Βέλτιστες πρακτικές τηλεεργασίας για μικρές επιχειρήσεις

Παρόλο που πολλές κινητές ομάδες και διαχειριστές είναι εξοικειωμένοι με την εργασία από το σπίτι με τη βοήθεια της τεχνολογίας, μπορεί να είστε ένας από τους χιλιάδες τηλεεργαζόμενους που προσχωρούν σε αυτόν τον νέο τρόπο εργασίας, που έχει καταστεί αναγκαίος λόγω της πανδημίας ή επιχειρηματικών αναγκών. 

Αυτή η μέθοδος ανεξάρτητης εργασίας χωρίς το όφελος της προσωπικής επικοινωνίας και του τακτικού ελέγχου της απόδοσης, μπορεί να εμπεριέχει δυσκολίες για πολλούς. Ωστόσο, υπάρχουν βέλτιστες πρακτικές τηλεεργασίας για μικρές επιχειρήσεις που μπορούν να διευκολύνουν τη μετάβαση και να κάνουν την εργασία από το σπίτι πιο παραγωγική για εσάς. 

Περιβάλλον τηλεεργασίας 

Μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να κουλουριαστείτε στον καναπέ με το φορητό υπολογιστή σας, να ανοίξετε την τηλεόραση, να καθίσετε χαλαρά με τη ρόμπα και τις μαλακές παντόφλες σας, με τις καλύτερες προθέσεις να είστε παραγωγικοί. Καταπολεμήστε αυτό τον πειρασμό. Είναι σημαντικό να αντιμετωπίζετε την εργασία στο σπίτι με τον επαγγελματισμό που θα δείχνατε αν ήσασταν στο παραδοσιακό περιβάλλον του γραφείου σας.  

Δημιουργήστε ένα χώρο ειδικά για εργασία, κατά προτίμηση μακριά από όσο το δυνατόν περισσότερους περισπασμούς. Αυτός ο χωριστός χώρος μπορεί να είναι μια γωνιά ενός υπνοδωματίου ή οποιασδήποτε περιοχή με λιγότερες διελεύσεις από άλλα μέλη της οικογένειας. Πρέπει να δώσετε στον εαυτό σας ένα περιβάλλον που να ευνοεί την εστίαση στα καθήκοντα της εργασίας σας ακριβώς σαν να ήσασταν στο γραφείο. 

Τηλεεργασία – τα εργαλεία της δουλειάς 

Η τηλεεργασία απαιτεί όλα τα βασικά στοιχεία ενός χώρου γραφείου. Συνήθως απαιτεί περισσότερα. Εξακολουθείτε να χρειάζεστε όλα τα βασικά: 

  • Επιφάνεια εργασίας ή γραφείο για να τοποθετήσετε υποστηρίξετε τον επιτραπέζιο ή φορητό υπολογιστή ή άλλες συσκευές σας, με ασφάλεια και εργονομικά 
  • Χρησιμοποιήστε μια άνετη καρέκλα που να ευθυγραμμίζεται σωστά με την επιφάνεια εργασίας για να σας βοηθήσει να διατηρήσετε σωστή στάση σώματος 
  • Οθόνη, εάν αυτή είναι χωριστή μονάδα από το φορητό υπολογιστή ή το tablet σας 
  • Εκτυπωτή, εάν απαιτείται για τα καθήκοντά σας 
  • Μια αξιόπιστη και ασφαλή σύνδεση στο Διαδίκτυο ή δίκτυο WiFi 
  • Η εργασία από το σπίτι μπορεί να σημαίνει ότι είστε λιγότερο ασφαλείς από ένα τυπικό γραφείο που διαθέτει ασφαλή δίκτυα, τείχη προστασίας, λειτουργικά συστήματα με τακτικές ενημερώσεις κώδικα, προστασία από ιούς και πολλά άλλα. Ως απομακρυσμένος εργαζόμενος, πρέπει να δείχνετε την ίδια επαγρύπνηση για ενημέρωση του λογισμικού, συμπεριλαμβανομένου του λογισμικού προστασίας από ιούς και των ενημερώσεων του λειτουργικού συστήματος. 
  • Χρησιμοποιήστε λογισμικό VPN για τη διασφάλιση ασφαλών επικοινωνιών μεταξύ του απομακρυσμένου γραφείου και των επιχειρηματικών σας συστημάτων 

Οργανώστε τον χρόνο σας 

Όταν εργάζεστε από το σπίτι, χωρίς κανείς να σταματήσει στο γραφείο σας για κουβέντα, να απορροφηθείτε από τις τρέχουσες εργασίες σας. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα εξάντλησης ή υγείας από την καθιστική εργασία για παρατεταμένες περιόδους. Φροντίστε να κάνετε διαλείμματα, να τηρείτε την ώρα του μεσημεριανού σας και ίσως να βγείτε από το χώρο σας για περπάτημα. 

Καθιερώστε πρόγραμμα 

Είναι εξίσου απαραίτητο και οι τηλεεργαζόμενοι να τηρούν πρόγραμμα όπως θα συνέβαινε στο γραφείο. Εφαρμόστε ένα πρωινό πρόγραμμα για απαντήσεις σε e-mail, την πραγματοποίηση σημαντικών κλήσεων, τον προγραμματισμό ραντεβού και άλλων τακτικών διαδικασιών γραφείου. 

Το ίδιο ισχύει για τον προγραμματισμό εργασιών στο τέλος της ημέρας. Επισκοπήστε όσα καταφέρατε, ορίστε στόχους για την επόμενη ημέρα ή το υπόλοιπο της εβδομάδας και ελέγξτε το ημερολόγιό σας για προσεχείς δραστηριότητες. 

Η τήρηση ενός προγράμματος θα διευκολύνει τη μετάβαση στο εικονικό μοτίβο εργασίας σας. Ένα πλεονέκτημα της εργασίας από το σπίτι είναι η ευελιξία. Το πρόγραμμά σας δεν χρειάζεται να είναι τον ίδιο με την εργασία από το γραφείο, αλλά η συνεπής τήρησή του θα σας βοηθήσει να αυξήσετε την αποδοτικότητά σας και να μειώσετε τα επίπεδα άγχους σας.  

Επικοινωνία 

Να βρίσκεστε σε τακτική επικοινωνία με τους συναδέλφους σας. Τα εικονικά περιβάλλοντα εργασίας απαιτούν τη χρήση τεχνολογίας, όπως ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, κλήσεις συνδιάσκεψης και βιντεοκλήσεις. Με τη χρήση εργαλείων όπως Microsoft Teams μπορείτε να επιτύχετε την αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ συναδέλφων και προϊσταμένων. Αυτό περιλαμβάνει προσωπικές συναντήσεις που προωθούν την ατομική συμμετοχή και βοηθούν στην απαλλαγή από το αίσθημα της απομόνωσης που βιώνουν πολλοί υπάλληλοι που εργάζονται από το σπίτι. 

Όταν συμμετέχετε σε συνεδρίες τηλεδιάσκεψης, να τηρείτε τα διαδικαστικά των συναντήσεων: 

  • Λάβετε υπόψη σας την εμφάνιση, το φόντο και τυχόν περισπασμούς όπως ο θόρυβος ή τυχόν τεχνικά προβλήματα 
  • Διατηρήστε τον εξοπλισμό σας σε σίγαση εκτός εάν παρουσιάζετε ή μιλάτε 
  • Εάν εσείς κάνετε την παρουσίαση, στείλτε τα θέματα της παρουσίασης στους προσκεκλημένους συμμετέχοντες, ώστε όλοι να μπορούν να προγραμματίσουν τα θέματα που της συζήτησης. Η ενημέρωση των εμπλεκόμενων μερών θα κάνει τη συνάντηση πιο παραγωγική και θα βοηθήσει στην επίτευξη των στόχων της. 
  • Συμμετάσχετε ενεργά: βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν ότι συμμετέχετε στη συνάντηση με τη συμμετοχή σας στις συζητήσεις και την υποβολή καίριων ερωτήσεων. 
  • Εάν τα χρονοδιαγράμματα ή οι διαφορές της ώρας καθιστούν ανέφικτη τη συμμετοχή σε μια διάσκεψη, φροντίστε να ζητήσετε ενημέρωση από τους επικεφαλής σχετικά με θέματα και τυχόν αποφάσεις που ελήφθησαν κατά τη συνάντηση. Μπορεί να είναι δυνατό να δείτε μια εγγραφή της βιντεοδιάσκεψης που χάσατε. 

Προφυλάξεις ασφαλείας 

Όταν εργάζεστε από το σπίτι ή άλλες απομακρυσμένες τοποθεσίες, φροντίστε να έχετε κατά νου την ασφάλεια. Προστατέψτε το οικιακό σας WiFi αλλάζοντας τον προεπιλεγμένο κωδικό πρόσβασης που έχει οριστεί από τον κατασκευαστή του εξοπλισμού σας. Η χρήση μιας υπηρεσίας VPN θα κρυπτογραφήσει την τα διακινούμενα δεδομένα έτσι ώστε κανείς να μην μπορεί να δει τις βιντεοδιασκέψεις ή τις ομαδικές συναντήσεις σας

Χρήση των βέλτιστων πρακτικών προς όφελός σας

Είτε το εικονικό περιβάλλον εργασίας σας είναι προσωρινό είτε μόνιμο, η χρήση αυτών των βέλτιστων πρακτικών που προσφέρονται από έμπειρες ομάδες τηλεεργασίας μπορεί να σας βοηθήσει να είστε παραγωγικοί και να αποφύγετε το αίσθημα της απομόνωσης. 

Επιλέξτε για την τηλεεργασία σας εύχρηστες εφαρμογές όπως Microsoft Teams, που φροντίζουν για τη στενή επικοινωνία και την καλή συνεργασία ομάδων. 

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Productivity

Συμβουλές για τη χαρτογράφηση του διαγράμματος δικτύου σας

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.