Simplifica la jornada laboral con videollamadas grupales

Tanto si formas parte de un equipo de dos miembros o de 20, como si tu grupo está en la misma sala, en el edificio de al lado, en la otra punta de la ciudad o repartido por el mundo, mantener un seguimiento de los elementos que forman un proyecto puede ser todo un desafío. Y, sin duda, gracias al correo, los mensajes instantáneos y un montón de aplicaciones de colaboración, trabajar juntos de forma remota resulta más fácil que antaño. Sin embargo, debido a la forma que tenemos de comunicarnos, es probable que surjan problemas de productividad por el camino. 

Un motivo es que utilizamos el correo para hacer prácticamente todo. Cuando todos los miembros del equipo empiezan a intervenir o hacer preguntas, las cadenas pueden volverse rápidamente tan largas y difíciles de manejar que se pierde el mensaje original. Esto puede confundir mucho a los trabajadores. 

A este problema hay que agregar el hecho de que la mayor parte de la comunicación es no verbal. (En un estudio, los investigadores descubrieron que el 55 por ciento de la comunicación es lenguaje corporal, el 38 por ciento corresponde al tono de voz y tan solo el 7 por ciento es el propio contenido hablado). Por lo tanto, cuando no puedes ver a las personas hablar, te estás perdiendo buena parte del mensaje. Por esta razón, las videoconferencias pueden resultar muy importantes a la hora de intentar comunicarse con claridad.  

Si esta idea puede darte que pensar, ten en cuenta lo siguiente: según un estudio reciente, el 90 por ciento de los encuestados pensaba que el video facilitaba la claridad de la comunicación y la transmisión de un punto de vista, y el 94 por ciento de los encuestados consideraba que las videoconferencias mejoraban la productividad. Pero esto es tan solo la punta del iceberg.  

Si todo lo anterior suena genial, pero no te queda del todo claro cuándo, cómo o por qué deberías usar las videollamadas grupales, sigue leyendo. Puede ayudar a simplificar tu día y hacer que sea más productivo.  

Echemos un vistazo a cinco de las ventajas más significativas de las videoconferencias. 

Aclara malentendidos 

Muchos de nuestros modos de comunicación modernos, como los mensajes de texto, los chats online o los comentarios en documentos y aplicaciones, se diseñaron para expresarse textualmente de forma rápida, no para conversaciones llenas de matices. Y, por este motivo, muchas personas se comunican con un estilo breve y conciso. 

Lamentablemente, esto puede llevar a que el lector deduzca el “tono” y, según el día que tenga o su estado de ánimo, ese tono deducido puede llegar a herir sentimientos o algún ego, o bien podría aceptarse sin problemas. Todo depende del “color del cristal” con que el lector mire el mensaje.  

Sin embargo, puedes capacitar a un equipo para que se comunique con claridad mediante indicaciones verbales y no verbales, y asegurarte de que los miembros del equipo estén enfocados unos en otros. (Cuando todos pueden ver y ser vistos, es más probable que presten atención). Además, con la pantalla compartida, todos los participantes de la llamada pueden ver documentos y dibujos, lo que también facilita la colaboración.  

Como ventaja adicional, con las videoconferencias, los equipos que estén atareados y los trabajadores remotos siempre están a tiempo de unirse, tanto si trabajan en la oficina como si lo hacen desde el hogar, en una cafetería o incluso en el aeropuerto.   

Reduce la cantidad de correo 

El correo ocupa el 28 por ciento del día de un trabajador promedio, según Harvard Business Review (HBR), y, cuando se trabaja en un proyecto, puede alterar el flujo y afectar a la productividad. De hecho, el HBR afirma que “algunas investigaciones sugieren que las personas pueden tardar hasta 23 minutos y 15 segundos en recuperar completamente el ritmo tras una interrupción, como puede ser una pausa para revisar el correo”. 

Una forma de reducir la cantidad de correo en la bandeja de entrada de tu equipo es comentar un asunto en una videollamada grupal en lugar de usar una larga cadena de correo. Al utilizar una videollamada diaria o mensual, puedes informar sobre proyectos y calendarios, debatir ideas, compartir pantallas y colaborar en entregas, y además asegurarte de que todo el mundo esté centrado y disponga de la misma información. Puedes hacerlo todo con una programación planificada por tu equipo, o de forma espontánea según las necesidades de cada momento.  

Hace el trabajo rápido de una reunión individual  

Uno de los motivos por los que las videoconferencias pueden ser muy útiles a la hora de proporcionar comentarios constructivos y evaluaciones de empleados, ofrecer indicaciones y definir expectativas es que resulta demasiado fácil para las personas atribuir un “tono” a las palabras escritas.  

Al tener una conversación frente a frente, ambas partes pueden ver y ser vistas, oír y ser oídas, y enviar y recibir mensajes de forma clara, y todo ello se puede hacer sin tener que deducir el “tono”. Además, según un informe del Washington Post, “las investigaciones demuestran que las solicitudes cara a cara son 34 veces más eficaces que las enviadas por correo”, lo que significa que hay más posibilidades de obtener un resultado positivo con una videollamada. 

Simplifica las reuniones presenciales con los clientes  

Las videollamadas grupales no solo pueden ayudar a tu equipo interno a trabajar mejor juntos, sino también a ti a desarrollar el negocio. En una encuesta, el 94 por ciento de quienes usan video en las reuniones dijo que les ayudaba a desarrollar el negocio.  

Al permitir a todo el mundo ser visto y oído, puedes comunicarte con mayor claridad y, gracias a las características de pantalla compartida, también puedes compartir información pertinente. Aparte de esto, las videoconferencias pueden ayudar a comprender la cultura de cada persona, fomentar la participación y forjar relaciones. Si le sumamos la capacidad de incluir más partes interesadas y reducir el número de desplazamientos, no es de extrañar que los encuestados consideren que las videollamadas grupales tienen un impacto positivo en sus negocios.  

Facilita mantener un registro 

Aunque tomes numerosas notas durante una reunión, seguirán surgiendo preguntas. Y, cuando esto ocurra, la única forma de obtener las respuestas que necesitas será preguntar a otras personas qué es lo que recuerdan. Las preguntas de tipo abierto pueden suponer una nueva cadena de correo y la posibilidad de que haya malentendidos. Sin embargo, si cuentas con una solución de videoconferencia que te permita grabar y transcribir las reuniones, podrás encontrar rápidamente las respuestas que necesitas y dejar de depender de la memoria. Además, si un miembro del equipo o una parte interesada se perdió la llamada, la grabación te ofrece una forma sencilla de ponerlos al día. 

Las videoconferencias no solo pueden ayudarte a comunicarte de forma más clara, incluir más partes interesadas sin los gastos (o molestias) de los desplazamientos y mantener mejores registros, también pueden mejorar tu productividad. Y, según la tecnología de la que ya dispongas, pueden requerir muy poca inversión, lo que las convierte en un acierto seguro para tu equipo, tu empresa y tus beneficios. 

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