Μεγαλύτερη εξοικονόμηση με καλύτερο λογισμικό επικοινωνίας

Ανεξάρτητα αν είστε ο ιδιοκτήτης ή εργάζεστε σε μια πολυεθνική εταιρεία ή είστε μέλος μιας μικρής επιχείρησης με πελάτες σε άλλες περιοχές, περιφέρειες ή ακόμη και χώρες, είναι πιθανό τα επαγγελματικά ταξίδια για εργασία αποτελούν μέρος της καθημερινότητάς σας. Οι συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο όχι μόνο συμβάλλουν στη βελτίωση της επαγγελματικής επικοινωνίας, αφού είναι δύσκολο να βγάλουμε συμπεράσματα για ένα άτομο από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα άμεσο μήνυμα, αλλά σας δίνουν και τη δυνατότητα να βλέπετε και να ακούτε τους πελάτες σας, πράγμα που μπορεί να σας βοηθήσει να τους κατανοήσετε καλύτερα.

Δυστυχώς, τα επαγγελματικά ταξίδια μπορεί να είναι δαπανηρά τόσο από οικονομική άποψη όσο και από πλευράς παραγωγικότητας και, σε περίπτωση ακύρωσης, καθυστέρησης ή αλλαγής δρομολογίου των πτήσεων, το κόστος μπορεί να αυξηθεί ακόμη περισσότερο. Εκτός από τον αντίκτυπο που έχουν τα επαγγελματικά ταξίδια στην επιχείρησή σας, τα ταξίδια επηρεάζουν επίσης τους υπαλλήλους σας, εκθέτοντάς τους σε χρόνιο jet lag, ανθυγιεινά επίπεδα ακτινοβολίας, εξασθένηση του ανοσοποιητικού τους συστήματος και διατάραξη της προσωπικής τους ζωής και όλα αυτά επειδή εσείς, ή η ομάδα σας, πρέπει να συναντηθείτε με έναν πελάτη.

Φυσικά, μερικές συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο είναι σημαντικές, όμως, στις περιπτώσεις όπου δεν είναι επιτακτικές, υπάρχουν λύσεις επικοινωνίας που σας επιτρέπουν να βλέπετε και να ακούτε τους πελάτες σας ακόμη και όταν είστε χιλιόμετρα μακριά. Ναι, οι διασκέψεις με βίντεο είναι το κλειδί για τη μείωση των ταξιδιών. Όμως, όλες οι λύσεις δεν έχουν τις ίδιες δυνατότητες, οπότε, επιλέξτε σωστά το λογισμικό επικοινωνίας σας και προσπαθήστε να βρείτε μια επιλογή που περιλαμβάνει:

  • Βιντεοδιασκέψεις υψηλής ευκρίνειας με πολλούς συμμετέχοντες. Αναζητήστε εφαρμογές συσκέψεων για επιχειρήσεις που σας δίνουν αρκετό χώρο στη γραμμή, καθώς και στην οθόνη, για όλους τους χρήστες που συμμετέχουν. Βεβαιωθείτε επίσης ότι έχετε πρόσβαση σε βίντεο και ήχο υψηλής ευκρίνειας. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορείτε να βλέπετε και να ακούτε όλα τα άτομα καθαρά.
  • Κοινή χρήση περιεχομένου. Σε σχεδόν οποιαδήποτε σύσκεψη, το περιεχόμενο μοιράζεται, συνήθως σε μια οθόνη μιας αίθουσας συνεδριάσεων. Επομένως έχει νόημα να αναζητήσετε ένα εργαλείο βιντεοδιασκέψεων που επιτρέπει σε όλα τα μέρη να μοιράζονται αρχεία, εφαρμογές, διευθύνσεις URL, παρουσιάσεις και οθόνες απρόσκοπτα. Επιπλέον, αναζητήστε μια λύση που σας επιτρέπει να συνεργάζεστε σε έγγραφα σε πραγματικό χρόνο, πράγμα που θα κάνει την εργασία ακόμα πιο εύκολη.
  • Ενσωματωμένα στοιχεία ελέγχου προγράμματος παραγωγής. Όταν τα εργαλεία προγράμματος παραγωγής είναι ενσωματωμένα απευθείας στην εφαρμογή επιχειρηματικής επικοινωνίας, μπορείτε να διαχειριστείτε ολόκληρη τη σύσκεψη από τον πίνακα ελέγχου. Ορισμένα εργαλεία σάς δίνουν ακόμη και τη δυνατότητα να επιλέξετε τους συμμετέχοντες που θα έχουν πρόσβαση σε συγκεκριμένο περιεχόμενο, ώστε να μπορείτε να διαχειρίζεστε πλήρως τη σύσκεψή σας.
  • Συμμετοχή με ένα άγγιγμα. Όσο περισσότερα βήματα πρέπει να ακολουθήσουν οι χρήστες, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να χρησιμοποιήσουν ένα προϊόν, οπότε, αναζητήστε λογισμικό επικοινωνίας που απλοποιεί τη συμμετοχή στις συσκέψεις. Με τη δυνατότητα πρόσβασης με ένα άγγιγμα από μια υπενθύμιση σύσκεψης, ημερολόγιο κ.λπ., οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορούν να συμμετάσχουν σε μια σύσκεψη με ελάχιστη προσπάθεια.
  • Φιλοξενία από τρίτους. Όταν χρησιμοποιείτε μια επιχειρηματική λύση επικοινωνίας που φιλοξενείται από τρίτους, δεν χρειάζεται να κάνετε οποιαδήποτε επένδυση υποδομής για να αποκτήσετε τα εργαλεία και τις λειτουργίες που χρειάζεστε. Επίσης, όλες οι εργασίες συντήρησης είναι ευθύνη της υπηρεσίας παροχής φιλοξενίας, πράγμα που μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρήματα.

Η αεροπορική μεταφορά ακόμα και ενός ή δύο μελών της ομάδας σας σε μια σύσκεψη μπορεί να κοστίσει χιλιάδες ευρώ σε πτήσεις, ξενοδοχεία, γεύματα και ταξί ή ενοικιάσεις αυτοκινήτων, για να μην αναφέρουμε τον χρόνο που χάνεται για το ταξίδι. Εάν αυτό συμβαίνει πολλές φορές το χρόνο, το κόστος τόσο για εσάς όσο και για την ομάδα σας μπορεί πραγματικά να αυξηθεί πάρα πολύ. Επομένως, εάν αναζητάτε μια λύση που δεν περιορίζεται μόνο να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρήματα, να μειώσετε το άγχος στους υπαλλήλους σας και να επιτρέψετε στον εαυτό σας να διατηρήσετε μια σαφή και ανοιχτή επαγγελματική επικοινωνία με τους πελάτες σας, ρίξτε μια ματιά σε μερικά από τα λογισμικά βιντεοδιασκέψεων που είναι διαθέσιμα σήμερα. Έχει περάσει περίπου μια δεκαετία από τη στιγμή που παρουσιάστηκαν για πρώτη φορά και μπορούν να αλλάξουν ενδεχομένως τους κανόνες του παιχνιδιού για τον οργανισμό και τους πελάτες σας.

Πληροφορίες για τον συντάκτη

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Manage my business

4 απαραίτητα στοιχεία για να διαμορφώσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της επιχείρησης σαν επαγγελματίας IT

Διαβάστε περισσότερα
Manage my business

Σπάσιμο των στεγανών, εργαλεία για καλύτερη επικοινωνία και συνεργασία

Διαβάστε περισσότερα
Manage my business

Εισαγωγή στις ενοποιημένες επικοινωνίες: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι νέες επιχειρήσεις

Διαβάστε περισσότερα

Το Κέντρο ανάπτυξης δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε για την περίπτωσή σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον επαγγελματικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.