Εργασία με νέους τρόπους: Μη συμβατικές χρήσεις του λογισμικού διαγραμμάτων ροής

Οποιοδήποτε λογισμικό διαγραμμάτων ροής που αξίζει τα χρήματά του διαθέτει ορισμένες βασικές δυνατότητες: διατάξεις και σχήματα προτύπων, αυτόματη μορφοποίηση, συμβατότητα με το cloud. Ωστόσο, οι πιο σύνθετες επιλογές παρέχουν πολύ πιο προχωρημένες δυνατότητες, επιτρέποντας τη σύνδεση των διαγραμμάτων με εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων. Η σύνδεση δεδομένων παρέχει στους χρήστες τη δυνατότητα να ενημερώνουν τα διαγράμματα ροής απλώς αλλάζοντας τις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή σε μια βάση δεδομένων SQL. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν ένα διάγραμμα ροής χρησιμοποιείται από κοινού από μια ομάδα, καθώς οι αλλαγές μπορούν να μεταβιβαστούν εύκολα και αμέσως σε όλες τις συσκευές και τις τοποθεσίες. Ορισμένες συνήθεις χρήσεις της σύνδεσης δεδομένων είναι η διαχείριση προϋπολογισμών και η παρακολούθηση διακοπών.

Όπως μπορείτε να φανταστείτε, η σύνδεση δεδομένων κάνει το προηγμένο λογισμικό διαγραμμάτων ροής ιδιαίτερα ευέλικτο. Πρόκειται για ένα από αυτά τα σενάρια όπου μάλλον ο μόνος περιορισμός είναι η φαντασία σας. Εάν συμβαίνει αυτό, εδώ θα βρείτε μερικές ιδέες που θα σας βοηθήσουν να εκτινάξετε τη δημιουργικότητά σας.

Εκχώρηση πόρων

Εκείνοι που έχουν την ευθύνη για τη διαχείριση και την εκχώρηση του χρόνου και των πόρων μιας ομάδας συχνά αντιμετωπίζουν δύσκολες προκλήσεις. Χρειάζονται συνεχώς ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με τη διαθεσιμότητα των εμπλεκομένων, οι οποίες δυστυχώς δεν είναι πάντα διαθέσιμες. Και ακόμη και όταν είναι, ενδέχεται να είναι αποσπασματικές, σε διάφορες μορφές και μηνύματα. Καλύτερο θα ήταν να υπήρχε ένας κεντρικός κόμβος αξιόπιστων πληροφοριών που αναπαριστώνται με απλά οπτικά στοιχεία. Ευτυχώς, η σύνδεση δεδομένων το κάνει αυτό πραγματικότητα.

Τι πρέπει να κάνετε:

  1. Δημιουργήστε ένα βασικό διάγραμμα με ένα εικονίδιο ή μια εικόνα που αναπαριστά κάθε μέλος της ομάδας έργου
  2. Συνδέστε αυτό το διάγραμμα σε ένα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο όπου οι εμπλεκόμενοι μπορούν να αναφέρουν τις εκτιμώμενες διαθέσιμες ώρες τους
  3. Επιλέξτε έναν τρόπο με τον οποίο η διαθεσιμότητα κάθε εμπλεκόμενου θα εμφανίζεται με οπτικό τρόπο στο διάγραμμα, αλλάζοντας χρώματα, σχήματα κ.λπ.
  4. Αναθέστε εργασίες γρήγορα και με σιγουριά με βάση τις γνώσεις που συλλέγετε από την οπτική κατάσταση κάθε εμπλεκόμενου

Δέσμευση του κατάλληλου χώρου

Ο χώρος εργασίας που γνωρίζουμε αλλάζει. Τα μικρά γραφεία και τα κτίρια γραφείων δίνουν τη θέση τους σε ευέλικτους χώρους συνεργασίας, τα μεμονωμένα γραφεία σε φορητούς υπολογιστές και τη μετακίνηση εντός γραφείου. Λόγω αυτών των αλλαγών, πολλές εταιρείες, ιδιαίτερα οι μεγαλύτερες, με πολλούς ορόφους ή κτίρια, είναι πιθανό ότι θα θέλουν να παρέχουν στους εργαζόμενους ένα πάντα ενημερωμένο αρχείο με τους χώρους εργασίας που είναι διαθέσιμοι ή δεσμευμένοι. Η σύνδεση δεδομένων μπορεί να αποτελέσει μια εύκολη λύση.

Τι πρέπει να κάνετε:

  1. Δημιουργήστε ένα διάγραμμα (ή περισσότερα) που απεικονίζει την κάτοψη του χώρου της εταιρείας
  2. Συνδέστε αυτό το διάγραμμα σε ένα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να δεσμεύσουν μια αίθουσα ή περιοχή για συγκεκριμένες ώρες
  3. Επιλέξτε έναν τρόπο για την οπτική αναπαράσταση μιας δεσμευμένης αίθουσας ή χώρου
  4. Κοινοποιήστε το διάγραμμα σε ολόκληρη την εταιρεία, ώστε να γνωρίζει όλη η ομάδα ποιοι χώροι είναι διαθέσιμοι

Σήμανση της προόδου

Το λογισμικό διαγραμμάτων ροής είναι προφανώς ιδανικό για την απεικόνιση κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών, αλλά είναι επίσης ιδανικό για την απεικόνιση των σταδίων σε μεμονωμένα έργα. Επίσης, είναι χρήσιμο για την παρακολούθηση της προόδου συγκεκριμένων έργων. Όταν όλοι οι εμπλεκόμενοι μπορούν να δουν ακριβώς τι γίνεται και τι πρέπει να γίνει στη συνέχεια, η πιθανότητα αδράνειας μειώνεται σε μεγάλο βαθμό. Η σύνδεση δεδομένων μπορεί να το κάνει να συμβεί.

Τι πρέπει να κάνετε:

  1. Δημιουργήστε ένα διάγραμμα με ένα εικονίδιο ή εικόνα που αναπαριστά κάθε στάδιο του έργου και τη συμμετοχή κάθε εμπλεκόμενου
  2. Συνδέστε το διάγραμμα σε ένα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο όπου οι εμπλεκόμενοι μπορούν να αναφέρουν τις εργασίες που ολοκληρώθηκαν
  3. Επιλέξτε έναν τρόπο για την οπτική αναπαράσταση μιας ολοκληρωμένης εργασίας
  4. Κοινοποιήστε το διάγραμμα σε ολόκληρη την ομάδα έργου, ώστε όλοι να γνωρίζουν τι να πρέπει να γίνει ακόμη και πότε Η οπτική επικοινωνία επιτρέπει στους χρήστες κάθε υπόβαθρου να αναλύουν γρήγορα σύνθετες πληροφορίες. Με το κατάλληλο λογισμικό διαγραμμάτων ροής, μπορείτε να αποτρέψετε την έλλειψη επικοινωνίας και τις παρανοήσεις. Πώς θα το χρησιμοποιήσετε;

Πληροφορίες για τον συντάκτη

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα
Σχετικό περιεχόμενο
Business Tips

6 τρόποι να αναδείξετε τις ατζέντες ηλεκτρονικής σύσκεψης

Διαβάστε περισσότερα
Business Tips

Προστατέψτε το περιβάλλον και εργαστείτε από το σπίτι

Διαβάστε περισσότερα
Business Tips

5 τρόποι ενίσχυσης του επαγγελματισμού σας μέσω email

Διαβάστε περισσότερα
Business Tips

6 συμβουλές λογισμικού παρουσίασης διαφανειών για να εντυπωσιάσετε

Διαβάστε περισσότερα

Το Κέντρο ανάπτυξης δεν αποτελεί επαγγελματική φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία. Για να συζητήσετε για την περίπτωσή σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον επαγγελματικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.