Αποτελεσματική πολυδιεργασία: τέσσερις απαραίτητες συμβουλές

Η πολυδιεργασία είναι απαραίτητη στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο. Οι ώρες της ημέρας απλώς δεν επαρκούν για να κάνετε τα πάντα εάν κάνετε μόνο μία εργασία κάθε φορά. Η παραγωγική πολυδιεργασία είναι ιδιαίτερα σημαντική για τον ιδιοκτήτη μιας επιχείρησης. Με τέτοιο όγκο υποχρεώσεων, πρέπει να διαχειρίζεστε πολλές εργασίες ταυτόχρονα.  

Για να κάνετε την πολυδιεργασία σας πιο παραγωγική από ποτέ, ρίξτε μια ματιά στις τέσσερις συμβουλές που ακολουθούν.  

 Μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας εν κινήσει  

Για να μειώσετε τον αριθμό των εργασιών που πρέπει να διαχειριστείτε στο γραφείο σας, αξιοποιήστε αυτά τα διαλείμματα όταν δεν βρίσκεστε στο γραφείο σας. Εάν δαπανάτε μια ώρα ή περισσότερο για τις μετακινήσεις σας για την εργασία, προσωπικά ή οικογενειακά θέματα, αξιοποιήστε αυτήν την ευκαιρία. Χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες Play My Emails στο Outlook για iOS για να ακούσετε τα e-mail σας, διατηρώντας παράλληλα την προσοχή σας σε άλλα πράγματα.    

Για παράδειγμα, μπορείτε να ακούτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ ετοιμάζετε πρωινό για την οικογένειά σας. Ή όταν βγάζετε βόλτα το σκύλο σας. Έχετε μόνο δύο χέρια και μερικές φορές είναι απασχολημένα με άλλες εργασίες. Κάντε λοιπόν αυτές τις εργασίες και ταυτόχρονα ασχοληθείτε με τα εισερχόμενά σας.   

Βάλτε όρια 

Για να ασχολείστε αποτελεσματικά με πολλαπλές διεργασίες, πρέπει να βάλετε όρια. Περιορίστε το πλήθος εργασιών που προσπαθείτε να κάνετε ταυτόχρονα. Αυτό μπορεί να ακούγεται αντιφατικό, μια και η πολυδιεργασία αφορά περισσότερα από ένα πράγματα ταυτόχρονα. Ωστόσο, μπορείτε να φτάσετε μέχρι εκεί που δεν έχετε περαιτέρω όφελος.  

Για παράδειγμα, φανταστείτε μια κουραστική μέρα στην εργασία. Έχετε πέντε καρτέλες ανοιχτές στο πρόγραμμα περιήγησης στο Internet και το τηλέφωνό σας ακούγεται ακριβώς δίπλα στο πληκτρολόγιό σας. Επίσης, προσπαθείτε να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάποιος σας κάνει ping στα άμεσα μηνύματα για να προγραμματίσετε μια συνάντηση. Με τόσα πολλά να συμβαίνουν, είναι αναπόφευκτο τελικά να μην κάνετε τίποτα.   

Πώς θα μπορούσατε να βελτιώσετε αυτό το σενάριο για να αυξήσετε την παραγωγικότητα; Περιορίστε το χάος και προσπαθήστε να ασχοληθείτε με μόνο δύο πράγματα. Για παράδειγμα, ρυθμίστε τον υπολογιστή σας σε Do No Disturb ή Focus. Στη συνέχεια, ασχοληθείτε με αυτό το e-mail και παρακολουθήστε το τηλέφωνό σας για ενημερώσεις σχετικά με ένα έργο. Η εργασία με μόνο ένα πράγμα κάθε φορά δεν είναι ρεαλιστικό, αλλά ούτε και το να τα κάνεις όλα ταυτόχρονα αποδίδει  

Δημιουργήστε μια κύρια λίστα προτεραιοτήτων 

Είναι εύκολο να σας αποθαρρύνει μια τεράστια λίστα υποχρεώσεων στην αρχή της ημέρας. Κάθεστε και συνειδητοποιείτε αμέσως ότι υπάρχουν δέκα πράγματα που πρέπει να ολοκληρώσετε. Αυτός ο όγκος εργασίας μπορεί να σας κατακλύσει και να καθυστερήσει την πρόοδό σας.  

Για αποτελεσματική πολυδιεργασία σε αυτήν την περίπτωση, ορίστε προτεραιότητες στη λίστα υποχρεώσεών σας. Αφιερώστε πέντε λεπτά για να καταγράψετε όλα όσα χρειάζονται την προσοχή σας. Σε αυτήν τη λίστα, αριθμήστε τις εργασίες σας από άποψη σπουδαιότητας, με τον αριθμό 1 να είναι το πιο επείγον ζήτημα.  

Η συνέχεια είναι απλή: πιάστε δουλειά! Ξεκινήστε πρώτα με τα λίγα κορυφαία αντικείμενα και αφήστε τα άλλα για αργότερα μέσα στην ημέρα. Καθώς αρχίζετε να διαγράφετε ενέργειες, θα αποκτήσετε ισχυρότερο κίνητρο να συνεχίσετε και να ολοκληρώσετε τη λίστα. Επίσης, εάν εξαντληθεί ο χρόνος σας, τουλάχιστον θα έχετε ολοκληρώσει τα πλέον επείγοντα στοιχεία δράσης.  

H2: Εξάλειψη των περισπασμών από το περιβάλλον 

Η δημιουργία ενός παραγωγικού εργασιακού περιβάλλοντος είναι ζωτικής σημασίας για σωστή πολυδιεργασία. Εάν ο χώρος εργασίας σας συνεχώς αποσπά την προσοχή σας προς άλλες κατευθύνσεις, δεν θα καταφέρετε τίποτα. Και ακόμη και αν ολοκληρώσετε κάποια πράγματα, η ποιότητα της εργασίας σας θα επηρεαστεί αρνητικά από τις περισπασμούς.   

Πολλοί άνθρωποι για παράδειγμα προτιμούν να ακούνε μουσική καθώς δουλεύουν. Η μουσική υπόκρουση είναι μια συνήθης πρακτική, είτε μέσω ακουστικών ή μέσω ηχείων υπολογιστή. Ωστόσο, η μουσική που περιέχει στίχους μπορεί να τραβήξει την προσοχή σας, καθώς θα σκέφτεστε τις λέξεις του τραγουδιού. 

Δοκιμάστε να ακούτε σε instrumental μουσική, π.χ. κλασικά κομμάτια. Αυτή η προσέγγιση θα σας δώσει τη μουσική υπόκρουση που αποζητάτε, χωρίς τους στίχους που αποσπούν την προσοχή σας.  

Βελτιστοποίηση την απόδοσής σας 

Η προσοχή είναι ένα πολύτιμο αγαθό στον σημερινό συνδεδεμένο κόσμο. Η ανάγκη για πολυδιεργασία είναι προφανής, αλλά ο ανθρώπινος εγκέφαλος έχει όρια. Μάθετε πώς εργάζεστε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο και κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές για να βελτιστοποιήσετε την απόδοσή σας.  

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.