7 απλά κόλπα ημερολογίου που θα απογειώσουν την παραγωγικότητα της ομάδας σας

Ποιο είναι το μυστικό για τη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας; Δεν υπάρχει κάποιο μαγικό τέχνασμα, αλλά ένας σίγουρος τρόπος βελτίωσης είναι με κόλπα ημερολογίου για καλύτερη οργάνωση και εστίαση. Από τον προγραμματισμό χρονικών διαστημάτων “όχι σύσκεψη” μέχρι την ενσωμάτωση σε κινητές συσκευές για να μην χάνετε καμία σύσκεψη, η τέχνη της βελτιστοποίησης του ημερολογίου είναι ζωτικής σημασίας.

Ακολουθούν επτά κόλπα ημερολογίου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να περάσετε σε άλλο επίπεδο παραγωγικότητας:

  1. Προγραμματίστε χρονικά διαστήματα “όχι σύσκεψη” Αντί να κάνετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα, δεσμεύστε χρόνο χωρίς διακοπές. “Όταν οι άνθρωποι κάνουν πολλά πράγματα ταυτόχρονα, συχνά κάνουν πολλά πράγματα κακά” λέει ο David Sanbonmatsu, καθηγητής Ψυχολογίας στο Πανεπιστήμιο της Γιούτα. “Πολλές φορές, τα άτομα που κάνουν πολλά πράγματα ταυτόχρονα στον μεγαλύτερο βαθμό το κάνουν χειρότερα απ’ όλους… Είναι άτομα που δεν έχουν έλεγχο των παρορμήσεων.” (Από το Forbes.)
  2. Ορίστε χρόνο εκτός γραφείου — Προσδιορίστε χρονικά διαστήματα στο ημερολόγιό σας ως “μη διαθέσιμος”, “δεν εργάζομαι” ή “εκτός γραφείου”, εάν δεν εργάζεστε μια συγκεκριμένη ημέρα ή μετακινείστε.

    • Τέχνασμα: Εάν έχετε μια τακτική μη επαγγελματική συνάντηση ή μετακινείστε όταν δεν είστε διαθέσιμοι, προγραμματίστε την ως περιοδικό χρόνο εκτός γραφείου. Για να το κάνετε αυτό στο Outlook, απλώς ανοίξτε τη σύσκεψη που θέλετε να ορίσετε ως περιοδική και, στην καρτέλα “Σύσκεψη” (στην ομάδα “Επιλογές”), κάντε κλικ στην επιλογή Περιοδικότητα. Επιλέξτε τη συχνότητα που θέλετε, ορίστε επιλογές για τη συχνότητα και κάντε κλικ στο κουμπί OK.
  3. Συνδέστε το ημερολόγιό σας στο κινητό σας — Έχει συμβεί σε όλους: Δεν είστε στον φορητό υπολογιστή σας και μια σύσκεψη τραβάει σε μάκρος, ξεχνάτε πότε και πού είναι η επόμενη σας σύσκεψη και τελικά φτάνετε σε αυτή με πέντε λεπτά καθυστέρηση και ζητάτε συγγνώμη από όλους. Ενσωματώστε το ημερολόγιό σας στην κινητή συσκευή σας για να είστε πάντα ενημερωμένοι για όλες τις συσκέψεις σας.
  1. Ορίστε χρόνο πριν και μετά — Όποτε είναι δυνατό, προγραμματίστε 10 επιπλέον λεπτά στην αρχή και το τέλος κάθε σύσκεψης, έτσι ώστε να έχετε αρκετό χρόνο για να τακτοποιηθείτε από την τρέχουσα σύσκεψη και στη συνέχεια να προετοιμαστείτε και να οργανωθείτε για την επόμενη σύσκεψη. Αυτό θα σας βοηθήσει επίσης να μην έχετε την αίσθηση ότι τρέχετε από τη μια σύσκεψη στην άλλη.
  2. Προγραμματίστε διαλείμματα — Όταν ολοκληρώνετε τη μία εργασία μετά την άλλη, είναι εύκολο να απορροφηθείτε και να εργάζεστε μέχρι να εξουθενωθείτε. "Το να σηκώνεστε για λίγα λεπτά για να βελτιώσετε τη ροή του αίματος και την οξυγόνωση του εγκεφάλου είναι απαραίτητο μέρος της εργάσιμης ημέρας" σύμφωνα με την ομάδα Υγιεινής ζωής της Huffington Post. Προγραμματίστε διαλείμματα στο ημερολόγιό σας για να αποφύγετε την εξουθένωση και να ενισχύσετε τη δημιουργικότητα και λάβετε σχετικές υπενθυμίσεις.
  3. Ορίστε υπενθυμίσεις μεταβίβασης ελέγχου — Όταν πλησιάζουν σημαντικές προθεσμίες, προγραμματίστε τις μεταβιβάσεις ελέγχου με υπενθυμίσεις για τα κομβικά σημεία στην πορεία. Έτσι αποφεύγετε το άγχος στο τέλος του έργου και εξασφαλίζετε τη μεταβίβαση του ελέγχου των εργασιών πριν λήξει η σχετική προθεσμία. Συμπεριλάβετε τα μέλη της ομάδας στις υπενθυμίσεις ημερολογίου σας για να ενθαρρύνετε και τις μεταβιβάσεις ελέγχου της ομάδας.
  4. Ενοποιήστε τις επαγγελματικές επαφές — Απλοποιήστε την πρόσκληση επαγγελματικών επαφών ενοποιώντας το ημερολόγιο με τη λίστα επαφών σας.

Τέχνασμα: Μπορείτε να προσθέσετε μια επαφή από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Office 365. Ανοίξτε το μήνυμα έτσι ώστε το όνομα του ατόμου να εμφανίζεται σε μία από αυτές τις γραμμές: Από, Προς, Κοιν. ή Ιδιαίτ. Κοιν. Κάντε δεξί κλικ στο κατάλληλο όνομα και κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στις επαφές του Outlook. Ανοίγει ένα νέο παράθυρο, όπου μπορείτε να συμπληρώσετε τις λεπτομέρειες που θέλετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε.

Πληροφορίες για τον συντάκτη

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Business Tips

6 τρόποι να αναδείξετε τις ατζέντες ηλεκτρονικής σύσκεψης

Διαβάστε περισσότερα
Business Tips

Προστατέψτε το περιβάλλον και εργαστείτε από το σπίτι

Διαβάστε περισσότερα
Business Tips

5 τρόποι ενίσχυσης του επαγγελματισμού σας μέσω email

Διαβάστε περισσότερα
Business Tips

6 συμβουλές λογισμικού παρουσίασης διαφανειών για να εντυπωσιάσετε

Διαβάστε περισσότερα

Το Κέντρο ανάπτυξης δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε για την περίπτωσή σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον επαγγελματικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.