Cómo puede la pantalla compartida mejorar las reuniones online

Se dice que el futuro del trabajo es el trabajo remoto. En realidad, ya está sucediendo en el presente. Las investigaciones detectaron que el 54 por ciento de los trabajadores estadounidenses trabaja de forma remota como mínimo una vez al mes, el 48 por ciento lo hace una vez a la semana y el 30 por ciento trabaja de manera remota a tiempo completo. A medida que los equipos pasan de compartir el mismo espacio a trabajar desde el hogar, cafeterías, oficinas satélite, aeropuertos y trenes, aprovechar herramientas que hacen que colaborar, comunicarse y aportar ideas desde cualquier dispositivo y lugar sea mucho más sencillo resulta más importante que nunca.  

El software de videoconferencia, por ejemplo, desempeña un papel fundamental a la hora de reunir a un equipo remoto. Sin embargo, no es suficiente. Durante esas reuniones online, hay una poderosa herramienta de incorporación que realmente mantiene a todo mundo al tanto de la información: el uso compartido de la pantalla

Quedaron atrás aquellos tiempos en que se enviaban por correo documentos, imágenes o vínculos a sitios web para usarlos durante una reunión. Hoy en día, la capacidad de compartir la pantalla en tiempo real es el factor determinante para lograr que una reunión sea productiva y satisfactoria, en lugar de aburrida, confusa y relativamente infructuosa.  

Por lo tanto, ¿cómo puede beneficiarte la característica de pantalla compartida de tu software y, al mismo tiempo, aumentar la efectividad y los buenos resultados de tu equipo? Echemos un vistazo de cerca a algunas de las ventajas del uso compartido de la pantalla que hacen que las reuniones online sean más productivas: 

Mejora la comprensión 

  • De acuerdo con el dicho “ver para creer”, es una forma más eficaz de transmitir un pensamiento o una idea. No es de extrañar que el 66 por ciento de los ejecutivos consideren el vídeo en dispositivos móviles y el uso compartido de datos en tiempo real ingredientes fundamentales de su comunicación cotidiana. Pero, además, tiene otros usos. Piensa en una reunión de capacitación para nuevos empleados. Mostrar cómo funciona algo a todos los asistentes de forma simultánea y en tiempo real resulta mucho más útil que solo hablar sobre ello. Mejora la comunicación, ofrece elementos visuales claros y permite hacer una demostración paso a paso.  
  • Algunas aplicaciones de colaboración permiten que los participantes chateen entre sí o con el anfitrión en una ventana independiente mientras se comparte la pantalla durante la celebración de una reunión. Por ejemplo, si una persona tiene una pregunta y no quiere molestar a los demás asistentes, puede enviar un mensaje de chat a otro participante o al anfitrión de la reunión, sin tener que interrumpir el flujo de esta. Esta característica ayuda a que se mantengan abiertas las líneas de comunicación y a que no se detenga la reunión.  

Mantiene a todo el mundo enfocado 

  • La pantalla compartida puede acelerar el desarrollo de la reunión a la vez que garantiza que todos tengan la misma información. En lugar de simplemente hablar sobre algo (“recordáis el año pasado, cuando estuvimos haciendo un proyecto parecido para otro cliente”), estás tomando el control y mostrándoles de qué hablas, al tiempo que mantienes el interés de todos centrado en lo que sucede en la pantalla.  
  • Al retener un elevado nivel de control, las reuniones se agilizan y se vuelven más interesantes y eficaces, lo que ayuda a tu equipo a lograr más resultados.  

Ayuda al equipo a aportar ideas  

  • Independientemente del tipo de negocio en que trabajes, reunir ideas nuevas y soluciones innovadoras supone un elemento importante para el éxito de cualquier empresa. Una forma de hacerlo es mediante la aportación de ideas. La pantalla compartida durante una reunión online te permite reunir a todos para generar nuevas ideas e incluso colaborar en documentos en tiempo real.  
  • Algunas herramientas de software proporcionan una pizarra digital para garabatear o formas de anotar un documento mientras todos le prestáis atención. Esto implica que los participantes pueden dibujar, bosquejar, escribir y dejar fluir las ideas en un lienzo compartido.   
  • Las sesiones de aportación de ideas no pueden dar buenos resultados sin la toma de notas. Resulta fundamental contar con un resumen de los mensajes clave, las preguntas de seguimiento, los pasos posteriores y mucho más. La solución adecuada de pantalla compartida deberá ofrecer la toma de notas simultánea como una característica clave que facilita tenerlo todo reunido en un solo lugar.  

Convierte una reunión en un verdadero esfuerzo de equipo  

  • El uso de la pantalla compartida no tiene que consistir en la presentación de una sola persona (aunque pueda llegar a serlo). En un contexto de negocio, se trata de trabajar en equipo. Si quieres que otro participante de la reunión modifique un archivo, te ayude con la presentación o demuestre algo, puedes cederle el control. Asimismo, algunas herramientas de pantalla compartida permiten que varios participantes tomen el control y compartan sus pantallas. Esta opción fomenta la participación de todo el mundo, ya que los miembros del equipo pueden mostrarse los unos a los otros aquello de lo que están hablando. Además, puedes recuperar el control en cualquier momento.  

Incluye a los trabajadores remotos 

  • Cuando no puedes pasearte por la oficina para ver el proyecto de un compañero, la pantalla compartida lo hace posible, aunque estéis en distintos lugares del país o del mundo.  
  • Los equipos remotos pueden comprender mucho mejor el trabajo de sus miembros, colaborar de forma más eficaz, reducir las posibilidades de confusión y eliminar las suposiciones sobre cualquier proyecto.  
  • Algunas herramientas de software también permiten a los participantes grabar las reuniones online, lo que hace que compartir la pantalla sea aún más útil. Imagina que tu reunión implicara un complejo recorrido por un proceso o una nueva aplicación de software. Una vez grabada, todos podrán revisarla posteriormente cuando sea necesario. 

La pantalla compartida es una herramienta muy útil y extraordinaria que realmente puede reunir a los equipos remotos como nunca antes había sido posible. Afortunadamente, incluso algunas aplicaciones de conferencias gratuitas incluyen el uso de pantalla compartida como una de sus características clave, lo que ayuda a impulsar el proceso de comunicación cotidiano y hacer posibles las reuniones productivas, satisfactorias y eficaces. 

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