Τι μπορούν να μάθουν οι εργαζόμενοι από την ομάδα ΙΤ για καλύτερες ηλεκτρονικές συσκέψεις

Καθώς όλο και περισσότερο υπάλληλοι εργάζονται από το σπίτι και εν κινήσει, οι διασκέψεις με βίντεο έχουν γίνει ένας βασικός τρόπος να συνδέονται οι συνάδελφοι. Οι ηλεκτρονικές συσκέψεις γίνονται ένα όλο και πιο σημαντικό μέρος της καθημερινής επαγγελματικής επικοινωνίας και συνεργασίας μας.

Η συνεργασία με την ομάδα IT σας μπορεί να δώσει πλεονέκτημα στους υπαλλήλους εξασφαλίζοντας ότι διαθέτουν τον κατάλληλο εξοπλισμό για εικονικές συσκέψεις και γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν με τον καλύτερο τρόπο τη διαθέσιμη τεχνολογία. Ακόμη, με αυτόν τον τρόπο η ομάδα IT σας μπορεί να εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο βοηθώντας τους υπαλλήλους να ρυθμίσουν τις κλήσεις διάσκεψης με βίντεο με επιτυχία.

Ελέγξτε τις ρυθμίσεις εκ των προτέρων

Πριν από την κλήση, οι υπάλληλοι θα πρέπει να επιβεβαιώσουν με τη βοήθεια του τμήματος IT ότι έχουν τις απαραίτητες προσθήκες και την πιο ενημερωμένη τεχνολογία. Ακόμη, μερικά λεπτά πριν από τη σύσκεψη, οι υπάλληλοι θα πρέπει να ελέγξουν ότι όλες οι είσοδοι και έξοδοι της κάμερας και του μικροφώνου δρομολογούνται στην κλήση.

Αποτρέψτε τις περιττές καθυστερήσεις

Τα προβλήματα συνδεσιμότητας δικτύου συχνά προκαλούν καθυστερήσεις και έλλειψη συγχρονισμού βίντεο και ήχου. Για να εξασφαλίσουν ότι αυτό δεν επηρεάζει τις συσκέψεις τους, οι υπάλληλοι μπορούν να ζητήσουν από την ομάδα IT να ρυθμίσει τις παραμέτρους της ποιότητας υπηρεσίας ώστε να δώσει προτεραιότητα στην κυκλοφορία δικτύου προς τη λύση διασκέψεων με βίντεο για τους υπαλλήλους που πραγματοποιούν κλήσεις από το γραφείο. Ο αριθμός των κλήσεων σύνδεσης επίσης μπορεί να επιβραδύνει τη σύνδεση. Έχοντας αυτό υπόψη, οι υπάλληλοι θα πρέπει να συμπεριλαμβάνουν μόνο τους σημαντικούς συμμετέχοντες ή να ομαδοποιούν πολλούς συμμετέχοντες σε μία κλήση σύνδεσης όταν είναι δυνατό.

Οι πληροφορίες από το IT μπορούν να βελτιώσουν την εμπειρία των συσκέψεων

Καθώς οι σημερινές λύσεις εικονικών διασκέψεων προσφέρουν τόσες πολλές δυνατότητες, οι υπάλληλοι δεν γνωρίζουν πάντα την έκταση των δυνατοτήτων που διαθέτουν στις ηλεκτρονικές συσκέψεις τους. Η ομάδα IT σας μπορεί να καθοδηγήσει τους υπαλλήλους σχετικά με τη χρήση καναλιών ζωντανής συνομιλίας μέσα από την εφαρμογή, πινάκων συνεργασίας και εργαλείων απευθείας κοινής χρήσης αρχείων, ώστε να βελτιώσουν τις κλήσεις τους.

Δημιουργήστε και μοιραστείτε μια λίστα με συμβουλές

Μια κίνηση που μπορεί να συμβάλει σημαντικά στην επιτυχία είναι να συνεργαστούν οι υπάλληλοι και η ομάδα IT σας για να αναπτύξουν συμβουλές οι οποίες μπορούν να κοινοποιηθούν σε όλη την εταιρεία και να χρησιμοποιούνται προκειμένου οι εικονικές συσκέψεις να είναι όσο το δυνατόν πιο αποδοτικές. Κάθε οργανισμός είναι διαφορετικός και έχει τα δικά του ζητήματα, όμως οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να φτιάξετε μια λίστα ελέγχου IT για τους υπαλλήλους σας:

        
  • Όταν χρησιμοποιούν εξωτερικό μικρόφωνο, οι διοργανωτές και οι συμμετέχοντες των συσκέψεων μπορεί να πρέπει να επιλέξουν το μικρόφωνο ως τη συσκευή ήχου αντί για τον προεπιλεγμένο "ενσωματωμένο ήχο".
  •     
  • Για να αποφύγουν τους τυχαίους θορύβους που μπορούν να διακόψουν τη ροή της συνομιλίας και να μειώσουν την ταχύτητα με την οποία μπορούν να επικοινωνήσουν οι συμμετέχοντες, οι υπάλληλοι θα πρέπει να ζητούν από τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη να παραμένουν σε σίγαση μέχρι να μιλήσουν.
  •     
  • Όσοι σκοπεύουν να θέσουν σε κοινή χρήση την οθόνη τους, θα αποφύγουν τις εκπλήξεις κατά τη διάρκεια της σύσκεψης εάν έχουν ετοιμάσει τα πάντα από πριν. Τραβώντας καρτέλες και προσπαθώντας να ανοίξουν αρχεία κατά τη διάρκεια της σύσκεψης μπορεί να επιβραδύνουν την κλήση και να κάνουν την οθόνη να έχει καθυστέρηση.

Πληροφορίες για τον συντάκτη

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Business Tech

Αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου —5 λόγοι για τους οποίους αυτή είναι η καλύτερη δυνατότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρησιμοποιείτε ποτέ

Διαβάστε περισσότερα

Το Κέντρο ανάπτυξης δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε για την περίπτωσή σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον επαγγελματικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.