Haz reuniones más atractivas con pizarras digitales

¿Qué es una pizarra digital?

Desde ecuaciones matemáticas en una pizarra convencional hasta diagramas en pizarras digitales, las herramientas visuales nos ayudan a resolver problemas juntos. Hacen que las discusiones sean más atractivas e invitan al trabajo en equipo a medida que las personas comparten ideas espontáneamente.

¿Pero qué pasa si no están todos en la misma sala?

Una pizarra digital puede ayudar. Es un lienzo virtual en el que tu equipo puede compartir notas, bocetos, archivos y fotos, como si fuera una pizarra física, solo que se puede acceder a él desde cualquier lugar con acceso a Internet. (Es por eso por lo que también se le llama pizarra online). Combina lo mejor de las pizarras físicas, como texto y notas rápidas, con características digitales como la captura de pantalla y el guardado automático, para que nunca tengas que preocuparte de que alguien borre tus ideas.

Ventajas de las pizarras online

Las pizarras interactivas facilitan la colaboración en tiempo real, independientemente del lugar donde se encuentre tu equipo: trabajando desde el hogar, en distintas oficinas o en distintas partes del mundo. Con el trabajo híbrido como nueva normalidad, las pizarras digitales son una herramienta útil para conectar a todos de forma eficaz. Pueden ayudarte a:

  • Aumentar la productividad. Las pizarras online ayudan a todos a mantenerse informados durante las reuniones, para que puedas tomar decisiones más rápido. Dado que todos tienen una referencia visual, pueden centrarse en aportar ideas en lugar de tomar notas.
  • Hacer crecer tu negocio. Todo aquello que agilice la administración de proyectos es bueno para tus resultados. Las pizarras digitales ayudan a visualizar cada paso de un proceso, para que sea más fácil detectar contratiempos antes de que se conviertan en problemas costosos.
  • Conectar a empleados remotos. Puede ser difícil incluir a todos y asegurarse de que todas las voces se escuchen cuando los participantes se encuentran en distintos lugares. De hecho, las personas dedican un 37 por ciento menos de su tiempo a colaborar que antes de la pandemia, dado que muchos de nosotros trabajamos desde el hogar. Las pizarras digitales pueden ayudar a aumentar la colaboración porque todos pueden contribuir, y son más interactivas que una presentación.
  • Ser creativo. Algunas veces, necesitas espacio para dibujar, compartir bocetos de proyectos o compilar una lista de ideas de nombres de productos. Las pizarras interactivas invitan a la experimentación y al juego: de ahí salen algunas de las mejores ideas.
  • Disfrutar de más tranquilidad. No hay nada peor que perder las notas del trabajo porque alguien las borró de la pizarra antes de tiempo. Las pizarras digitales se guardan automáticamente en la nube, por lo que es fácil consultarlas cuando finaliza la reunión.

Software de pizarras virtuales e información básica

Cada aplicación de pizarra es diferente, pero aquí presentamos algunas características comunes y cómo usarlas.

Configurar: el organizador de la reunión puede configurar una pizarra con una agenda, objetivos de la reunión o pautas para la lluvia de ideas. Elige entre plantillas para hitos de proyectos, retrospectivas, análisis FODA, generadores de roles o paneles Kanban. Elige entre fondos con cuadrículas, líneas o color liso.

Escribir o dibujar: introduce texto o escribe en una pantalla táctil con un lápiz digital. Algunos softwares pueden convertir automáticamente la escritura manual en texto y los bocetos en formas para facilitar la lectura.

Usar notas rápidas: sí, hay un equivalente digital a esos cuadrados coloridos, y nunca pierden su pegajosidad. Escríbelas, resalta cosas y vuelve a acomodarlas, como harías en la vida real.

Cargar archivos: agrega imágenes y dibujos, pega una URL para insertar una vista previa de una página web e inserta un documento.

Personalizar: elige el fondo de tu pizarra, la plantilla y el color de lápiz para reflejar la marca de tu empresa o mantener el interés visual.

Colaborar: todos pueden usar la pizarra en tiempo real para agregar notas, documentos y bocetos. Si estás haciendo una presentación y quieres que las personas escuchen, cambia al modo de solo lectura, y luego vuelve a activar el modo de colaboración cuando hayas terminado de dar instrucciones.

Seguir: cuando finaliza la reunión, puedes seguir editando tu pizarra digital, agregar más colaboradores, exportar la pizarra como imagen, compartirla e incluso imprimir una copia a modo de referencia.

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Eso es, gratis. Sí, $ 0. Colabora con tus compañeros con características como el chat, el uso compartido de archivos y las videollamadas.

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Cinco formas de colaborar con pantallas digitales

Ahora que tienes una idea de todo lo que se puede hacer con las pizarras online, echemos un vistazo a ejemplos reales de cómo usarlas para cumplir con los objetivos de tu negocio.

  1. Programar y planificar: planea el siguiente sprint, proyecto o trimestre y desglósalo en secciones más pequeñas. Las pizarras interactivas pueden ayudarte a diagramar cada paso de un nuevo lanzamiento de producto o enumerar gastos importantes de planificación de presupuesto para que te acuerdes de incluir todo.
  2. Delegar: después de dividir el proyecto en secciones, es fácil asignar las tareas. Usa una plantilla de pizarra online diseñada para administrar el seguimiento, con espacio delimitado para asignaciones, nombres y casillas.
  3. Lluvia de ideas: crea un espacio atractivo para ideas, ya sea que te encuentres con clientes para determinar sus solicitudes de características o que estés buscando posibles temas para una conferencia. Comienza con una hoja en blanco o algunas imágenes inspiradoras, luego escribe sugerencias. Dado que es una pizarra virtual, nunca te quedarás sin espacio.
  4. Tomar decisiones: usa las pizarras digitales para presentar opciones a un cliente y recibir comentarios, o bien para presentar opciones a tu equipo y pedirles que voten la mejor.
  5. Apoyar el trabajo híbrido: si una o dos personas están en la oficina, pueden sacar una foto de una pizarra existente, importarla al software de la pizarra y seguir trabajando desde allí. De esa forma, no tienes que empezar de cero.

Prácticas recomendadas para la pizarra online

Sigue estas pautas para aprovechar al máximo la pizarra online.

  1. Preparar. Para lograr reuniones eficientes, tómate el tiempo de configurar la pizarra digital con materiales de referencia, pautas y personalización de marca antes de que empiece la reunión.
  2. Incluir. Asegúrate de que todos participen y tengan la posibilidad de contribuir en la pizarra. Si notas que son pocas las personas que hablan, es un buen momento para agregar una encuesta o pedirles a todos que agreguen una nota rápida con una idea.
  3. Seguimiento. Después de la reunión, comparte el vínculo de la pizarra con los asistentes y aclara los siguientes pasos: ¿esperas que las personas sigan trabajando en la pizarra más tarde? Si algún otro departamento necesita consultar tu pizarra, comparte el vínculo o la imagen con ellos.

Cómo usar las pantallas interactivas con tus sistemas existentes

Para que cualquier herramienta nueva resulte útil, debe ser compatible con lo que ya tienes. A continuación, verás cómo funcionan las pizarras online con tus archivos y software.

Con presentaciones, documentos y PDF: cuando arrastras y colocas archivos en tu pizarra, los colaboradores pueden acceder a ellos directamente desde allí. También puedes pegar una o varias páginas de una presentación o archivo en la pizarra a modo de referencia. Para agregar tu pizarra terminada a otro programa, expórtala como imagen y pégala en un documento o presentación.

Convideoconferencia: durante una videoconferencia, comparte la pantalla que muestra la pizarra si quieres presentar una sesión de lluvia de ideas, y comparte el vínculo cuando estés listo para que todos contribuyan. Las personas pueden seguir colaborando en la pizarra después de finalizar la reunión. Si no quieres que se incluyan más ediciones, puedes cambiar las configuraciones de uso compartido.

Con dispositivos táctiles: toca tu pantalla para agregar y mover notas rápidas, dibujar, escribir, borrar, cambiar el color del lápiz y resaltar texto. Pellizca la pantalla para acercar o mover el contenido de la pizarra para hacer más espacio.

Con una aplicación de toma de notas: algunos softwares de pizarras pueden exportar tu pizarra digital a una aplicación de toma de notas con un solo clic.


Pasos siguientes

Si no estás seguro de qué herramienta de pizarra online obtener, prueba la aplicación Microsoft Whiteboard. Para una solución más completa con características de pizarra integradas, prueba Microsoft Teams gratis, o bien compra Microsoft 365 para empresas para empezar de inmediato.

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