Αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου —5 λόγοι για τους οποίους αυτή είναι η καλύτερη δυνατότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρησιμοποιείτε ποτέ

Είτε εργάζεστε σε μια μεγάλη επιχείρηση είτε όχι, πιθανότατα στέλνετε και λαμβάνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε ημέρα. Είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για να επικοινωνείτε με τους συναδέλφους, τους συνεργάτες, τους πελάτες, τους φίλους και τα μέλη της οικογένειάς σας. Βέβαια, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα πολύ δημοφιλές εργαλείο επικοινωνίας για τις εταιρείες, εν μέρει επειδή αποτελεί τεκμηρίωση των συνομιλιών και εξυπηρετεί ως αποθετήριο πληροφοριών με δυνατότητα αναζήτησης.

Στην πραγματικότητα, οι μελέτες δείχνουν ότι τα τρία τέταρτα της πνευματικής ιδιοκτησίας ενός οργανισμού περιέχονται στα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ανταλλαγής μηνυμάτων. Αυτό σημαίνει ότι είναι σημαντικό να προστατεύετε αυτά τα δεδομένα και όχι απλώς να τα στέλνετε στον κάδο απορριμμάτων. Όμως, η διατήρηση τόσων πολλών πληροφοριών μπορεί να προκαλέσει υπερφόρτωση στους διακομιστές αποθήκευσης της εταιρείας σας.

Επομένως, ποια είναι η καλύτερη λύση;

Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι κάτι νέο. Το εργαλείο υπάρχει εδώ και χρόνια, γιατί όμως οι περισσότερες εταιρείες δεν το χρησιμοποιούν; Δείτε εδώ πέντε οφέλη από τη χρήση μιας λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

  • Χώρος αποθήκευσης. Όταν τα δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύονται σε ενεργούς διακομιστές, ενδέχεται να μειωθεί σημαντικά η απόδοση καθώς γεμίζει ο διακομιστής. Οι μόνες άλλες επιλογές είναι να διαγράψετε εντελώς τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο δεν είναι μια συνετή επιλογή καθώς σημαντικά δεδομένα ενδέχεται να χαθούν οριστικά, ή να τα αποθηκεύετε σε κάποιο άλλο σημείο. Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακολουθεί αυτή τη δεύτερη επιλογή και μετακινεί τα δεδομένα σε έναν ασφαλή διακομιστή εκτός της εταιρείας ή σε ένα περιβάλλον cloud. Ορισμένες λύσεις χρησιμοποιούν προηγμένη συμπίεση ή/και συμπίεση με κατάργηση διπλοτύπων για να μειώσουν τον απαραίτητο χώρο στο δίσκο της αρχειοθήκης, ορισμένες φορές κατά 50 τοις εκατό ή και περισσότερο.
  • Επαναφορά. Ανάλογα με τη λύση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας που χρησιμοποιείτε ήδη, η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να επιταχύνει τη διαδικασία κάθε φορά που απαιτείται επαναφορά των δεδομένων σας. Αυτό συμβαίνει επειδή τα αρχειοθετημένα δεδομένα καταλαμβάνουν λιγότερο χώρο. Επιπλέον, η επαναφορά μη αρχειοθετημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται πιο γρήγορα και πιο εύκολα, επειδή ο φόρτος δεδομένων του διακομιστή αλληλογραφίας είναι μειωμένος.
  • Ασφάλεια. Το γεγονός ότι τα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι εμφανή και είναι αποθηκευμένα κάπου αλλού δεν σημαίνει ότι δεν προστατεύονται ακριβώς όπως τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ενεργό περιβάλλον των εισερχομένων σας. Εάν έχετε στη διάθεσή σας την κατάλληλη λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα δεδομένα σας διατηρούνται αμετάβλητα και διαφυλάσσονται με συνεχή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και κορυφαίες δυνατότητες αποκατάστασης μετά από καταστροφή. Για την καλύτερη δυνατή υπηρεσία, αναζητήστε μια υπηρεσία παροχής που παρέχει αξιοπιστία, διαθεσιμότητα και απόδοση με εγγυημένο χρόνο λειτουργίας 99,9%, καθώς και σύμβαση επιπέδου υπηρεσίας με οικονομική υποστήριξη.
  • Παραγωγικότητα. Όταν οι ενεργοί διακομιστές σας είναι υπερφορτωμένοι από τεράστιες ποσότητες δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η αναζήτηση για ένα συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι κοπιαστική και αργή. Επιπλέον, με την κατάργηση των ορίων γραμματοκιβωτίου και τη ρύθμιση της αυτόματης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι εργαζόμενοι δεν χρειάζεται πλέον να αφιερώνουν πολύτιμο χρόνο για τη διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να τα μετακινούν σε αρχεία PST όπως τον παλιό καιρό. Τέλος, όταν δίνετε στους υπαλλήλους σας τη δυνατότητα να έχουν εύκολη πρόσβαση σε αρχειοθετημένα δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαθέτουν αντίγραφα ασφαλείας, έχουν την κατάσταση στα χέρια τους, το οποίο σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να καλούν το τμήμα IT για να το κάνει για λογαριασμό τους.
  • Συμμόρφωση. Στους περισσότερους κλάδους απαιτείται από τις επιχειρήσεις να τηρούν επαγγελματικό αρχείο και, δεδομένου ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συχνά περιέχουν τέτοια αρχεία, η διαγραφή τους απαγορεύεται. Ορισμένοι κλάδοι όπως οι υπηρεσίες υγείας, οι χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, οι φαρμακευτικές εταιρείες και οι εταιρείες ενέργειας έχουν ακόμη αυστηρότερους κανονισμούς σχετικά με τα επαγγελματικά αρχεία που πρέπει να τηρούν.

Κατά την εξέταση μιας λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην ξεχάσετε να διερευνήσετε τις υπηρεσίες παροχής και να επιλέξετε μία που θα προσφέρει μια λύση φιλική προς τους χρήστες που θα παρέχει τον έλεγχο σε εσάς και θα διατηρεί υψηλά πρότυπα ασφάλειας και αξιοπιστίας.

Πληροφορίες για τον συντάκτη

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Business Tech

Τι μπορούν να μάθουν οι εργαζόμενοι από την ομάδα ΙΤ για καλύτερες ηλεκτρονικές συσκέψεις

Διαβάστε περισσότερα

Το Κέντρο ανάπτυξης δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε για την περίπτωσή σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον επαγγελματικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.