Δημιουργήστε ένα πιο ακριβές χρονοδιάγραμμα έργου με αυτά τα 7 βήματα

Ανεξάρτητα από το εάν ασχολείστε με ένα έργο βάσει της μεθόδου καταρράκτη ή agile, η δημιουργία ενός αρχικού χρονοδιαγράμματος έργου παρουσιάζει μοναδικές προκλήσεις.  

Από τη μία, τα έργα βάσει της μεθόδου καταρράκτη, είναι συνήθως άκαμπτα ως προς τη δομή και το χρονοδιάγραμμα, δίνοντας προτεραιότητα στις προβλέψεις υψηλής ποιότητας. Τα έργα agile, από την άλλη, εστιάζουν στην ευελιξία και, κατά διαστήματα, σε σύνθετους κύκλους επανάληψης εργασίας, κάτι που σημαίνει ότι οι διαχειριστές πρέπει να δοκιμάζουν και να λαμβάνουν υπόψη τις αναπόφευκτες αλλαγές που προκύπτουν. Όπως και να έχει, η δημιουργία ενός εύλογου χρονοδιαγράμματος έργου αποτελεί ένα κρίσιμο βήμα στα πρώτα στάδια δημιουργίας κάποιου έργου.  

Η λίστα ελέγχου που ακολουθεί μπορεί να βοηθήσει τους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές έργων να καλύπτουν τις βασικές ανάγκες τους, από τη δημιουργία της πρώτης εργασίας ενός έργου μέχρι τον προγραμματισμό φάσεων έγκρισης και τη μείωση των κινδύνων για κάθε έργο. 

1. Πώς αναλύεται ο τελικός στόχος μου σε ξεχωριστές εργασίες; 

Το πρώτο βήμα στη δημιουργία ενός ολοκληρωμένου χρονοδιαγράμματος είναι να αρχίσετε την τμηματοποίηση του έργου. Καθορίστε τον τελικό σας στόχο και προσπαθήστε να προγραμματίσετε τις μεμονωμένες εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν για την επίτευξη αυτού του στόχου. Ξεκινήστε μόνο με τα βασικά σημεία και, στη συνέχεια, κάντε διαδοχικές ρυθμίσεις στο χρονοδιάγραμμα για να διαμορφώσετε όλο και περισσότερο τις ενδιάμεσες λεπτομέρειες. 

Ανάλογα με τη μεθοδολογία του έργου σας, αυτά τα μικρότερα ορόσημα θα μπορούσαν να ομαδοποιηθούν στις ακολουθίες εκείνες που θα γίνουν τελικά κύκλοι επανάληψης. Τα έργα βάσει της μεθόδου καταρράκτη θα αντλούν κυρίως το πλαίσιό τους από τα πιο μακροπρόθεσμα βασικά σημεία.  

2. Πόσος χρόνος απαιτείται για κάθε εργασία; 

Αφού προσδιορίσετε πλήρως τις εργασίες σας, ξεκινήστε να τις τοποθετείτε στον προβλεπόμενο χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωσή τους. Ανάλογα με την πλατφόρμα στην οποία δημιουργείτε το χρονοδιάγραμμά σας, αυτό μπορεί να αρχίσει να φαίνεται σαν ένα τυπικό γράφημα Gantt , κάτι που είναι σίγουρα καλό. Οι όροι “χρονοδιάγραμμα διαχείρισης έργου” και “γράφημα Gantt” συχνά μπορούν να χρησιμοποιηθούν χωρίς διάκριση, παρόλο που δεν χρειάζεται όλα τα χρονοδιαγράμματα έργων να είναι σε μορφή Gantt. 

Όταν οι διαχειριστές έργων agile γνωρίζουν πόσος χρόνος χρειάζεται για κάθε εργασία, μπορούν να εκτιμήσουν τον συνολικό αριθμό κύκλων επανάληψης που απαιτούνται για το έργο. Ακόμα κι αν η τελική ημερομηνία παράδοσης του έργου είναι ο πιο σημαντικός παράγοντας, φροντίστε να αρχίσετε να διαμορφώνετε εκτιμήσεις για το έργο και τον απαιτούμενο χρόνο από τις ομάδες που ευθύνονται για κάθε εργασία. Αυτό αργότερα θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να υπολογίσετε τις ανάγκες χρονοδιαγράμματος του έργου σε σχέση με την πραγματική εκτέλεσή του.   

3. Ποιο είναι το βασικό παραδοτέο για κάθε εργασία; 

Τα βήματα 1 και 2 αφορούν κυρίως τη δημιουργία και την οπτικοποίηση του ίδιου του χρονοδιαγράμματος του έργου. Στο εξής, η διαδικασία περνάει περισσότερο στον έλεγχο και στον προγραμματισμό της διαχείρισης — στην υλοποίηση του χρονοδιαγράμματος στο πλαίσιο των πραγματικών συνθηκών εκτέλεσής του. 

Ξεκινήστε προσδιορίζοντας τα βασικά παραδοτέα για κάθε εργασία ή κύκλο επανάληψης. Χρησιμοποιήστε μια παρόμοια διαδικασία για το Βήμα 1, πραγματοποιώντας προοδευτικές ρυθμίσεις στο χρονοδιάγραμμα, για να προσδιορίσετε τα όλο και πιο λεπτομερή παραδοτέα. Όσο πιο ακριβής είναι η λίστα με τα παραδοτέα, τόσο πιο υπεύθυνα θα μπορούν οι ομάδες διεκπεραίωσης του έργου να επιτύχουν τους συμφωνημένους στόχους .  

4. Από τι εξαρτώνται οι εργασίες; 

Αναφορικά με τη διαχείριση έργων ισχύει γενικά ότι κάθε έργο είναι αναπόφευκτο να υποστεί κάποια αλλαγή. Οι στόχοι συχνά μεταβάλλονται λόγω εμβελειών, πόρων και χρονοδιαγραμμάτων και ο προγραμματισμός από τους διαχειριστές έργων αναγκαστικά διαμορφώνεται από αυτές τις αλλαγές. 

Αυτό που μπορούν να κάνουν, ωστόσο, είναι να επισημάνουν τις εργασίες ή τους στόχους που εξαρτώνται από άλλα βήματα στη διαδικασία. Έτσι, όλοι οι εμπλεκόμενοι μπορούν να γνωρίζουν τις συνέπειες από τις μεταβολές που προκύπτουν. 

Τα περισσότερα εργαλεία διαχείρισης έργων δίνουν στους χρήστες τη δυνατότητα να συνδέουν κάποια εργασία με μια άλλη κι έτσι να προσομοιώνουν τις ευρύτερες επιπτώσεις των προθεσμιών που δεν τηρούνται. Αν και δίνεται ιδιαίτερη σημασία σε αυτό το βήμα λόγω της άκαμπτης φύσης των χρονοδιαγραμμάτων που έχουν τα έργα με τη μέθοδο καταρράκτη, ο προσδιορισμός των εξαρτήσεων μπορεί να βοηθήσει τους διαχειριστές έργων agile να αποκρυσταλλώσουν περαιτέρω την εργασία που αντιστοιχεί σε κάθε κύκλο επανάληψης.   

5. Τι είδους ώρες και πόροι διατίθενται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας; 

Προηγουμένως, στο Βήμα 2, διαμορφώσατε το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την ολοκλήρωση των κύριων εργασιών του έργου σας, Τώρα, ήρθε η στιγμή να χρησιμοποιήσετε τις εκτιμήσεις χρόνου και πόρων που αντλήσατε από τους επικεφαλής των ομάδων. Το να γνωρίζετε ότι για μια συγκεκριμένη εργασία θα χρειαστούν πέντε ημέρες είναι κάτι απλό, αλλά τα πράγματα περιπλέκονται όταν υπάρχει ένας υπεύθυνος συμμόρφωσης που δεν μπορεί να δεσμευτεί ότι θα αφιερώσει στην ομάδα τον αντίστοιχο χρόνο των πέντε ημερών. Η διευθέτηση αυτών των δύο σημείων δεδομένων θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε αν υπάρχουν πιθανά σημεία τριβής ή ανάγκες για εξωτερικούς εργολάβους.  

6. Ποιος ευθύνεται για την εκτέλεση κάθε εργασίας; 

Μέρος της κατανομής των διαθέσιμων πόρων αποτελεί η ανάθεση συγκεκριμένων εργασιών σε άτομα ή ομάδες. Αυτό το βήμα δεν είναι απλώς μια έξυπνη καταγραφή σημειώσεων: Βοηθάει, επίσης, τους ενδιαφερόμενους και τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων να σχηματίσουν μια ολοκληρωμένη άποψη για το επίπεδο των ηγετών της εταιρείας που απαιτείται για τη διεκπεραίωση του έργου. 

Όσο πιο σύντομα μπορέσετε να επιλέξετε βασικά άτομα για τα ξεχωριστά παραδοτέα που θα αναλάβουν τόσο το καλύτερο. Οι επικεφαλής ομάδων είναι, συνήθως, πιο πιθανό να λάβουν σοβαρά υπόψη την εκτίμηση πόρων, αν οι συγκεκριμένοι πόροι τους καθορίζονται σε ουσιώδη τεκμηρίωση. Αυτό το βήμα μπορεί, επίσης, να συμβάλει στον προσδιορισμό τομέων στους οποίους οι παραδόσεις έργων είναι ιδιαίτερα ευαίσθητες τόσο για τη μέθοδο καταρράκτη όσο και για τη μέθοδο agile.  

7. Ποιος ευθύνεται για την έγκριση κάθε εργασίας ή ομάδας εργασιών; 

Αυτό θα μπορούσε, επίσης, να είναι ένα δευτερεύον σημείο στο Βήμα 6, αλλά υπάρχει μια διαφορά ανάμεσα στο να καθοριστεί ποιος θα εκτελέσει μια εργασία και στο ποιος θα εγκρίνει το παραδοτέο. 

Σε πολλές περιπτώσεις, οι εγκρίσεις ίσως πρέπει να προέρχονται από ενδιαφερόμενους που δεν συμμετέχουν στην καθημερινή εκτέλεση ή τουλάχιστον από πολυκλαδικές ομάδες που θα πρέπει να πραγματοποιούν διαδοχικούς ελέγχους. Ο καθορισμός αυτών των δυνητικά περίπλοκων βημάτων έγκρισης είναι ζωτικής σημασίας για πολλά έργα, καθώς τυχόν φάσεις έγκρισης οι οποίες δυσκολεύουν την ομάδα που τις έχει αναλάβει μπορούν να οδηγήσουν σε τέλμα κάποιο έργο.  

Τα χρονοδιαγράμματα των έργων είναι ζωτικής σημασίας για οποιοδήποτε προγραμματισμό έργου. Όχι μόνο καθορίζουν τις λεπτομέρειες για την εκτέλεση έργων ή τις πρωτοβουλίες για νέα προϊόντα, αλλά και η διαδικασία διαμόρφωσής τους συμβάλλει στη συνολική αξιολόγηση των έργων, αναδεικνύοντας βασικά θέματα πειθαρχίας που μπορούν να βοηθήσουν τους ενδιαφερόμενους να θέσουν ρεαλιστικές προσδοκίες ως προς το τι είναι εφικτό.  

Όπως συμβαίνει με πολλά έγγραφα που αφορούν έργα, τα χρονοδιαγράμματα αναπόφευκτα υποβάλλονται σε προγραμματισμένες και απρογραμμάτιστες αναθεωρήσεις. Το σημαντικό είναι να διασφαλίζεται ότι αυτές οι αναθεωρήσεις αντιμετωπίζονται όπως ακριβώς δημιουργήθηκε και το αρχικό χρονοδιάγραμμα: μέσω της προσεκτικής συλλογής πληροφοριών. Είτε χρησιμοποιείτε μεθοδολογία καταρράκτη είτε μεθοδολογία agile, η ποιότητα αυτών των πληροφοριών είναι το βασικό στοιχείο που θα καθορίσει πόση αξιοπιστία θα καταλήξει να έχει το χρονοδιάγραμμα του έργου σας.  

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Productivity

Οδηγός έναρξης για τη διαχείριση έργων

Διαβάστε περισσότερα
Productivity

Ο οδηγός για αρχάριους σχετικά με τη χρήση της BPMN στην καθημερινή σας επιχείρηση

Διαβάστε περισσότερα
Productivity

Πώς να επιλέξετε το πιο αποτελεσματικό διάγραμμα ροής

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.