Trace Id is missing
Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις
Είσοδος

Τρόπος χρήσης μιας λύσης Kanban για τη διαχείριση των εργασιών της ομάδας σας

Μια γυναίκα με ριγέ μπλουζάκι και γυαλιά εργάζεται σε φορητό υπολογιστή.

Όσον αφορά την καθημερινή διαχείριση εργασιών για τις ομάδες, ο πίνακας Kanban είναι ένα απλό και ισχυρό εργαλείο το οποίο μπορεί να έχει σημαντική επίδραση στην παραγωγικότητα, την αποδοτικότητα και τα κέρδη.

 

Η λύση Kanban, που αρχικά έγινε δημοφιλής τη δεκαετία του 1940 από την Toyota στην Ιαπωνία, έχει μακρά ιστορία στη χρήση φυσικών πινάκων για την απεικόνιση πιθανών σημείων συμφόρησης και τη διαχείριση και τη βελτίωση της ροής εργασιών. Σήμερα, μπορείτε επίσης εύκολα να δημιουργήσετε ψηφιακούς πίνακες χρησιμοποιώντας λογισμικό διαχείρισης εργασιών, το οποίο προσφέρει πολλές εύχρηστες δυνατότητες και προσαρμογές, ώστε να σας διευκολύνει να εξοικονομήσετε χρόνο και να αυτοματοποιήσετε διαδικασίες.  

 

Η μέθοδος Kanban έχει γίνει δημοφιλής σε πολλές εταιρείες πληροφοριακών συστημάτων που ακολουθούν την ευέλικτη προσέγγιση στη διαχείριση έργων και την ανάπτυξη λογισμικού, χρησιμοποιώντας επαναληπτικές ακολουθίες εργασίας γνωστές και ως κύκλους επανάληψης. Ωστόσο, οι επιχειρήσεις κάθε μεγέθους σε οποιονδήποτε κλάδο είναι σε θέση να επωφεληθούν από την εργασία με πίνακες Kanban για τη διαχείριση καθημερινών εργασιών.

Λύση Kanban  

Το kanban, που σημαίνει “πινακίδα” ή “ταμπέλα” στα Ιαπωνικά, χρησιμοποιεί πίνακες για την οργάνωση μεμονωμένων εργασιών σε στήλες, βοηθώντας σας να εστιάζετε στην εργασία που βρίσκεται σε εξέλιξη χωρίς να χάνετε την εικόνα των μεγαλύτερων έργων που έχετε τη συγκεκριμένη στιγμή. 

 

Γενικά, ένας πίνακας Kanban περιλαμβάνει δύο κύρια στοιχεία: κάρτες, που αντιπροσωπεύουν εργασίες. και στήλες, οι οποίες απεικονίζουν εργασίες σε διάφορα στάδια ενός έργου. Οι στήλες συνήθως είναι χωρισμένες σε τρεις ενότητες: “Εκκρεμείς εργασίες,” “Σε εξέλιξη” και “Ολοκληρωμένες.” Ή, εάν εργάζεστε σε ένα συγκεκριμένο έργο, όπως η δημιουργία ενός νέου προγράμματος λογισμικού, μπορείτε να ονομάσετε τις στήλες σας “Σχεδίαση”, “Ανάπτυξη” και “Δοκιμή.” 

 

Οι κάρτες εργασιών, οι οποίες συνήθως περιέχουν λίστες ελέγχου, αναθέσεις και ετικέτες, διανέμονται μεταξύ των τριών στηλών. Καθώς οι εργασίες προχωρούν, οι κάρτες μετακινούνται στο πίνακα από αριστερά προς τα δεξιά, βοηθώντας σας να απεικονίσετε την κατάστασή τους στη ροή εργασιών—από “Εκκρεμής εργασία” έως “Τέλος.”  


 
Είτε φυσική είτε ψηφιακή, η διαδικασία Kanban προωθεί τη συνεργασία της ομάδας και την παραγωγικότητα, βοηθώντας όλους να κατανοήσουν πώς οι ατομικές προσπάθειές τους συμβάλλουν στο έργο. Ορισμένες ομάδες οργανώνουν καθημερινές stand-up συσκέψεις γύρω από έναν πίνακα Kanban για να παρέχουν ενημερώσεις κατάστασης, να λαμβάνουν σχόλια και να παρακολουθούν τις τάσεις.  

 

Ο πίνακάς σας, για να θεωρείται σωστός πίνακας Kanban, πρέπει να έχει περιορισμένο αριθμό στοιχείων εργασίας ώστε να διασφαλίζεται ότι δεν υπερβαίνετε τις εργασιακές δυνατότητές σας. Επίσης, η λύση Kanban σάς βοηθά να παρακολουθείτε συνεχώς τη ροή εργασιών ώστε να αποφεύγετε σημεία συμφόρησης, παρέχοντας τη δυνατότητα στην ομάδα σας να επισημαίνει τα στοιχεία που συσσωρεύονται σε μια στήλη ταχύτερα από όσο απομακρύνονται.

Φυσικοί πίνακες Kanban

Οι φυσικοί πίνακες Kanban είναι εξαιρετικοί για τις ομάδες που δεν είναι εξοικειωμένες με την έννοια Kanban. Οι εν λόγω πίνακες είναι εύκολοι στην ανάγνωση και τη διαχείριση, δεν απαιτούν σύνδεση στο Internet, ενώ για τις διαλειτουργικές ομάδες που συνεργάζονται στο ίδιο έργο, μπορούν να ενισχύσουν τη συμμετοχή και την επικοινωνία στο χώρο εργασίας.

Ωστόσο, δεν είναι γενικά ιδανικοί για εργασίες που απαιτούν πιο αναλυτικές περιγραφές και πληροφορίες παρασκηνίου. Μια απτή κάρτα μπορεί μόνο να χωρέσει συγκεκριμένο όγκο περιεχομένου, ενώ οι ψηφιακοί πίνακες έχουν τη δυνατότητα να αποθηκεύσουν απεριόριστο αριθμό σημειώσεων και σχολίων καθώς αυξάνεται ο φόρτος εργασίας σας.   

Επιπλέον, οι φυσικοί πίνακες είναι λιγότερο ευέλικτοι όσον αφορά την παρακολούθηση του προγραμματισμού των εργασιών και την τήρηση συγκεκριμένων προθεσμιών. Οι ψηφιακοί πίνακες προσφέρουν προσαρμόσιμες επιλογές αναφορών για γρήγορη αξιολόγηση προόδου και δεδομένα ιστορικού επιδόσεων.  

Τέλος, εάν εργάζεστε με απομακρυσμένες ομάδες που σπάνια βρίσκονται στο γραφείο, είναι σχεδόν αδύνατο να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά έναν φυσικό πίνακα Kanban. Ο ψηφιακός πίνακας επιτρέπει στην ομάδα σας να έχει πρόσβαση στο σύστημα διαχείρισης εργασιών οποιαδήποτε στιγμή και από οποιαδήποτε συσκευή.

Ένας άντρας εργάζεται στον φορητό υπολογιστή του σε ένα τραπέζι.

Απλή διαχείριση έργων.

Όλοι διαχειρίζονται έργα. Το Microsoft Project σάς παρέχει την ισχύ που χρειάζεστε και είναι ιδιαίτερα απλό, ώστε να διαχειρίζεστε όλα τα έργα με επιτυχία.
Μάθετε περισσότερα.

Ψηφιακοί πίνακες Kanban 

Εάν έχετε αποφασίσει ότι δεν σας εξυπηρετεί πλέον ένας φυσικός πίνακας γεμάτος με πολύχρωμες σημειώσεις, η επένδυση σε λογισμικό διαχείρισης εργασιών που χρησιμοποιεί τις αρχές και τις οπτικές έννοιες της μεθόδου Kanban ίσως είναι η κατάλληλη επιλογή για την ομάδα σας. Επιπλέον, μια ψηφιακή επιλογή προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα που δεν μπορούν να προσφέρουν οι φυσικοί πίνακες, όπως την απεικόνιση δεδομένων, τα συνημμένα και το ιστορικό καρτών.  
Προβολή πίνακα του Microsoft Planner

Στην αναζήτησή σας για μια λύση με τη λειτουργικότητα Kanban, προτιμήστε κάποια που σας διευκολύνει να δημιουργείτε κάρτες εργασιών εμπλουτισμένου περιεχομένου που συμπεριλαμβάνουν λίστες ελέγχου, ετικέτες και συγκεκριμένες προθεσμίες. Θα πρέπει επίσης να συγχρονίζεται με προγράμματα που χρησιμοποιείτε συχνά, παρέχοντάς σας τη δυνατότητα να επισυνάπτετε έγγραφα κειμένου, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις σε κάθε κάρτα. Με αυτόν τον τρόπο, η ομάδα σας θα έχει πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα δεδομένα σε ένα ενιαίο σημείο χωρίς να χρειάζεται να αλλάζει εφαρμογές.  

Για να σας διευκολύνει να μεταφέρετε εργασίες στη στήλη "Ολοκληρωμένες", προτιμήστε επίσης λογισμικό που έχει δυνατότητα αυτόματης μετατροπής κατάστασης εργασιών σε γραφήματα πίτας και ράβδων. Αυτό θα σας διευκολύνει να αποκτήσετε γρήγορα πληροφορίες σχετικά με το ποιες εργασίες βρίσκονται σε καλό δρόμο και ποιες όχι. Για παράδειγμα, θα έχετε τη δυνατότητα να προχωρήσετε σε προσαρμογές και να αναθέσετε εκ νέου εργασίες, εάν βλέπετε ότι ένα από τα μέλη της ομάδας σας χάνει συχνά τις προθεσμίες του.

Τέλος, καθώς όλο και περισσότερες εταιρείες στρέφονται προς την εικονική εργασία, εξετάστε τις λύσεις διαχείρισης εργασιών που βασίζονται στο cloud οι οποίες σας διευκολύνουν να διαχειρίζεστε τις λίστες εκκρεμών εργασιών σας από οπουδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή.

Πλεονεκτήματα από τη χρήση μιας λύσης Kanban

Οι πίνακες Kanban παρέχουν μια σταθερή βάση για την οργάνωση των εργασιών σας με συνεκτικό και δομημένο τρόπο. Είναι ιδιαίτερα ελκυστικοί για τα άτομα που χαρακτηρίζονται από "οπτική μάθηση" και προτιμούν να χρησιμοποιούν γραφικές παραστάσεις, γραφήματα, διαγράμματα και άλλες εικόνες για ερμηνεία και εργασία με πληροφορίες.  

Όταν χρησιμοποιούνται σωστά, οι πίνακες Kanban απλοποιούν τη ροή εργασιών και μειώνουν τις διακοπές που προκύπτουν αναπόφευκτα κατά τη διάρκεια των έργων και των εργασιών. Αυτό συμβαίνει επειδή όλα τα μέλη της ομάδας εστιάζουν στην παράδοση της εργασίας με σταθερό ρυθμό. Οι πίνακες Kanban μπορούν να δείχνουν πότε μια συγκεκριμένη εργασία καθυστερεί ένα έργο, κάτι που διευκολύνει την αλλαγή πορείας εάν είναι απαραίτητο.  

Τέλος, οι πίνακες Kanban εστιάζουν στην αύξηση της αποδοτικότητας, εξασφαλίζοντας ότι τα μέλη της ομάδας δεν δαπανούν χρόνο σε περιττές εργασίες, καθώς κάθε εργασία αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου στόχου. Ως αποτέλεσμα, η λύση Kanban έχει τη δυνατότητα να βελτιώσει σημαντικά την παραγωγικότητα των εργασιών της ομάδας.

Συμπέρασμα

Ένα από τα πιο δημοφιλή συνθήματα του σύγχρονου χώρου εργασίας είναι το "Σταματήστε να ξεκινάτε τις εργασίες και αρχίστε να τις ολοκληρώνετε". Η λύση Kanban εστιάζει ακριβώς στην ολοκλήρωση των εργασιών. 

Εάν η ομάδα σας αποτυγχάνει συνεχώς να ολοκληρώσει τις εργασίες, τώρα είναι η ιδανική στιγμή για να δοκιμάσετε τη μέθοδο Kanban. Ίσως χρειαστεί κάποιος χρόνος για να ρυθμίσετε τον πίνακά σας και να αναπτύξετε μια διαδικασία έως την τελειοποίηση, αλλά με αποφασιστικότητα και με γνώμονα τη συνεχή βελτίωση, εσείς και η ομάδα σας έχετε μπροστά σας πιο παραγωγικές ημέρες.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με το λογισμικό διαχείρισης εργασιών που βασίζεται στη μέθοδο Kanban.

 Η ομάδα Microsoft 365 εστιάζει στην κοινή χρήση πόρων, ώστε να σας διευκολύνει να ξεκινήσετε, να εκτελέσετε και να αναπτύξετε την επιχείρησή σας.

Ξεκινήστε με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.
Αγορά τώρα

Σχετικό περιεχόμενο

Τεχνολογία για επιχειρήσεις

Γιατί η διάσκεψη με βίντεο είναι απαραίτητη για την επιχείρησή σας: 10 βασικά πλεονεκτήματα

Διαβάστε περισσότερα
Διαχείριση της επιχείρησής μου

8 τρόποι για να διαχειριστείτε απομακρυσμένες ομάδες και να σταματήσετε να αγχώνεστε

Διαβάστε περισσότερα
Διαχείριση της επιχείρησής μου

Τρόποι χρήσης του σημερινού Scrum

Διαβάστε περισσότερα
Διαχείριση της επιχείρησής μου

Τρόποι με τους οποίους η διαχείριση εργασιών μπορεί να διευκολύνει τη μετάβαση των ομάδων σας σε έναν υβριδικό χώρο εργασίας

Διαβάστε περισσότερα
Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία για επαγγελματίες. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.

Ακολουθήστε το Microsoft 365