Uso compartido de archivos para pequeñas empresas

Como propietario o trabajador de una empresa pequeña, no tienes tiempo que perder. Es probable que ya estés usando algunas herramientas que te permiten ahorrar tiempo, pero hay pocas herramientas tan sencillas y productivas como el uso compartido de archivos.  

Sigue leyendo para aprender más sobre el uso compartido de archivos y cómo puede optimizar el flujo de trabajo y la productividad de tu equipo. 

¿Qué es el uso compartido de archivos? 

Compartir archivos se refiere al acto general de enviar archivos a otras personas. Cuando los archivos se comparten por correo electrónico como archivo adjunto, a menudo los envías de un lado a otro para descargarlos, revisarlos, editarlos y enviarlos de vuelta. Este proceso llevó a crear muchas versiones de un mismo documento, lo que dificulta el seguimiento de la versión más reciente. 

Si bien enviar archivos a través del correo electrónico es adecuado, en la mayoría de los casos resulta poco eficaz. La mejor manera de compartirlos es a través de un servicio de almacenamiento en la nube. Con el almacenamiento en la nube puedes compartir y acceder rápidamente a los archivos, sin archivos adjuntos de correo electrónico. 

Siempre y cuando le concedas permiso, un miembro del equipo o un cliente podrá trabajar en un archivo compartido. Ni siquiera tienes que enviar archivos de un lado a otro para trabajar en colaboración, porque dos o más personas pueden trabajar en línea en tiempo real.  

Puedes utilizar el uso compartido de archivos basado en la nube para la mayoría de los archivos, incluidos: 

  • Documentos 
  • Presentaciones de diapositivas 
  • Archivos PDF 
  • Hojas de cálculo 
  • Videos 
  • Fotos 

Con el uso compartido de archivos basado en la nube puedes enviar archivos fácilmente y colaborar en conjunto con tu equipo en un solo documento. Ofrece un flujo de trabajo mucho más optimizado que al compartir mediante archivos adjuntos de correo electrónico. 

Cómo compartir un archivo  

Por lo general, para compartir un archivo con almacenamiento en la nube se siguen estos pasos:  

  • Inicia sesión en tu cuenta de almacenamiento en la nube en tu computadora, tableta o dispositivo móvil con un explorador web o una aplicación móvil 
  • Selecciona un archivo o carpeta 
  • Selecciona “Compartir” en el menú  
  • Elige el nivel de acceso que quieres que tenga el destinatario (por ejemplo, “permitir edición”) 
  • Elige quién puede ver el archivo (por ejemplo, individuos específicos, personas de tu empresa o todos los usuarios) 
  • Elige la seguridad que quieres en el vínculo de uso compartido (por ejemplo, vínculos protegidos con contraseña o vínculos que expiran) 
  • Escribe la dirección de correo electrónico del destinatario y presiona Enviar o copia el vínculo de uso compartido y pégalo en un correo electrónico o en un chat 

Con frecuencia, los documentos u hojas de cálculo se integran con el almacenamiento en la nube para que puedas compartirlos directamente desde el archivo mismo. Una vez que compartes el vínculo, el destinatario puede tener acceso al documento. 

Acceso a un archivo compartido 

Tener acceso a un archivo compartido es fácil si eres el destinatario.  

Una invitación por correo electrónico contendrá un vínculo al archivo e información sobre quién lo envió. Cuando hagas clic en el vínculo, el archivo se abrirá una nueva ventana del explorador. Puedes trabajar en el archivo en el mismo explorador o también puedes descargarlo para trabajar en él sin conexión. 

La persona que comparte el archivo también puede enviar el vínculo a través de un correo electrónico personal, chat web o mensaje de medios sociales. Después solo tienes que hacer clic en ese vínculo para abrir el archivo.  

La mayoría de los servicios de almacenamiento en la nube no requieren crear una cuenta para tener acceso a un archivo compartido. 

Trabajo en conjunto en un archivo 

En promedio, el trabajo colaborativo ocupa hasta el 80 % de la jornada laboral. Las soluciones de uso compartido de archivos basadas en la nube son herramientas de colaboración, por lo que resulta sencillo trabajar en conjunto en un archivo compartido que se encuentra en la nube.   

Después de que compartes el archivo, las personas que tienen acceso pueden hacer lo siguiente:   

  • Ver. Cualquier persona que tenga el vínculo puede ver el archivo. No necesita iniciar sesión en la plataforma de almacenamiento en la nube para hacerlo.  
  • Descargar. Las personas que tienen el vínculo pueden descargar el archivo. Puedes optar por bloquear las descargas si quieres restringir esa acción.  
  • Editar. Con permisos de edición total, tu destinatario puede editar libremente el documento. Se recomienda activar la función de control de cambios para que puedas ver y aprobar todos los ajustes.  
  • Revisar. Este modo permite que el destinatario sugiera cambios o contenido adicional. Cada revisión nueva del documento se marca con un nuevo color.  
  • Comentar. Las personas que tienen acceso al archivo pueden insertar comentarios y leer y responder los demás comentarios que hay en el archivo.  
  • Colaborar. Varias personas pueden editar al mismo tiempo el archivo. El documento indicará los nombres de todos quienes trabajan en él. Todos los cambios se sincronizan en tiempo real, lo que significa que se actualizan automáticamente en la copia del documento de cada uno de los usuarios. 
  • Compartir. Por último, todos quienes tengan permisos de edición pueden compartir su archivo con otros usuarios.  

Elección de una solución para compartir archivos 

Como empresa pequeña, tienes que considerar cuidadosamente las características de uso compartido de archivos que ofrecen los proveedores de almacenamiento en la nube.  

Las características críticas de uso compartido de archivos incluyen las siguientes: 

  • Comentarios. Los colaboradores tienen que poder comentar partes y pasajes específicos dentro de un documento. Los proyectos avanzarán rápidamente si el equipo puede editar y comentar un solo documento.  
  • Notificaciones de comentarios. Las notificaciones de comentarios te envían correo electrónico de alerta cuando alguien agrega notas o comentarios al archivo. Estas notificaciones te pueden ayudar a mantenerte centrado en el proyecto en cuestión. 
  • Control de cambios. Esta característica marca claramente todas las modificaciones que se hacen en el archivo. Después puedes aceptar o rechazar los cambios. Esta característica te permite tener más control durante el proceso de edición.  
  • Historial de versiones. Esta característica te permite ver cada borrador del documento desde su creación. El historial de versiones protege el documento en caso de que los miembros del equipo hagan cambios importantes que no funcionan.  
  • Vínculo de uso compartido protegido con contraseña. Muchos archivos no necesitan protección con contraseña. Sin embargo, algunos archivos son demasiado confidenciales como para compartirlos libremente. El equipo debe tener la capacidad de proteger los vínculos con contraseñas. 
  • Vínculos de uso compartido que expiran. El equipo debería poder compartir vínculos que expiren después de un período de tiempo establecido. Estos vínculos se aplican a proyectos puntuales en los que no quieres que los miembros del equipo o contratistas trabajen después de una fecha específica.  

Uso compartido de archivos para el equipo 

El uso compartido de archivos agiliza los flujos de trabajo, permite que las personas colaboren de manera remota y proporciona protección de los documentos. Con la solución adecuada, tu pequeña empresa podrá ahorrar tiempo y aumentar la productividad.  

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