Βελτίωση της επικοινωνίας για ανάπτυξη της επιχείρησής σας

Γυναίκα που δείχνει σε μια μεγάλη οθόνη και μιλά σε μια ομάδα ανθρώπων με φορητούς υπολογιστές

Δεν είναι μυστικό ότι η κακή επικοινωνία είναι επιζήμια για τον οργανισμό σας, αλλά, το πόσο επιζήμια μπορεί να γίνει, μπορεί να σας εκπλήξει. Σύμφωνα με τη μελέτη “The Poor Cost of Communications”, μια μελέτη που εκπονήθηκε από το Society of Human Resource Management (SHRM), “έρευνα σε 400 εταιρείες με 100.000 υπαλλήλους η κάθε μία, ανέφερε μέση απώλεια ανά εταιρεία ύψους 62,4 εκατομμυρίων δολαρίων ανά έτος, λόγω της ανεπαρκούς επικοινωνίας προς και μεταξύ των εργαζομένων”. Και, παρόλο που η μικρή σας επιχείρηση δεν μπορεί να συγκριθεί με τα μεγέθη των εταιρειών που περιλαμβάνονται στην έρευνα, δεν είστε απρόσβλητοι από τις επιπτώσεις της ανεπαρκούς επικοινωνίας.

Στην πραγματικότητα, επειδή τα άτομα του προσωπικού σας αναλαμβάνουν, κατά πάσα πιθανότητα, πιο ποικίλους ρόλους και έχουν πιο πολυσχιδή καθήκοντα σε σχέση με εκείνους που εργάζονται σε μεγαλύτερες εταιρείες, η σαφής επικοινωνία, και μάλιστα όταν γίνεται με τρόπο που ταιριάζει καλύτερα στην ομάδα σας, μπορεί να είναι ακόμη πιο κρίσιμη για τις μικρές επιχειρήσεις. Ευτυχώς, υπάρχει μια πληθώρα διαθέσιμων τεχνολογιών και πληροφοριών για να σας βοηθήσουν να ανοίξετε (και να διατηρήσετε) σαφείς γραμμές επικοινωνίας με εκείνους στους οποίους βασίζεστε περισσότερο.

Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία, αλλά όχι ΌΛΗ την τεχνολογία

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η τεχνολογία κάνει θαύματα, θα πρέπει όμως να επιλέγεται και να χρησιμοποιείται με σύνεση. Αντί για να έχετε ένα ξεχωριστό intranet για τους εργαζόμενους, ένα κοινωνικό intranet, έναν χώρο εργασίας διαχείρισης έργων, ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, ιδιωτικά κανάλια συνομιλίας, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ένα κανάλι βίντεο κ.λπ. για την εσωτερική επικοινωνία σας, επιλέξτε μια λύση που σας δίνει όλα όσα χρειάζεστε σε ένα βολικό σημείο. Με αυτόν τον τρόπο, αντιμετωπίζετε λιγότερη ταλαιπωρία και βελτιώνετε τις πιθανότητες που έχει το προσωπικό σας να χρησιμοποιήσει πραγματικά τα διαθέσιμα εργαλεία. Ωστόσο, ποια αρχεία είναι πραγματικά απαραίτητα;

  • Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: Σήμερα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποτελεί δεδομένο. Πολύ απλά, δεν υπάρχει καλύτερος τρόπος να προσεγγίσετε τους ανθρώπους μέσα και έξω από την εταιρεία σας. Απλά φροντίστε να επιλέξετε ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζεται στο cloud. Με αυτόν τον τρόπο, όχι μόνο έχετε πρόσβαση στα μηνύματά σας από οποιαδήποτε συσκευή, αλλά δημιουργούνται επίσης αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων σας στο cloud και η ασφάλεια σας θα είναι πάντα ενημερωμένη.
  • Συνεργατικός χώρος εργασίας: Με τη δυνατότητα σύνδεσης μέσω ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων και διασκέψεων με βίντεο, καθώς και τη δυνατότητα κοινής χρήσης και συνεργασίας σε αρχεία σε πραγματικό χρόνο, μια ασφαλής και αποτελεσματική εφαρμογή χώρου εργασίας μπορεί να δώσει στο προσωπικό σας τα μέσα για συνεργασία σε έργα, συζήτηση για τα ζητήματα, κοινή χρήση εγγράφων και δημιουργία αποτελεσματικών σχέσεων και σχέσεων εμπιστοσύνης, που θα σας βοηθήσουν να αναπτύξετε την κουλτούρα που χρειάζεστε για να πετύχετε. Και επειδή όλα αυτά μπορούν να τα κάνουν μέσω μιας εφαρμογής στον υπολογιστή, τον φορητό υπολογιστή, το tablet ή το τηλέφωνό τους, αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να προσλάβετε τους καλύτερους, ανεξάρτητα αν κατοικούν κοντά ή σε κάποιο άλλο μέρος του πλανήτη.
  • Λύσεις ροής εργασιών και διαχείρισης εργασιών: Η διατήρηση της οργάνωσης είναι κρίσιμος παράγοντας για κάθε οργανισμό, αλλά όταν είστε μια μικρή επιχείρηση με περιορισμένο προσωπικό, οι προτεραιότητες μπορούν να αλλάξουν γρήγορα, να προκαλέσουν σύγχυση και να οδηγήσουν την παραγωγικότητά σας σε μόνιμη ακινητοποίηση. Ωστόσο, με το λογισμικό ροής εργασιών και διαχείρισης εργασιών, μπορείτε να αναπτύξετε σχέδια έργων που εξασφαλίζουν ότι όλοι στην ομάδα σας κατανοούν ποιες είναι οι προτεραιότητες τους, ποιες εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν (και πότε) και ακόμα και να παραδώσετε ενημερώσεις κατάστασης και να επιτρέψετε σε όλα τα μέλη της ίδιας ομάδας να χρησιμοποιούν από κοινού αρχεία.

Ρωτήστε το προσωπικό σας τι θέλει/χρειάζεται

Παρά το γεγονός ότι οι εργασιακές κουλτούρες τείνουν να αναπτύσσονται με φυσικό τρόπο, η δημιουργία ενός χώρου χωρίς αποκλεισμούς, με πνεύμα συνεργασίας, με ικανοποίηση και παραγωγικότητα, αποδίδει τα μέγιστα. Εξάλλου, μια πρόσφατη δημοσκόπηση αποκάλυψε ότι "το 70% των εργαζομένων στις Η.Π.Α. δεν αφοσιώνονται στην εργασία τους" και ότι η έλλειψη αφοσίωσης μπορεί να δημιουργήσει έναν απαθή, μη παραγωγικό ή ακόμα και αρνητικό χώρο εργασίας.

Δυστυχώς, όταν ερωτηθούν άμεσα, πολλοί άνθρωποι δεν δίνουν εμπεριστατωμένες και ειλικρινείς απαντήσεις, είτε επειδή ανησυχούν για την έλλειψη ανωνυμίας είτε επειδή απλά χρειάζονται χρόνο για να σκεφτούν. Επομένως, δώστε στους ανθρώπους τον χώρο που χρειάζονται για να σας δώσουν πραγματικές και ειλικρινείς απαντήσεις, χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή που σας επιτρέπει να συνδεθείτε με το προσωπικό σας και τους παρέχει την ευκαιρία να ανταποκριθούν στο πρόγραμμά τους. Όταν επιλέγετε την εφαρμογή σας, αναζητήστε μία που να σας επιτρέπει να προγραμματίζετε απρόσκοπτα τις εκδηλώσεις των εργαζομένων, να ζητάτε πληροφορίες από μικρές ή μεγάλες ομάδες και ακόμη και να διεξάγετε έρευνες, να τις στέλνετε σε οποιονδήποτε και να συλλέγετε απαντήσεις (ανώνυμες ή μη) σε πραγματικό χρόνο. Επιτρέποντάς σας να επικοινωνείτε με την ομάδα σας, να μαθαίνετε πώς αισθάνονται οι υπάλληλοί σας για την επιχείρησή σας και τι χρειάζονται, μια εφαρμογή όπως αυτή μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια κουλτούρα όπου όλοι αισθάνονται ευπρόσδεκτοι και ικανοποιημένοι.

Πώς να επικοινωνείτε αποτελεσματικά

Οι δεξιότητες αποτελεσματικής επικοινωνίας διδάσκονται σε κολέγια και σεμινάρια για στελέχη επιχειρήσεων, αλλά είναι πολύ πιθανό να έχουν ξεχαστεί εδώ και πολύ καιρό από τη στιγμή που αποφοιτήσατε ή επιστρέψατε στο γραφείο και απορροφηθήκατε από την εργασία στον "πραγματικό κόσμο". Και παρόλο που υπάρχουν πολλές συμβουλές για το πώς να βελτιωθεί η επικοινωνία, οι καλύτερες είναι συχνά οι πιο απλές, όπως:

  • Φροντίστε τα μηνύματά σας να είναι σαφή, χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα και μην χρησιμοποιείτε εξειδικευμένη ορολογία. Παρόλο που οι ομάδες σας μπορεί να την γνωρίζουν, η εξειδικευμένη ορολογία μπορεί να εμποδίσει την κατανόηση. Στην πραγματικότητα, η χρήση εξειδικευμένη ορολογίας θεωρείται τόσο κακή μέθοδος που πολλά κολέγια αρχίζουν να διδάσκουν στους σπουδαστές διοίκησης επιχειρήσεων πώς να την αποφεύγουν όταν μιλούν, ενώ η κυβέρνηση των ΗΠΑ ξεκίνησε το PlainLanguage.gov, μια τοποθεσία web που στοχεύει στο να βοηθά τους δημόσιους υπαλλήλους να δημιουργούν έγγραφα "πιο ευανάγνωστα, κατανοητά και εύχρηστα στο κοινό για την επικοινωνία με τις δημόσιες υπηρεσίες".
  • Συντονιστείτε στο ίδιο μήκος κύματος με την ομάδα σας. Αν τα δικά σας στοιχεία δείχνουν ότι το προσωπικό σας αλληλεπιδρά κατά κύριο λόγο με παραδοσιακά γραπτά μηνύματα ή με μηνύματα βίντεο που αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε αυτό. Εάν μια έρευνα αποκαλύψει ότι προτιμούν τις συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο ή σε ζωντανή ροή για τις μεγάλες ανακοινώσεις, χρησιμοποιήστε τις. Εξάλλου, "η εσωτερική επικοινωνία αναφέρεται ως βασικός παράγοντας επιτυχίας για σχεδόν το 79% των οργανισμών", σύμφωνα με ένα άρθρο στο LinkedIn - επομένως είναι πολύ σημαντικό να παραμένετε σε επαφή με την ομάδα σας και να παρέχετε πληροφορίες με τρόπο που να εξασφαλίζει ότι θα τις λάβουν. Με τον τρόπο αυτό, εξοικονομείτε επίσης χρόνο.
  • Για μεγάλες ανακοινώσεις, σημαντικές εταιρικές ειδήσεις ή άλλα σημαντικά μηνύματα (όπως αλλαγές στις παροχές), ακολουθήστε ένα πρότυπο σχεδίου επικοινωνίας, όπως θα κάνατε και για τις εξωτερικές ανακοινώσεις. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι το μήνυμά σας (είτε γραπτό είτε προφορικό) θα είναι σαφές και θα περιλαμβάνει όλες τις σχετικές πληροφορίες. Επιπλέον, μόλις το μήνυμά σας ολοκληρωθεί, φροντίστε να αναθέσετε σε κάποιον που εμπιστεύεστε τη συντακτική επιμέλεια του κειμένου.
  • Βελτιώστε το κείμενο με οπτικά στοιχεία. Σύμφωνα με το Social Science Research Network, "το 65 τοις εκατό από εμάς μαθαίνει με οπτικό τρόπο" και μια έρευνα από την 3M αποκάλυψε ότι "μπορούμε να επεξεργαστούμε οπτικά στοιχεία 60.000 φορές ταχύτερα από το κείμενο", επομένως, όποτε μπορείτε, φροντίστε να δίνετε στην ομάδα σας μια εικόνα, ένα γράφημα, ένα διάγραμμα, ένα βίντεο, ένα ενημερωτικό γράφημα ή ένα άλλο οπτικό παράδειγμα αυτού που χρειάζεστε, θέλετε ή ελπίζετε να επιτύχετε, πράγμα που θα βελτιώσει την κατανόηση.

Φυσικά, δεν υπάρχει ενιαία προσέγγιση για τη βελτίωση της επικοινωνίας και της αφοσίωσης του προσωπικού σας, αλλά, με τη δοκιμή νέας τεχνολογίας και μια νέα προσέγγιση στην επιχειρηματική επικοινωνία, μπορείτε να αποφύγετε παρεξηγήσεις, να μετριάσετε τις φήμες και να εξοικονομήσετε χρόνο καθώς και να βελτιώσετε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η ομάδα σας, το πώς αισθάνεται το προσωπικό για τον οργανισμό σας και να αυξήσετε τα οφέλη. Εξάλλου, μια έκθεση της Aon Hewitt αποκάλυψε ότι "για κάθε 1% αύξηση της αφοσίωσης των εργαζομένων, μπορείτε να περιμένετε επιπλέον αύξηση 0,6% στις πωλήσεις ενός οργανισμού", συνεπώς, κάθε μέτρο που παίρνετε για την αύξηση της αφοσίωσης των υπαλλήλων σας αξίζει τον κόπο.

Πληροφορίες για τον συντάκτη

Η ομάδα του Κέντρου ανάπτυξης έχει επικεντρωθεί στο να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, να διαχειριστείτε και να λειτουργήσετε την επιχείρησή σας.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Grow my business

Μην χάνετε επαφές: 4 συμβουλές για εύκολη διαχείριση επαφών

Διαβάστε περισσότερα

Το Κέντρο ανάπτυξης δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε για την περίπτωσή σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον επαγγελματικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.