Γιατί τα λογιστικά και τα οικονομικά είναι σημαντικά σε μια μικρή επιχείρηση

Λογιστικά.

Και μόνο το άκουσμα αυτής της λέξης είναι ικανό να δημιουργήσει ρίγη στους επιχειρηματίες. Ένα από τα πλεονεκτήματα που απολαμβάνουν όσοι έχουν τη δική τους επιχείρηση είναι ότι δεν χρειάζεται να ασχοληθούν με τις γραφειοκρατικές και τις άλλες διαδικασίες που συνεπάγεται η εργασία σε μια μεγάλη επιχείρηση. Η επιτυχημένη μικρή επιχείρησή σας είναι, κατά πάσα πιθανότητα, το αποτέλεσμα της βαθιάς κατανόησης των πελατών, του προϊόντος και της ομάδας σας, και όλα αυτά είναι πράγματα που σας προσφέρουν χαρά και ικανοποίηση.

Για πολλούς νέους επιχειρηματίες, τα λογιστικά είναι μία από τις λιγότερο διασκεδαστικές ευθύνες – αν όχι η λιγότερο διασκεδαστική – που καλούνται να αναλάβουν. Εξαιτίας αυτής της αντιπάθειάς τους, οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων πολλές φορές δεν επενδύουν αρκετά στη διαχείριση των οικονομικών τους με συχνά ολέθριες συνέπειες.

Από τα πρώτα βήματα της επιχείρησής μου, μία από τις συμβούλους μου κατόρθωσε να με κάνει να αντιληφθώ πλήρως την καίρια σημασία αυτών των όχι και τόσο ευχάριστων καθηκόντων. Η συμβουλή της ήταν η εξής: Πρέπει να αποκτήσεις υγιείς συνήθειες από την αρχή. Όπως με την άσκηση και τη διατροφή, έτσι και με τα οικονομικά, η υιοθέτηση των σωστών συνηθειών σήμερα αποτρέπει την εμφάνιση προβλημάτων στο μέλλον και σας επιτρέπει να κάνετε πράγματα στην πορεία που ενδεχομένως δεν είχατε ποτέ φανταστεί.

Υπάρχουν, λοιπόν, τρεις συνήθειες που πρέπει να υιοθετήσει κάθε ιδιοκτήτης επιχείρησης. Μπορεί η εφαρμογή αυτών των πρακτικών να μη διασφαλίζει την τεράστια επιτυχία της επιχείρησής σας, σίγουρα όμως θα σας βοηθήσει να μην πέσετε θύματα ακούσιων οικονομικών ατοπημάτων.

Πρώτη συνήθεια: Αναθέστε σε τρίτους όσα δεν μπορείτε ή δεν θέλετε να κάνετε

Ως ιδιοκτήτες μιας μικρής επιχείρησης, όλη η ευθύνη για κάθε πτυχή της λειτουργίας αυτής της επιχείρησης πέφτει επάνω σας. Μερικές φορές, ωστόσο, αυτό το βάρος είναι πραγματικά πολύ μεγάλο. Αν δεν σας αρέσει να ασχολείστε με τα οικονομικά, μπορείτε να αναθέσετε αυτή την εύκολα διαχειριζόμενη ευθύνη σε κάποιον άλλον. Υπάρχουν πολυάριθμοι επαγγελματίες που μπορούν να σας βοηθήσουν με όλα αυτά τα θέματα, από την τήρηση των λογιστικών βιβλίων και τη μισθοδοσία μέχρι την ανάπτυξη εξεζητημένων μοντέλων.

Υπάρχουν δύο βασικές κατηγορίες συνεργατών στους οποίους μπορείτε να απευθυνθείτε.

  • Τα εξωτερικά λογιστικά γραφεία μπορούν, όπως συνηθίζεται, να σας βοηθήσουν με τη βασική διαχείριση των οικονομικών της επιχείρησής σας, όπως π.χ. με την τήρηση των λογιστικών βιβλίων, τη μισθοδοσία, την απόδοση δαπανών και (πολλά) άλλα. Κατά κανόνα, τα γραφεία αυτά χρεώνουν μια σταθερή αμοιβή με βάση την κατηγορία στην οποία ανήκει η επιχείρησή σας και, επομένως, μπορούν να προσαρμόσουν τις υπηρεσίες τους ανάλογα με την ανάπτυξη της εταιρείας σας. Η συνεργασία με ένα τέτοιο λογιστικό γραφείο είναι συνήθως απρόσμενα προσιτή από οικονομική άποψη και ένα καλό λογιστικό γραφείο θα είναι σε θέση να επεκτείνει τις υπηρεσίες που σας παρέχει καθώς θα αναπτύσσεται η επιχείρησή σας, μέχρι να είστε έτοιμοι να προσλάβετε μόνιμο προσωπικό.
  • Η άλλη επιλογή είναι η πρόσληψη ενός Διευθυντή Οικονομικών μερικής απασχόλησης. Κατά κανόνα, πρόκειται για πρώην μόνιμους Διευθυντές Οικονομικών που αποφάσισαν ότι θέλουν μεγαλύτερη ευελιξία στη ζωή τους. Ένας Διευθυντής Οικονομικών μερικής απασχόλησης μπορεί, ορισμένες φορές, να παρέχει τις υπηρεσίες που θα σας παρείχε και ένα εξωτερικό λογιστικό γραφείο, ενώ σε άλλες περιπτώσεις μπορεί να επικεντρώνεται σε πιο στρατηγικά οικονομικά θέματα, όπως το πότε και πώς μπορείτε να βρείτε κεφάλαιο από τρίτους επενδυτές.

Η κατάλληλη λύση εξαρτάται από την πολυπλοκότητα της επιχείρησής σας. Ό,τι κι αν επιλέξετε, ωστόσο, είναι αναγκαίο να αναθέσετε σε κάποιον αυτές τις αρμοδιότητες. Δεν γίνατε επιχειρηματίες για να γίνετε λογιστές, αλλά και πάλι πρέπει να είστε σε θέση να κατανοείτε την κατάσταση της επιχείρησής σας.

Δεύτερη συνήθεια: Φροντίστε να κλείνετε τα βιβλία σας σε μηνιαία βάση

Μπορεί να σας έχει συμβεί και στο παρελθόν. Έχει περάσει ένας ολόκληρος χρόνος και έχει έρθει η στιγμή να κάνετε τη φορολογική σας δήλωση, αλλά τα βιβλία σας δεν είναι σωστά ενημερωμένα και τώρα πρέπει να αφιερώσετε δύο ολόκληρους μήνες γι’ αυτόν τον σκοπό. Καθώς ελέγχετε, λοιπόν, τα οικονομικά στοιχεία της επιχείρησής σας, ανακαλύπτετε περιττές δαπάνες και δαπανηρές εκπλήξεις. Ή, ακόμα χειρότερα, μπορεί να συνειδητοποιήσετε ότι είστε σε δυσχερέστερη θέση απ’ό,τι πιστεύατε.

Ευτυχώς, μπορείτε να τα αποφύγετε όλα αυτά, ακολουθώντας τον εξής απλό κανόνα: Κλείνετε τα βιβλία σας σε μηνιαία βάση.

Στη λογιστική, το κλείσιμο των βιβλίων αναφέρεται στον προσεκτικό έλεγχο των εσόδων και των εξόδων, και στη διασφάλιση της συμφωνίας μεταξύ των οικονομικών λογαριασμών σας και του τραπεζικού σας λογαριασμού. Για να το πετύχετε αυτό, ο λογιστής σας – είτε αυτός είναι εσωτερικός είτε εξωτερικός – θα πρέπει να ακολουθεί μια πολύ ξεκάθαρη πολιτική. Κυριότερα δε, θα πρέπει να φροντίζετε για την επιβολή αυτής της πολιτικής και να ελέγχετε κατά πόσο τηρείται. (Όσο περισσότερο περιμένετε μετά το τέλος του μήνα, τόσο πιο δύσκολο θα είναι να κλείσετε τα βιβλία σας.)

Δεν είναι, όμως, μόνο θέμα τάξης. Όταν είστε σε θέση να έχετε εικόνα της επιχείρησής σας σε σχεδόν πραγματικό χρόνο, έχετε και την ευκαιρία να κάνετε τους απαιτούμενους ελιγμούς όταν υπάρχουν προβλήματα ή τις κατάλληλες επενδύσεις όταν ανακύπτουν ευκαιρίες.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να πάρετε ένα δάνειο για μικρές επιχειρήσεις. Έχοντας μια ξεκάθαρη εικόνα, θα είστε σε θέση να ζητήσετε το δάνειο την κατάλληλη στιγμή, ούτε πολύ νωρίς (ώστε να πληρώνετε περιττούς τόκους) αλλά ούτε και πολύ αργά (και να ρισκάρετε μια οικονομική κρίση). Ή, αν έχετε μια νέα επιχείρηση και θέλετε να στραφείτε σε επενδυτές για να συγκεντρώσετε κεφάλαιο, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πότε πρέπει να κάνετε αυτή την κίνηση ώστε να διαπραγματευτείτε από θέση ισχύος. Δεν θέλετε να βρεθείτε στη θέση να διαπραγματεύεστε για να κρατήσετε τα φώτα αναμμένα, όταν έχουν ήδη αρχίσει να τρεμοπαίζουν.

Τρίτη συνήθεια: Κάντε οικονομικούς ελέγχους

Αυτή είναι η συμβουλή που συνήθως δυσκολεύονται να κατανοήσουν οι περισσότεροι. Ο οικονομικός έλεγχος είναι μια διαδικασία κατά την οποία ένα ανεξάρτητο λογιστικό γραφείο αναλαμβάνει να ελέγξει τον ισολογισμό, τις οικονομικές καταστάσεις και τις λογιστικές διαδικασίες σας. Μπορεί να νομίζετε ότι ο οικονομικός έλεγχος είναι κάτι που πρέπει να κάνει κανείς μόνο εφόσον του επιβληθεί ή αν έχει μια μεγάλη εταιρεία, αλλά αυτό δεν είναι αλήθεια.

Όπως μου είχε πει ένας από τους μέντορές μου: “Μια καλή εταιρεία είναι μια ελεγμένη εταιρεία.”

Ο ανεξάρτητος οικονομικός έλεγχος έχει πολλά πλεονεκτήματα. Αρχικά, σας βοηθάει να αποφύγετε πιθανές απάτες. Έχετε ακούσει ποτέ κάποια από τις γνωστές ιστορίες τρόμου για υπαλλήλους ή προμηθευτές που έχουν καταχραστεί χρήματα; Ένας οικονομικός ελεγκτής μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τέτοιες περιπτώσεις, αλλά και να βρείτε τυχόν αδυναμίες στη λογιστική διαδικασία σας που μπορεί να σας αφήνουν εκτεθειμένους.

Επίσης, ο ελεγκτής θα σας υποδείξει και άλλα κενά στις λογιστικές διαδικασίες σας που μπορεί να σας δημιουργήσουν προβλήματα στο μέλλον. Έτσι, όχι μόνο θα αποφύγετε τα προβλήματα, αλλά μακροπρόθεσμα θα εξοικονομήσετε και χρήματα.

Ωστόσο, ο οικονομικός έλεγχος δεν σας βοηθάει μόνο να αποφύγετε τους επίδοξους καταχραστές, αλλά παράλληλα σας προσφέρει και ένα πλεονέκτημα. Αν αποφασίσετε ποτέ να πουλήσετε την εταιρεία σας, ο έλεγχος των οικονομικών σας μπορεί να αποτελεί προϋπόθεση των ενδιαφερόμενων αγοραστών. Ακόμα κι αν δεν προβλέπεται τέτοιος έλεγχος από τον νόμο, οι εταιρείες με ελεγμένα οικονομικά στοιχεία έχουν κατά κανόνα υψηλότερη αξία πώλησης, καθώς οι αγοραστές έχουν μικρότερο κίνδυνο να έρθουν αντιμέτωποι με δυσάρεστες εκπλήξεις.

Και το πλεονέκτημα αυτό δεν περιορίζεται μόνο στις περιπτώσεις πώλησης. Πολλοί επενδυτές απαιτούν από τις πιο ώριμες εταιρείες να έχουν ελεγμένα οικονομικά στοιχεία προκειμένου να προχωρήσουν στην επένδυσή τους. Φυσικά, μπορείτε να το κάνετε εκ των υστέρων αν ποτέ θελήσετε να πουλήσετε την εταιρεία σας ή να αντλήσετε επενδυτικά κεφάλαια, αλλά σε αυτή την περίπτωση η διαδικασία θα είναι πιο περίπλοκη και χρονοβόρα (και πιο δαπανηρή!), ενώ υπάρχει πάντα και ο κίνδυνος να ανακαλύψετε άγνωστα μέχρι τώρα προβλήματα που θα αποθαρρύνουν τους υποψήφιους αγοραστές ή επενδυτές.

Ίσως πιστεύετε ότι η διενέργεια ενός οικονομικού ελέγχου απαιτεί την πρόσληψη μιας μεγάλης λογιστικής εταιρείας και συνεπάγεται τεράστια οικονομική δαπάνη. Ωστόσο, υπάρχουν πολλά μικρότερα λογιστικά γραφεία που χαίρουν καλής φήμης και είναι γνωστό ότι διεξάγουν ελέγχους υψηλής ποιότητας με πολύ χαμηλότερες αμοιβές από τις μεγάλες εταιρείες.

Υγιείς συνήθειες για τη διαχείριση των οικονομικών σας

Η εφαρμογή των κατάλληλων οικονομικών πρακτικών είναι, κατά κάποιο τρόπο, εφάμιλλη με την προληπτική ιατρική. Φυσικά, μπορείτε να περιμένετε μέχρι να παρουσιαστεί το πρώτο οικονομικό ισχαιμικό επεισόδιο και έπειτα να προσπαθήσετε να διορθώσετε τη βλάβη, αλλά αν προχωρήσετε τώρα στα κατάλληλα βήματα, όχι μόνο θα αποφύγετε τα προβλήματα αλλά θα μπορείτε να εκμεταλλευτείτε και πιθανές ευκαιρίες.

Το καταλαβαίνω. Τα λογιστικά βιβλία, οι λογαριασμοί και οι ισολογισμοί είναι τρομακτικές λέξεις. Και μόνο που τις γράφω, σκέφτομαι υπολογιστικά φύλλα, ατελείωτες ώρες δουλειάς και κουρασμένα μάτια. Αν, όμως, αναθέσετε αποτελεσματικά αυτές τις αρμοδιότητες σε εξωτερικούς συνεργάτες, διαμορφώσετε μια σωστή πολιτική και διασφαλίσετε την πλήρη εφαρμογή της, τα οικονομικά θα γίνουν το δυνατό χαρτί της επιχείρησής σας και εσείς θα έχετε την ικανοποίηση να γνωρίζετε ότι η επιχείρησή σας έχει γερά θεμέλια.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Manage my business

5 δαπανηρά λάθη που πρέπει να αποφύγετε κατά την ανάπτυξη μιας επιχείρησης

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.