Συμβουλές για τη διεξαγωγή αποδοτικών συσκέψεων με το προσωπικό σας

Οι συσκέψεις συχνά είναι χάσιμο χρόνο και δεν αποφέρουν κανένα μετρήσιμο αποτέλεσμα. Τα κορυφαία στελέχη αντιμετωπίζουν με σκεπτικισμό τις συσκέψεις και έχουν πάντα έτοιμη μια στρατηγική εξόδου. 

Ίσως πιστεύετε ότι οι συσκέψεις στη μικρή επιχείρησή σας δεν είναι τόσο σημαντικές. Εφόσον, όμως, είναι δική σας η επιχείρηση, εσείς αποφασίζετε για τη σημασία κάθε σύσκεψης. Ωστόσο, αν η συμμετοχή του προσωπικού γίνεται επί πληρωμή, θα πρέπει να αναλογιστείτε το κόστος. 

Αν μια σύσκεψη 90 λεπτών σάς κοστίζει 750 δολάρια σε επίπεδο μισθοδοσίας και 75 δολάρια για τα σνακ, ενώ παράλληλα σταματάει κάθε εργασία μέσα στην επιχείρηση, αξίζει πραγματικά τον κόπο; Δικαιολογούν τα αποτελέσματα αυτό το κόστος και την απώλεια 90 παραγωγικών λεπτών; 

Δείτε πώς μπορείτε να διοργανώνετε ποιοτικές συσκέψεις για τη μικρή επιχείρησή σας.  

Πώς μπορείτε να υποστηρίξετε τη διεξαγωγή μιας σύσκεψης; 

Οι αποδοτικές συσκέψεις απαιτούν: 

  • Σχεδιασμό 
  • Διαχείριση χρόνου και προσωπικού κατά τη διάρκεια της σύσκεψης 
  • Συζητήσεις μετά την ολοκλήρωση της σύσκεψης 

Σχεδιασμός 

Συνήθη θέματα συσκέψεων: 

  • Σκέψεις και ιδέες για την ανεύρεση λύσεων για προκλήσεις και την προσέγγιση νέων ευκαιριών. Η επιχείρησή σας έχει εντοπίσει ένα πρόβλημα ή μια ευκαιρία. Προς το παρόν, δεν ξέρετε πώς να προχωρήσετε. Αυτό που χρειάζεστε είναι να κάνετε brainstorming με την ομάδα σας για να βρείτε ιδέες. 
  • Σχεδίαση ή ενημέρωση προϊόντος ή υπηρεσίας. Η ομάδα σας έχει μια ιδέα. Τώρα, πρέπει να συναντηθούν όλα τα μέλη για να σχεδιάσουν την υλοποίησή της. 
  • Επικοινωνία σημαντικών πληροφοριών. Η επιχείρησή σας αναπτύσσεται και υπάρχουν νέες εξελίξεις που θα επηρεάσουν το προσωπικό σας. Θέλετε να επικοινωνήσετε αυτές τις αλλαγές σε όλη την ομάδα μαζί. 
  • Δημιουργία φόρουμ για την ανταλλαγή απόψεων. Θέλετε να μάθετε τι πιστεύουν οι υπάλληλοί σας ή ποιες είναι οι ανησυχίες τους. Μια σύσκεψη θα δώσει σε όλους την ευκαιρία να μοιραστούν τις σκέψεις τους. 

Σήμερα, οι συσκέψεις γίνονται είτε με τη φυσική παρουσία όλων είτε με την ψηφιακή συμμετοχή ορισμένων. Τα άτομα που βρίσκονται σε διαφορετικά μέρη του κόσμου και σε διαφορετικές ζώνες ώρας μπορούν να συμμετέχουν στις συσκέψεις με τη βοήθεια λύσεων ηλεκτρονικών συσκέψεων. Πλέον, μια σύσκεψη συχνά ορίζεται μόνο με βάση την ώρα και όχι με βάση την τοποθεσία. Όταν μια σύσκεψη καθορίζεται μόνο με βάση την ώρα, διευκολύνεται μεν η συμμετοχή, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να γίνονται περισσότερες τέτοιου είδους συσκέψεις. 

Είναι απαραίτητο να κάνετε σύσκεψη; 

Αυτή είναι η πιο σημαντική ερώτηση που πρέπει να κάνετε στο στάδιο προσχεδιασμού. Είναι απαραίτητο να κάνετε σύσκεψη; Μια ομαδική σύσκεψη (μέσω διαδικτύου ή με φυσική παρουσία) είναι πράγματι ο καλύτερος τρόπος για να λύσετε το πρόβλημα που σας απασχολεί; Έχετε εξαντλήσει ήδη ανεπιτυχώς τους υπόλοιπους τρόπους διαχείρισης της κατάστασης; 

Αν χρησιμοποιείτε άλλα εργαλεία ομαδικής επικοινωνίας, π.χ. e-mail, πλατφόρμες διαχείρισης έργων, λογισμικό διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) ή λογισμικό πωλήσεων, μπορεί μια σύσκεψη να σας προσφέρει κάτι παραπάνω; Συνεργάζονται αποτελεσματικά οι ομάδες σας με τη βοήθεια αυτών των εργαλείων; 

Είναι ικανοποιητική η απόδοση της ομάδας σας, όταν διανέμετε ερωτήσεις, εργασίες ή ανακοινώσεις μέσω του λογισμικού διαχείρισης έργων

Διοργανώστε μια ομαδική σύσκεψη μόνο αν πιστεύετε ότι αποτελεί την καλύτερη λύση για το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε. 

Ποιο θα είναι το θέμα και το επιθυμητό αποτέλεσμα της σύσκεψης; 

Αφού αποφασίσετε να διοργανώσετε μια σύσκεψη, καθορίστε το θέμα της και προσδιορίστε ποιο θα ήταν ένα θετικό αποτέλεσμα. 

Παράδειγμα θέματος σύσκεψης: Η κατασκευαστική εταιρεία σας αντιμετωπίζει πρόβλημα πόρων 

Η εταιρεία σας έχει λάβει δύο εξατομικευμένες παραγγελίες κατασκευής συσκευών. Δυστυχώς, έχουν αντικρουόμενες ημερομηνίες παράδοσης, καθώς και οι δύο παραγγελίες βασίζονται σε έναν συγκεκριμένο τύπο εξατομικευμένου widget (τύπου Ζ). Το δίλημμα που έχετε να αντιμετωπίσετε έγκειται στο γεγονός ότι έχετε μόνο ένα μηχάνημα κατασκευής εξατομικευμένων widget τύπου Ζ.  

Επιθυμητό αποτέλεσμα σύσκεψης: Ανεύρεση λύσης για την έγκαιρη παράδοση και των δύο παραγγελιών 

Δημιουργία ημερήσιας διάταξης σύσκεψης 

Αφού καθορίσετε το θέμα και το επιθυμητό αποτέλεσμα της σύσκεψης, έχει έρθει η ώρα να δημιουργήσετε μια λεπτομερή ημερήσια διάταξη. 

Μπορείτε να βρείτε πολλά πρότυπα ημερήσιας διάταξης συσκέψεων στο διαδίκτυο. Για παράδειγμα, το πρότυπο Κλασική ημερήσια διάταξη σύσκεψης για το Microsoft Word μπορεί να ικανοποιήσει τις ανάγκες πολλών μικρών επιχειρήσεων. 

Κάθε σύσκεψη είναι διαφορετική. Περιγράψτε τα ιδιαίτερα βήματα από τις προκλήσεις μέχρι την επίτευξη του στόχου της σύσκεψης. Προσδιορίστε κάθε ενότητα της σύσκεψης και χωρίστε την σε χρονομετρημένες υποενότητες. Αντίστοιχα, οι συσκέψεις μπορεί να διαρκέσουν από λίγα λεπτά έως ολόκληρες μέρες. 

Παρακάτω μπορείτε να δείτε ένα δείγμα ημερήσιας διάταξης για μια σύσκεψη διάρκειας μίας ώρας: 

  • Οδηγίες προς τους συμμετέχοντες: 10 λεπτά 
  • Επεξήγηση του θέματος: 10 λεπτά 
  • Brainstorming: 20 λεπτά 
  • Επιλογή της καλύτερης λύσης: 10 λεπτά 
  • Καταγραφή της λύσης και ανάθεση εργασιών: 10 λεπτά

Στη διάρκεια της σύσκεψης 

Κατά τη διεξαγωγή της σύσκεψης, ένα χρονόμετρο θα σας βοηθήσει να κρατήσετε την ομάδα εντός των χρονικών ορίων, καθώς ωθεί τους συμμετέχοντες να προχωρήσουν χωρίς να παρασύρονται από επουσιώδεις λεπτομέρειες. 

Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να κρατήσουν τις ιδέες και τις ερωτήσεις που δεν αφορούν το συγκεκριμένο θέμα για άλλη ώρα. 

Μην ξεχνάτε ότι ο καθένας μαθαίνει και επεξεργάζεται τις πληροφορίες με διαφορετικό τρόπο. Αν κάποιος δυσκολεύεται να κατανοήσει κάτι, ρωτήστε τον τι χρειάζεται. 

Θα τον βοηθούσε ένα σχέδιο; Μήπως αν οργανώνατε τις ιδέες σε αυτοκόλλητες σημειώσεις ή επανεξετάζατε το θέμα γραπτώς αργότερα; Αν έχετε μια μικρή ομάδα, με την πάροδο του χρόνου θα κατανοήσετε καλύτερα πώς επεξεργάζεται ο καθένας τις ιδέες. 

Ζητήστε από όλους τους παρευρισκόμενους στις συσκέψεις σας να μοιραστούν τις ιδέες τους. Ένα άτομο που δεν μιλάει πολύ μπορεί να έχει τις καλύτερες προτάσεις, αλλά να μην αισθάνεται άνετα να μιλήσει μπροστά σε πολλά άτομα ή στο αφεντικό. 

Ποιοι πρέπει να πάρουν μέρος στη σύσκεψη; 

Συμπεριλάβετε τον μικρότερο δυνατό αριθμό ατόμων. Όσο πιο μικρή είναι η ομάδα, τόσο πιο επικεντρωμένη θα είναι η σύσκεψη. Αν χρειαστεί, μπορείτε να προσκαλέσετε περισσότερα άτομα σε μια δεύτερη σύσκεψη στο μέλλον. 

Στο παράδειγμα με την κατασκευαστική εταιρεία, η μικρότερη δυνατή ομάδα θα πρέπει να περιλαμβάνει: 

  • Ένα άτομο που κατανοεί την παραγωγική διαδικασία συνολικά 
  • Ένα άτομο που χειρίζεται το μηχάνημα που δημιουργεί τα widget Z 
  • Ένα άτομο που γνωρίζει καλά τους πελάτες. 

Η συνεργασία υπαλλήλων από διαφορετικά τμήματα συχνά οδηγεί στην ανεύρεση των καλύτερων λύσεων.  

Για παράδειγμα, ο χειριστής του μηχανήματος παραγωγής των widget Z γνωρίζει τα όριά του, αλλά και το χρονικό διάστημα που απαιτείται για τον καθαρισμό και την επαναφορά του. Ένας μηχανικός, βλέποντας την ευρύτερη εικόνα, μπορεί να βρει έναν τρόπο να τροποποιήσει τη σειρά παραγωγής των συσκευών.  

Η λύση: Για την εταιρεία Α, το widget Z θα είναι το πρώτο εξάρτημα στη διαδικασία συναρμολόγησης. Για την εταιρεία Β, το widget Z θα είναι το τελευταίο εξάρτημα. Οι ομάδες θα είναι σε θέση να αρχίσουν να συναρμολογούν ένα σύνολο συσκευών χωρίς το widget Z. Οι εταιρείες Α και Β θα λάβουν τις παραγγελίες τους έγκαιρα. 

Μετά τη σύσκεψη:

  • Επικοινωνήστε με όσους συμμετείχαν στη σύσκεψη. 
  • Μάθετε αν έχει σημειωθεί πρόοδος σε σχέση με τις ιδέες και τις λύσεις που προτάθηκαν. 
  • Προσδιορίστε τα επόμενα βήματα. 
  • Φανείτε δεκτικοί απέναντι σε σχόλια που μπορούν να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τις μελλοντικές συσκέψεις.

Ξεκινήστε με αυτές τις συμβουλές. Εντυπωσιάστε το προσωπικό σας, αλλά και τους ενδεχόμενους συνεργάτες σας, με καλά οργανωμένες και παραγωγικές συσκέψεις. 

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Productivity

Κορυφαίες συμβουλές παραγωγικότητας για το απομακρυσμένο ή το κινητό σας γραφείο

Διαβάστε περισσότερα
Productivity

Πώς να επιλέξετε το πιο αποτελεσματικό διάγραμμα ροής

Διαβάστε περισσότερα
Productivity

5 συμβουλές για την βελτίωση των συναντήσεων στις μικρές επιχειρήσεις

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.