Πέντε κόλπα για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας ενώ εργάζεστε από το σπίτι

Ως ιδιοκτήτρια της μικρής επιχείρησης Create & Cultivate, μιας διαδικτυακής πλατφόρμας και μιας σειράς εκδηλώσεων χωρίς σύνδεση για γυναίκες που επιδιώκουν να δημιουργήσουν και να καλλιεργήσουν την καριέρα των ονείρων τους, είμαι περήφανη που χτίζω ένα έντονα συνεργατικό περιβάλλον γραφείου. Όντας μικρή ομάδα, λόγω της φύσης της δουλειάς μας, συνηθίσαμε να ταξιδεύουμε μαζί, να εργαζόμαστε τα σαββατοκύριακα και να διοργανώνουμε εκδηλώσεις μεγάλης κλίμακας. 

Όταν περάσαμε στην εργασία από το σπίτι με πλήρες ωράριο, η ομάδα μας έπρεπε να κάνει σημαντικές προσαρμογές και να βρει νέους τρόπους να διατηρήσει ανοικτές τις γραμμές επικοινωνίας σε ολόκληρο τον οργανισμό, διατηρώντας παράλληλα ακμαίο το ηθικό των εργαζομένων. Η επίτευξη υψηλής παραγωγικότητας, πρόκληση τις καλές εποχές, γίνεται ακόμα δυσκολότερη στο σημερινό περιβάλλον. 

Τους τελευταίους μήνες, έχω ανακαλύψει μερικά κόλπα τα οποία καταφέραμε να εφαρμόσουμε ως ομάδα, για να αυξήσουμε την παραγωγικότητα της επιχείρησής μας.  

Αξιοποιήστε στο έπακρο τις ώρες «απασχόλησής» σας κάνοντας τακτικά διαλείμματα και μειώνοντας τους περισπασμούς

Αρχικά, μετά την πλήρη μετάβαση της ομάδας μας στην εργασία από το σπίτι, προσπαθούσαμε να λειτουργήσουμε με τον ίδιο τρόπο όπως θα ήμασταν στο γραφείο. Η διαφορά ήταν ότι μια γρήγορη συνεννόηση πέντε λεπτών στο διάδρομο για να δώσουμε μια γρήγορη λύση, αντικαταστάθηκε από μια ολόκληρη τηλεδιάσκεψη τριάντα λεπτών ή έναν καταιγισμό από ping και συνομιλίες. Αυτές οι μακρόσυρτες διαδικασίες οδήγησαν αναπόφευκτα στον περιορισμό της επικοινωνίας, πέρα από ολόκληρες ημέρες αφιερωμένες σε αλλεπάλληλες συναντήσεις. 

Συνειδητοποίησα αμέσως ότι έτσι δεν έμενε χρόνος για βαθιά σκέψη ή χρόνο για ουσιαστική δουλειά και η παραγωγικότητά μου άρχισε να πέφτει. Έγινε σαφές ότι έπρεπε να αναδιοργανώσω τη μέρα μου – ακόμη και τότε που καθόμουν “να ετοιμάσω κάτι για μεσημεριανό”. Διαφορετικά, ήταν εύκολο να απορροφηθώ στον υπολογιστή μου από τις 7 το πρωί τις 7 το απόγευμα χωρίς κανένα διάλειμμα

Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, η επιχείρησή μας είναι τα προς το ζην μας και τώρα, περισσότερο από ποτέ, υπάρχει μεγάλη πίεση να λειτουργήσουμε σε κανονικούς ρυθμούς, αλλά πρέπει πρώτα απ’ όλα να μην παραμελούμε τον εαυτό μας.  

  • Εντάξτε τον προσωπικό χρόνο στο ημερολόγιό σας. Όταν σταματήσαμε να εργαζόμαστε στο γραφείο, φαινόταν σαν οι ώρες να μην σημαίνουν πλέον τίποτα και τα όρια να εξαφανίζονται. Ο τρόπος με τον οποίο τα αποκαταστήσαμε ήταν με την εισαγωγή χρονικών περιόδων στο ημερολόγιό μας. Σε αυτές τις περιόδους, μπορούσα να κάνω περίπατο, να γευματίσω και να αφιερώσω λίγο χρόνο στον εαυτό μου, κάτι που ήταν κρίσιμο προκειμένου να ξεκαθαρίσω το μυαλό μου πριν επιστρέψω στη δουλειά. Με τον προγραμματισμό περιόδων ΜΗΝ ΕΝΟΧΛΕΙΤΕ, μπόρεσα να εξισορροπήσω πιο αποτελεσματικά την οικογενειακή, την προσωπική και την επαγγελματική ζωή μου. Εάν δεν έκανα σκόπιμα αυτό το σχεδιασμό και προσπαθούσα να τα δώσω όλα, θα έχανα το κίνητρό μου και οι εργασίες θα διαρκούσαν περισσότερο από όσο θα έπρεπε. Με αυτά τα χρονικά διαστήματα στο ημερολόγιο, η ομάδα μας διατηρεί μια αίσθηση λογικής και την ευκαιρία να ξεφύγει από τον υπολογιστή, ώστε να γυρίσει στη δουλειά ανανεωμένη και έτοιμη. 
  • Ελαχιστοποιήστε τους περισπασμούς κατά την εργασία. Ενθαρρύνω την ομάδα μου να θέτει στις συνομιλίες την κατάσταση Μην Ενοχλείτε, αφιερώνοντας χρόνο στην παραγωγική εργασία. Με την αύξηση των βιντεοκλήσεων και των συνομιλιών με άμεσα μηνύματα, μεγάλο μέρος της μέρας μας αφιερώνεται στην επικοινωνία και όχι στην εργασία. Σε ένα γραφείο, κάποιος μπορεί βλέπει ότι η πόρτα σας είναι κλειστή, αλλά στο σπίτι, δεν υπάρχει εικονική πόρτα. Έτσι, όταν έχω σημαντικές εργασίες ή προτάσεις, ορίζω την κατάστασή μου σε Μην Ενοχλείτε, ώστε να μην λαμβάνω ενοχλητικές ειδοποιήσεις ή αυθαίρετα αιτήματα που ενδέχεται να εμφανιστούν ενώ προσπαθώ να συγκεντρωθώ. Ανακάλυψα ότι αυτό με βοήθησε να ολοκληρώνω τις εργασίες πιο γρήγορα και να παραμένω συγκεντρωμένος και ορεξάτος. 

Μεγιστοποιήστε το cloud

Ο σχεδιασμός είναι σημαντικότατο μέρος της Create & Cultivate. Καθημερινά δημιουργούμε νέα δημιουργικά κομμάτια που απαιτούν άφθονα σχόλια και συνεργασία μεταξύ διαφορετικών τμημάτων. Θυμάμαι τις πρώτες μέρες που δεν ήμασταν στο cloud και η πορεία προς τη δημιουργική έγκριση ήταν εξοντωτική. Θα λάμβανα ένα αρχείο, θα έστελνα ένα e-mail με όλες τις σημειώσεις μου και ούτω καθεξής και οι σειρές των e-mail θα γίνονταν μακρές και περίπλοκες και ο έλεγχος των εκδόσεων θα γινόταν προβληματικός. 

Διατηρώντας τα έγγραφά μας σε ένα μέρος, εξοικονομούμε χρόνο, τόσο που δεν χρειάζεται πλέον να ψάξουμε π.χ. το 7ο από τα 19 e-mail για να βρούμε κάποιο παλιό σχόλιο και να διασφαλίσουμε ότι χρησιμοποιούμε την τελευταία έκδοση. Η εργασία από το σπίτι έδειξε την αξία της λειτουργίας χρησιμοποιώντας μια λύση βασισμένη στο cloud, ιδιαίτερα όσον αφορά τη δυνατότητα συνεργατικής σύνταξης εγγράφων. 

Ο βοηθός δημιουργικού και εγώ μελετούμε ταυτόχρονα τις πλατφόρμες του δημιουργικού. Μπορώ να προσαρτήσω τις εικόνες που χρειάζεται για συγκεκριμένες διαφάνειες και μπορεί να τις μορφοποιήσει σε πραγματικό χρόνο. Ταυτόχρονα, μπορώ να συνεχίσω να δουλεύω και να της αφήνω σημειώσεις στη διαφάνεια 9 ενώ εκείνη βρίσκεται στη διαφάνεια 7 και ολοκληρώνει το κείμενο κ.λπ. Με τον καταμερισμό της διαδικασίας, μπορούμε να αξιοποιήσουμε αποτελεσματικά τον χρόνο μας, καθώς και οι δύο μπορούμε να επεμβαίνουμε ταυτόχρονα στο ίδιο έγγραφο. 

Καταγράψτε συναντήσεις για να εξοικονομήσουν χρόνο οι συνάδελφοί σας 

Σε αυτό το νέο περιβάλλον της τηλεεργασίας, οι άνθρωποι βρίσκονται εμπρός από πολλαπλές αρμοδιότητες. Αυτή η κατάσταση τους εμποδίζει συχνά να συμμετέχουν στον ίδιο αριθμό συναντήσεων όπως αν βρίσκονταν στο γραφείο. Οι γονείς πρέπει να ασχολούνται στο σπίτι με τα μαθήματα των παιδιών τους, οι σύζυγοι πρέπει να μοιράζονται τον ίδιο χώρο εργασίας και μπορεί να έχουν αλληλεπικαλυπτόμενες συναντήσεις και υπάρχουν και πολλοί άλλοι διάφορους παράγοντες αντιμετωπίζουμε καθημερινά. Η εξισορρόπηση ανάμεσα σε όλες αυτές τις αρμοδιότητες, νέες και παλιές, καθιστά δύσκολη την πραγματοποίηση ορισμένων κλήσεων.  

Λόγω όλων αυτών των παραγόντων, η ομάδα μου άρχισε να εγγράφει τις συναντήσεις. Τώρα, δεν χρειάζεται να πανικοβαλλόμαστε αν χάσουμε κάποια βιντεοκλήση ή μέρος της, καθώς μπορούμε να παρακολουθήσουμε αυτά που χάσαμε σε εύθετο χρόνο. 

Δεν χρειάζεται να βασιστούμε σε ανακεφαλαίωση από κάποιον άλλον από την ομάδα μας. Μπορούμε να γυρίσουμε πίσω και να παρακολουθήσουμε αυτά που χάσαμε κατά τη διάρκεια αυτών των πέντε λεπτών που το παιδί σας έβαλε τα κλάματα ή εμφανίστηκε ο διανομέας της πιτσαρίας, παρακολουθώντας την εγγραφή.    

Εφαρμόστε καθημερινές αναφορές

Όταν ήμασταν όλοι στο γραφείο, ο συνηθισμένος ρυθμός συναντήσεών μας ήταν ελαφρύς, καθώς ήμασταν σε θέση να φωνάξουμε στο συνάδελφο στο παρακάτω γραφείο ή να πεταχτούμε στο δίπλα γραφείο για κάποια ερώτηση. Συνειδητοποιήσαμε γρήγορα ότι όταν εφαρμόσαμε την τηλεεργασία, αυτός ο ρυθμός δεν λειτουργούσε: συνέβαιναν πάρα πολλά σε καθημερινή βάση. Επιπλέον, μας έλειψαν οι άτυπες συζητήσεις που μπορούσαμε να κάνουμε κατά τις προσωπικές μας επαφές στο γραφείο. 

Με όλες τις άγνωστες μεταβλητές, εφαρμόσαμε ένα σύστημα αναφορών με το τέλος της ημέρας για να δούμε πώς τα καταφέρνουμε ως ομάδα ως για την επίτευξη των παραδοτέων μας. Διαπιστώσαμε επίσης ότι αυτές οι καθημερινές επαφές δεν χρειαζόταν να διαρκούν μια ώρα! Έχοντας πιο σύντομες τακτικές αναφορές, η ομάδα μας δεν χρειάζεται να δαπανά ένα μεγάλο κομμάτι της ημέρας της. 

Ωστόσο, ο καθένας παραμένει ενημερωμένος για το τι συμβαίνει. Οι καθημερινές επαφές μας βοηθούν να παραμείνουμε εντός προγραμματισμού και να είμαστε πιο παραγωγικοί, διαθέτοντας επίσης έναν γρήγορο τρόπο αντιμετώπισης προβλημάτων και υπέρβασης πιθανών εμποδίων. 

Κρατήστε τη νοοτροπία του γραφείου σας ζωντανή και το ηθικό της ομάδας ακμαίο

Οι ευτυχείς ομάδες είναι και περισσότερο παραγωγικές και η διατήρηση υψηλού του ηθικού σε αυτή την αβέβαιη εποχή είναι προτεραιότητα για την Create & Cultivate. Όταν βρισκόμασταν στον ίδιο φυσικό χώρο ήταν πολύ πιο εύκολο να διατηρήσουμε την αισιοδοξία μας γιατί μπορούσαμε διοργανώνουμε εκδηλώσεις όπως κοινωνικές συναντήσεις κάθε Πέμπτη, με ειδικούς καλεσμένους, φαγητό και ενδιαφέρουσες συζητήσεις. 

Σε τέτοιες εκδηλώσεις μας ήρθαν μερικές από τις καλύτερες ιδέες μας για εκδηλώσεις. Θέλαμε να βρούμε έναν τρόπο για να διατηρήσουμε αυτήν την κοινωνική σύνδεση και επαφή, επιλέξαμε λοιπόν οργανώνουμε δύο άτυπες εικονικές εκδηλώσεις ανταλλαγής ιδεών την εβδομάδα με συνομιλίες μέσω βίντεο. Διαπιστώσαμε ότι ειδικά σε αυτές τις δύσκολες στιγμές, αυτές οι ελαφριές στιγμές μαζί με την ομάδα μας, βοήθησαν να αντισταθμίσουμε την έλλειψη της προσωπικής επαφής και παράλληλα να έχουμε μια αίσθηση για το πώς οι άνθρωποι προσαρμόζονται στο νέο περιβάλλον. 

Μια άλλη τεχνική που έχουμε χρησιμοποιήσει για την ενίσχυση του ηθικού είναι τα εβδομαδιαία e-mail με υποδείξεις και συμβουλές για την ομάδα, από προτεινόμενες τηλεοπτικές εκπομπές το σαββατοκύριακο έως ιδέες για σωματική άσκηση στο σπίτι. Η επικοινωνία βοηθά να υπενθυμίσουμε σε όλους ότι όλοι αντιμετωπίζουμε τις ίδιες καταστάσεις και ενισχύει την αίσθηση της συντροφικότητας.  


Σε αυτές τις πρωτοφανείς στιγμές, είναι πιο σημαντικό από ποτέ να επανεκτιμήσουμε και να προσαρμόσουμε τις ροές εργασίας μας ώστε να ταιριάζουν στις σημερινές πραγματικότητες της τηλεεργασίας. Αυτό που προήγαγε την παραγωγικότητα και το ηθικό στο παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου μας μπορεί να μην λειτουργεί απαραίτητα με τον ίδιο τρόπο σήμερα. Ωστόσο, κάποιες απλές προσαρμογές είναι εφικτές. Ως ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης, έχω διαπιστώσει ότι αυτά τα κόλπα βοήθησαν στη μεγιστοποίηση του χρόνου μου και έχουν σύμβαση στην αποτελεσματική εργασία για την ομάδα μου και εμένα, χωρίς να θυσιάσουμε τον απαραίτητο προσωπικό χρόνο για χαλάρωση και ανανέωση. 

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.