Πώς να καταρτίσετε έναν προϋπολογισμό για μια μικρή επιχείρηση

Ο προϋπολογισμός είναι ένα έγγραφο που περιλαμβάνει προβλέψεις για τις μελλοντικές πωλήσεις, τις δαπάνες, τα κέρδη και τις ταμειακές ροές της επιχείρησης. Αποτελεί ένα εξαιρετικά σημαντικό εργαλείο επιχειρηματικού προγραμματισμού. Χωρίς τον προϋπολογισμό, είναι δύσκολο να γνωρίζει κανείς πόσο καλή (ή κακή) είναι η απόδοση της επιχείρησής του. 

Ο προϋπολογισμός σάς βοηθάει:

  • Να εκτιμήσετε τα έξοδα εκκίνησης, αν δημιουργείτε μια νέα επιχείρηση
  • Να προσδιορίσετε πόσα έσοδα πρέπει να έχετε για να ισοσκελίσετε τις δαπάνες σας και να παρουσιάσετε κέρδη
  • Να εκτιμήσετε τις ταμειακές ροές της επιχείρησής σας, έτσι ώστε να γνωρίζετε αν είστε σε θέση να καλύψετε τα έξοδα και να χρηματοδοτήσετε νέα έργα
  • Να διαπιστώσετε ποιες αλλαγές πρέπει να κάνετε για να έχετε μια επικερδή επιχείρηση, συγκρίνοντας τις εκτιμήσεις του προϋπολογισμού με τα πραγματικά αποτελέσματα
  • Να προβλέψετε τους μήνες χαμηλής κίνησης και να προετοιμαστείτε ανάλογα
  • Να εντοπίσετε εναπομείναντα κεφάλαια που μπορείτε να επανεπενδύσετε
  • Να πάρετε επαγγελματικό δάνειο από μια τράπεζα ή άλλου είδους δάνειο από κάποιο χρηματοπιστωτικό ίδρυμα, ή να εξασφαλίσετε κεφάλαια από επενδυτές

Πώς να καταρτίσετε έναν προϋπολογισμό

Ο προϋπολογισμός σας θα πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον ένα έτος και να περιλαμβάνει μηνιαίες προβλέψεις για τα έσοδα και τα έξοδα.

Παρακάτω μπορείτε να δείτε τα έξι βήματα που πρέπει να ακολουθήσει μια μικρή επιχείρηση για την κατάρτιση του προϋπολογισμού της.

Βήμα 1: Συλλογή οικονομικών στοιχείων

Για να καταρτίσετε έναν προϋπολογισμό, θα πρέπει να κάνετε προβλέψεις για τα μελλοντικά έσοδα και τις μελλοντικές δαπάνες. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι ανατρέχοντας στα παλιότερα αποτελέσματα της επιχείρησής σας.

Αν η επιχείρησή σας λειτουργεί αρκετά χρόνια, ανατρέξτε στις πιο πρόσφατες οικονομικές καταστάσεις. Αυτές οι καταστάσεις θα πρέπει να περιλαμβάνουν μια αναλυτική λίστα με τις σταθερές και μεταβλητές δαπάνες του αντίστοιχου έτους. Αν δεν έχετε τέτοιου είδους καταστάσεις, ανατρέξτε στα βιβλία εσόδων/εξόδων και στις κινήσεις του τραπεζικού σας λογαριασμού κατά το προηγούμενο έτος.

Χρησιμοποιήστε αυτά τα νούμερα ως αφετηρία για να κάνετε προβλέψεις για τα έσοδα και τις δαπάνες της επόμενης χρονιάς. Το πιθανότερο είναι ότι θα πρέπει να προσαρμόσετε αυτά τα στοιχεία. Πιστεύετε ότι η επιχείρησή σας θα παρουσιάσει άνοδο; Ίσως πρέπει να αυξήσετε την πρόβλεψη εσόδων αν περιμένετε να αποκτήσετε νέους πελάτες ή σκοπεύετε να αυξήσετε τις τιμές σας.

Αν ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση, θα πρέπει να κάνετε κάποια έρευνα. Συγκεντρώστε οικονομικά στοιχεία για εταιρείες παρόμοιου μεγέθους και τύπου. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να το κάνετε αυτό:

  • Ζητήστε βοήθεια από συναδέλφους που έχουν ιδρύσει επιχειρήσεις. Τι έσοδα είχαν την πρώτη χρονιά λειτουργίας της επιχείρησής τους;
  • Αξιοποιήστε την πρακτική εμπειρία που έχετε αποκτήσει εργαζόμενοι σε αυτόν τον κλάδο για άλλες επιχειρήσεις.
  • Κάντε έρευνα αγοράς.
  • Υπολογίστε πόσους πελάτες έχετε έτοιμους και πόσους μπορείτε να περιμένετε, εύλογα, να αποκτήσετε.

Βασιζόμενοι σε αυτές τις πληροφορίες, κάντε την καλύτερη εκτίμηση που μπορείτε για τα έσοδά σας. Μην φανείτε υπερβολικά αισιόδοξοι. Και μην ξεχνάτε ότι πρόκειται απλά για μια εκτίμηση.

Βήμα 2: Προσθέστε όλες τις πηγές εσόδων της επιχείρησής σας

Πόσα χρήματα περιμένετε να κερδίσει η επιχείρησή σας; Οι πηγές εσόδων μπορεί να περιλαμβάνουν τα εξής:

  • Ωριαίες αμοιβές
  • Πωλήσεις προϊόντων
  • Έσοδα από επενδύσεις
  • Έσοδα από πωλήσεις περιουσιακών στοιχείων, και
  • Δάνεια

Βήμα 3: Προσδιορίστε τις σταθερές δαπάνες

Καταγράψτε και προσθέστε όλες τις σταθερές δαπάνες σας. Οι σταθερές δαπάνες είναι αυτές που παραμένουν ίδιες κάθε μήνα. Ορισμένα συνηθισμένα παραδείγματα σταθερών δαπανών είναι τα εξής:

  • Ενοίκιο γραφείων
  • Μισθώματα επίπλωσης και εξοπλισμού
  • Κινητό τηλέφωνο
  • Τραπεζικά έξοδα
  • Λογιστικές υπηρεσίες και υπηρεσίες μισθοδοσίας
  • Μισθώματα εταιρικών οχημάτων (ή δόσεις δανείου, σε περίπτωση αγοράς των οχημάτων)
  • Δόσεις επαγγελματικών δανείων
  • Εταιρική ασφάλιση
  • Άδειες λειτουργίας
  • Συνδρομές και τέλη
  • Μισθοί και επιδόματα υπαλλήλων
  • Φόροι ακίνητης περιουσίας
  • Έξοδα φιλοξενίας ιστότοπου

Βήμα 4: Προσδιορίστε τις μεταβλητές δαπάνες

Σε αντίθεση με τις σταθερές δαπάνες, οι μεταβλητές δαπάνες μπορεί να αλλάζουν μήνα με τον μήνα. Μπορείτε να αυξήσετε ή να μειώσετε αυτές τις δαπάνες, ανάλογα με την πορεία της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα:

  • Πρώτες ύλες (ισχύει μόνο στην περίπτωση παραγωγής αγαθών προς πώληση)
  • Απόθεμα
  • Έξοδα αποστολής και παράδοσης
  • Λογαριασμοί οργανισμών κοινής ωφελείας, συμπεριλαμβανομένων των λογαριασμών ηλεκτρικού ρεύματος, αερίου και νερού
  • Μισθοί και επιδόματα υπαλλήλων
  • Αμοιβές ανεξάρτητων εργολάβων (π.χ. προμήθειες εξωτερικών πωλητών)
  • Έξοδα διαφήμισης και μάρκετινγκ
  • Συντήρηση και επισκευή εξοπλισμού
  • Ταξίδια
  • Νομικές υπηρεσίες
  • Επιμόρφωση και εκπαίδευση

Βήμα 5: Συνυπολογίστε τις εφάπαξ δαπάνες

Αν γνωρίζετε κάποιες εφάπαξ δαπάνες που θα προκύψουν μέσα στην επόμενη χρονιά, καταγράψτε τις εδώ. Οι δαπάνες αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν τα εξής:

  • Υπολογιστές
  • Λογισμικό
  • Δώρα
  • Έπιπλα
  • Εξοπλισμός
  • Εταιρικές εκδρομές, συνέδρια ή συσκέψεις

Βήμα 6: Συνδυάστε τα όλα μαζί

Αφαιρέστε τις συνολικές εκτιμώμενες δαπάνες από το συνολικό σας εισόδημα για να δείτε ποιο είναι το αναμενόμενο κέρδος για κάθε μήνα, αλλά και συνολικά στο τέλος του έτους. Έπειτα, κατά τη διάρκεια του έτους, φροντίστε να παρακολουθείτε τα ποσά που εισπράττετε και ξοδεύετε κάθε μήνα, και να τα συγκρίνετε με τις προβλέψεις του προϋπολογισμού σας. Δώστε προσοχή σε τυχόν ελλείμματα. Ίσως χρειαστεί να μειώσετε τις δαπάνες σας, αν δεν μπορείτε να αυξήσετε τα έσοδά σας.

Από την άλλη πλευρά, αν τα κέρδη σας υπερβαίνουν τις αρχικές εκτιμήσεις, ίσως μπορείτε να επεκτείνετε την επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να αυξήσετε ίσως τις μεταβλητές δαπάνες, όπως τις δαπάνες για απόθεμα, ή την αμοιβή σας.

Χρήσιμα εργαλεία για κατάρτιση προϋπολογισμού

Υπάρχουν πολλά δωρεάν εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καταρτίσετε έναν προϋπολογισμό για την επιχείρησή σας.

Πρότυπα προϋπολογισμών: Ο πιο εύκολος τρόπος για να καταρτίσετε έναν προϋπολογισμό είναι να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο προϋπολογισμού. Στο διαδίκτυο μπορείτε να βρείτε εκατοντάδες δωρεάν πρότυπα προϋπολογισμών. Τα πρότυπα αυτά συνοδεύονται επίσης από ένα λογισμικό επεξεργασίας υπολογιστικών φύλλων, όπως το Excel. Κατά πάσα πιθανότητα, μπορείτε να βρείτε ένα πρότυπο που να περιλαμβάνει τις κατηγορίες εσόδων και εξόδων που χρειάζεται η επιχείρησή σας. Το μόνο που θα χρειαστεί να κάνετε είναι να συμπληρώσετε τα κενά με τις εκτιμήσεις σας.

Λογισμικό και εφαρμογές προϋπολογισμού: Το λογισμικό που χρησιμοποιείτε για τις λογιστικές εργασίες της επιχείρησής σας μπορεί να διαθέτει και λειτουργίες κατάρτισης προϋπολογισμού. Για παράδειγμα, μπορείτε να καταρτίσετε τον προϋπολογισμό της επιχείρησής σας με το QuickBooks. Υπάρχουν, επίσης, μεμονωμένες εφαρμογές και λύσεις λογισμικού για την κατάρτιση προϋπολογισμών.

Δημιουργήστε το δικό σας υπολογιστικό φύλλο: Αν επιμένετε να τα κάνετε όλα μόνοι σας, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο προϋπολογισμού με το Excel ή κάποιο άλλο λογισμικό επεξεργασίας υπολογιστικών φύλλων. Παρακάτω μπορείτε να δείτε ένα παράδειγμα απλού υπολογιστικού φύλλου προϋπολογισμού. Θα χρειαστείτε τέσσερις στήλες:

  • Κατηγορίες εσόδων και εξόδων
  • Προβλέψεις προϋπολογισμού
  • Πραγματικά έξοδα ή έσοδα, και
  • Διαφορά μεταξύ προβλεπόμενων και πραγματικών ποσών

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Manage my business

5 δαπανηρά λάθη που πρέπει να αποφύγετε κατά την ανάπτυξη μιας επιχείρησης

Διαβάστε περισσότερα
Manage my business

Γιατί τα λογιστικά και τα οικονομικά είναι σημαντικά σε μια μικρή επιχείρηση

Διαβάστε περισσότερα
Manage my business

Πώς θα αξιοποιήσετε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τους προστάτες επενδυτές σας

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.