Αυξήστε την παραγωγικότητα βελτιώνοντας παράλληλα την ισορροπία επαγγελματικής και ιδιωτικής ζωής

Το ότι δουλεύουμε για να ζήσουμε δεν σημαίνει ότι ζούμε για να δουλεύουμε. Σε πολλές περιπτώσεις όμως, οι ιδιοκτήτες μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων εργάζονται 50, 60 ή ακόμη περισσότερες ώρες την εβδομάδα. Σύμφωνα με ένα άρθρο του Forbes, σχεδόν το ένα τρίτο (29%) των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων που ερωτήθηκαν ανέφεραν ότι εργάζονται 50+ ώρες την εβδομάδα, ενώ το 86% των ερωτηθέντων ανέφεραν ότι εργάζονται τα Σαββατοκύριακα. Παρόλο που είναι υπέροχο να είστε παθιασμένοι με αυτό που κάνετε, μια μελέτη που δημοσιεύθηκε στο Harvard Business Review έδειξε ότι αυτό το πάθος, σε συνδυασμό με τις πολλές ώρες, την κοινωνική απομόνωση και, με δυο λόγια, την έλλειψη ζωής, μπορεί να οδηγήσει σε επαγγελματική εξουθένωση. Ευτυχώς, ως ιδιοκτήτης, έχετε τη δυνατότητα να κάνετε αλλαγές, να πάρετε μέτρα που θα αυξήσουν την παραγωγικότητα και να δημιουργήσετε μια επιχείρηση που επιτρέπει σε εσάς και την ομάδα σας να βρείτε αυτήν τη σημαντική ισορροπία επαγγελματικής και ιδιωτικής ζωής. Οι αλλαγές αυτές δεν θα συμβούν από τη μια στιγμή στην άλλη φυσικά, αλλά με μερικές απλές συμβουλές θα είναι πιο εύκολο απ’ ό,τι νομίζετε να αξιοποιείτε καλύτερα τις ώρες εργασίας σας και να βρίσκετε χρόνο για να απολαμβάνετε τη ζωή σας.

  • Θέστε καθημερινούς στόχους. Δεν μπορείτε να τελειώνετε τα πάντα κάθε μέρα, αν όμως είστε οργανωμένοι και γνωρίζετε τι πρέπει να κάνετε, τι θα θέλατε να κάνετε και τι μπορεί να περιμένει, μπορείτε να ιεραρχήσετε την εργασία σας και να εστιάσετε σε ό,τι είναι πιο σημαντικό.
  • Ορίστε προθεσμίες και κάντε τον εαυτό σας υπόλογο. Χρησιμοποιώντας λογισμικό διαχείρισης έργων (ή το ημερολόγιο εργασίας σας, εάν το έργο δεν είναι σύνθετο), μπορείτε να εκχωρείτε προθεσμίες σε έργα ή εργασίες, να τις τηρείτε και να ελέγχετε την αναβλητικότητα.
  • Αφιερώστε χρόνο για να εξοικονομήσετε χρόνο. Εάν δημιουργείτε αναφορές για εσάς ή για τους πελάτες σας, η καταχώρηση δεδομένων μπορεί να διαρκεί υπερβολικά πολύ χρόνο. Για να απλοποιήσετε την καταχώρηση δεδομένων, ειδικά εάν καταχωρείτε τα ίδια δεδομένα σε πολλά υπολογιστικά φύλλα, δημιουργήστε μακροεντολές που θα κάνουν τη δουλειά για εσάς. Ωστόσο, οι μακροεντολές δεν περιορίζονται στα υπολογιστικά φύλλα. Ανάλογα με τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε, ίσως να μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε μακροεντολές για να αυτοματοποιήσετε τις έτοιμες απαντήσεις για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, να αντικαθιστάτε τα καλλιγραφικά εισαγωγικά με ίσια εισαγωγικά κ.λπ.

Διατηρήστε την ομάδα σας συνδεδεμένη με ασφάλεια

Μάθετε πώς μπορείτε να βοηθήσετε την ομάδα σας να συνεργάζεται με ασφάλεια, από οπουδήποτε.

Αποκτήστε το δωρεάν ηλεκτρονικό βιβλίο
  •  Ομαδοποιήστε τις μικρές εργασίες σας. Ένας τρόπος για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας είναι να διατηρείτε τη ροή της ημέρας σας, επομένως εάν έχετε πολλές μικρές εργασίες στις οποίες εργάζεστε εδώ και εκεί, μαζέψτε τις όλες και διεκπεραιώστε τις στη διάρκεια ενός μεμονωμένου χρονικού διαστήματος. Για παράδειγμα, εάν αφιερώνετε χρόνο κάθε εβδομάδα για να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να προγραμματίσετε συσκέψεις, να ενημερώσετε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, να παραγγείλετε προμήθειες κ.λπ., μην εργάζεστε πάνω σε αυτά εν μέσω ενός μεγαλύτερου έργου. Δώστε στον εαυτό σας 30 με 60 λεπτά κάθε μέρα (ή κάθε δεύτερη μέρα) για να τα διαγράψετε από τις εκκρεμότητες σε μία δόση. Με αυτόν τον τρόπο, αποτρέπετε την εναλλαγή εργασιών, η οποία μπορεί να σκοτώσει την παραγωγικότητά σας, και εστιάζετε πραγματικά στα σημαντικότερα έργα σας.
  • Τηρήστε τις ώρες γραφείου. Για να έχετε ισορροπία επαγγελματικής και ιδιωτικής ζωής, χρειάζεστε ανάπαυλα κάθε μέρα, επομένως τηρήστε τις ώρες γραφείου (όπως ακριβώς θα κάνατε με οποιαδήποτε άλλη δουλειά). Έτσι, μπορείτε να ορίσετε χρόνο για την εργασία, καθώς και για την οικογένεια, τους φίλους, τα χόμπι και τη σωματική και ψυχική ευεξία σας. (Σημείωση: Όταν δεν εργάζεστε, χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Μην ενοχλείτε για να θέσετε σε σίγαση τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις ειδοποιήσεις συμβάντων. Προσπαθήστε επίσης να μην μπείτε στον πειρασμό να ανοίξετε τις εφαρμογές της εργασίας σας, εκτός αν είναι κάτι πραγματικά επείγον.)
  • Πείτε ναι μόνο στις συσκέψεις που έχουν κάποιο σκοπό. Τίποτα δεν είναι μεγαλύτερη σπατάλη χρόνου από τις συσκέψεις που δεν είναι καλά οργανωμένες ή που ο σκοπός τους είναι ασαφής. Επομένως, προτού συμφωνήσετε να πάρετε μέρος σε μια σύσκεψη, μάθετε τον σκοπό της. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο ατζέντας για να προετοιμάσετε μια ατζέντα εκ των προτέρων εάν είναι απαραίτητο και ενημερώστε όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη ότι μπορείτε να διαθέσετε αυστηρά ορισμένο χρόνο. Με αυτόν τον τρόπο, εξασφαλίζετε ότι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν τι πρέπει να γίνει και έρχονται στη σύσκεψη προετοιμασμένοι για εργασία.
  • Κάντε διαλείμματα για άσκηση. Όταν αφιερώνετε χρόνο, για παράδειγμα στο διάλειμμα για μεσημεριανό, για να περπατήσετε, να τρέξετε ή να ασκηθείτε με άλλο τρόπο, αυτό μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα, σύμφωνα με μια έρευνα του Πανεπιστημίου της Στοκχόλμης και του Ινστιτούτου Καρολίνσκα. Η άσκηση στη διάρκεια της ημέρας όχι μόνο αυξάνει την αντοχή και μειώνει τις απουσίες λόγω ασθένειας, αλλά επιπλέον οι συμμετέχοντες στην έρευνα “οι οποίοι ασκούνταν ανέφεραν επίσης βελτίωση στην παραγωγικότητα όπως την αξιολογούσαν οι ίδιοι”.

Ανάλογα με την προσωπική και την επαγγελματική σας κατάσταση, θα μπορούσατε ακόμη να δοκιμάσετε να περάσετε από την παραδοσιακή εργάσιμη εβδομάδα των 5 ημερών στην εβδομάδα των 4 ημερών. Σύμφωνα με τη Fast Company, επιχειρήσεις στη Νέα Ζηλανδία και τη Βρετανία έχουν καθιερώσει συντομευμένες εργάσιμες εβδομάδες με μεγάλη επιτυχία και έχουν διαπιστώσει ότι αυτή η αλλαγή αύξησε την παραγωγικότητα και βελτίωσε την αίσθηση της ισορροπίας επαγγελματικής και ιδιωτικής ζωής των εργαζομένων. Δίνοντας στον εαυτό σας ή/και στην ομάδα σας μία ολόκληρη ημέρα κάθε εβδομάδα για να πάτε σε ραντεβού με γιατρούς, να διαχειριστείτε οικογενειακές υποθέσεις, να κάνετε οικιακές εργασίες κ.λπ., καταργείτε την ανάγκη να τα κάνετε αυτά στη διάρκεια της κανονικής εργάσιμης εβδομάδας, το οποίο φυσικά σας βοηθά να εστιάζετε στην εργασία σας όταν είστε εκεί και να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.

Ανακαλύψτε περισσότερα τεχνάσματα παραγωγικότητας για να εργάζεστε πιο έξυπνα, πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Παραγωγικότητα

Αποτελεσματική πολυδιεργασία: τέσσερις απαραίτητες συμβουλές

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.