Cinco herramientas de administración de proyectos que ahorran tiempo, dinero y energía

Dirigir un proyecto en el entorno de tensión de una organización en constante movimiento puede ser una tarea abrumadora. En la actualidad, el oficinista promedio tiene el peso de un sinfín de fechas límite, reuniones, correos y tareas. Eso significa que probablemente no tienen el tiempo ni la capacidad mental para dedicarte todo su talento a ti o a tu proyecto. Por suerte, puedes facilitar las cosas. Para garantizar mejor el éxito del proyecto, ya sea que lo hagas para un cliente o para un participante interno, ten en cuenta estas cinco herramientas de administración de proyectos que ahorran tiempo, dinero y energía.

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Diagramas de Gantt y paneles Scrum

En una era de contenidos infinitos (con batallones de palabras que luchan constantemente por nuestra limitada atención), un recurso visual simple puede ser renovador y muy efectivo. Los diagramas de Gantt emplean barras horizontales básicas para mostrar fases del proyecto y progresos. Con un vistazo rápido, tus compañeros de equipo podrán ver qué trabajo se está haciendo (o al menos qué debería estar haciéndose) y cuándo tendrán que contribuir. También podrán ver cuánto tiempo se espera que lleve cada fase.

Los paneles Scrum funcionan de forma similar y son geniales para proyectos con escalas de tiempo menos rígidas y que incluyen múltiples equipos. El tablero muestra distintas fases del proyecto, como el planeamiento, la ejecución, etc., y marcadores para cada equipo. A medida que completan fases y progresan, los equipos pueden mover sus marcadores en la pizarra. Esto permite a todos los participantes tener una perspectiva más amplia y conocer sus funciones.

Asignación de tareas

Es sencillo acordar algo, mucho más difícil es recordar hacerlo. Especialmente cuando cada mensaje perdido parece volver con un nuevo pedido. Por eso es tan valiosa una herramienta online para la asignación de tareas. Aquellos responsables de completar una porción del proyecto, ya sea que eso signifique diseñar un logotipo o analizar las cifras finales, pueden iniciar sesión y ver fácilmente lo que necesitan hacer. Dependiendo de las configuraciones de cuenta, también podrán recibir notificaciones por correo sobre las inminentes fechas límite.

Por su parte, los jefes de proyecto pueden controlar a su equipo y asegurarse de que se completen todas las tareas a tiempo sin tener que revisar interminables cadenas de correos. Esto ayuda a evitar costosas demoras y frustraciones innecesarias.

Asignación de recursos

En una agencia, la asignación de recursos es clave. Los jefes de proyecto necesitan una herramienta efectiva para programar y hacer un seguimiento de las horas de cada miembro de su equipo para evitar el exceso de reservas, incumplimiento de fechas límite y los clientes insatisfechos. Pero esta forma de organizarse no tiene que limitarse al mundo “creativo”. ¿No sería útil, incluso en una oficina corporativa, tener una idea clara de la disponibilidad de los miembros del equipo?

Pregunta antes a tu equipo, dentro de la medida de lo posible, cuál es su disponibilidad durante el transcurso del proyecto. Pídeles que marquen los días de vacaciones, los días que no podrán ponerse a trabajar debido a reuniones y los días en los que vencen otras fechas límite. Si conoces tu disponibilidad por hora, podrás crear escalas de tiempo realistas. Una herramienta de asignación de recursos online para que tú y tus compañeros de trabajo comparen las horas reales y las estimaciones, y hagan los ajustes necesarios para mejorar flujos de trabajo futuros.

Herramientas de comentarios

Proporcionar comentarios significa algo distinto para cada persona. Algunos ofrecen solicitudes de edición rígidas y prescriptivas, otros sensaciones y reacciones imprecisas. A veces, las distintas partes presentarán opiniones en conflicto. Todo esto hace que sea más difícil para la persona que recibe el comentario saber cómo actuar. ¿A quién se supone que tienen que escuchar?

Las herramientas de comentarios permiten a las partes interesadas votar y clasificar distintas versiones de las entregas. Esto permite que un grupo proporcione una dirección cohesiva de forma justa. Si la opinión de una persona debería tener más peso, tal vez porque tenga experiencia relevante significativa, puedes regular su voto para que cuente doble.

Informes listos para usar

Los informes de progreso y los análisis post-mortem son partes cruciales de cualquier proyecto y no deberían insumir demasiado tiempo. En lugar de emplear tu valioso tiempo en crear un informe personalizado, elige una opción lista para usar. Podrás introducir cifras y números relevantes, y permitir que el programa genere el formato y las visualizaciones de datos apropiados.

Eso significa que podrás empezar a planear tu próximo proyecto mucho antes.

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