Πώς να επιλέξετε την καλύτερη ευέλικτη μεθοδολογία για το έργο σας

Στο σημερινό πολύπλοκο επιχειρηματικό περιβάλλον, η παρακολούθηση όλων των θεμάτων ακόμα και σε μια μικρή επιχείρηση μπορεί να είναι δύσκολη υπόθεση. Όμως, η μεθοδολογία Agile είναι μια προσέγγιση διαχείρισης έργων που δίνει στην ομάδα σας την εστίαση που χρειάζεται για να πετύχει τους επιχειρηματικούς στόχους της.

Τι είναι η μεθοδολογία Agile στη διαχείριση έργων;

Η μέθοδος Agile είναι μια διαδικασία διαχείρισης που δίνει σε εσάς και στην ομάδα σας τη δυνατότητα για ανταπόκριση στις διαρκώς μεταβαλλόμενες ανάγκες της επιχείρησης. Χρησιμοποιεί επαναλαμβανόμενες ακολουθίες εργασιών, οι οποίες λέγονται «κύκλοι επανάληψης».

Στο επίκεντρο κάθε δραστηριότητας διαχείρισης έργου Agile βρίσκεται η εργασία. Η διατήρηση της εστίασης στο έργο επιτρέπει στις ομάδες να μελετούν τακτικά τις άμεσες ανάγκες και να αναπροσαρμόζουν κατάλληλα την πορεία. Η εφαρμογή του στυλ Agile βοηθάει επίσης να δημιουργηθεί ένα πιο αποτελεσματικό, βιώσιμο και υποστηρικτικό περιβάλλον που διευκολύνει όλους να κάνουν την καλύτερη δουλειά που μπορούν.

Όπως όλα όμως, η μέθοδος Agile δεν προσφέρει μια στάνταρ διαδρομή προς την επιτυχία η οποία να ταιριάζει σε όλους. Με τη μέθοδο Agile, υπάρχουν επιλογές, ας δούμε λοιπόν δύο δημοφιλείς μεθοδολογίες, τις Scrum και Kanban, για να μπορέσετε να αποφασίσετε ποια είναι η καλύτερη για την ομάδα σας. Επιπλέον, θα εξερευνήσουμε μια υβριδική προσέγγιση της διαχείρισης έργων, κατά την οποία η μέθοδος Agile συναντά τη μέθοδο Καταρράκτης (μια διαφορετική, πιο άκαμπτη συνολικά προσέγγιση σε σχέση με την Agile).

Χρήση της μεθοδολογίας Agile Scrum

Η μεθοδολογία Agile Scrum εφαρμόζεται για έργα που εμπίπτουν σε κύκλους επανάληψης διάρκειας μίας έως δύο εβδομάδων. Η μεθοδολογία Agile Scrum δίνει σε εσάς και στην ομάδα σας τη δυνατότητα να μοιράζεστε αρμοδιότητες με άλλους καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.

Οι ομάδες Scrum είναι συνήθως μικρές, με μόνο τρεις βασικούς ρόλους:

• Κάτοχος προϊόντος: Ο βασικός ενδιαφερόμενος σε ένα έργο ορίζει το όραμα του έργου, διαχειρίζεται τις εκκρεμότητες, προσδιορίζει τις εξαρτήσεις, ορίζει προτεραιότητες για τις ανάγκες, προβλέπει τις ανάγκες του πελάτη και λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ πελάτη και ομάδας.
• Κύριος Scrum/Υπεύθυνος έργου: Κατευθύνει την ομάδα και οργανώνει συναντήσεις, παρακολουθεί την πρόοδο υπερπηδά εμπόδια που προκύπτουν στην ολοκλήρωση της εργασίας.
• Ομάδα: Μεμονωμένοι συνεισφέροντες ή μια αυτοδιαχειριζόμενη ομάδα χωρίς επίσημο αρχηγό. Η ομάδα χρησιμοποιεί την εμπειρία και τους πόρους της για να πετύχει τους στόχους του έργου.

Η μεθοδολογία Agile Scrum είναι λιτή, γρήγορη και απλή, αλλά δεν είναι για όλους ή για κάθε έργο. Ας δούμε μερικά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματά της:

Πλεονεκτήματα της μεθοδολογίας Agile Scrum

• Η συνεχής παροχή σχολίων από τον πελάτη ή τον ενδιαφερόμενο βοηθάει την ομάδα να κατανοήσει τις ανάγκες και να κάνει τις απαραίτητες προσαρμογές
• Οι κοινές αρμοδιότητες μπορούν να βοηθήσουν τις ομάδες να πετύχουν περισσότερα σε λιγότερο χρόνο
• Δίνει ευθύνες σε όλους, πράγμα που ανυψώνει το ηθικό
• Τυχόν προβλήματα μπορούν να αντιμετωπίζονται και να επιλύονται στις καθημερινές συναντήσεις
• Η ταχύτητα ανάπτυξης σημαίνει ότι τα έργα μπορούν να τίθενται γρήγορα σε εφαρμογή

Μειονεκτήματα της μεθοδολογίας Agile Scrum

• Απαιτεί ομάδα με εξειδίκευση, εμπειρία και δέσμευση
• Λόγω των σφικτών προθεσμιών, εάν κάποιος αρρωστήσει ή αποχωρήσει πριν ολοκληρωθεί ένα έργο, είναι πολύ πιθανό να υπάρξουν καθυστερήσεις
• Οι συνεχείς αλλαγές μπορούν να οδηγήσουν σε διεύρυνση εμβέλειας και σε καθυστερήσεις· Ο προγραμματισμός καθημερινών συναντήσεων μπορεί να αποδειχτεί δύσκολος
• Τα μέλη της ομάδας τα οποία ασχολούνται με πολλαπλά έργα ενδέχεται να καθυστερούν τα παραδοτέα καθώς αλλάζουν οι προτεραιότητές τους.

Τι είναι η μεθοδολογία Agile Kanban;

Ενώ η μεθοδολογία Agile Scrum εστιάζεται σε σύντομα χρονοδιαγράμματα, η μεθοδολογία Agile Kanban δεν έχει κύκλους επανάληψης σταθερής διάρκειας. Αυτό σημαίνει ότι η εργασία είναι συνεχής και το ίδιο ισχύει για την παράδοση του προϊόντος.

Θεωρητικά, ένας πίνακας Agile Kanban — ή πίνακας εργασιών — δεν θα εμφανίζει ένα χρονοδιάγραμμα για κάποιο έργο ή κάποια εργασία. Αντιθέτως, θα πρέπει απλώς να δείχνει το στοιχείο και το πότε ολοκληρώνεται εκείνο το παραδοτέο. Μια έκδοση μπορεί να κυκλοφορήσει χωρίς να χρειάζεται αναμονή για κάποιο ορόσημο.

Επιπρόσθετα, δεν υπάρχουν καθορισμένοι ρόλοι. Δεν υπάρχει “Κύριος Kanban” που θα φροντίζει να κυλούν όλα ομαλά. Αντιθέτως, ο πίνακας ανήκει σε όλη την ομάδα και τα μέλη της πρέπει να είναι ευέλικτα και ικανά για προσαρμογή σε μεταβαλλόμενες προτεραιότητες.

Με την πιο χαλαρή δομή της, η μεθοδολογία Kanban μπορεί να ενισχύσει τη συνεργασία, ή να προκαλέσει χάος. Ζωτικής σημασίας είναι η ύπαρξη μιας ομάδας που θα επικοινωνεί αποτελεσματικά, θα είναι δεσμευμένη και αυτο-υποκινούμενη. Μην παραλείψετε να μελετήσετε μερικά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της μεθόδου Kanban προτού αποφασίσετε ότι είναι κατάλληλη για εσάς.

Πλεονεκτήματα της μεθοδολογίας Agile Kanban

• Οι πίνακες Agile Kanban περιορίζουν αυστηρά τον όγκο των εργασιών υπό εξέλιξη, πράγμα που μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να παραμείνει εστιασμένη στα σημαντικά
• Νέα στοιχεία μπορούν να προστεθούν οποτεδήποτε υπάρχει διαθέσιμη δυναμικότητα (όχι μόνο όταν ολοκληρωθούν όλες οι εργασίες)
• Δεν χρειάζονται καθημερινές συναντήσεις
• Δίνει στα μέλη της ομάδας τη δυνατότητα να αλλάξουν κατεύθυνση αν χρειαστεί, χωρίς να επηρεαστεί κάποιο χρονοδιάγραμμα
• Όταν η εργασία ολοκληρώνεται, μπορεί να κυκλοφορήσει σε μορφή έκδοσης, πράγμα που επιτρέπει συνεχή βελτίωση

Μειονεκτήματα της μεθοδολογίας Agile Kanban

• Χωρίς χρονοδιαγράμματα, τα μέλη της ομάδας ενδέχεται να μην έχουν την αίσθηση του επείγοντος ή την ανάγκη να ολοκληρώσουν μια εργασία
• Δεν υπάρχει κάποιο πρόσωπο υπεύθυνο για να διασφαλίζει ότι η ομάδα είναι συντονισμένη με τους στόχους και τις βέλτιστες πρακτικές
• Χωρίς έναν κάτοχο, οι πίνακες μπορούν να γίνουν υπερβολικά περίπλοκοι και να μην επικαιροποιούνται, προκαλώντας προβλήματα στην ανάπτυξη και σύγχυση

Μια υβριδική προσέγγιση: Agile + Καταρράκτης

Αν το έργο σας ή το στυλ εργασίας σας δεν ταιριάζει απλώς με μια ευέλικτη μεθοδολογία, ο εμπλουτισμός της με ένα μοντέλο Καταρράκτης μπορεί να είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστε. Η μεθοδολογία Καταρράκτης είναι απλώς μια λίστα με δραστηριότητες του έργου, με ταξινόμηση σε γραμμικές φάσεις ακολουθίας. Κάθε φάση εξαρτάται από τα παραδοτέα της προηγούμενης.

Συνδυάζοντας αυτήν την παραδοσιακή μεθοδολογία Καταρράκτης με τους μηχανισμούς σχολίων που είναι ενσωματωμένοι στη διαχείριση έργων Agile, μπορείτε να εντοπίσετε προβλήματα κατά την ανάπτυξη και να τα αντιμετωπίσετε γρήγορα. Μερικά σενάρια που μπορεί να επωφεληθούν από μια υβριδική προσέγγιση περιλαμβάνουν τα εξής:

1. Έχετε ένα σύντομο έργο με καθορισμένα παραδοτέα και σταθερό προϋπολογισμό. Χρησιμοποιώντας τη δομή Καταρράκτης και την ταχύτητα και την ομαδική εργασία για τις οποίες είναι γνωστή η διαχείριση έργων Agile, αυτή η προσέγγιση σάς επιτρέπει να χωρίσετε το έργο σε μικρότερα τμήματα, ενθαρρύνοντας την επιπλέον συνεργασία μεταξύ ομάδας και πελάτη/ενδιαφερόμενου, καθώς και να δημιουργήσετε ένα προϊόν που θα ανταποκρίνεται στις προσδοκίες.

2. Έχετε ένα έργο για το οποίο πρέπει να ληφθεί υπόψη μια μεγάλη γκάμα ενδιαφερόμενων, να περιοριστούν οι κίνδυνοι και να ολοκληρωθεί με ένα σφικτό χρονοδιάγραμμα. Ενώ μια μεθοδολογία Agile είναι ιδανική για περιορισμό των κινδύνων και μη υπέρβαση προθεσμιών, μια λύση Καταρράκτης συχνά είναι καλύτερη για την ενσωμάτωση πληροφοριών και σχολίων από διάφορους ενδιαφερόμενους – και, χρησιμοποιώντας μια υβριδική λύση, μπορείτε να καλύψετε εύκολα και τις δύο ανάγκες.

Πλεονεκτήματα μιας υβριδικής προσέγγισης

• Επειδή ο σχεδιασμός ακολουθεί τη μεθοδολογία Καταρράκτης, οι ομάδες μπορούν να αποκτήσουν πολύτιμη πληροφόρηση για τις απαιτήσεις του έργου και να δώσουν πιο ακριβείς εκτιμήσεις για τον χρόνο και το κόστος
• Η εργασία πραγματοποιείται σε μικρά, επαναλαμβανόμενα τμήματα, πράγμα που διευκολύνει την προσαρμογή σε μεταβαλλόμενες ανάγκες και απαιτήσεις
• Ενθαρρύνει τη συνεργασία μεταξύ ομάδων και ενδιαφερόμενων
• Επιτρέπει συγκεκριμένες προθεσμίες και προϋπολογισμούς

Μειονεκτήματα μιας υβριδικής προσέγγισης

• Μπορεί να μοιάζει περιοριστική σε όσους έχουν συνηθίσει μια πιο ευέλικτη και προσαρμόσιμη προσέγγιση agile
• Η ομάδα πρέπει να δεσμευτεί σε μια συνεργατική προσέγγιση
• Απαιτεί έναν εξειδικευμένο διαχειριστή έργου για να οριστούν και να ανατεθούν οι κύκλοι επανάληψης
• Ο μεγάλος αριθμός ενδιαφερόμενων και αλλαγών κατά την πορεία μπορεί να προκαλέσει υπερβάσεις προϋπολογισμού και αθέτηση προθεσμιών

Συμπερασματικά: Η διαχείριση των έργων σας είναι υποχρεωτική. Αυτό ισχύει αν έχετε μεγάλη ή μικρή ομάδα, ένα τεράστιο έργο που θα διαρκέσει μήνες ή κάτι που θα χρειαστεί μόνο μία εβδομάδα. Από τις λύσεις Scrum μέχρι τους πίνακες Kanban και τη διττή προσέγγιση agile + Καταρράκτης, η διαχείριση έργων Agile σάς δίνει την ευελιξία να επιλέξετε ό,τι είναι πιο κατάλληλο για το έργο, ώστε να παραδώσετε το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα.