Así debes elegir el software de intranet adecuado para tu empresa

Hombre usando una pantalla montada en la pared de una sala de servidores

Por Sam Marshall, autor invitado de Microsoft

Como en muchas áreas comerciales, para elegir el software de intranet adecuado debes definir resultados importantes y decidir en función de ellos.

Aunque solo sea un plan de una página, establece el caso empresarial para tu intranet y cómo deseas que cambie el modo de trabajo de los empleados. Hablar con tus empleados y otras partes interesadas te dará una noción de qué es lo más importante. Los costos de la intranet pueden variar de unos pocos dólares por persona a varios cientos, por eso tener una idea concreta de los beneficios te ayudará a determinar un presupuesto proporcionado.

Luego, tu elección se basará en las características, el proveedor y tus requisitos técnicos.

Características

Todos los software de intranet te permitirán crear páginas y publicar novedades. Casi todos tienen características sociales como me gusta, comentarios y compartir. Asegúrate de que todo funciona correctamente también en dispositivos móviles.

En general, lo que hace que un software de intranet sea mejor que otro es la facilidad de uso. Puedes cambiar la marca, pero es mucho más difícil cambiar la interfaz. Esto es particularmente importante para quienes publican información: si no es fácil realizar cambios, tu intranet quedará obsoleta.

Algunas plataformas son más flexibles que otras. Por eso, si quieres integrar otros sistemas o personalizar la funcionalidad, búscalo desde el principio.

Proveedores y partners

Si eres nuevo en el tema de las intranets, tener el soporte adecuado puede ser incluso más importante que el software. Algunos proveedores también ofrecen esos servicios. En cambio, las plataformas más grandes como SharePoint, operan a través de una red de partners. Algunas de las cosas que debes considerar incluyen:

  • Potencial de la relación. ¿Su ubicación te permite visitarlos fácilmente? ¿Tienen experiencia con tu industria y comprenden tu negocio?
  • Servicios. ¿Ofrecen solo ayuda técnica o pueden ofrecer asesoramiento de diseño, contenido y lanzamiento también?
  • Registro de seguimiento de software. ¿Con qué frecuencia se actualiza el producto? ¿Existe una comunidad activa de usuarios?
  • Registro de seguimiento de empresas. ¿Conforman una empresa sólida? ¿Puedes hablar con clientes actuales? ¿Qué horarios de soporte ofrecen?

Requisitos técnicos

Tu elección de software se ve limitada por factores de TI, tales como la compatibilidad con otros sistemas. A muchas compañías les gusta tener una plataforma común, como Microsoft.

Las ventajas de usar una intranet basada en la nube son muchas, porque no tienes que preocuparte por los servidores, las actualizaciones y la capacidad. Sin embargo, la seguridad o las restricciones normativas pueden bloquear esta opción.

Demostración y selección

Una vez que tengas una lista de candidatos, programa demostraciones para conocer de forma práctica los productos. En principio, deberías organizar una reunión web, pero luego, es importante establecer una relación directa con el proveedor. Pide tu propio espacio para la demostración, a fin de probar el producto directamente.

Cuando estés listo para una propuesta formal, tómate el tiempo de explicar los resultados empresariales que buscas. Comparte algunos ejemplos de cómo crees que tus empleados pueden usar la intranet. Esto le da al proveedor más contexto que una lista de características, y es posible que existan otras formas de alcanzar los resultados además de las que puede sugerir el proveedor.

Elección final

Es importante elegir software de intranet de fácil mantenimiento y crecimiento. Pero no te obsesiones con las características: el éxito a largo plazo de la intranet está mucho más relacionado con el contenido. Elige una plataforma que te brinde libertad para centrarte en esto.

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Sam Marshall es el propietario de ClearBox Consulting. Publica tweets como @sammarshall

Acerca del autor

Sam Marshall is the owner of ClearBox Consulting. His current activities focus on intranet strategy, the growth of the digital workplace, the business side of SharePoint, and the use of social media tools for collaboration and communication. Sam has over 15 years of intranet and digital workspace experience and has helped large companies across the UK develop their systems and people He tweets at @sammarshall

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