Βρείτε τις κατάλληλες δυνατότητες υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησής σας

Οι υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιούνται για σχεδόν κάθε δραστηριότητα στο internet, από τη συνεχή επαφή με τους πελάτες και τους συναδέλφους έως τη δημιουργία λογαριασμών σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης και τις ηλεκτρονικές αγορές. Επιπλέον, σχεδόν σε κάθε χώρα σε όλο τον κόσμο, οι άνθρωποι συνδέονται σε ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διευκολύνει τη σύγχρονη ζωή. Στην πραγματικότητα, σύμφωνα με μια μελέτη της The Radicati Group Inc., το 2017, περίπου το ήμισυ του παγκόσμιου πληθυσμού χρησιμοποιούσε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και “μέχρι το τέλος του 2021, ο αριθμός των χρηστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παγκοσμίως θα είναι πάνω από 4,1 δισεκατομμύρια”. Οι αριθμοί είναι εντυπωσιακοί και δείχνουν πόσο σημαντικές έχουν γίνει οι πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ωστόσο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι μόνο ένας τρόπος για να στέλνετε και να λαμβάνετε απλά μηνύματα. Μέσω των καινοτομιών που πραγματοποιήθηκαν για να βοηθήσουν τους ιδιώτες και τις εταιρείες να επικοινωνούν πιο αποτελεσματικά, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει αναπτυχθεί ώστε να περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα εργαλείων που μπορούν πραγματικά να βελτιώσουν τον τρόπο που εργάζεστε. Φυσικά, δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση να έχει πρόσβαση σε όλα τα διαθέσιμα εργαλεία, οπότε, παρακάτω κάνουμε διάκριση ανάμεσα σε “βασικές” και “προηγμένες” λύσεις, πράγμα που μπορεί να σας βοηθήσει να αποφασίσετε ποιος τύπος προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ο κατάλληλος για εσάς. Ας ρίξουμε μια ματιά.

Βασικές δυνατότητες

Οι περισσότερες δωρεάν υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρέχουν ορισμένες βασικές λειτουργίες που σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε και να οργανώνετε αποτελεσματικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, όπως:

  • Αυτόματες απαντήσεις: Επιτρέποντάς σας να δημιουργήσετε ένα μήνυμα που αποστέλλεται αυτόματα σε οποιονδήποτε επικοινωνεί μαζί σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτή η λειτουργία σας διευκολύνει να ενημερώνετε τους άλλους ότι είστε εκτός γραφείου, πότε θα επιστρέψετε και με ποιους θα πρέπει να επικοινωνούν κατά την απουσία σας.
  • Εφαρμογή κανόνων: Οι κανόνες είναι ενέργειες που μπορείτε να εφαρμόσετε αυτόματα σε εισερχόμενα ή/και εξερχόμενα μηνύματα. Σας δίνουν την ελευθερία να επιλέγετε τι ενεργοποιεί έναν κανόνα καθώς και ποιες ενέργειες πραγματοποιούνται όταν ενεργοποιηθούν. Για παράδειγμα, εάν θέλετε όλα τα μηνύματα που προέρχονται από τον διευθυντή σας να μεταφέρονται σε έναν ειδικό φάκελο, μπορείτε να το κάνετε ορίζοντας έναν κανόνα. Επίσης, εάν θέλετε να διαγράφονται αμέσως τα μηνύματα που περιέχουν τη φράση "εγγραφείτε σήμερα" στο θέμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που θα το κάνει αυτό.
  • Φάκελοι: Οι περισσότερες δωρεάν υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρουν κάποιο είδος δυνατότητας οργάνωσης, όπως οι φάκελοι, που σας επιτρέπουν να ταξινομείτε και να αποθηκεύετε με μη αυτόματο τρόπο τα μηνύματα με βάση το σύστημα που λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε στο "Έργο X", μπορείτε να δημιουργήσετε έναν φάκελο με τίτλο "Έργο X" και να μεταφέρετε με μη αυτόματο τρόπο όλα τα μηνύματα που σχετίζονται με το έργο σε αυτόν τον φάκελο, γεγονός που κάνει εύκολη την τήρηση αρχείου για κάθε επικοινωνία που αφορά το έργο. Επίσης, εάν κάνετε έρευνα αγοράς για τις τιμές ενός προϊόντος που χρειάζεται η εταιρεία σας, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν φάκελο όπου θα μεταφέρονται όλα τα μηνύματα και οι εκτιμήσεις που έχετε λάβει μέχρι σήμερα και να τα έχετε όλα συγκεντρωμένα σε μια βολική θέση.

Πρόσθετες δυνατότητες με τις υπηρεσίες εταιρικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Φυσικά, όταν χρειάζεστε περισσότερες δυνατότητες από αυτές που σας παρέχει η βασική έκδοση, η απάντηση μπορεί να είναι το εταιρικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Παρόλο που κάθε πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι διαφορετικός, μερικές από τις δυνατότητες που αναμένετε να βρείτε σε μια εταιρική λύση είναι οι εξής:

  • Ασφαλής επικοινωνία και αποθήκευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Χρησιμοποιώντας κρυπτογράφηση και ένα ευρύ φάσμα προηγμένων λειτουργιών ασφάλειας, πολλές εταιρικές λύσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν τη δυνατότητα να διατηρούν όλα τα μηνύματά σας ασφαλή, τόσο κατά τη μεταφορά όσο και στα εισερχόμενά σας.
  • Κοινόχρηστα ημερολόγια: Με τα κοινόχρηστα ημερολόγια, μπορείτε να δείτε πότε κάποιο άτομο (ή όλη η ομάδα σας) είναι διαθέσιμο για συσκέψεις, γεγονός που κάνει εύκολο τον προγραμματισμό των συσκέψεων και άλλων ομαδικών εκδηλώσεων, σε ώρες που είναι βολικές για όλους. Τα κοινόχρηστα ημερολόγια είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για να ενημερώνετε τους χρήστες ότι θα είστε εκτός γραφείου. Απλώς προσθέστε ένα στοιχείο ημερολογίου για τις διακοπές σας, αποκλείοντας αντίστοιχα τη διαθεσιμότητά σας το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, δίνοντας τη δυνατότητα σε όσους έχουν πρόσβαση στο ημερολόγιο να γνωρίζουν πότε θα φύγετε.
  • Αποστολή μηνύματος σε πολλά άτομα με ένα μόνο ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Ορισμένες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνουν εύκολη την αποστολή μηνυμάτων σε όλα τα άτομα που εργάζονται σε ένα συγκεκριμένο έργο ταυτόχρονα, με τη χρήση ενός μόνο ονόματος. Επομένως, εάν, ας πούμε, συνεργάζεστε με 10 άτομα σε ένα έργο, μπορείτε να συγκεντρώσετε αυτά τα 10 άτομα σε μια ομάδα που θα την ονομάσετε "Ομάδα έργου X" και τα 10 αυτά άτομα να λαμβάνουν ένα μήνυμα σε κάθε αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην "Ομάδα έργου X", πράγμα που διευκολύνει την κοινή χρήση αρχείων και την ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων.
  • Διατήρηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Προκειμένου να συμμορφώνεστε με τους κλαδικούς και κυβερνητικούς κανονισμούς καθώς και με τα δικά σας πρότυπα εταιρικής διακυβέρνησης, η αρχειοθέτηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας σας είναι κρίσιμη. Ευτυχώς, οι περισσότερες εταιρικές λύσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σάς δίνουν τη δυνατότητα να ορίζετε τις δικές σας πολιτικές διατήρησης, ώστε να μπορείτε να αρχειοθετείτε ότι χρειάζεστε για όσο καιρό το χρειάζεστε.

Οι δωρεάν υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν και αυτές τη δική τους θέση και, εάν είστε επιχείρηση ενός ατόμου, μπορεί να είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστε για να ξεκινήσετε. Ωστόσο, αν διευθύνετε μια εταιρεία με δεκάδες υπαλλήλους, υπόκεισθε σε κλαδικούς ή κυβερνητικούς κανονισμούς ή χρειάζεστε κάτι πέρα από τη δυνατότητα αποστολής και λήψης μηνυμάτων, μια λύση εταιρικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας εξυπηρετήσει καλά και θα σας δώσει τα εργαλεία για να εργαστείτε, να αναπτύξετε και να οικοδομήσετε την επιχείρησή σας με τον σωστό τρόπο.

Πληροφορίες για τον συντάκτη

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Business Tech

Τι πρέπει να γνωρίζουν οι αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις για την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Διαβάστε περισσότερα

Το Κέντρο ανάπτυξης δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε για την περίπτωσή σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον επαγγελματικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.