Πώς να χρησιμοποιήσετε γραφήματα προόδου για λήψη καλύτερων αποφάσεων

Μια εικόνα αξίζει όσο χίλιες λέξεις. Κανένας δεν το ξέρει αυτό καλύτερα από έναν  διαχειριστή έργου  που τρέχει διαρκώς για να προλάβει να παραδώσει τα πάντα σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα. Εδώ αποδεικνύεται η χρησιμότητα των γραφημάτων προόδου.  

Τι είναι ένα γράφημα προόδου;

Το γράφημα προόδου είναι μια οπτική αναπαράσταση που δείχνει τον όγκο της εργασίας που απομένει να γίνει για ένα έργο, σε σχέση με τον χρόνο στον οποίο πρέπει να γίνει. Υπάρχουν δύο διαφορετικοί τύποι γραφημάτων προόδου:

  • Γράφημα προόδου κύκλου επανάληψης: μετράει την εργασία που απομένει για μια συγκεκριμένη δραστηριότητα ή «κύκλο επανάληψης»
  • Γράφημα προόδου εργασίας: αξιολογεί την εργασία που απομένει σε ένα ολόκληρο έργο

Πώς χρησιμοποιούνται τα γραφήματα προόδου;

Αυτοί οι τύποι των γραφημάτων προόδου παίζουν βασικό ρόλο στη μεθοδολογία ευέλικτης ανάπτυξης Scrum , αλλά είναι χρήσιμοι για σχεδόν κάθε στυλ διαχείρισης έργων. Γιατί; Επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας να δουν και να κατανοήσουν την πρόοδο εύκολα και έπειτα να προσαρμοστούν ανάλογα ώστε να πετύχουν τους στόχους τους.

Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι κρίσιμη για κάθε επιτυχημένο έργο. Και όμως, μόνο το 28% των εταιρειών δηλώνει ότι χρησιμοποιούν σταθερά τέτοιες τεχνικές για μέτρηση της απόδοσης. Αυτή η αναποτελεσματικότητα οδηγεί σε απώλεια του 9,9% κάθε δολαρίου λόγω κακής απόδοσης των έργων. Αυτό σημαίνει 99 εκατομμύρια δολάρια για κάθε δισεκατομμύριο δολάρια που επενδύονται.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη δημιουργία χρήσιμων γραφημάτων προόδου που θα βοηθήσουν όλους να τηρήσουν τις προθεσμίες, να εργαστούν ταχύτερα και να παραδώσουν ποιοτικά αποτελέσματα από τη δουλειά τους έγκαιρα:

1. Ορισμός χρονοδιαγράμματος

  • Προσδιορισμός της διάρκειας του κύκλου επανάληψης: Για να διατηρείται ένας βιώσιμος ρυθμός, η διάρκεια των κύκλων επανάληψης μπορεί να ποικίλει από μερικές ημέρες μέχρι αρκετές εβδομάδες. Ο διαχειριστής του έργου πρέπει να προσδιορίσει το χρονοδιάγραμμα αφού συλλέξει πληροφορίες από όλη την ομάδα.
  • Συχνή αξιολόγηση: Επιλέξτε διαστήματα αξιολόγησης αρκετά μεγάλα ώστε να σας δίνουν πολύτιμες πληροφορίες, αλλά και αρκετά μικρά ώστε να μπορείτε να αντιδράσετε ή να κάνετε ουσιώδεις προσαρμογές αν είναι απαραίτητο. Για έναν σύντομο κύκλο επανάληψης, μπορεί να χρειάζεστε σύντομες καθημερινές ενημερώσεις. Για μεγάλους κύκλους επανάληψης, μπορεί να αρκούν εβδομαδιαίες ή δεκαπενθήμερες ενημερώσεις.
  • Πρόβλεψη περιόδων στασιμότητας: Σε ορισμένα έργα, η επίτευξη στόχων διαρκεί περισσότερο, προκαλώντας οριζόντια σημεία στο γράφημα προόδου. Για παράδειγμα, σε πολύπλοκα έργα web και IT, μπορεί να φαίνεται ότι ο χρόνος παγώνει όταν τα μέλη της ομάδας φτάνουν σε πιο περίπλοκες εργασίες. Αυτές είναι εξαιρετικές προκλήσεις για τις οποίες μπορείτε να προνοήσετε κατά τις καθημερινές ή εβδομαδιαίες συναντήσεις σας.

2. Εκτέλεση της εργασίας

  • Εκχώρηση πόρων: Αναθέστε σε ομάδες και μεμονωμένους συνεισφέροντες να κάνουν προκαθορισμένα τμήματα των εργασιών.
  • Ξεκάθαρες εργασίες: Οι εργασίες πρέπει να είναι σαφείς, συγκεκριμένες, εστιασμένες στους στόχους και μετρήσιμες. Για παράδειγμα, αντί να δημιουργήσετε μια ανάθεση με τον τίτλο «Δημιουργία περιεχομένου», αναλύστε την σε συγκεκριμένα καθήκοντα: «Δημιουργία 15 σελίδων περιεχομένου με διακόσμηση κατοικιών για αύξηση των επισκέψεων στην ενότητα Lifestyle της τοποθεσίας web». Με αυτό το επίπεδο ανάλυσης, διασφαλίζετε ότι όλοι είναι συντονισμένοι και δεσμευμένοι απέναντι στον στόχο. Επίσης, προωθείται η αίσθηση κυριότητας των εργασιών από τα μέλη της ομάδας.
  • Εστίαση στον στόχο: Τα μέλη της ομάδας πρέπει να έχουν ξεκάθαρη εικόνα του στόχου που έχουν πετύχει και της επίπτωσης της ολοκληρωμένης εργασίας. Αυτό μπορείτε να το πετύχετε οργανώνοντας μια αξιολόγηση κύκλου επανάληψης κατά την ημέρα της ολοκλήρωσης. Εκεί μπορείτε να συζητήσετε δημιουργικά βήματα και τυχόν προβλήματα που προέκυψαν. Η αξιολόγηση αυτή θα πρέπει να περιλαμβάνει τα μέλη που έχουν αναλάβει την κυριότητα των εργασιών, τον διαχειριστή του έργου και οποιοδήποτε άλλο σχετικό μέλος της ομάδας. Αν ένας κύκλος επανάληψης ολοκληρωθεί νωρίς, μπορείτε να συζητήσετε ευκαιρίες για προσθήκη στο γράφημα προόδου ενός στοιχείου που εκκρεμεί.

3. Τακτικός έλεγχος

  • Ενημέρωση: Ο έγκαιρος και συχνός συγχρονισμός βοηθάει τις ομάδες να ανασυνταχτούν, να δείξουν την πρόοδο και να δώσουν σχόλια άμεσα. Μια γρήγορη συγκέντρωση επιτρέπει να συνεχιστεί η πορεία του έργου, αλλά επίσης επισημαίνει προβληματικά σημεία και κενά χωρίς να χρειαστεί αναμονή εβδομάδων για τη διόρθωσή τους.
  • Καθημερινές ή τακτικές σύντομες ενημερωτικές συναντήσεις: Πρόκειται για σύντομες συναντήσεις με συγκεκριμένο αντικείμενο, χρήσιμες για να παραμένουν όλοι ενημερωμένοι. Δεν προσφέρονται για να εμπλακείτε σε μακροσκελείς διαφωνίες. Αν προκύψει κάποιο μεγαλύτερο ζήτημα, μπορεί να γίνει συζήτηση με τους εμπλεκόμενους μετά από τη συνάντηση. Όταν οι συναντήσεις αυτές είναι σύντομες και σε καλό κλίμα, όλοι ενθαρρύνονται να κάνουν ενημερώσεις με τον ίδιο τρόπο. Για παράδειγμα:
  • Τι έκανα χτες
  • Τι προγραμματίζω να κάνω σήμερα
  • Τυχόν εμπόδια που μπορεί να με καθυστερήσουν

4. Ερμηνεία των σημαδιών, διόρθωση πορείας

  • Γρήγοροι ελιγμοί: Τα γραφήματα προόδου παρέχουν πληροφόρηση με μια ματιά, ώστε να μπορεί η ομάδα σας να εργάζεται ταχύτερα. Φροντίστε να κάνετε τακτικά έλεγχο της προόδου τους ώστε να μπορείτε να κάνετε διορθώσεις στον σχεδιασμό και να μην παραβιάσετε την προθεσμία.
  • Γράφημα προόδου 45 μοιρών: Σε έναν ιδανικό κόσμο, το γράφημα προόδου θα εμφανίζει μια τέλεια κλίση 45 μοιρών. Αυτό δείχνει ότι όλα είναι όπως πρέπει. Όμως, μπορεί να υπάρξουν αναποδιές. Να είστε σε επιφυλακή για τις εξής αρνητικές ενδείξεις:
  • Επίπεδες γραμμές: Αν παρατηρήσετε κάτι τέτοιο, σημαίνει ότι οι κύκλοι επανάληψης δεν κλείνουν έγκαιρα. Ίσως η εργασία είναι πιο εκτενής ή πιο λεπτομερής από ό,τι έδειχνε αρχικά. Επίσης, μπορεί να έχει εμφανιστεί κάποιο σημείο συμφόρησης, δηλαδή κάποιος δεν έχει ολοκληρώσει μια εργασία που είναι απαραίτητη ώστε να προχωρήσουν οι υπόλοιπες. Αν συμβεί αυτό, ο διαχειριστής του έργου πρέπει να παρέμβει και να βοηθήσει α διαμορφωθεί κάποιο σχέδιο για να επιτευχθούν τα βασικά ορόσημα του έργου.
  • Αιχμές και κοιλάδες: Αν υπάρχουν πολλές αιχμές στο γράφημα προόδου, αυτό μπορεί να σημαίνει πολλά πράγματα. Μπορεί να υπάρχει κάποια ασάφεια σχετικά με το τι περιλαμβάνεται στον κύκλο επανάληψης. Ή η ομάδα μπορεί να έχει συνειδητοποιήσει ότι είναι πιο αποτελεσματικό να αρχίσει να εργάζεται πρώτα σε κάποια άλλη πτυχή του κύκλου επανάληψης. Αν αυτό συμβαίνει επανειλημμένα, φροντίστε να το συζητήσετε στις συναντήσεις σας, ώστε όλοι να ξέρουν σε τι πρέπει να εργαστούν στη συνέχεια. 

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Παραγωγικότητα

Κορυφαίες συμβουλές παραγωγικότητας για το απομακρυσμένο ή το κινητό σας γραφείο

Διαβάστε περισσότερα
Παραγωγικότητα

Συμβουλές για τη διεξαγωγή αποδοτικών συσκέψεων με το προσωπικό σας

Διαβάστε περισσότερα
Παραγωγικότητα

Πώς να επιλέξετε το πιο αποτελεσματικό διάγραμμα ροής

Διαβάστε περισσότερα
Παραγωγικότητα

5 συμβουλές για την βελτίωση των συναντήσεων στις μικρές επιχειρήσεις

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.