Χρήση της ανάλυσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρόνου για μεγιστοποίηση της αποδοτικότητας

Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φεύγουν από τα εισερχόμενα

Ένας σταθερός καταιγισμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μετατρέψει γρήγορα μια διαχειρίσιμη λίστα εκκρεμών εργασιών σε μια εφιαλτική εργάσιμη ημέρα. Αυτά τα δεκάδες (ή εκατοντάδες) μηνύματα διασπούν τη συγκέντρωσή σας, αυξάνουν το στρες και γενικά διαταράσσουν την ιδανική ροή εργασιών σας. Εάν δεν είστε προσεκτικοί —και μερικές φορές δεν είστε— το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να γίνει μια δεύτερη δουλειά πλήρους απασχόλησης.

Περιττό να πούμε ότι μια τέτοια χαοτική κατάσταση δεν είναι βιώσιμη. Ευτυχώς, υπάρχουν εργαλεία προσωπικής ανάλυσης που μπορούν να σας προσφέρουν χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με το καθημερινό σας χρονοδιάγραμμα και τις συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να καθιερώσετε τακτικές, να αναδιοργανωθείτε και να θέσετε όρια με τα οποία θα εξοικονομήσετε σημαντικό χρόνο.

Κατανοήστε τα εισερχόμενά σας

Ο μέσος εργάτης γνώσης αφιερώνει το 28% της ημέρας του στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εσείς; Πόσο χρόνο δαπανάτε διαβάζοντας και πόσο γράφοντας; Ποια είναι τα ποσοστά ανάγνωσης και οι χρόνοι απάντησης; Επικοινωνείτε αποτελεσματικά με τους συναδέλφους και τους συνεργάτες σας;

Αυτή είναι μια μεγάλη λίστα ερωτήσεων, αλλά η ανάλυση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας δώσει απαντήσεις που σας βοηθούν. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να εξετάσετε καλύτερα την αλληλεπίδρασή σας με έναν συγκεκριμένο πελάτη. Ανακαλύπτετε ότι οι ώρες που αφιερώνετε στην προσεκτική σύνταξη τακτικών ενημερώσεων πηγαίνουν χαμένες, καθώς η επαφή σας δεν ανοίγει καν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Το δίδαγμα; Πιθανότατα είναι καλύτερο να περιορίζεστε στα σημαντικά σημεία και να τα γνωστοποιείτε μέσω διαφορετικού καναλιού.

Ή μπορεί να διαπιστώσετε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνονται μετά τις 3 μμ έχουν μεγάλο μέσο χρόνο απάντησης. Αυτή η γνώση σάς επιτρέπει να καθιερώσετε ακριβή χρονικά διαστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα. Όσο λιγότερο χρόνο αφιερώνετε στο να ξαναστέλνετε τα μηνύματα στα οποία δεν έχετε απάντηση, τόσο καλύτερα.

Πάρτε στα χέρια σας το χρονοδιάγραμμά σας

Οθόνη υπολογιστή που εμφανίζει κατάστρωση χρονοδιαγράμματος

Τα διαστήματα αδιάλειπτης εργασίας είναι σπάνια σήμερα. Όσο κι αν είναι απαραίτητα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι συσκέψεις και οι τηλεφωνικές κλήσεις συχνά λειτουργούν ως ενοχλητικές διακοπές. Όταν χάνετε τη συγκέντρωσή σας, μπορεί να είναι πολύ δύσκολο να εργαστείτε πραγματικά. Η απάντηση; Χρησιμοποιήστε την ανάλυση χρόνου για να εντοπίσετε τις κρυφές ανεπάρκειες.

Η ανάλυση χρόνου σάς επιτρέπει να βλέπετε γρήγορα πόσο συχνά έχετε χρονικά διαστήματα αδιάλειπτης εργασίας, πόσο συχνά δουλεύετε πέρα από τις κανονικές ώρες εργασίας, σε πόσες συσκέψεις συμμετέχετε την εβδομάδα και ούτω καθεξής. Όταν δείτε τη συνολική εικόνα, θα μπορείτε να πάρετε αποφάσεις για τις συνήθειες εργασίας σας σε μεγαλύτερη κλίμακα.

Βρήκατε ότι το μέσο διάστημα ελεύθερου χρόνου είναι μόνο μισή ώρα; Δεσμεύστε δύο ώρες στο ημερολόγιό σας κάθε μέρα και διαθέστε τις για σοβαρή εργασία. Κάντε σαφές στους συναδέλφους σας ότι είναι σημαντικό για εσάς να μείνετε στο γραφείο σας αυτές τις δύο ώρες. Εάν λάβετε ένα αίτημα για σύσκεψη κατά τη διάρκεια του δεσμευμένου χρόνου σας, δείτε εάν είναι δυνατό να προγραμματιστεί σε άλλη ώρα. Εάν πιστεύετε ότι η παρουσία σας δεν είναι πραγματικά απαραίτητη, μην φοβηθείτε να αρνηθείτε ευγενικά.

Μπορείτε να εφαρμόσετε την ίδια τακτική όσον αφορά την απάντηση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Κάθε μέρα, επιλέξτε δύο σύντομα διαστήματα, ίσως 30 λεπτά το καθένα, για να απαντήσετε στα μηνύματα που έχουν συσσωρευτεί. Παρομοίως, προσθέστε αυτά τα διαστήματα στο ημερολόγιό σας, ώστε οι συνάδελφοί σας να γνωρίζουν ότι είστε απασχολημένοι.

Ανακτήστε την εργάσιμη ημέρα σας

Για να βελτιστοποιήσετε πλήρως την εργάσιμη ημέρα σας, αξιοποιήστε άλλα εργαλεία προσωπικής ανάλυσης. Οι πληροφορίες δικτύωσης, για παράδειγμα, σας επιτρέπουν να πιάνετε τον σφυγμό των επαφών σας. Με ποιον συνδέεστε πιο συχνά; Και με ποιον υπάρχει κίνδυνος να χάσετε την επαφή; Η πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες θα μπορούσε να σας βοηθήσει να συντηρείτε τις σχέσεις και να μην αφήνετε τα έργα χαμηλότερης προτεραιότητας να παραβλέπονται.

Αντίστοιχα, η δυνατότητα ποιότητας συσκέψεων μπορεί να προσφέρει πληροφορίες που σας βοηθούν να κατανοήσετε γιατί ορισμένες συσκέψεις δεν είναι τόσο αποτελεσματικές όσο θα μπορούσαν. Κάνετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα σε μεγάλο βαθμό; Έχετε πολύ χρόνο να γεμίσετε; Δεν έχετε αρκετό χρόνο; Μπορεί να ανακαλύψετε ότι η εβδομαδιαία σύσκεψη αναφοράς δεν είναι απαραίτητη.

Ανακεφαλαίωση

Οργάνωση εισερχομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Στο σημερινό γραφείο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια σταθερή παρουσία και αυτό δεν πρόκειται να αλλάξει. Αυτό που μπορεί να αλλάξει είναι πώς το διαχειρίζεστε και πώς διαχειρίζεστε την ημέρα σας. Χρησιμοποιήστε την προσωπική ανάλυση για να αναδιοργανώσετε τον χρόνο σας και να εργάζεστε πιο αποδοτικά. Οι μικρές αλλαγές μπορούν να έχουν τεράστιο αντίκτυπο.

Πληροφορίες για τον συντάκτη

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Manage my business

Για ποιο λόγο η υιοθέτηση από τους χρήστες είναι ζωτικής σημασίας σε κάθε ανάπτυξη ενοποιημένων επικοινωνιών

Διαβάστε περισσότερα
Productivity

5 τεχνάσματα αντιμετώπισης της υπερφόρτωσης με πληροφορίες

Διαβάστε περισσότερα
Business Tips

6 τρόποι να αναδείξετε τις ατζέντες ηλεκτρονικής σύσκεψης

Διαβάστε περισσότερα

Το Κέντρο ανάπτυξης δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε για την περίπτωσή σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον επαγγελματικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.