5 τρόποι συνεργασίας των απομακρυσμένων εργαζόμενων

Καθώς η τάση της απομακρυσμένης εργασίας συνεχίζει να αυξάνεται, είναι ζωτικής σημασίας οι υπάλληλοι και οι ομάδες έργων που βρίσκονται μακριά να μπορούν να εργάζονται μαζί με συνοχή. Χάρη στις θεαματικές προόδους της ψηφιακής τεχνολογίας, η συνεργασία είναι πιο αποτελεσματική από ποτέ. Τα εργαλεία που είναι διαθέσιμα στους απομακρυσμένους υπαλλήλους προσφέρουν ένα πρωτόγνωρο φάσμα ευκαιριών συνεργασίας.  

Όπως παρατηρεί το CNBC, υπάρχουν τουλάχιστον τρεις διαφορετικές μορφές “απόστασης”, συμπεριλαμβανομένης της φυσικής και της λειτουργικής απόστασης. Τα εργαλεία συνεργασίας που περιγράφονται εδώ καλύπτουν επίσης την “απόσταση συνάφειας”, που σχετίζεται με την ανάγκη κάθε ανθρώπου για μια “αίσθηση εμπιστοσύνης, συμπόνιας και σύνδεσης”. 

Από συνεδρίες καταιγισμού ιδεών σε πραγματικό χρόνο μέχρι καινοτόμες στρατηγικές για κοινή χρήση αρχείων και εγγράφων, κάθε επιχείρηση μπορεί να αξιοποιήσει στο έπακρο το απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό της. Ακολουθεί μια σύντομη περιγραφή του τρόπου με τον οποίο αυτοί οι πολύτιμοι πόροι οδηγούν σε νέα επίπεδα παραγωγικότητας

Κλήσεις βίντεο και διασκέψεις με βίντεο 

Τα άτομα που είναι επιτυχημένα στις “διά ζώσης” συναντήσεις με συναδέλφους αισθάνονται μερικές φορές ότι μειονεκτούν στο πλαίσιο της απομακρυσμένης εργασίας. Μπορεί να βιώσουν μια αίσθηση απομόνωσης κατά την εργασία και να αποξενωθούν από την ομάδα. 

Οι κλήσεις βίντεο και οι διασκέψεις με βίντεο βελτιώνουν δραστικά τον παράγοντα της “προσωπικής επαφής”, ενισχύοντας παράλληλα την αίσθηση της ομαδικής εργασίας και την οικοδόμηση σχέσεων. Οι κλήσεις βίντεο βελτιώνουν τον καταιγισμό ιδεών των ομάδων μέσω συζητήσεων σε πραγματικό χρόνο. Επίσης, οι κλήσεις βίντεο είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για τις αξιολογήσεις απόδοσης των υπαλλήλων (όταν πρόκειται για απομακρυσμένους εργαζόμενους) και άλλες περιπτώσεις στις οποίες οι συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο.  

Η χρήση διασκέψεων με βίντεο μπορεί να μειώσει ή ακόμη και να εξαλείψει τα έξοδα μετακινήσεων και τις δυσκολίες του προγραμματισμού πολλών συσκέψεων διά ζώσης. 

Συνομιλία / Ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων 

Οι συνομιλίες σε πραγματικό χρόνο έχουν αντικαταστήσει την ανταλλαγή ιδεών στην κουζίνα της εταιρείας με την τεχνολογία συνομιλίας και ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων. Τα εργαλεία αυτά δίνουν τη δυνατότητα στους απομακρυσμένους εργαζόμενους να ανταλλάσσουν ιδέες και στρατηγικές με πιο αποδοτικό και εστιασμένο τρόπο. 

Για παράδειγμα, εάν ένας απομακρυσμένος εργαζόμενος έχει μια ξαφνική ιδέα που αλλάζει τα δεδομένα σχετικά με ένα έργο, μπορεί απλώς να συνδεθεί μέσω ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων και να “περάσει” την ιδέα στους συναδέλφους του που βρίσκονται εκατοντάδες ή χιλιάδες χιλιόμετρα μακριά. Αυτή η δυνατότητα είναι πολύ πιο γρήγορη και αποδοτική από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσον αφορά την ταχεία επικοινωνία.  

  • Η επιλογή κοινής χρήσης οθόνης δίνει τη δυνατότητα στα μέλη της ομάδας να παίρνουν ταχύτερες αποφάσεις σε πραγματικό χρόνο και να διατηρούν την πορεία ενός έργου  
  • Η αρχειοθέτηση ενός ιστορικού συνομιλιών παρέχει μια λεπτομερή εικόνα του τρόπου με τον οποίο λαμβάνονται οι αποφάσεις και των περιπτώσεων όπου μια νέα σκέψη συμβάλλει στην ολοκλήρωση 

 Συνεργασία σε έγγραφα σε πραγματικό χρόνο και κοινή χρήση αρχείων 

Παρόλο που τα έντυπα εξακολουθούν να αποτελούν μέρος των επιχειρησιακών λειτουργιών, τα έγγραφα εμφανίζονται λιγότερο συχνά σε έντυπη μορφή στις μέρες μας. Τα μέλη της ομάδας που βρίσκονται σε διαφορετικές απομακρυσμένες τοποθεσίες μπορούν να συνεργάζονται στενά με online αρχεία εγγράφων, υπολογιστικών φύλλων, παρουσιάσεων του PowerPoint και ούτω καθεξής. 

Οι αλλαγές και τα σχόλια πραγματοποιούνται σχεδόν σε πραγματικό χρόνο, μειώνοντας σημαντικά τις πιθανότητες κακής συνεννόησης ή άλλων δυσλειτουργιών που συμβαίνουν όταν τα έγγραφα πηγαινοέρχονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η συνεργασία σε πραγματικό χρόνο είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν πρέπει να δημιουργηθούν σημαντικά έγγραφα για έργα με περιορισμό χρόνου.  

Όπως και στο πλαίσιο του φυσικού χώρου εργασίας, τα μέλη της ομάδας συχνά είναι απαραίτητο να στέλνουν, να μοιράζονται και να έχουν πρόσβαση σε αρχεία. Πλέον η κοινή χρήση αρχείων γίνεται κυρίως μέσω χώρου αποθήκευσης στο cloud. Όταν τα δεδομένα είναι αποθηκευμένα online, μπορείτε να τα μοιράζεστε εύκολα, ώστε οι άλλοι να έχουν δυνατότητα πρόσβασης, προβολής και επεξεργασίας των αρχείων σε Windows, Mac ή κινητές συσκευές. 

Διαμοιρασμός και διαχείριση εργασιών 

Οι εικονικές ομάδες που εργάζονται από μεγάλες αποστάσεις και εκτείνονται σε πολλές ζώνες ώρας χρειάζονται έναν τρόπο για να ενημερώνονται για τα κοινόχρηστα έργα. Ο διαμοιρασμός και η διαχείριση εργασιών διευκολύνουν τον διαμοιρασμό των εργασιών ενός έργου και διασφαλίζουν ότι όλα τα μέλη της ομάδας είναι ενημερωμένα σχετικά με την πρόοδο προς την ολοκλήρωση των εργασιών. 

Με το λογισμικό διαχείρισης εργασιών, οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν: 

  • Να αποδέχονται εργασίες και να επιτρέπουν στους άλλους να βλέπουν ποιος έχει αναλάβει την εργασία 
  • Να ειδοποιούν το επόμενο άτομο σε μια ομαδική προσπάθεια όταν ολοκληρώνεται μια εργασία και να διατηρούν τη ροή των εργασιών 
  • Να αποθηκεύουν και να οργανώνουν αρχεία πόρων (υπολογιστικά φύλλα, έγγραφα κ.λπ.) και να διασφαλίζουν ότι εργάζονται με τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες 

Με την πρόσβαση σε μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών, οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι (και τα άτομα με τα οποία συνεργάζονται στις εγκαταστάσεις) μπορούν να παραμένουν ενημερωμένοι για τη λίστα εκκρεμών εργασιών του έργου τους. 

Χώρος αποθήκευσης στο cloud 

Όλοι οι παραπάνω πόροι συνεργασίας λειτουργούν καλύτερα όταν συνδυάζονται με τον χώρο αποθήκευσης στο cloud. Οι υπηρεσίες χώρου αποθήκευσης στο cloud διευκολύνουν τον καθένα εντός του οργανισμού, οπουδήποτε στον κόσμο και αν βρίσκεται, να έχει πρόσβαση σε ένα αρχείο ή έναν φάκελο. 

Με τον χώρο αποθήκευσης στο cloud, οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν να συνεργαστούν κάνοντας τα παρακάτω: 

  • Συγχρονισμό αρχείων 
  • Πρόσβαση και κοινή χρήση εγγράφων, εικόνων και φακέλων από πολλές συσκευές 
  • Επεξεργασία αρχείων σε πραγματικό χρόνο 
  • Ανάκτηση δεδομένων από αντίγραφα ασφαλείας σε περίπτωση απώλειας αρχείων 
  • Προβολή προηγούμενων αλλαγών με το ιστορικό εκδόσεων 

Η αποθήκευση στο cloud είναι γενικά προσιτή ακόμη και για τις μικρότερες επιχειρήσεις. Η απόδοση επένδυσης είναι σημαντική, όσον αφορά την ασφαλή κοινή χρήση αρχείων, τη διαθεσιμότητα στα περισσότερα λειτουργικά συστήματα και συσκευές, καθώς και τη δυνατότητα προστασίας από απώλεια ή καταστροφή.  

Το απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό αντιπροσωπεύει το μέλλον της εργασίας. Καθώς η ανάγκη για φυσική παρουσία στον χώρο εργασίας μειώνεται, οι εργοδότες θα βλέπουν μεγαλύτερη παραγωγικότητα όταν παρέχουν στις απομακρυσμένες ομάδες τους την καλύτερη διαθέσιμη τεχνολογία συνεργασίας. 

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Παραγωγικότητα

Ο απόλυτος οδηγός για τα γραφήματα Gantt

Διαβάστε περισσότερα
Παραγωγικότητα

Δημιουργήστε ένα πιο ακριβές χρονοδιάγραμμα έργου με αυτά τα 7 βήματα

Διαβάστε περισσότερα
Παραγωγικότητα

Οδηγός έναρξης για τη διαχείριση έργων

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.