Δημιουργήστε ένα πιο έξυπνο σχέδιο έργου με τις στρατηγικές και τα πρότυπα που ακολουθούν

Όσο μεγάλο ή μικρό κι αν είναι ένα έργο, η επιτυχία του σχεδόν πάντα συνδέεται με την ποιότητα και την ακρίβεια του σχεδίου του. Ο σκοπός ενός σχεδίου έργου είναι να συγκεντρώνει και να περιέχει όλες τις βασικές πληροφορίες αξιολόγησης ενός έργου. Παίζει καθοριστικό ρόλο για το κατά πόσο η επιχείρησή σας θα μπορεί να δίνει το πράσινο φως σε νέα εγχειρήματα.

Τι είναι ένα σχέδιο έργου;

Τα σχέδια έργων ποικίλλουν σημαντικά σε μέγεθος και σκοπό. Οι επιχειρηματικοί οργανισμοί που εξετάζουν το ενδεχόμενο μιας νέας σειράς προϊόντων ενδεχομένως να χρειάζονται μεγάλους όγκους πληροφοριών για να καταλήξουν σε μια τελική κατεύθυνση. Αντιθέτως, μια μικρή επιχείρηση μπορεί να είναι πολύ πιο ευέλικτη στη λήψη αποφάσεων. Το κοινό στοιχείο σε αυτά τα δύο άκρα είναι η ικανότητα ενός διαχειριστή έργου να παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες με συνεκτικότητα, συνάφεια και ακρίβεια.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να οργανώσετε το επόμενο σχέδιο έργου σας.

Κλειδιά για ένα πιο έξυπνο σχέδιο έργου

Σκεφτείτε σαν δημοσιογράφος. Πριν καν πιάσουν στυλό και σημειωματάριο στα χέρια τους, οι εκπαιδευμένοι δημοσιογράφοι έχουν μάθει να απαντούν πρώτα στις κλασικές πέντε ερωτήσεις: ποιος, πού, πότε, τι και γιατί. Το πώς αν και δεν ταιριάζει στο ρυθμό της φράσης, περιλαμβάνεται επίσης στις ερωτήσεις.

Αυτή η προσέγγιση ισχύει επίσης για τους διαχειριστές έργου που εκπονούν το σχέδιο ενός νέου έργου. Είναι πολύ σημαντικό να απαντήσουμε σε όλα αυτά τα σημεία όταν δημιουργούμε ένα ολοκληρωμένο σχέδιο. Αυτό θα εξασφαλίσει τον συντονισμό των ενδιαφερομένων και θα βοηθήσει την παρακολούθηση της προόδου μακροπρόθεσμα. Επεξεργαστείτε αυτές τις ερωτήσεις με την παρακάτω βαθμιδωτή δομή:

  • Ποιο είναι το βασικό παραδοτέο, προϊόν ή επιχειρηματικό αποτέλεσμα που αναμένεται να δημιουργήσει το έργο;
  • Γιατί χρειάζεται αυτά τα παραδοτέα μια επιχείρηση; Πώς να σχεδιάσετε με τον καλύτερο τρόπο το επιθυμητό αποτέλεσμα;
  • Ποιος θα πρέπει να συντηρεί αυτό το σχέδιο έργου;
  • Πότε θα πρέπει να εκτελεστεί αυτό το σχέδιο; Το χρονοδιάγραμμα αυτό είναι αυστηρό ή ευέλικτο;
  • Γιατί χρειάζεται αυτά τα παραδοτέα μια επιχείρηση, π.χ. ποιος είναι ο σκοπός ή η στρατηγική θέση αυτού του παραδοτέου, του προϊόντος ή του επιχειρηματικού αποτελέσματος;
  • Πού βρίσκονται οι μεγαλύτεροι κίνδυνοι του έργου μου και πώς μπορώ να τους λάβω υπόψη με τον καλύτερο τρόπο σε ένα προβλεπόμενο αποτέλεσμα;

Εξετάστε το ενδεχόμενο να αναβάλετε την έναρξη του έργου, έως ότου το σχέδιο που θα εκπονήσετε για το έργο σας να μπορέσει να δώσει απαντήσεις σε όλες αυτές τις ερωτήσεις. Αυτά τα προβλήματα ενδέχεται να προκαλέσουν βαθιά και συστημικά προβλήματα, εάν δεν επιλυθούν.

Επενδύστε χρόνο από πριν για να εξοικονομήσετε χρόνο μετά

Ο ολοκληρωμένος και άμεσος σχεδιασμός σπάνια θα βλάψει ένα σχέδιο έργου. Να θυμάστε, ωστόσο, ότι το επιχειρηματικό έργο κάθε τύπου και μεγέθους θα πρέπει να εξελίσσεται κατά την εκτέλεσή του. Ακόμη και το ευέλικτο πλαίσιο, το οποίο επιτρέπει τον παράγοντα “άγνωστο” ως έναν βαθμό, βασίζεται σε ένα σταθερό σύνολο σχέσεων μεταξύ βασικών στοιχείων.

Προγραμματίστε συνεντεύξεις με τους βασικούς ενδιαφερομένους του έργου για να κατανοήσετε σε βάθος το “τι” και το “γιατί” στο σχέδιο έργου σας. Η ολοκληρωμένη τεκμηρίωση των ευρύτερων στόχων σημαίνει ότι μπορείτε να συμπληρώσετε το σχέδιό σας με το γενικό πλαίσιο που θα χρειαστούν τα μέλη της ομάδας για να παρέχουν ακριβείς εκτιμήσεις όσον αφορά τον χρόνο και τους πόρους.

Χρησιμοποιήστε πρότυπα σχεδίου έργου όποτε μπορείτε

Η ιδέα ενός προτύπου σχεδίου έργου μπορεί να είναι λίγο παγίδα ανάλογα με τον τρόπο που χρησιμοποιείται ο όρος. Στην κλασική προσέγγιση, ένα σχέδιο έργου αναπαρίσταται με μια σειρά καρτέλες σε ένα κεντρικό έγγραφο επεξεργασίας δεδομένων για να περιγράψει πράγματα όπως οι απαιτούμενοι προϋπολογισμοί, οι ώρες εργασίας, οι βασικές εργασίες και ένα κύριο γράφημα Gantt του έργου. Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο σαν αυτό για να πάρετε το προβάδισμα σε αυτό το είδος παρουσίασης.

Ωστόσο, τα έγγραφα που είναι γεμάτα δεδομένα συνήθως δίνουν απάντηση πιο πολύ στο “πώς” του έργου παρά στο “τι” και το “γιατί”. Για αυτόν τον λόγο, τα σχέδια έργου μπορούν επίσης να απαρτίζονται από μια ευρύτερη συλλογή εγγράφων. Ένα πρότυπο όπως αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να εστιάσετε σε βασικές πληροφορίες και δηλώσεις που μπορούν να δώσουν το έναυσμα για μια συζήτηση (και επίσης μια συμφωνία) γύρω από τις μακρο-πρωτοβουλίες ενός έργου.

Ίσως χρειαστεί επίσης να προετοιμάσετε άλλα έγγραφα με βάση τις ανάγκες του έργου ή της εταιρείας σας. Βεβαιωθείτε ότι ξέρετε εάν θα πρέπει να έχετε έτοιμα αυτά τα έγγραφα για την επόμενη παρουσίασή σας:

1. Καταστατικός χάρτης του έργου ή απλώς ένα περίγραμμα των στόχων του έργου, της ομάδας και των βασικών ενδιαφερομένων

2. Σχέδιο επικοινωνίας έργου εάν στο έργο συμμετέχουν πολλοί ενδιαφερόμενοι, κυρίως τρίτα μέρη (π.χ. πελάτες ή εκτελεστική ομάδα)

3. Πρότυπο έργου, συμπεριλαμβανομένης μιας αξιολόγησης κινδύνου του έργου.

Συμπεριλάβετε μια περίληψη

Ανεξάρτητα από το πόσα από αυτά τα έγγραφα μπορεί να είναι απαραίτητα για το σχέδιο έργου σας, να έχετε υπόψη σας ότι οι πολύ αναλυτικές πληροφορίες ενός έργου δεν είναι για όλους. Τα υψηλόβαθμα στελέχη λήψης αποφάσεων ενδεχομένως να ενδιαφέρονται μόνο για μια απλή δήλωση στόχου και την πρόβλεψη της απόδοσης της επένδυσης. Αφήστε τις πολλές λεπτομέρειες για τις ομάδες που είναι αρμόδιες για αυτές.

Προτείνεται ιδιαιτέρως μια περίληψη που να συνδυάζεται με τα έγγραφα του σχεδίου του έργου σας. Όσο πιο μεγάλο είναι το έργο σας, τόσο πιο πολλές ομάδες και άτομα θα συμμετέχουν σε αυτό. Δεν χρειάζεται όμως όλοι να γνωρίζουν λεπτομερώς το “πώς” ενός έργου.

Μια σύντομη αλλά περιεκτική επισκόπηση, που θα περιλαμβάνει τις βασικές μετρήσεις που πιθανότατα έχουν απήχηση, μπορεί να βοηθήσει τους συνεργάτες σας να εξοικονομήσουν χρόνο και ενέργεια στη διαδικασία αναθεώρησης.

Προσδιορίστε τη μεθοδολογία του έργου σας

Οι μέθοδοι διαχείρισης έργου, για παράδειγμα, η μεθοδολογία καταρράκτη και η ευέλικτη μέθοδος συνδέονται με την πιθανότητα επιτυχίας ενός έργου. Η αντιστοίχιση μιας στέρεης δομής όπως στην περίπτωση της μεθόδου καταρράκτη σε μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία ανάπτυξης προϊόντος θα δημιουργήσει συστημική ένταση από την αρχή έως το τέλος.

Ένα καλό σχέδιο έργου θα πρέπει να προτείνει και να καταρτίζει μια ορισμένη μεθοδολογία. Ο υπεύθυνος διαχείρισης έργου βρίσκεται στον πυρήνα πολλαπλών ροών βασικών δεδομένων και αποτελεί τον καθ’ ύλην αρμόδιο να αποφασίζει ποιο σύστημα διαχείρισης (καταρράκτη, ευέλικτο κτλ.) είναι το πλέον κατάλληλο για την διεκπεραίωση της εργασίας.

Πάνω από όλα, όμως, πρέπει να δείτε το σχέδιο του έργου ως μια ευκαιρία να επισημάνετε σημεία που απαιτούν μια κάποια ευελιξία. Μέσα από τον καθορισμό αυτών των προσδοκιών, θα μπορέσετε να βγάλετε στην επιφάνεια θέματα που υποβόσκουν τα οποία χρειάζεται να επιλυθούν.

Δεν υπάρχουν σχέδια έργων που να ταιριάζουν σε όλες τις περιπτώσεις

Δυστυχώς, είναι δύσκολο να βρούμε παραδείγματα σχεδίων έργων που να ταιριάζουν σε όλες τις περιπτώσεις. Και αυτό πολύ απλά γιατί τα επαγγελματικά έργα και οι πρωτοβουλίες νέων προϊόντων έχουν εξαιρετικά πολυποίκιλη φύση και ιδιαίτερες ανάγκες, επομένως δεν μπορούμε να τα συμπυκνώσουμε σε ένα πρότυπο γενικής χρήσης. Να θυμάστε, τα σχέδια έργου είναι χρήσιμα μόνο στον βαθμό που είναι προσαρμοσμένα στην εργασία για την οποία έχουν δημιουργηθεί.

Ωστόσο, αυτές οι συμβουλές και τα πρότυπα τεκμηρίωσης στοιχείων μπορούν να σας βοηθήσουν να εξηγήσετε τις ιδιαιτερότητες, εξασφαλίζοντας ότι θα συγκεντρώσετε τα σωστά δεδομένα για την κατάλληλη εργασία. Με αυτές τις αξιόλογες πληροφορίες στη διάθεσή σας, μπορείτε να αρχίσετε να εκπονείτε σχέδια έργων πιο έξυπνα και με μεγαλύτερη ακρίβεια. Και αυτό, με τη σειρά του, θα σας οδηγήσει σε καλύτερα έργα.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Productivity

Οδηγός έναρξης για τη διαχείριση έργων

Διαβάστε περισσότερα
Productivity

Συμβουλές για τη διεξαγωγή αποδοτικών συσκέψεων με το προσωπικό σας

Διαβάστε περισσότερα
Productivity

Πώς μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρησή σας οι κατανεμημένες ομάδες

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.