Αποκτήστε τον έλεγχο του e-mail σας με αυτά τα 4 κόλπα

Μήπως η σκέψη και μόνο των υπερβολικών e-mail σάς προκαλεί ρίγη; Μήπως το γραμματοκιβώτιό σας είναι ένα συνονθύλευμα μη αναγνωσμένων μηνυμάτων και εργασιών που κρατάτε για αργότερα; 

Δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Το όνειρο των οργανωμένων εισερχόμενων μπορεί να φαίνεται άπιαστο, αλλά είναι πιο κοντά από ό, τι νομίζετε. 

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως οποιοδήποτε άλλο εργαλείο, προσθέτει αξία στη ζωή σας όταν χρησιμοποιείται σωστά. Με ένα έξυπνο πρόγραμμα, μπορείτε να μετατρέψετε τα εισερχόμενά σας σε έναν από τους μεγαλύτερους συμμάχους της επικοινωνίας σας.  

Το e-mail σας είναι μέρος της ταυτότητάς σας. Προφυλάξτε το 

Αυτή η αρχή θα μπορούσε να θεωρηθεί ο Χρυσός Κανόνας της διαχείρισης των e-mail. Για έναν πολυάσχολο άνθρωπο, είναι απαραίτητο η διεύθυνση e-mail σας να είναι γνωστή μόνο σε όσους τη χρειάζονται. Εάν η διεύθυνσή σας περιφέρεται σε υπερβολικά πολλά μέρη, τα εισερχόμενά σας σίγουρα θα πλημμυρίσουν.  

Μια μέθοδος για την προστασία της ταυτότητάς σας είναι να χρησιμοποιείτε περισσότερες από μία διευθύνσεις. Έχετε τη “πραγματική” διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αυτή που χρησιμοποιείτε καθημερινά. Η εναλλακτική διεύθυνση είναι αυτή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν συμπληρώνετε έντυπα, πραγματοποιείτε διαδικτυακές αγορές κ.λπ. Αυτή η δεύτερη διεύθυνση θα απορροφά τα διαφημιστικά και τα άλλα ανεπιθύμητα μηνύματα, ώστε η κύρια διεύθυνσή σας να παραμένει καθαρή.  

Σε έναν κόσμο όπου πολλοί άνθρωποι δυσκολεύονται να ισορροπήσουν μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, μπορείτε να ξεκινήσετε με ξεχωριστές διευθύνσεις email. Απλώς χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή που μπορεί εύκολα να διατηρεί όλους τους λογαριασμούς σας σε ένα μέρος αλλά με ξεχωριστή διαχείριση.  

Μην αφήσετε τη σκόνη να κατακαθίσει 

Η αναβλητικότητα μπορεί να φέρει προβλήματα σε πολλούς τομείς της ζωής σας. Αυτό είναι αληθεύει ιδιαίτερα όταν πρόκειται για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν δεν ασχοληθείτε με τα e-mail σας αμέσως μετά την άφιξή τους, σύντομα θα βρεθείτε εμπρός σε χάος.  

Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα για τον έλεγχο των εισερχομένων σας. Για παράδειγμα, μπορεί να προγραμματίσετε τη διαχείριση των e-mail τρεις φορές την ημέρα. Κάντε αυτήν την εργασία το πρωί, μετά το μεσημεριανό και πριν γυρίσετε στο σπίτι. Με τρεις ελέγχους τα εισερχόμενά σας θα είναι επαρκώς ενημερωμένα χωρίς να σπαταλάτε όλη την ημέρα σας.  

Η χρήση της τεχνολογίας προς όφελός σας είναι σκόπιμη σε αυτήν την αναζήτηση. Δοκιμάστε τη δυνατότητα Play My Emails στο Outlook για iOS. Αυτή η δυνατότητα εκφωνεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προσφέρει μια εύχρηστη σύνοψη των εισερχομένων σας και του ημερολογίου σας

Είτε τη χρησιμοποιείτε για να δείτε τι νέο υπάρχει στα εισερχόμενά σας στην εργασία ή για έναν προσωπικό λογαριασμό, μπορείτε να ακούτε και να ενεργείτε σε μηνύματα με απλές φωνητικές εντολές ή με μία σάρωση με το δάχτυλο για διαλογή του μηνύματος στη στιγμή. Για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς υπαγορεύστε ένα σύντομο μήνυμα και στείλτε το. Είναι υπέροχο για να ενημερώνεστε για τα μηνύματά σας κατά την πρωινή μετακίνηση προς τη δουλειά ή κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού διαλείμματος όταν τα χέρια σας ενδέχεται να ασχολούνται με άλλες εργασίες.  

Αδυσώπητη διαγραφή 

Η διαγραφή ενός e-mail μπορεί να είναι δύσκολη. Ακόμα κι αν δεν πιστεύετε ότι θα χρειαστείτε αυτό το μήνυμα στο μέλλον, και πάλι είναι δύσκολο να πατήσετε το κουμπί. Αλλά πρέπει να το κάνετε.  

Είναι βασικό να διαγράφετε τα άσχετα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διότι επιβαρύνουν τη σκέψη σας εάν τα αφήνετε στη θέση τους. Η αίσθηση της ακαταστασίας στα εισερχόμενά σας μπορεί να σας συγκλονίσει, ακόμη και αν αυτά τα μηνύματα δεν είναι απαραίτητα. Με την τακτική διαγραφή e-mail της εργασίας σας, κάνετε ένα μικρό βήμα προς τη μείωση των επιπέδων του άγχους.  

Ακόμα δεν είστε σίγουροι ότι μπορείτε να αποκτήσετε αυτήν τη συνήθεια; Δοκιμάστε ένα ενδιάμεσο βήμα. Αντί να διαγράφετε άμεσα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σαρώστε τα για να προγραμματίσετε την επαναφορά τους στα εισερχόμενά σας σε πιο εύθετο χρόνο. Κατά τα άλλα, αφαιρέστε τα υπόλοιπα και απολαύστε το σαββατοκύριακο σας.   

Δεν χρειάζεται να γράφετε σεντόνια 

Όλοι έχουμε μερικές φορές την κακή συνήθεια να μακρηγορούμε. Είναι εύκολο να παρασυρθεί κανείς στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν ένα μικρότερο μήνυμα σχεδόν σίγουρα θα κάνει αυτό που πρέπει. 

Εκπαιδεύστε τον εαυτό σας να γράφει συντομότερα μηνύματα κατά την επικοινωνία με συναδέλφους και πελάτες, καθώς και με φίλους και συγγενείς. Θα εξοικονομήσετε χρόνο γράφοντας συντομότερα e-mail και επιπλέον, το μήνυμά σας θα είναι σαφέστερο.  

Είναι τέχνη η σύνταξη σύντομων και ουσιαστικών e-mail. Ίσως να δυσκολευτείτε στην αρχή, αλλά με την εξάσκηση θα τα καταφέρετε. Σύντομα, θα παρατηρήσετε ότι τα περισσότερα από τα μηνύματά σας δεν ξεπερνούν τις λίγες προτάσεις.  

Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες για να παρουσιάσετε μερικές ιδέες γρήγορα και συνοπτικά. Οι παραλήπτες των μηνυμάτων σας θα ενθουσιαστούν με τη συντομία σας και θα γίνετε πιο παραγωγικοί. 

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Business Tips

Πώς το θάμπωμα φόντου και τα εικονικά φόντα σας βοηθούν να είστε προσηλωμένοι

Διαβάστε περισσότερα
Business Tips

Τι έχω μάθει μετά από 10 χρόνια ως επικεφαλής μιας διαφημιστικής εταιρείας

Διαβάστε περισσότερα
Business Tips

Μάθετε από τους προγραμματιστές: Κοινή χρήση φωτογραφιών σε έναν κόσμο κοινωνικής δικτύωσης

Διαβάστε περισσότερα

Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, θα πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.