Mapas de proceso para ayudarte a lograr el éxito

¿Qué son los mapas de proceso? 

Los mapas de proceso permiten crear un proceso empresarial o un diagrama de flujo de proceso que define una secuencia de hechos sucesivos del flujo de trabajo, y suelen representarse visualmente. Por consiguiente, facilitan a los líderes y responsables de los proyectos la labor de coordinar los equipos. Además, ayudan a las personas a entender cuál es su función en un proyecto, así como en qué medida afecta su trabajo a los demás y, en última instancia, conduce al resultado final.  

Los mapas de proceso suelen definir un nuevo proceso, o bien documentar o mejorar uno existente. El software de mapas de proceso permite que cualquier persona cree una representación visual de un proyecto.  

Beneficios de los mapas de proceso  

Al poder ver y entender el proceso de principio a fin, aparecen rápidamente las áreas que requieren mejorar la eficiencia. Además, un diagrama de flujo de proceso te puede ayudar a: 

  • proporcionar la documentación del proceso; 
  • mostrar un proyecto visual de principio a fin; 
  • compartir visualmente información detallada que los líderes puedan entender de un vistazo; 
  • destacar los problemas desconocidos, como complejidades y redundancias; 
  • desglosar el proceso en varios pasos mediante símbolos intuitivos; 
  • mostrar las interconexiones que existen entre los miembros del equipo, lo que puede facilitar interacciones más significativas; 
  • proporcionar a tu equipo un marco de referencia;  
  • destacar los posibles problemas y sus soluciones; 
  • capacitarte (y capacitar a tu equipo) para tomar decisiones más informadas; 
  • crear una biblioteca de diagramas de flujo que podrás usar, reutilizar y modificar cuando surjan nuevos proyectos; 
  • formular y responder preguntas más estratégicas;  
  • proporcionar mejores productos y servicios a los clientes; 
  • facilitar la conformidad de la documentación y las auditorías.  
  • Sistemas de gestión de la calidad (QMS) 

Maneras de usar los mapas de proceso

Tanto si trabajas en un entorno industrial como en una oficina, en un almacén o en un centro de atención sanitaria, los mapas de proceso pueden ayudar a tu equipo a entender mejor cómo funciona todo y qué rol desempeña cada cual. Sus ventajas ayudarán a que cada persona se sienta más conectada con su puesto de trabajo y más valorada. Vamos a fijarnos en las dos maneras de usar los mapas de proceso para que puedas decidir cuál es la que más conviene a tu proyecto.  

Flujo de proceso 

Un diagrama de flujo de proceso muestra las relaciones entre los principales componentes de un proyecto o sector. Te permite establecer estándares y procedimientos y lo puedes usar como guía para las tareas. Además, te ayudará a asegurarte de que tus equipos sigan los pasos del flujo de trabajo en el orden prescrito.  

Los diagramas de flujo de los procesos permiten documentar un proceso o modelar uno nuevo. Si se crean con un software de mapas de proceso, pueden contener iconos en los que hacer clic para ampliar la información y aportar más detalles sobre cada fase del proceso. Por ello, antes de crear un flujo de trabajo o un diagrama de flujo empresarial que contenga tareas, puede ser conveniente crear un esquema del proceso global mediante un diagrama de flujo. 

imagen de diagrama de flujo de proceso
Imagen de un ejemplo de flujo de proceso

Proceso empresarial 

Los mapas de proceso empresariales profundizan en los detalles del proceso. Muestran, de principio a fin, qué tiene que ocurrir para llegar hasta el final del proceso. El procedimiento incluye quiénes tienen que participar, qué han de hacer, cuándo tienen que terminarlo y cómo se llevan a cabo las tareas. Proporciona a los miembros de tu equipo los motivos, la confianza y los conocimientos sobre los objetivos globales. Les indica cuál es su rol, por qué son esenciales para el proceso y cómo deben trabajar en equipo para completar el proyecto.  

Al igual que todos los diagramas de mapas de proceso, los mapas de proceso empresariales utilizan símbolos para indicar los puntos de contacto a lo largo del trayecto y esos símbolos se pueden ampliar para obtener más detalles. 

diagrama de flujo de proceso empresarial
Ejemplo de diagrama de proceso empresarial

Tipos de mapas de proceso  

Dado que las distintas empresas y los diferentes procesos tienen sus propias necesidades únicas, utilizar el mismo tipo de diagrama de flujo de proceso una y otra vez probablemente no sea la mejor manera de usar esta herramienta. Por ello, existen varios tipos de mapas de proceso para necesidades más especializadas. Vamos a fijarnos ahora en ellos y así podrás decidir cuál es el adecuado para tu proyecto.  

Mapas de proceso detallados 

Los mapas de proceso detallados proporcionan los pormenores del proyecto. Al aportar una visión técnica de los pasos exactos, incluidos los insumos, los resultados, las métricas y las personas que se necesitan para llevar a cabo el proceso, puedes mitigar la confusión, mostrar las dependencias y ayudar a tu equipo a prepararse para lo que está por venir (así como a mantener centrada la atención una vez iniciado el proyecto). Los mapas de proceso detallados suelen estar vinculados al mapa de proceso general o principal.  

Mapas de proceso de documentación 

Los mapas de proceso de documentación definen los insumos y los resultados de un proyecto. Al describir la información que se necesita en cada fase, además de los resultados (o los productos o servicios tangibles) relacionados con el proyecto, te permiten entender mejor qué necesita tu equipo para hacer su trabajo y cómo debe ser el resultado final. Añadir un mapa de proceso de documentación a un mapa de proceso detallado te puede ayudar a conocer con claridad todas las variables y decisiones que pueden afectar a tu trabajo.  

Mapas de proceso generales 

Un mapa de proceso general ofrece una visión global de los procesos y objetivos de la organización. En un proyecto, permite especificar de manera sencilla los departamentos y los roles de estos últimos que deben estar representados. Si utilizas un software de mapas de proceso, puedes hacer que sea posible hacer clic en cada departamento o función para ofrecer una visión más detallada de las necesidades del proyecto. 

Mapas de proceso representados 

Al describir los procesos actuales y futuros, te permiten ver una panorámica de cómo funcionará la organización o el proyecto. Esta visión general te ayudará a hallar maneras de optimizar el trabajo, identificar a las partes interesadas importantes y los puntos de conexión, mejorar las relaciones de trabajo y crear un proceso que saque el máximo partido del tiempo y los talentos de tu equipo.  

Mapas de proceso de carriles o interfuncionales 

Un diagrama de flujo de proceso de carriles o interfuncional te permite identificar los departamentos involucrados en el proyecto. A continuación, podrás desglosar el proceso en pasos y situar esos pasos en los carriles de los departamentos responsables de realizarlos. Constituye un modo excelente de ver el proceso desde otra óptica, hallar áreas de mejora y detectar las carencias o los solapamientos reales o posibles para poder planificarte con antelación. 

Mapas de proceso de cadena de valor añadido 

Si deseas ofrecer a tu equipo una visión general de un proceso, un mapa de proceso de cadena de valor añadido puede resultar muy práctico. Se trata de un mapa rápido y sencillo de recuadros desconectados que te permite visualizar todo el proceso de una vez. De este modo, puedes ver cuáles son las principales partes interesadas que hay que incluir en el proyecto y hacerte una idea general de cómo se desarrollará. 

Mapas de proceso de flujo de valor 

Los mapas de flujo de valor (VSM) son un método que se utiliza para ilustrar, analizar y mejorar los pasos necesarios para proporcionar un producto o prestar un servicio. El procedimiento resulta especialmente útil para detectar y eliminar el despilfarro. Los VSM son una parte esencial de la metodología lean porque te permiten revisar el flujo de los pasos y de la información del proceso desde el origen hasta la entrega al cliente. Suelen usarlos en empresas que producen bienes tangibles para los consumidores.  

Mapas de proceso de actividades 

Los mapas de proceso de actividades son una herramienta de elaboración de mapas de flujo de valor que muestran las actividades que añaden valor y las que no dentro de un proceso. Ayudan a saber dónde tienen lugar estas actividades y a identificar sinergias entre las partes interesadas para añadir valor donde antes no existía. 

Mapas de proceso de flujo de trabajo 

Cuando creas un diagrama de proceso en formato de “flujo”, no incluye los símbolos del Lenguaje unificado de modelado (UML). En cambio, utiliza anotaciones o palabras informativas. Se trata de una solución excelente para comunicarse con personas que no entienden los símbolos UML o que prefieren las palabras.   

Se tarda tiempo en elaborar un mapa de proceso empresarial, pero merece la pena.. Al proporcionar a todos los miembros de tu equipo una visión, un proceso y una serie de tareas o, sencillamente, una comprensión más detallada de cómo funciona todo, te permiten establecer los límites con claridad, delimitar los roles y las responsabilidades y ayudar a todos a saber qué tareas hay que realizar y cuándo. Además, si pensabas que los mapas de proceso solo sirven para empresas que producen resultados tangibles, plantéatelo de nuevo. 

En 2018, la Biblioteca Nacional de Medicina y de los Institutos Nacionales de Salud estadounidense publicó un artículo sobre la importancia de los mapas de proceso en el sector sanitario. Según este informe, este método beneficia a los profesionales sanitarios porque les ayuda a:   

  • obtener una visión común; 
  • identificar oportunidades de mejora; 
  • involucrar a las partes interesadas de los proyectos;  
  • definir los objetivos de un proyecto; 
  • supervisar el progreso de los proyectos; 
  • aprender; 
  • aumentar la empatía; 
  • disponer de un método de planificación sencillo.  

Por lo tanto, independientemente del tipo de empresa que dirijas, ya sea de desarrollo de software o de atención sanitaria, proyectos de construcción o marketing, los mapas de proceso te pueden ayudar a trabajar de un modo más inteligente y a no desviarte de tu camino. Además, permiten a los miembros del equipo colaborar con una visión común, para que todos se esfuercen al máximo en pro de la empresa y de tus clientes. Para obtener más información, consulta esta guía paso a paso para crear diagramas con un software de mapas de proceso.  

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