5 τρόποι για να κάνετε τις ομαδικές συνομιλίες το καλύτερο σημείο στον χώρο εργασίας σας

Είτε έχετε ομάδες που εργάζονται ή συνεργάζονται από απόσταση είτε που εργάζονται απλώς στο διπλανό γραφείο, το λογισμικό και οι εφαρμογές συνομιλιών για επιχειρήσεις είναι τα πιο πρόσφατα απαραίτητα εργαλεία για τον χώρο εργασίας. Χάρη στη δυνατότητα συγχώνευσης διαφόρων εργαλείων συνεργασίας σε μια ενιαία εφαρμογή για το web, τον υπολογιστή και τις κινητές συσκευές, δεν αποτελεί έκπληξη ότι γίνονται ολοένα και πιο δημοφιλείς. Στην πραγματικότητα, η υιοθέτηση των εφαρμογών για ομαδικές συνομιλίες εκτοξεύθηκε το περασμένο έτος, αφού αυξήθηκε από 2,4% σε 33,3%, σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα. Ανεξάρτητα αν είστε μια μικρή, μεσαία ή μεγάλη εταιρεία, η ομαδική συνομιλία είναι ένα εργαλείο το οποίο δεν θα πρέπει να παραβλέψετε. Παρακάτω παρατίθενται πέντε τρόποι για να κάνετε τις ομαδικές συνομιλίες το καλύτερο σημείο στην εργασία σας, καθώς προσφέρει μια σειρά λύσεων εξοικονόμησης χρόνου και χρήματος, όπως:

  1. Η αντιμετώπιση του προβλήματος των περιττών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν τα εισερχόμενά σας είναι στα όρια της υπερχείλισης, καταλαβαίνετε ότι αυτό αποτελεί μεγάλο πρόβλημα για τους σημερινούς εργαζόμενους. Επομένως, δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι το 22% (περισσότερο από το ένα πέμπτο) των ερωτηθέντων επαγγελματιών διαπίστωσε ότι τα μισά ή περισσότερα από τα ηλεκτρονικά μηνύματα εργασίας που λαμβάνουν είναι άσχετα με την εργασία τους. Ακόμη χειρότερα, το 11% (περισσότεροι από ένας στους 10) αναφέρει ότι το 75% ή περισσότερο των εισερχομένων τους γεμίζουν με περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό αποτελεί μεγάλη σπατάλη χρόνου και πόρων. Οι σωστές λύσεις συνομιλίας γραφείου σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε διαφορετικά κανάλια συνομιλίας για κάθε ομάδα βάσει ροών εργασίας ή θεμάτων, που είναι ιδανικά για συνομιλίες πρόσωπο με πρόσωπο, ανταλλαγή μηνυμάτων και ad-hoc συνομιλίες.
  1. Η δημιουργία ενός κόμβου για ομαδική εργασία. Η δυνατότητα δημιουργίας λειτουργικών χώρων εργασίας ομάδων δεν αποτρέπει μόνο την υπερφόρτωση των εισερχομένων, αλλά σημαίνει επίσης ότι μπορείτε να συγκεντρώσετε όλους τους κατάλληλους ανθρώπους μαζί για να αποκτήσετε γρήγορη πρόσβαση σε βασικά έγγραφα και εργαλεία, να εξερευνήσετε δεδομένα και να λάβετε ενημερώσεις από τις εφαρμογές που χρησιμοποιούν οι ομάδες σας καθημερινά. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τις ειδοποιήσεις ώστε να μην χάνετε σημαντική δραστηριότητα και πληροφορίες. Τώρα, όλα τα περιεχόμενα, εργαλεία, άτομα και συνομιλίες είναι διαθέσιμα στον κατάλληλο χώρο εργασίας ομάδας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μια λύση ομαδικών συνομιλιών που σας παρέχει ενσωματωμένη πρόσβαση σε δημοφιλή εργαλεία όπως το SharePoint, το OneNote και το Skype για επιχειρήσεις, τα οποία μπορούν να μετατρέψουν μια γρήγορη συνομιλία σε άμεση συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο.
  2. Η δυνατότητα να προσθέτετε προσωπικό στυλ στην εργάσιμη ημέρα. Γνωρίζατε ότι όταν βλέπουμε ένα χαμογελαστό πρόσωπο σε online σύνδεση, διεγείρονται τα ίδια μέρη του εγκεφάλου με εκείνα που ενεργοποιούνται όταν το βλέπουμε στην πραγματικότητα; Οι ομάδες θα πρέπει να μπορούν να προσθέσουν κάποια στοιχεία διασκέδασης και ανθρωπιάς στις ψηφιακές συνομιλίες τους που γίνονται μέσα στην ομαδική συνομιλία, όχι μόνο με emoji, αλλά και με αυτοκόλλητα, GIF και άλλα. Για μια πρόσθετη προσωπική επαφή, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει ένα εργαλείο δόμησης meme/μακροεντολών που σας επιτρέπει να επιλέξετε μια εικόνα και, στη συνέχεια, να την προσαρμόσετε με επικάλυψη κειμένου, για να την προσαρμόσετε στα δικά σας δεδομένα.
  3. Συνεργασία χωρίς συμβιβασμούς στην ασφάλεια. Όταν επιλέγετε μια λύση συνομιλιών για επιχειρήσεις, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει αυτή που διαθέτει τις καλύτερες λειτουργίες εταιρικής ασφάλειας και συμμόρφωσης, όπως το eDiscovery και η διατήρηση για νομικούς σκοπούς καναλιών, συνομιλιών και αρχείων, καθώς και κρυπτογράφηση δεδομένων ανά πάσα στιγμή (όταν είναι στατικά αλλά και κατά τη μεταφορά τους) και επαλήθευση πολλαπλών παραγόντων για την ενίσχυση της προστασίας ταυτότητας.
  4. Βρείτε έναν ολοκληρωμένο κόμβο συνομιλίας χωρίς πρόσθετο κόστος. Η εύρεση μιας λύσης που περιλαμβάνεται ήδη στην εμπειρία του Microsoft Office που χρησιμοποιείτε είναι ένας αποδοτικός και έξυπνος τρόπος για να δοκιμάσετε τις συνομιλίες για επιχειρήσεις. Για παράδειγμα, το Microsoft Teams είναι ένας χώρος εργασίας που βασίζεται σε συνομιλίες στο Office 365, στο οποίο συγκεντρώνονται μαζί όλο το περιεχόμενο, τα εργαλεία, τα άτομα και οι συνομιλίες σας. Το καλύτερο από όλα, περιλαμβάνεται χωρίς επιπλέον κόστος στα προγράμματα Office 365 Essentials για Επιχειρήσεις, Premium για Επιχειρήσεις, για μεγάλες επιχειρήσεις E1, E3 και E5, πράγμα που σας διευκολύνει να το δοκιμάσετε. Το Microsoft Teams λειτουργεί σε πλατφόρμες Windows, Mac, Android, iOS και στο web. Το Teams υποστηρίζει το πρόγραμμα-πελάτη web στα προγράμματα περιήγησης Microsoft Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ και Chrome 51.0+.

Δημιουργήστε το γραφείο που θέλετε να πάτε τώρα! Εξερευνήστε το Microsoft Teams, καθώς και το Office 365, και ανακαλύψτε πώς μπορείτε να εργαστείτε καλύτερα οπουδήποτε, οποτεδήποτε και σε οποιαδήποτε συσκευή.

Πληροφορίες για τον συντάκτη

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Business Tips

Ασυνήθιστη συνεργασία: Νέοι τρόποι συνεργασίας των απομακρυσμένων ομάδων

Διαβάστε περισσότερα

Το Κέντρο ανάπτυξης δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε για την περίπτωσή σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον επαγγελματικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.