Σπάσιμο των στεγανών, εργαλεία για καλύτερη επικοινωνία και συνεργασία

Το σημερινό εργατικό δυναμικό είναι διασκορπισμένο σε περισσότερες τοποθεσίες από κάθε άλλη φορά: 37% των εργαζομένωνεργάζονταν από απόσταση σε κάποιο βαθμό κατά το 2015. Οι εταιρείες καταλαμβάνουν πολλές τοποθεσίες και οι επιχειρηματικές συνεργασίες καλύπτουν όλο τον κόσμο. Εκτός από τον φυσικό διαχωρισμό, οι ομάδες στην ίδια εταιρεία χωρίζονται σε έργα και τμήματα. Δυστυχώς, αυτά τα εμπόδια οδηγούν σε στεγανά επικοινωνίας, αυξάνοντας τον διαχωρισμό και περιορίζοντας την ομαδική εργασία και τη συνεργασία.

Τα στεγανά μπορεί να έχουν σημαντικό (αρνητικό) αντίκτυπο στην επιχείρησή σας. Δημιουργούν εμπόδια μεταξύ των ομάδων, διακόπτοντας συχνά την επικοινωνία σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Ωστόσο, δεν είναι μόνο αυτό. Ας δούμε την ευρύτερη επίδραση που μπορεί να έχουν τα στεγανά σε ολόκληρη την εταιρεία σας.

  • Περιορίζουν την επικοινωνία και υπονομεύουν την εταιρική κουλτούρα—Οι ομάδες που έχουν στεγανά τελικά υπονομεύουν την εταιρική κουλτούρα της εταιρείας σας. Οι εργαζόμενοι διψούν για επικοινωνία, συνεργασία και ένα περιβάλλον εργασίας που ακμάζει. Θέλουν να μπορούν να είναι ο εαυτός τους και να πιστεύουν ότι είναι μέρος μιας ομάδας. Στην πραγματικότητα, 47% των εργαζομένων παρακινούνται όταν οι συνάδελφοί τους συζητούν για επιτυχίες στον χώρο εργασίας.
  • Δημιουργούν επαναλαμβανόμενη εργασία—Συχνά ανακαλύπτετε με απογοήτευση ότι κάποιος άλλος στην εταιρεία σας (πιθανότατα σε άλλη ομάδα ή σε διαφορετικό τμήμα) εκτελεί την ίδια εργασία ή αναζητά τις ίδιες πληροφορίες. Όταν οι ομάδες δεν γνωρίζουν τίποτε για τα έργα άλλων ομάδων, αυτό μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την παραγωγικότητα της εταιρείας σας
  • Αποκλείουν πληροφορίες από εκείνους που τις χρειάζονται—Ο μέσος εργαζόμενος αλληλεπίδρασης διαθέτει σχεδόν το 20% της εργάσιμης εβδομάδας του αναζητώντας εσωτερική πληροφόρηση ή προσπαθώντας να εντοπίσει συναδέλφους που μπορούν να βοηθήσουν με συγκεκριμένες εργασίες.

Δείτε πώς να αξιοποιήσετε εργαλεία επικοινωνίας για να σπάσετε τα στεγανά και να επιτρέψετε στους εργαζόμενους να μοιράζονται ιδέες όπως ποτέ πριν.

Εξομάλυνση της διαχείρισης αρχείων και του χώρου αποθήκευσης

Η κοινή χρήση αρχείων πρέπει να είναι απρόσκοπτη μεταξύ των ομάδων, των εργαλείων, των συσκευών και των υπηρεσιών. Μια πλατφόρμα ή οικογένεια σωστά ενοποιημένων εργαλείων επιτρέπει τις σαφείς συνδέσεις μεταξύ ατόμων, περιεχομένου και επιχειρησιακών εφαρμογών σε ολόκληρο τον οργανισμό. Ως μέρος μιας τέτοιας οικογένειας προγραμμάτων, οι τοποθεσίες ομάδας μπορούν να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να συνεργάζονται σε έγγραφα, να αποθηκεύουν πληροφορίες και να διαχειρίζονται έργα. Αυτό θα επιτρέψει την κοινή χρήση και την επεξεργασία εγγράφων σε πραγματικό χρόνο μεταξύ των μελών της ομάδας, υποστηρίζοντας τη συνεργασία σε πολλά επίπεδα, ενώ ταυτόχρονα θα παρέχει ένα εύκολο σημείο όπου μπορείτε να βρείτε τα πάντα.

Για να βελτιώσουν την παραγωγικότητα, οι τοποθεσίες ομάδας πρέπει να είναι προσβάσιμες από σχεδόν οπουδήποτε, διαθέτοντας τις πληροφορίες με ασφάλεια και διευκολύνοντας τη συνεργασία από απόσταση και από κινητές συσκευές.

Διεύρυνση της χρήσης εργαλείων επικοινωνίας με βάση την ομάδα ή το έργο

Οι ομάδες που δεν επικοινωνούν τακτικά συχνά δεν γνωρίζουν με τι ασχολούνται οι άλλοι. Τα εταιρικά κοινωνικά δίκτυα που έχουν σχεδιαστεί για την επικοινωνία μέσα στην επιχείρηση μπορούν να σας βοηθήσουν να σπάσετε αυτά τα στεγανά και τα τείχη. Οι εργαζόμενοι μπορούν να δημιουργούν διεταιρικές και διατμηματικές ομάδες για θέματα κοινού ενδιαφέροντος, επιτυχίες και γνώσεις για να επιλύουν προβλήματα ή να ανταλλάσσουν ιδέες. Οι οργανισμοί επίσης αντιμετωπίζουν συχνά στεγανά με τη διοίκηση και τα στελέχη που δημιουργούνται από την εταιρική ιεραρχία, τις εσωτερικές πρακτικές επικοινωνίας και την εταιρική κουλτούρα. Αυτά τα ιεραρχικά εμπόδια μπορούν να καταρριφθούν μέσω της δημιουργίας ομάδων μέσα από τα εργαλεία επικοινωνίας της ομάδας ώστε να ενθαρρύνονται οι υπάλληλοι να συμμετέχουν σε αμφίδρομες συνομιλίες με τα διοικητικά στελέχη.

Βελτίωση των διαπροσωπικών σχέσεων

Τα εύκολα προσβάσιμα εργαλεία επικοινωνίας, όπως η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, οι φωνητικές κλήσεις και οι διασκέψεις βίντεο, παρέχουν στους εργαζόμενους πολλούς τρόπους επικοινωνίας με τους συναδέλφους τους. Εάν τους επιτραπεί να επιλέγουν τον δικό τους τρόπο επικοινωνίας και να επικοινωνούν με τους συναδέλφους τους από σχεδόν οπουδήποτε, οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό ότι θα επικοινωνούν και θα δημιουργήσουν πιο ισχυρές διαπροσωπικές σχέσεις.

Τα κατάλληλα εργαλεία συνεργασίας μπορούν να σας βοηθήσουν να μειώσετε τα εμπόδια στην επικοινωνία, να παρέχετε καλύτερη πρόσβαση στους πόρους και να κάνετε τις ομάδες πιο παραγωγικές.

Πληροφορίες για τον συντάκτη

Η ομάδα του Κέντρου ανάπτυξης έχει επικεντρωθεί στο να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, να διαχειριστείτε και να λειτουργήσετε την επιχείρησή σας.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Manage my business

4 απαραίτητα στοιχεία για να διαμορφώσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της επιχείρησης σαν επαγγελματίας IT

Διαβάστε περισσότερα
Manage my business

Μεγαλύτερη εξοικονόμηση με καλύτερο λογισμικό επικοινωνίας

Διαβάστε περισσότερα
Manage my business

Εισαγωγή στις ενοποιημένες επικοινωνίες: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι νέες επιχειρήσεις

Διαβάστε περισσότερα

Το Κέντρο ανάπτυξης δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε για την περίπτωσή σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον επαγγελματικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.