Βελτιώστε το περιεχόμενό σας με τη διαχείριση εταιρικού περιεχομένου

Υλικό μάρκετινγκ, συμβόλαια, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παρουσιάσεις και ενημερώσεις πελατών, υπολογιστικά φύλλα, αρχεία κειμένου, αρχεία .pdf, φωτογραφίες, βίντεο, έντυπα, τιμολόγια, βιογραφικά σημειώματα από αιτούντες εργασία. Οι οργανισμοί, είτε μικροί είτε μεγάλοι, είναι μηχανισμοί δημιουργίας περιεχομένου. Ενώ η δημιουργία αυτού του περιεχομένου ενδέχεται να είναι εύκολη διαδικασία, η οργάνωσή του δεν είναι καθόλου απλή υπόθεση.

Εδώ έρχονται οι λύσεις διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου (ECM). Σας επιτρέπουν να οργανώνετε και να διαχειρίζεστε το περιεχόμενό σας σε όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του, από τη δημιουργία έως την αρχειοθέτηση. Όμως, όπως ισχύει για όλα τα πράγματα, τα συστήματα διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου δεν έχουν όλα τις ίδιες δυνατότητες, επομένως, ας ρίξουμε μια ματιά σε ορισμένα από τα χαρακτηριστικά που μπορούν να σας βοηθήσουν στην οργάνωση του περιεχομένου σας (και στην προσβασιμότητά του), βοηθώντας ταυτόχρονα την ομάδα σας να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά.

• Ένα ενιαίο αποθετήριο για διάφορους τύπους περιεχομένου: Επιλέγοντας μια υπηρεσία διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου, η οποία σας επιτρέπει να αποθηκεύετε βίντεο, υπολογιστικά φύλλα, εικόνες, έγγραφα κειμένου και άλλα στοιχεία σε μία θέση, μπορείτε να διατηρείτε μαζί όλα τα αρχεία που αφορούν ένα συγκεκριμένο έργο ή πρωτοβουλία.
• Δημιουργήστε κύριους φακέλους με έναν πολύ μεγάλο αριθμό υποφακέλων: Με αυτόν τον τρόπο, εάν έχετε ένα έργο ή μια πρωτοβουλία που είναι σε εξέλιξη ή διεξάγεται κάθε χρόνο, μπορείτε απλώς να δημιουργήσετε έναν κύριο φάκελο, για παράδειγμα, τον φάκελο “Εκκαθάριση ιχνών” και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε υποφακέλους για κάθε έτος που εργάζεστε στην πρωτοβουλία. Μέσα σε κάθε έναν από αυτούς τους υποφακέλους θα μπορούσατε να δημιουργήσετε πρόσθετους υποφακέλους για πράγματα όπως συμβόλαια, φόρμες παραχώρησης άδειας εθελοντών, υλικά μάρκετινγκ κ.λπ.

• Επεξεργαστείτε εύκολα ιδιότητες εγγράφων ή μετα-δεδομένα: Με τη δυνατότητα να εντοπίζετε και να επεξεργάζεστε τα μετα-δεδομένα ενός αρχείου μέσα σε ένα έγγραφο, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και να εξασφαλίσετε ότι τα αρχεία επισημαίνονται σωστά για μελλοντική χρήση.
• Ελέγξτε την πρόσβαση σε πληροφορίες: Δεν χρειάζονται όλα τα άτομα ενός οργανισμού πρόσβαση σε κάθε έγγραφο και, με μια ECM που σας δίνει τη δυνατότητα να εφαρμόζετε καθορισμένα δικαιώματα σε έγγραφα, ομάδες αρχείων, ολόκληρες ενότητες του συστήματος ή στο ίδιο το σύστημα, μπορείτε να ελέγχετε αυστηρά τι θα βλέπει κάθε άτομο.
• Εργαστείτε σε συνεργασία: Ορισμένες λύσεις διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε ροές εργασιών εγγράφων που κάνουν δυνατή την παρακολούθηση και τη συνεργασία με άλλα άτομα σε διαδικασίες που βασίζονται σε έγγραφα, χρησιμοποιώντας τα προγράμματα στα οποία βασίζεστε ήδη.
• Αναπαραγωγή περιεχομένου πολυμέσων από το εταιρικό σύστημα διαχείρισης περιεχομένου: Στους οργανισμούς που χρησιμοποιούν αρχεία βίντεο και ήχου, η δυνατότητα αναπαραγωγής πολυμέσων εντός της διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου (ECM) μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο για την ομάδα σας, μειώνοντας τον αριθμό των βημάτων που απαιτούνται για την προβολή ή την ακρόασή τους.
• Αποθηκεύστε και προστατέψτε επαγγελματικά αρχεία και σημαντικά νομικά αρχεία: Με ένα ασφαλές αποθετήριο, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι τα αρχεία σας δεν αποθηκεύονται μόνο σε κλειδωμένη και τελική κατάσταση, αλλά και ότι είναι εύκολο να εντοπιστούν και να ανακτηθούν, εάν απαιτηθεί ποτέ, για νομικούς σκοπούς. Επίσης, η εύκολη πρόσβαση σε όλα τα έγγραφά σας, μπορεί να συμβάλει στη μείωση του συνολικού κόστους εντοπισμού.
• Αναζήτηση με λέξεις-κλειδιά: Μια υπηρεσία διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου (EMC) που επιτρέπει στους χρήστες να αναζητούν πληροφορίες και έγγραφα με λέξεις-κλειδιά μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας στον εντοπισμό αρχείων των οποίων την ύπαρξη ενδέχεται να μην γνωρίζουν, αλλά που μπορεί να έχουν σχέση με το έργο στο οποίο εργάζονται, πράγμα που μπορεί να τους βοηθήσει να εξοικονομούν χρόνο και να εργάζονται πιο αποτελεσματικά. Οι περιοχές με δυνατότητα αναζήτησης πρέπει να περιλαμβάνουν το κείμενο του εγγράφου, μετα-δεδομένα, σχόλια κ.λπ. Επίσης, τα έγγραφα πρέπει να διαθέτουν δυνατότητα αναζήτησης με βάση την ημερομηνία δημιουργίας.
• Δυνατότητα πρόσβασης σε πολλές συσκευές: Επιλέγοντας μια λύση διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου που έχει σχεδιαστεί για χρήση σε επιτραπέζιους υπολογιστές, φορητούς υπολογιστές, tablet και τηλέφωνα, οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στα αρχεία που χρειάζονται, όταν τα χρειάζονται, είτε βρίσκονται στο γραφείο, είτε εργάζονται εξ αποστάσεως, ταξιδεύουν ή βρίσκονται σε μια σύσκεψη εκτός γραφείου.

Με τη δυνατότητα αποθήκευσης, ασφάλισης, εντοπισμού, χειρισμού και δημιουργίας αρχείων και εγγράφων σε μια ενιαία θέση, οι υπηρεσίες διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου βελτιώνουν την ομαδική επικοινωνία, την εργασία σε έργα αλλά και τον εντοπισμό για νομικούς λόγους. Επίσης, ανεξάρτητα αν ο οργανισμός σας διαθέτει λίγους υπαλλήλους σε ένα μόνο γραφείο ή αποτελείται από χιλιάδες άτομα σε όλο τον κόσμο, ένα σύστημα διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι.