6 τρόποι να αναδείξετε τις ατζέντες ηλεκτρονικής σύσκεψης

Από την Dianna Booher, εξωτερική συντάκτρια της Microsoft

Οι περισσότερες ηλεκτρονικές συσκέψεις υστερούν σε ενεργητικότητα, κινητοποίηση και παραγωγή ιδεών σε σχέση με τις συσκέψεις πρόσωπο με πρόσωπο.

Πολύ συχνά, αυτές οι ηλεκτρονικές συσκέψεις αστοχούν με τον έναν ή τον άλλο τρόπο: Είτε γίνονται σιωπηρές σαν κηδεία, με τον έναν μονόλογο να διαδέχεται τον άλλο σε ένα κενό τεθλιμμένων συγγενών. Είτε αντικατοπτρίζουν μια παρέα πωλητών που γιορτάζουν στην αίθουσα αναμονής αεροπορικής εταιρείας τη σύναψη μιας σημαντικής συμφωνίας, όπου ο καθένας παρεμβαίνει για να προσθέσει το μερίδιό του, χωρίς κατεύθυνση ούτε εστίαση. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να συμβεί κάτι τέτοιο.

Για να κάνετε τις ηλεκτρονικές συσκέψεις σας εξίσου ζωντανές και παραγωγικές με τις αντίστοιχες συσκέψεις πρόσωπο με πρόσωπο, λάβετε υπόψη αυτές τις οδηγίες:

1. Χρησιμοποιήστε μια επίσημη ατζέντα.

Εάν δεν υπάρχει ατζέντα, δίνεται η εντύπωση στους συμμετέχοντες ότι σκοπεύετε να “κάνετε μια συνομιλία” και όχι να ολοκληρώσετε μια δουλειά, να ανταλλάξετε ιδέες και να λάβετε αποφάσεις. Επισημοποιήστε την ατζέντα γραπτώς και στείλτε την στους συμμετέχοντες τουλάχιστον δύο ημέρες νωρίτερα για να τη μελετήσουν και να προετοιμαστούν.

Συνεχίστε επίσης να την προβάλλετε κατά διαστήματα καθώς πλησιάζει η ώρα της σύσκεψης. (Θα καταλάβετε γιατί διαβάζοντας παρακάτω.)

2. Διατυπώστε τα θέματα υπό τη μορφή ερωτήσεων.

Αποφύγετε αυτή την τυπική μορφή θεμάτων:

─Πωλήσεις 3ου τριμήνου

─Περίπτερο έκθεσης στο Συνέδριο ITH

─Εκστρατεία μάρκετινγκ του ανταγωνιστή κατά τη διάρκεια του Αυγούστου

Αντί για αυτό, διατυπώστε τα θέματα υπό τη μορφή ερωτήσεων έτσι ώστε η συζήτησή σας να είναι απόλυτα εστιασμένη, αποφεύγοντας τις φλυαρίες:

─Ποιο ποσοστό του στόχου πωλήσεων για το τρίτο τρίμηνο έχει εκπληρωθεί έως σήμερα;

─Αξίζει το κόστος των 35 χιλιάδων ευρώ η συμμετοχή μας στην έκθεση ITH για 2 ημέρες;

─Ποια είναι η καλύτερη στρατηγική πωλήσεων απέναντι στην εκστρατεία μάρκετινγκ του Αυγούστου της Logard;

3. Καθορίστε τη μορφή για κάθε θέμα της ατζέντας.

Στη γραπτή ατζέντα, περιγράψτε τη μορφή που θα έχει κάθε θέμα: "Για ανοιχτή συζήτηση" "Μόνο για αναφορά" "Ερωτήσεις-απαντήσεις" “Γνώμη συμμετεχόντων” "Για υπόδειξη" "Για απόφαση" Συχνά, οι συμμετέχοντες αποχωρούν από μια σύσκεψη πιστεύοντας ότι χάσανε τον χρόνο τους επειδή δεν λήφθηκε καμία απόφαση. Μπορεί, όμως, ο σκοπός σας ως επικεφαλής σύσκεψης να ήταν μόνο να θέσετε ένα θέμα και να ακούσετε τις γνώμες των άλλων. Όταν η ομάδα γνωρίζει εκ των προτέρων τον σκοπό σας, έχει μια αίσθηση εκπλήρωσης ακόμη και σε τέτοια θέματα.

4. Εκχωρήστε ένα χρονικό διάστημα για κάθε θέμα.

Μπορείτε πάντα να προσαρμόσετε το χρονικό διάστημα καθώς προχωράτε. Ωστόσο, η εκτίμηση χρόνου δίνει σε όλους μια ιδέα σχετικά με αυτό που αναμένετε. Εάν η ατζέντα σας αναφέρει "Παρουσίαση εργαστηριακών αποτελεσμάτων από Deepak" και ο διαθέσιμος χρόνος είναι 5 λεπτά, θα γνωρίζει ότι δεν έχει τον χρόνο για να συμπεριλάβει μια 30λεπτη προβολή διαφανειών.

5. Ειδοποιήστε κάθε υπεύθυνο άτομο να φέρει τις απαραίτητες πληροφορίες.

Εάν περιμένετε από την Jana να έρθει με δεδομένα που αποτελούν τη βάση μιας συζήτησης, μην την αιφνιδιάσετε. Προσθέστε το όνομά της στην ατζέντα ως "υπεύθυνη" ώστε να έρθει προετοιμασμένη.

6. Συνοψίστε συμπεράσματα και αναθέστε ενέργειες παρακολούθησης, στην ατζέντα.

Στις ηλεκτρονικές συσκέψεις ιδιαίτερα, οι οθόνες των κινητών και οι στοίβες εγγράφων αποτελούν έναν ισχυρό πειρασμό για τους συμμετέχοντες που μπορεί να αποσπάσει την προσοχή τους. Συνοψίστε τα βασικά συμπεράσματα και τις αποφάσεις και σημειώστε τις στην κενή στήλη στην προβαλλόμενη ατζέντα. Στη συνέχεια, σε μια τελική στήλη, καταγράψτε την ενέργεια παρακολούθησης: Ποιος είναι υπεύθυνος να πραγματοποιήσει ποια ενέργεια έως ποια ημερομηνία.

Αυτό ήταν. Η ολοκληρωμένη ατζέντα σας αποτελεί πλέον τα πρακτικά της σύσκεψής σας. Προωθήστε στη συνέχεια αυτή την τελική ατζέντα στους συμμετέχοντες και τους απόντες (ως στοιχείο προς λήψη για αναφορά)!

Η ατζέντα σας κάνει τη δύσκολη δουλειά. Ο στόχος για παραγωγικές ηλεκτρονικές συσκέψεις επιτεύχθηκε!

Η Dianna Booher είναι συγγραφέας 47 κορυφαίων σε πωλήσεις βιβλίων, που έχουν εκδοθεί σε 60 ξένες γλώσσες. Βοηθά τους οργανισμούς να επικοινωνούν με σαφήνεια και τα ηγετικά στελέχη να διευρύνουν την επιρροή τους μέσω μιας ισχυρής διοικητικής παρουσίας. Γράφει τακτικά σε ιστολόγιο για το Forbes, το HuffPost και το περιοδικό The CEO. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Business Tips

Προστατέψτε το περιβάλλον και εργαστείτε από το σπίτι

Διαβάστε περισσότερα
Business Tips

5 τρόποι ενίσχυσης του επαγγελματισμού σας μέσω email

Διαβάστε περισσότερα
Business Tips

6 συμβουλές λογισμικού παρουσίασης διαφανειών για να εντυπωσιάσετε

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.