινήσει το έργο. 
    • RACI: Η ομάδα αποφασίζει ποιος είναι “Ιθύνων” να εργάζεται σε συγκεκριμένη δράση, ποιος είναι “Υπεύθυνος” να βεβαιώνεται ότι εκτελείται η εργασία, ποιος είναι “Συμβουλευόμενος” για το έργο, και ποιος είναι απλώς “Ενήμερος” γι αυτό. Μπορείτε να δημιουργήσετε γράφημα που θα συγκαταλέγει τα καθήκοντα στον άξονα Y και τα ονόματα των εργαζόμενων στον άξονα X και θα σημαίνει κάθε άτομο και καθήκον με ένα γράμμα RACI. 
    • DACI: σε αυτό το παρόμοιο πρότυπο, ο “Οδηγός” είναι υπεύθυνος για κάποιο έργο, ο “Εγκρίνων” είναι υπεύθυνος να αποδεσμεύει ένα έργο, ένας “Συμβάλλων” που βοηθά στο έργο, και ο “Ενήμερος” που φροντίζει να γνωρίζει για την εξέλιξη του έργου.
    • Τόσο το RACI όσο και το DACI συμβάλλουν στη μείωση των καθυστερήσεων και της σύγχυσης. Επίσης, το γράφημα RACI/DACI μπορεί να καταστήσει σαφές το αν κάποιος είναι υπεύθυνος για πάρα πολλά καθήκοντα. 
  • Δεντροειδές διάγραμμα αποφάσεων: Αυτός είναι ένας απλός, οπτικός τρόπος αναπαράστασης ενός ζητήματος, των επιλογών του, και ποικίλων συνεπειών ή ελαφρυντικών παραγόντων. 
  • Αναπτύξτε μια διαδικασία: Το μυστικό κρύβεται στην ύπαρξη ενός προτύπου ή μηχανισμού, κι όχι η ίδια η διαδικασία. Όταν υπάρχει’κάποιο σύστημα, και’εφαρμόζεται, διευκολύνονται η λήψη αποφάσεων και η κατανομή των αρμοδιοτήτων.

5. Από κοινού κυριότητα 

 Κι ενώ η ανάθεση καθηκόντων είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία των μικρών επιχειρήσεων (ή των συναντήσεων των μικρών επιχειρήσεων), πραγματική συνεργασία σημαίνει από κοινού κυριότητα στόχων και αποτελεσμάτων. Η συλλογική προσέγγιση της ευθύνης βοηθά σε κάθε συνάντηση ώστε όλοι να παραμένουν αφοσιωμένοι κι εντός τροχιάς.

  • Συναντηθείτε κατ’ ιδίαν: Μερικές φορές, για να λυθεί ένα πρόβλημα πρέπει να δεθείς προσωπικά με τον άλλο ώστε να είστε συγχρονισμένοι.
  • Απομακρυνθείτε από “αυτή’τη λογική” του ότι δεν είναι δικιά μου δουλειά: Ακόμη κι αν τα μέλη της ομάδας αναλαμβάνουν διαφορετικά καθήκοντα, η ίση κυριότητα των επιτυχιών κι αποτυχιών της εταιρείας σημαίνει ότι όλοι διατίθενται να προοδεύσουν για χάρη της ομάδας.
  • Εναρμονιστείτε με διάφορες οπτικές: Επιτρέποντας την ανάληψη κοινής ευθύνης στη λήψη αποφάσεων η επιχείρηση σας θα αναπτυχθεί σε απροσδόκητους ρυθμούς. 

 Πάνω από όλα, είναι’θεμελιώδες για οποιοδήποτε πρότυπο, εργαλείο ή ρουτίνα κι αν επιλέξετε να ταιριάζει στη δομή και τη φιλοσοφία’της επιχείρησης. Η ενσωμάτωση, πάντως, ορισμένων από αυτές τις συμβουλές θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, να ενισχύσετε την ομαδική εργασία και να διαχειριστείτε τις ατέρμονες προκλήσεις που επιφυλάσσει η λειτουργία μιας μικρής επιχείρησης. 

Μάθετε περισσότερα για τις συναντήσεις στις μικρές επιχειρήσεις και για τα εργαλεία που μπορούν να βοηθήσουν τις ομάδες σας να συνεργάζονται καλύτερα και να καινοτομούν. 

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Productivity

Κορυφαίες συμβουλές παραγωγικότητας για το απομακρυσμένο ή το κινητό σας γραφείο

Διαβάστε περισσότερα
Productivity

Συμβουλές για τη διεξαγωγή αποδοτικών συσκέψεων με το προσωπικό σας

Διαβάστε περισσότερα
Productivity

Πώς να επιλέξετε το πιο αποτελεσματικό διάγραμμα ροής

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.