5 τρόποι ενίσχυσης του επαγγελματισμού σας μέσω email

Κάθε μέρα, τα εισερχόμενα γεμίζουν με περισσότερα από ένα δισεκατομμύριο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για τις μικρές επιχειρήσεις, η πρόκληση να ξεχωρίσετε και να δείξετε τι αντιπροσωπεύει η επιχείρησή σας σε ένα μόνο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φαίνεται να είναι πολύ δύσκολη, αλλά είναι πιο εύκολο από όσο νομίζετε.

Ακολουθήστε αυτές τις πέντε απλές, αλλά ιδιαίτερα αποτελεσματικές, στρατηγικές για να πείσετε τον πελάτη, να κλείσετε την πώληση, να χτίσετε την εμπορική επωνυμία σας και να συνεχίσετε να αναπτύσσετε τη μικρή επιχείρησή σας μέσω της αποτελεσματικής χρήσης του επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  1. Δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την επιχείρησή σας—Δείξτε τον επαγγελματισμό σας και κάνετε τους άλλους να σας πάρουν στα σοβαρά με μια σωστά μορφοποιημένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν χρησιμοποιείτε την προσωπική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείο, δεν γνωστοποιείτε όλα όσα έχει να προσφέρει η επιχείρησή σας. Αντί για αυτό, μορφοποιήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ως όνομα@εταιρεία.com.
  2. Χρησιμοποιήστε τις γραμμές Προς, Κοιν. και Ιδιαίτ. κοιν, στρατηγικά—Εξαλείψτε τον κίνδυνο για περιττές απαντήσεις ή υπερπλήρη εισερχόμενα. Κάντε μερικές ερωτήσεις στον εαυτό σας για να προσδιορίσετε εάν μια γραμμή “Ιδιαίτ. κοιν.”ή “Κοιν.”είναι η σωστή επιλογή. Οι επαφές γνωρίζονται μεταξύ τους (ή θα έπρεπε να γνωρίζονται); Χρειάζεται κάθε παραλήπτης να διαβάζει κάθε απάντηση; Σεβαστείτε τα προσωπικά δεδομένα των παραληπτών, τοποθετώντας επαφές στη γραμμή “Ιδιαίτ. κοιν.” και προσθέστε άτομα “Ιδιαίτ. κοιν.” για να εξαλείψετε τις ευκαιρίες για γκάφες από “απάντηση σε όλους”. Κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εξετάστε το ενδεχόμενο να περιμένετε να συμπληρώσετε τις γραμμές “Προς”, “Κοιν.” και “Ιδιαίτ. κοιν.” αφού έχετε συντάξει και αναθεωρήσει το μήνυμα. Αυτό εξαλείφει τον κίνδυνο για κατά λάθος αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σας δίνει την ευκαιρία να σκεφτείτε τι έχετε γράψει προτού πατήσετε “Αποστολή”.
  1. Γράψτε έξυπνες γραμμές θέματος—Μια ελκυστική ή ενθαρρυντική γραμμή θέματος αυξάνει τις πιθανότητες να διαβαστεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δημιουργήστε μια γραμμή θέματος που είναι εστιασμένη, προσωπική και δείχνει την αξία ή το επείγον της ανάγνωσης. Για να δημιουργήσετε γραμμές θέματος που προσελκύουν το ενδιαφέρον για ανάγνωση, συνδυάστε μερικά στοιχεία γραμμής που βασίζονται σε ενέργειες και είναι τοπικά με προστιθέμενη αξία για τους αναγνώστες.
  2. Συμπεριλάβετε ένα σαφές επόμενο βήμα—Συμπεριλάβετε σαφή στοιχεία προς ενέργεια με επακριβή επόμενα βήματα. Εάν θέλετε οι αναγνώστες να ακολουθήσουν μια σύνδεση, να καλέσουν έναν αριθμό, να απαντήσουν στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή οτιδήποτε άλλο, γράψτε το με σαφήνεια και διευκολύνετέ τους να το κάνουν. Χρειάζεστε μια απάντηση σε μια ερώτηση; Μην περιστρέφεστε γύρω από αυτό. Υποβάλετε την ερώτηση στην αρχή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ζητήστε από τους παραλήπτες να απαντήσουν προς το τέλος.
  3. Ξαναδιαβάστε το κείμενο—Ο ορθογραφικός έλεγχος δεν αρκεί. Μην διαβάζετε ξανά μόνο για να διορθώσετε την ορθογραφία και τη γραμματική, αλλά ελέγξτε ότι το ύφος σας είναι κατάλληλο για το θέμα. Να είστε προσεκτικοί με τα αστεία και τον σαρκασμό, καθώς το χιούμορ μπορεί να παρεξηγηθεί εύκολα. Ελέγξτε επίσης για πολύ συνηθισμένα σφάλματα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως αναφορά σε ένα συνημμένο που ξεχάσατε να συμπεριλάβετε.

Οι απλές στρατηγικές για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν εντυπωσιακά αποτελέσματα, τα οποία θα βλέπετε καθώς τις εφαρμόζετε στο σχέδιο επαγγελματικής επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της μικρής επιχείρησής σας. Αφού έχετε υλοποιήσει αυτές τις στρατηγικές (και ξαναδιαβάσετε το μήνυμα ακόμη μία φορά, για σιγουριά), είστε έτοιμοι να το στείλετε.

Πληροφορίες για τον συντάκτη

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Business Tips

6 τρόποι να αναδείξετε τις ατζέντες ηλεκτρονικής σύσκεψης

Διαβάστε περισσότερα
Business Tips

Προστατέψτε το περιβάλλον και εργαστείτε από το σπίτι

Διαβάστε περισσότερα
Business Tips

6 συμβουλές λογισμικού παρουσίασης διαφανειών για να εντυπωσιάσετε

Διαβάστε περισσότερα

Το Κέντρο ανάπτυξης δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε για την περίπτωσή σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον επαγγελματικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.