Η θέση των σύγχρονων συσκέψεων

Είτε σας αρέσουν είτε όχι, οι συσκέψεις δεν πρόκειται να σταματήσουν να χρησιμοποιούνται. Ως εργαλείο επικοινωνίας, οι συσκέψεις παρέχουν στις ομάδες εξαγωγή συμπερασμάτων, δέσιμο σε πραγματικό χρόνο και εποικοδομητική συνομιλία. Ορισμένες φορές όμως, οι συσκέψεις μπορούν να είναι αντιπαραγωγικές. Στην πραγματικότητα, το Γραφείο Εργασίας των ΗΠΑ υπολογίζει ότι οι επιχειρήσεις χάνουν 37 δις δολάρια σε περιττές συσκέψεις κάθε χρόνο. Επειδή το 37% του χρόνου των υπαλλήλων δαπανάται σε συσκέψεις σήμερα, αξίζει να εξετάσουμε πώς συσκεπτόμαστε, ώστε να τροποποιήσουμε τα στυλ διοίκησης και τις επιχειρηματικές στρατηγικές μας.

Ο παράγοντας ικανοποίησης των σύγχρονων συσκέψεων

Όταν εξετάζετε την επιχειρηματική στρατηγική σας, θα πρέπει να προσδιορίσετε τόσο το έμμεσο όσο και το άμεσο κόστος των συσκέψεων, είτε είναι ψηφιακές είτε φυσικές. Εξισορροπώντας τα οφέλη της καθεμίας θα έχετε μια ολοκληρωμένη προσέγγιση στη νέα τεχνολογία και τις παραδοσιακές επιχειρηματικές πρακτικές.

Καθώς έχει εξελιχθεί η τεχνολογία, το ίδιο ισχύει και για τους ρυθμούς στον σύγχρονο χώρο εργασίας. Σε έναν οργανισμό όπου το κάθε λεπτό είναι σημαντικό, η χρήση υπηρεσιών όπως διασκέψεις ήχου ή βίντεο μειώνει την ανάγκη των υπαλλήλων σας για διαχείριση χρόνου. Με τις διασκέψεις ήχου, οι υπάλληλοι και τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να πάρουν μέρος στη συνομιλία, να συνεισφέρουν στη σύσκεψη και έπειτα να συνεχίσουν τις εργασίες τους, χωρίς να φύγουν από το γραφείο τους. Με τις διασκέψεις με βίντεο, δεν χρειάζεται πλέον να συγκεντρώνετε τους απομακρυσμένους εργαζομένους σας. Οι οθόνες σάς επιτρέπουν να συνομιλείτε προσωπικά με πολλούς υπαλλήλους σε διάφορες ζώνες ώρας. Πέρα από το ότι ενοποιούν τις ομάδες σας, αυτές οι δυνατότητες μπορούν επίσης να αντικαταστήσουν τα επαγγελματικά ταξίδια, καταργώντας έτσι τα περιττά έξοδα.

Φυσικά, οι συσκέψεις πρόσωπο με πρόσωπο εξακολουθούν να προσφέρουν ένα ανθρώπινο στοιχείο, κάτι που λείπει από τις εικονικές διασυνδέσεις. Κατά την αλληλεπίδραση με έναν νέο πελάτη, μια σύσκεψη πρόσωπο με πρόσωπο μπορεί να δημιουργήσει δεσμό και να θέσει τις βάσεις για μια επαγγελματική σχέση διαρκείας. Και παρά την αρνητική φήμη των συσκέψεων, το 92% των συμμετεχόντων σε συσκέψεις θεωρούν ότι τους παρέχουν μια ευκαιρία να συνεισφέρουν, δείχνοντας ότι οι επιτυχημένες συσκέψεις μπορεί να είναι ένας παράγοντας που συμβάλλει στην εργασιακή ικανοποίηση των υπαλλήλων. Και ως γνωστό, μεγαλύτερη ικανοποίηση των υπαλλήλων σημαίνει μικρότερη κινητικότητα.

Σύμφωνα με μια έρευνα της Verizon, πάνω από το 90% των συμμετεχόντων σε συσκέψεις παραδέχεται ότι ονειροπολεί και χάνει ολόκληρες συσκέψεις ή κάποια μέρη, ενώ το 70% αναφέρει ότι έχει φέρει άλλη δουλειά σε σύσκεψη. Είναι φανερό ότι η σύσκεψη όπως την ξέρουμε χρειάζεται μια αλλαγή. Φανταστείτε τη νέα παραγωγικότητα που θα μπορούσαμε να εξασφαλίσουμε εάν επανακαθορίζαμε την έννοια της σύσκεψης συνολικά.

Οι μεταβαλλόμενοι ορισμοί της σύγχρονης σύσκεψης

Λόγω της νέας τεχνολογίας, των τάσεων στην απασχόληση και των οικονομικών αλλαγών, οι συσκέψεις σήμερα δεν παύουν να εξελίσσονται. Μια πρόσφατη έρευνα της BlueJeans έδειξε ότι στο 25% των συσκέψεων συμμετέχει τουλάχιστον ένας χρήστης μέσω βίντεο από κινητή συσκευή. Αυτή η διάδοση του βίντεο από κινητή συσκευή μπορεί να αποδοθεί στην αύξηση των εργαζομένων μερικής απασχόλησης ή των εξωτερικών συνεργατών. Τα τελευταία χρόνια, οι εργαζόμενοι αυτών των κατηγοριών αποτελούσαν το 40,4% του σύγχρονου προσωπικού.

Τι πρέπει να κρατήσουμε από όλα αυτά; Ότι για να έχουν επιτυχία στο μέλλον οι επιχειρήσεις και οι υπάλληλοί τους, οι συσκέψεις σήμερα πρέπει να ενσωματώνουν τόσο ψηφιακή όσο και φυσική τεχνολογία.

Όμως με τι θα μοιάζει αυτό; Ποιος είναι ο ιδανικός χώρος συσκέψεων, φυσικός ή ψηφιακός; Η απάντηση δεν είναι πάντα η ίδια για όλες τις επιχειρήσεις, ωστόσο υπάρχουν ορισμένες καινοτομίες για την αύξηση της παραγωγικότητας των οργανισμών.

  • Οι ψηφιακές τεχνολογίες κάνουν δημοφιλείς τις απλές συνδέσεις με ένα κλικ, οι οποίες θα συνδυάζουν προβολή και ήχο. Οι έρευνες και η τηλεμετρία για τη μέτρηση της επιτυχίας και του χρόνου σύνδεσης έχουν δείξει ήδη βελτίωση του χρόνου σύνδεσης από τρία λεπτά σε λιγότερο από ένα.
  • Οι εξελίξεις στη φυσική τεχνολογία θα παρέχουν υπηρεσίες ήχου και εικόνας με βάση τον τύπο της συσκευής, ανεξάρτητα από το αν οι κλήσεις είναι ενσύρματες ή ασύρματες και εντός ή εκτός των εταιρικών δικτύων. Ιδανικά, αυτές οι βελτιώσεις θα προσφέρουν μια εμπειρία συσκέψεων υψηλής ποιότητας τόσο για τους απομακρυσμένους συμμετέχοντες όσο και για τους υπαλλήλους εντός της εταιρείας.
  • Ορισμένοι οργανισμοί έχουν υιοθετήσει νέες μεθόδους, όπως ψηφιακούς πίνακες, για να αξιοποιήσουν αυτές τις εξελίξεις. Πρωτοποριακές λύσεις συνεργασίας ομάδας, όπως οθόνες πολλαπλής αφής, εμπειρία πένας και γραφής γρήγορης απόκρισης και ενσωματωμένη δυνατότητα διάσκεψης με βίντεο, θα βελτιώσουν τη θέση των σύγχρονων συσκέψεων.

Σήμερα, το 28% των διευθυντών πιστεύει ότι οι συσκέψεις είναι σπατάλη χρόνου. Όταν όμως χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά, οι συσκέψεις παρέχουν κάτι περισσότερο από ένα πλαίσιο για τη βελτιστοποίηση της επιχειρηματικής στρατηγικής σας: δημιουργούν ευκαιρίες για σύνδεση, καινοτομία και συνέργεια εντός της ομάδας σας. Όποιον ρόλο κι αν έχουν στον οργανισμό σας —υπάλληλος, στέλεχος ή εξωτερικός συνεργάτης— όλοι μπορούν να επωφεληθούν από μια ολιστική προσέγγιση για μια εμπειρία συσκέψεων υψηλής ποιότητας.

Πληροφορίες για τον συντάκτη

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Business Tech

3 αλήθειες για το cloud computing σε έναν κόσμο με κινητές συσκευές

Διαβάστε περισσότερα

Το Κέντρο ανάπτυξης δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε για την περίπτωσή σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον επαγγελματικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.